Aperçu : Gouvernance de sites, autorisation et partage pour les propriétaires de sites

Gouvernance de sites modernes

Dans SharePoint moderne, la gouvernance de site est plus importante que dans les versions précédentes, car il existe davantage de contrôle et d’options pour la création de sites. La gouvernance de votre organization dépend de la quantité de contrôle dont votre organization a besoin sur le contenu, ce qui déterminera les détails de la création de site et de la gouvernance du propriétaire du site. Votre administrateur SharePoint peut vous aider à comprendre les politiques concernant les exigences de sécurité, les réglementations gouvernementales, l'image de marque de l'entreprise, l'accessibilité et les guides de formation. Travaillez avec votre administrateur SharePoint pour en savoir plus sur les politiques de création et d'utilisation du site de votre organisation avant de créer votre plan de gouvernance du site.

Structure de navigation moderne du site SharePoint

Les sites SharePoint les plus efficaces aident les utilisateurs à trouver rapidement ce dont ils ont besoin, afin qu'ils puissent utiliser les informations qu'ils trouvent pour prendre des décisions, s'informer sur ce qui se passe, accéder aux outils dont ils ont besoin ou s'engager avec des collègues pour aider à résoudre un problème. En savoir plus sur planification de la navigation sur le site dans SharePoint.

Une partie de votre architecture de l'information peut inclure la classification des informations. Si les informations que vous publiez ont une grande valeur pour l’entreprise, nécessitent une sécurité particulière ou sont couvertes par des règles de conformité réglementaire, envisagez de configurer un schéma de classification pour identifier les types spécifiques de contenu qui doivent être gérés avec soin. Une fois que vous avez organisé les informations en listes et bibliothèques spécifiques, vous pouvez utiliser des fonctionnalités de gouvernance pour gérer la façon dont le contenu est visualisé.

L'architecture moderne de SharePoint est conçue pour être flexible et s'adapter aux besoins changeants de votre organisation. Les sites modernes peuvent être associés aux sites hub àdes sites centraux. Les sites associés partagent la navigation et la personnalisation avec le hub. S’ils sont activés par le propriétaire du site hub et que les propriétaires de site approuvent, les sites associés peuvent également partager les autorisations du hub.

Tenez compte des éléments suivants pour déterminer la structure de navigation de votre site :

• Quel sera le type de contenu de votre site ? Comment ce contenu sera-t-il rendu en termes de pages, de listes et de bibliothèque ?
• Comment les informations seront-elles présentées sur le site ?
• Comment les utilisateurs navigueront-ils sur le site ?
• Comment l'information sera-t-elle ciblée sur des publics spécifiques ?
• Comment la recherche sera-t-elle configurée et optimisée ?

Gestion des autorisations dans les sites modernes

L’intégrité, la confidentialité et la confidentialité des informations stratégiques de votre organization dépendent de la sécurité que vous créez sur votre site, en particulier à qui vous choisissez d’accorder l’accès à votre site. La gestion des autorisations dans les sites modernes implique à la fois des utilisateurs et des groupes d’utilisateurs. Les autorisations dans les sites de communication et d’équipe modernes proviennent de modèles de sites qui proposent différentes options. pour chaque site.

Les sites de communication ne sont pas associés aux groupes Microsoft 365 et ont trois rôles par défaut : propriétaires de sites, membres du site et visiteurs du site.

Voici quelques conseils à garder à l’esprit lorsque vous développez une stratégie d’autorisations :

• Suivez le principe du privilège minimum : Donnez aux utilisateurs les niveaux d’autorisation les plus bas dont ils ont besoin pour effectuer les tâches qui leur sont assignées.
• Utilisez des groupes par défaut standard : Donnez aux utilisateurs l’accès en les ajoutant à des groupes standard par défaut (par exemple, Membres, Visiteurs et Propriétaires).
• Envisagez de segmenter votre contenu par niveau de sécurité : Créez un site ou une bibliothèque spécifiquement pour les documents sensibles, plutôt que de les disperser dans une bibliothèque plus grande et de les protéger par des autorisations uniques.

Autorisations de sites modernes par titre

Plus de ressources pour les propriétaires de sites :

• Personnalisez votre site SharePoint
• Personnalisez la navigation de votre site SharePoint
• Recherche dans un SharePoint moderne
• Mettre en place un site hub SharePoint
• Gérer votre site de communication SharePoint
• Gérer les paramètres de votre site SharePoint
• Partagez votre site
• Modifier les autorisations d’une liste, d’une bibliothèque ou d’un élément individuel

Gouvernance des sites

Une partie importante mais souvent invisible de tout site est son modèle de gouvernance—l’ensemble de stratégies, rôles, responsabilités et processus que vous mettez en œuvre pour déterminer comment les personnes de votre groupe utilisent SharePoint.

De nombreuses organisations ont un modèle de gouvernance en place pour les sites, soit dans l’Administration centrale, soit au niveau de la collection de sites, qui peuvent être créés et mis à jour par une équipe ou un service informatique. En tant que propriétaire de site, vous devez déterminer si un modèle de gouvernance existe déjà pour la collection de sites ou la batterie de serveurs. Si c’est le cas, vous pouvez l’utiliser pour guider les utilisateurs de votre site ou créer un modèle de gouvernance supplémentaire pour résoudre vos problèmes spécifiques. Par exemple, si vous êtes propriétaire d’un sous-site dans une collection de sites, comme un site d’équipe classique, il peut être intéressant de créer votre propre modèle de gouvernance supplémentaire. pour résoudre vos problèmes spécifiques dans un sous-site.

Un modèle de gouvernance pour un site facilite la lecture des utilisateurs du site lorsqu’ils doivent créer un sous-site, une liste ou un autre contenu de site. Ce modèle garantit que les sous-sites et le contenu sont supprimés lorsqu’ils sont obsolètes pour économiser de l’espace de stockage et conserver les résultats de la recherche avec précision. Cela permet aux utilisateurs d’accéder au contenu approprié. Conservez la personnalisation du site du début jusqu’à la fin en indiquant aux propriétaires de sous-sites Web les modèles et thèmes disponibles. Cela facilite également le changement de propriétaire de site lorsque des personnes quittent l’organisation ou que des rôles changent.

Un bon modèle de gouvernance pour un site doit mettre l’accent sur les éléments suivants :

• Création de sites
• Gestion des autorisations
• Architecture des informations
• Cycle de vie et déclassement des sites
• Limites de stockage
• Classification des informations
• Personnalisation
• Protection des données
• Navigation
• Rechercher
• Rôles et responsabilités liés à la prise en charge du site

Certains éléments de la liste précédente ont sans doute déjà été décidés pour vous par le modèle de gouvernance de collection de sites ou au niveau de l’organisation, par exemple la quantité d’espace de stockage allouée au site ou les types de personnalisations possibles concernant l’aspect du site. D’autres questions peuvent également ne pas être appropriées, selon la complexité de votre site d’équipe et le nombre de personnes qui l’utilisent. Mais même si vous n’avez pas à prendre de décisions sur ces sujets, il est judicieux de savoir quelles décisions ont été prises, afin de pouvoir informer les utilisateurs de votre site et appliquer les stratégies de manière appropriée.

Création de sous-site

Vous souhaiterez peut-être que les membres de votre équipe soient en mesure de créer des sous-sites sous le site de l’équipe en vue de les utiliser sur des projets spécifiques.

La possibilité de créer spontanément de nouveaux sous-sites peut être très avantageuse pour le groupe, mais la création de sites sans restriction peut devenir incontrôlable. Lorsque les sous-sites prolifèrent librement, des problèmes peuvent survenir. Par exemple :

• Il est difficile pour les utilisateurs de trouver le sous-site approprié ou d’en vérifier l’authentification.
• Les informations peuvent être dupliquées dans plusieurs sous-sites, occuper un espace de stockage coûteux et nécessiter des efforts supplémentaires pour leur mise à jour.
• Des informations obsolètes peuvent se trouver sur des sous-sites, éventuellement pendant des années, et apparaître dans les résultats de recherche. Il peut être difficile de déterminer quelle version des informations est correcte.
• La gestion des autorisations pour une multitude de sous-sites peut devenir une tâche importante, et les utilisateurs peuvent par inadvertance accéder à des informations qu’ils ne devraient pas avoir.
• À mesure que les employés quittent le groupe, les sous-sites qu’ils ont créés peuvent être abandonnés, ce qui crée de la confusion et parasite les résultats de recherche pour les autres utilisateurs du site.

Vous pouvez gagner du temps et épargner des efforts si vous définissez certaines stratégies pour la création de sites prenant en compte les domaines suivants :

• Qui est autorisé à créer des sous-sites ?
• Les nouveaux sous-sites doivent-ils être approuvés à l’avance ? Si oui, quels sont les critères d’approbation, et qui accorde l’approbation ?
• Les nouveaux sous-sites doivent-ils utiliser des modèles et des thèmes établis ?
• Quelle est la quantité d’informations pouvant être stockée sur un site ? (En d’autres termes, quelle est la quantité d’espace disque sur le serveur pouvant être utilisée ?)
• Quelles sont les règles d’inclusion de stratégies de navigation sur le site ?
• Combien de temps les informations doivent-elles être stockées sur les sous-sites avant d’être supprimées ou archivées ?

Pour plus d’informations, voir Créer un site ou sous-site.

Gestion des autorisations

L’intégrité, la confidentialité et la confidentialité des informations stratégiques de votre organization dépendent de la sécurité que vous créez sur votre site, en particulier à qui vous choisissez d’accorder l’accès à votre site.

L’octroi et la restriction de l’accès à votre site sont appelés gestion des autorisations, et c’est l’une de vos responsabilités les plus importantes en tant que propriétaire de site.

Voici quelques conseils à garder à l’esprit lorsque vous développez une stratégie d’autorisations.

• Suivez le principe du moindre privilège : accordez aux individus les niveaux d’autorisation les plus faibles dont ils ont besoin pour effectuer les tâches qui leur sont affectées.
• Octroyez l’accès à des personnes en les ajoutant à des groupes standard par défaut (tels que Membres, Visiteurs et Propriétaires). Intégrez une majorité de personnes aux groupes Membres ou Visiteurs, et limitez le nombre de personnes dans le groupe Propriétaires.
• Utilisez l’héritage des autorisations pour créer une hiérarchie nette et facile à visualiser. C’est-à-dire, évitez d’octroyer des autorisations à des individus et travaillez plutôt avec des groupes. Chaque fois que possible, faites en sorte que les sous-sites héritent des autorisations de votre site d’équipe, plutôt que d’avoir des autorisations uniques.
• Organisez votre contenu de façon à tirer profit de l’héritage des autorisations : envisagez de segmenter votre contenu par niveau de sécurité. Créez un site ou une bibliothèque spécifiquement pour les documents sensibles, afin d’éviter qu’ils soient disséminés dans une bibliothèque plus grande et protégés par des autorisations uniques.

Pour plus d’informations sur la définition des autorisations, voir Description des niveaux d’autorisation dans SharePoint ou Modifier les autorisations d’une liste, d’une bibliothèque ou d’un élément individuel.

Architecture des informations

L’architecture des informations d’un site est semblable à la table des matières d’un livre : elle détermine la façon dont les informations contenues dans ce site (ses pages web, documents, listes et données) sont organisées et présentées aux utilisateurs du site. L’architecture des informations est souvent enregistrée sous la forme d’une liste hiérarchique du contenu du site, de mots clés de recherche, de types de données et d’autres concepts.

Pour créer une architecture des informations, vous devez analyser les informations devant figurer sur le site. Voici quelques questions que vous pouvez utiliser pour mettre au point une architecture des informations :

• Quel sera le type de contenu de votre site ? Comment ce contenu sera-t-il rendu en termes de sous-sites, listes, bibliothèques, etc. ?
• Comment les informations seront-elles présentées sur le site ?
• Comment les utilisateurs navigueront-ils sur le site ?
• Comment les informations seront-elles ciblées pour des audiences spécifiques ?
• Comment la recherche sera-t-elle configurée et optimisée ?

Une partie de votre architecture d’informations peut inclure la classification des informations.

Si les informations que vous traitez ont une grande valeur pour l’entreprise, nécessitent une sécurité spéciale ou sont couvertes par des règles de conformité réglementaires, vous pouvez configurer un schéma de classification pour identifier des types spécifiques de contenu qui doivent être gérés avec soin.

Une fois que vous avez organisé les informations en listes et bibliothèques spécifiques, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de gouvernance pour gérer la façon dont le contenu est géré. Par exemple :

Demander l’extraction des fichiers

Lorsque vous demandez l’extraction d’un fichier, vous êtes sûr qu’une seule personne peut modifier ce fichier jusqu’à ce qu’il soit archivé. Vous évitez ainsi que plusieurs personnes puissent apporter des modifications simultanément, ce qui risquerait de créer des conflits de modification et de générer de la confusion. La demande d’extraction peut aussi rappeler aux membres de l’équipe d’ajouter un commentaire lors de l’archivage du fichier, pour vous permettre de savoir plus facilement ce qui a changé dans chaque version. Pour plus d’informations, voir Configurer une bibliothèque de manière à imposer l’extraction des fichiers.

Suivre les versions

Si vous avez besoin de conserver les versions précédentes des fichiers, les bibliothèques peuvent vous aider à suivre, stocker et restaurer ces fichiers. Vous pouvez choisir de suivre toutes les versions de la même façon. Ou bien vous pouvez préférer désigner certaines versions comme majeures, par exemple lors de l’ajout d’un nouveau chapitre à un manuel, et d’autres versions comme mineures, par exemple lors de la correction d’une faute d’orthographe. Pour faciliter la gestion de l’espace de stockage, vous avez la possibilité de choisir le numéro de chaque version à stocker. Pour plus d’informations sur le contrôle de version, voir Fonctionnement du contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque.

Exiger l’approbation d’un document

Vous pouvez spécifier que l’approbation d’un document est obligatoire. Les documents conservent l’état En attente tant qu’ils n’ont pas été approuvés ou rejetés par une personne autorisée à le faire. Vous pouvez décider quels groupes d’utilisateurs sont autorisés à afficher un document avant son approbation. Ce composant fonctionnel peut s’avérer utile si votre bibliothèque contient des instructions ou des procédures importantes qui doivent être finalisées avant leur diffusion. Pour plus d’informations sur l’approbation d’un document, voir Exiger l’approbation des éléments dans la liste ou la bibliothèque d’un site.

Rester informé des changements

Les bibliothèques prennent en charge la technologie RSS, de sorte que les membres de votre groupe de travail peuvent automatiquement recevoir et afficher des mises à jour ou des flux d’actualités et d’informations dans un emplacement consolidé. Vous pouvez utiliser la technologie RSS pour vous tenir informé de toute modification apportée à une bibliothèque, par exemple lorsque les fichiers stockés dans la bibliothèque sont modifiés. Les flux RSS permettent aux membres de votre groupe de travail de voir une liste consolidée des fichiers qui ont changé. Vous pouvez également créer des alertes par courrier électronique, pour être prévenu lorsque des fichiers changent. Pour plus d’informations sur les flux RSS, voir Gérer des flux RSS pour un site ou une collection de sites.

Créer des flux de travail

Une bibliothèque de documents ou un type de contenu peut utiliser les flux de travail que votre organisation a définis pour ses processus d’entreprise, par exemple la gestion de l’approbation ou de la révision des documents. Votre groupe peut appliquer des processus d’entreprise à ses documents, appelés flux de travail, qui spécifient les actions devant être menées dans une séquence, telles que l’approbation ou la traduction des documents. Un flux de travail est un moyen automatique de faire passer des documents ou des éléments via une séquence d’actions ou de tâches. Par défaut, trois flux de travail sont disponibles : Approbation, qui achemine un document vers un groupe de personnes pour obtenir leur approbation ; Recueillir les commentaires, qui achemine un document vers un groupe de personnes en vue d’obtenir leurs commentaires et renvoie le document à la personne à l’origine du flux de travail sous forme de compilation ; et Rassembler les signatures, qui achemine un document vers un groupe de personnes pour collecter leurs signatures numériques. Pour plus d’informations sur les flux de travail, voir À propos des flux de travail inclus dans SharePoint

Définir des types de contenu

Si votre groupe travaille sur plusieurs types de fichiers, tels que des feuilles de calcul, des présentations et des documents, vous pouvez étendre la fonctionnalité de votre bibliothèque en activant et en définissant plusieurs types de contenu. Les types de contenu assurent la souplesse et la cohérence entre plusieurs bibliothèques. Chaque type de contenu peut spécifier un modèle, voire des processus de flux de travail. Les modèles sont utilisés comme point de départ, pour la mise en forme, pour le texte réutilisable et pour les propriétés qui s’appliquent aux documents de ce type, telles que le nom du service ou le numéro de contrat. Pour plus d’informations sur les types de contenus, voir Introduction aux types de contenus et à la publication du type de contenu.

Suivi d’audit

Si un groupe de fichiers est sensible, il est utile de savoir comment ces documents sont utilisés. Vous pouvez définir une stratégie qui vous permet d’activer le suivi d’audit des événements, comme les modifications, les copies ou les suppressions réalisées sur ce fichier. Pour plus d’informations sur la configuration d’audit, voir Configurer les paramètres d’audit d’une collection de sites

Cycle de vie et déclassement des sites

Des sites, tels que des sites de travail de document et des sites de discussion, ont tendance à traîner lorsqu’ils ne sont plus utilisés, à utiliser un espace de stockage précieux et à parasiter les résultats de recherche. Il est judicieux de définir un calendrier pour l’examen des sites et de leur contenu (au moins une fois par an) pour voir s’ils valent la peine d’être conservés.

Il est également bon de garder à l’esprit que le modèle de gouvernance plus large de votre organization peut également être à la recherche de sites obsolètes. Par exemple, un administrateur pourrait supprimer automatiquement les sites qui n’ont pas été visités pendant 90 jours. En tant que propriétaire de site, vous recevriez un avertissement par courrier électronique dans un tel cas. Pour plus d’informations sur les stratégies de cycle de vie et de retrait, voir Stratégies de fermeture de site.