Créer et mettre à jour une colonne de données externes dans une liste ou une bibliothèque

Vous pouvez ajouter un type spécial de colonne à une liste ou bibliothèque native appelée colonne de données externe. Cette colonne vous permet de combiner une colonne de données d’une source de données externe avec d’autres colonnes d’une liste ou d’une bibliothèque native. Dans la mesure où une colonne de données externes est ajoutée à une liste ou bibliothèque native, toutes les fonctionnalités associées aux listes ou bibliothèques fonctionnent, y compris le contrôle de version, les approbations, l’extraction, l’archivage et les pièces jointes.

Pour plus d’informations, voir Rechercher du contenu sur des données externes.

Que voulez-vous faire ?

• Avant de commencer
• Comprendre des exemples d’utilisation de colonnes de données externes
• Créer une colonne de données externe dans une liste ou une bibliothèque
• Mettre à jour une colonne de données externe
• Actualiser une colonne de données externes

Avant de commencer

L’utilisation de données externes nécessite plusieurs tâches préalables pour permettre un accès sécurisé aux données. Les informations suivantes peuvent vous aider à planifier vos prochaines étapes. En outre, si vous rencontrez des problèmes lors de la tentative d’utilisation de données externes, ces informations peuvent vous aider à identifier le problème. Pour accéder aux données externes, vous ou un administrateur devez effectuer les opérations suivantes :

Préparer la source de données externe Un administrateur peut avoir besoin de créer un compte et de fournir des autorisations à la source de données pour s’assurer que les personnes appropriées ont accès aux données et que les données ne se retrouvent pas entre de mauvaises mains. Dans une base de données externe, l’administrateur peut également créer des tables, des affichages et des requêtes spécifiques pour limiter les résultats aux éléments requis et ainsi améliorer les performances.

Configurer les services et les comptes SharePoint Un administrateur doit activer Business Data Connectivity Services et le service Banque d’informations sécurisé.

Configurer les services banque d’informations sécurisés Un administrateur doit effectuer les opérations suivantes : déterminer le meilleur mode d’accès pour la source de données externe, créer une application cible et définir les informations d’identification de l’application cible.

Configurer Business Data Connectivity Services Un administrateur doit s’assurer que l’utilisateur qui crée le type de contenu externe a l’autorisation d’accéder au magasin de métadonnées Business Data Connectivity et que les utilisateurs appropriés ont accès au type de contenu externe sur lequel la liste externe est basée.

Créer un type de contenu externe Un utilisateur doit définir un type de contenu externe qui contient des informations sur les connexions, l’accès, les méthodes d’opération, les colonnes, les filtres et d’autres métadonnées utilisées pour récupérer les données à partir de la source de données externe.

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Comprendre des exemples d’utilisation de colonnes de données externes

Les sections suivantes décrivent certaines utilisations pratiques de l’ajout d’une colonne de données externe à une liste ou une bibliothèque.

Contrats client et informations de contact Vous disposez d’une bibliothèque de documents qui contient des contrats clients. Toutefois, toutes vos informations client sont conservées dans une application métier (telle que SAP ou Microsoft CRM) qui a une source de données externe aux produits SharePoint. Vous souhaitez suivre les contrats du client dans la bibliothèque de documents, mais assurez-vous que les informations client associées sont à jour et ne sont pas inutilement dupliquées. Pour ce faire, ajoutez une ou plusieurs colonnes de données externes à la bibliothèque pour associer le nom de client et le numéro de téléphone appropriés à chaque contrat stocké dans la bibliothèque. La colonne de données externes facilite l’entrée ou la mise à jour des informations correctes et récupère automatiquement les informations client à partir de la source de données externe. Dans ce scénario, vous pouvez également créer un document Word structuré qui promeut les valeurs des colonnes de données externes en document Word afin de pouvoir modifier les valeurs dans le panneau Informations sur le document ou à l’aide de Word contrôles de contenu.

Données de produit de base avec des images Vous avez créé une bibliothèque d’images qui contient des photos des produits que votre organization vend. Vous ajoutez une colonne de données externes à la bibliothèque qui accède au nom du produit, au code du produit et au prix actuel à partir d’une base de données externe. Toutefois, vous vous assurez que lorsque le type de contenu externe est créé, les données externes sont en lecture seule. Les règles et processus de votre entreprise nécessitent que des modifications soient apportées aux informations sur le produit via le système de base de données. Désormais, davantage de membres de votre organisation peuvent facilement afficher les informations de produit dans une vue Bibliothèque unique.

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Créer une colonne de données externe dans une liste ou une bibliothèque

1. Accédez au site SharePoint, puis à la liste ou à la bibliothèque.

   Remarque

   Vous ne pouvez pas ajouter une colonne de données externe à une liste externe.

2. Cliquez sur Paramètres de liste oude bibliothèque> ou Paramètres de la bibliothèque.

3. Dans la section Colonnes , cliquez sur Créer une colonne.

4. Entrez le nom de la colonne, par exemple Client, puis sous Types de colonnes, cliquez sur Données externes.

5. Sous Type de contenu externe, cliquez sur le sélecteur de type de contenu externe, puis sélectionnez l’élément approprié dans la liste des types de contenu externe, par exemple CustomerCRM.

6. Décidez comment vous souhaitez gérer les actions définies pour le type de contenu externe en effectuant une ou plusieurs des opérations suivantes :

   • Pour afficher un menu d’une ou plusieurs actions, cliquez sur Afficher le menu actions.
   • Pour que la colonne de données externes effectue l’action par défaut lorsqu’elle est sélectionnée, cliquez sur Lier cette colonne à l’action par défaut du type de contenu externe.

7. Sous Ajouter une colonne pour afficher chacun de ces champs supplémentaires, cliquez sur Sélectionner tous les champs ou sélectionnez un ou plusieurs noms de champs spécifiques, tels que CustomerName et PhoneNumber.

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Mettre à jour une colonne de données externe

1. Accédez au site SharePoint, puis à la liste ou à la bibliothèque.
2. Ajoutez ou modifiez un élément dans la liste, ou les propriétés de la bibliothèque de documents.
3. Dans la zone de texte colonne de données externes, par exemple nom du client, cliquez sur le sélecteur d’éléments de données externes.
   L’auteur du type de contenu externe doit définir le fonctionnement du sélecteur d’éléments de données externes en sélectionnant un champ d’identité approprié et en créant un ou plusieurs filtres afin que vous puissiez rapidement localiser la valeur correcte. Si ce n’est pas le cas, contactez l’auteur du type de contenu externe ou votre administrateur pour obtenir de l’aide.
4. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez l’entrée appropriée, par exemple Nancy Davolio, puis cliquez sur OK.

Les données sont mises à jour dans la liste externe et la source de données externe.

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Actualiser une colonne de données externes

Pour des raisons de performances, les données d’une colonne de données externe sont mises en cache sur un serveur ou un service et peuvent ne pas afficher les valeurs les plus récentes du système de données externe. Pour vous assurer que les données externes affichées sont à jour, vous pouvez actualiser la colonne de données externes. Toutefois, soyez prudent en effectuant une opération d’actualisation, car elle peut prendre beaucoup de temps en fonction de la façon dont les données externes sont configurées.

1. Accédez au site SharePoint, puis à la liste ou à la bibliothèque.
2. Dans l’en-tête de colonne de la colonne de données externe, cliquez sur Actualiser.
3. Dans la page Actualiser, décidez si vous souhaitez actualiser uniquement le dossier actif ou le dossier actif et tous ses sous-dossiers.
4. Cliquez sur OK.

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