SharePoint offre une expérience évolutive et riche en fonctionnalités pour la gestion du contenu. Si vous avez un grand volume de fichiers à gérer, envisagez d’utiliser un modèle de site Centre de documents. Ce modèle est optimisé pour la gestion de documents à grande échelle. Cela peut vous faire gagner du temps et vous aider à être plus efficace. Les versions, les ID de document, les ensembles de documents, la navigation dans les métadonnées et les types de contenu sont inclus dans le modèle.
Un site Centre de documents fonctionne pour les deux scénarios suivants :
- Environnement de création Dans un environnement de création du Centre de documents, les utilisateurs créent et modifient des milliers de documents ou de ressources multimédias stockés dans un référentiel central.
- Archive de contenu Dans une archive de contenu, telle qu’une base de connaissances, les utilisateurs stockent ou affichent des documents.
Cet article vous explique les fonctionnalités d’un modèle de site Centre de documents.
Pour créer un centre de documents, voir Utilisation de modèles pour créer différents types de sites SharePoint
Qu’y a-t-il dans un site Centre de documents ?
Le modèle de site Centre de documents contient des fonctionnalités qui facilitent et rendent plus efficace la création et la gestion de grands ensembles de documents. Dans la plupart des cas, un propriétaire de site peut ajouter chacune de ces fonctionnalités séparément. Le modèle de site Centre de documents active automatiquement les fonctionnalités de gestion de documents recommandées. Les sections suivantes décrivent brièvement ces fonctionnalités.
Vous pouvez utiliser ce type de site comme un environnement de création ou une archive de contenu. Dans un environnement de création, les utilisateurs archivent et extraient fréquemment les fichiers et créent des structures de dossiers pour ces fichiers. Le contrôle de version est activé et les versions antérieures de chaque document sont conservées. En outre, les workflows peuvent contrôler les cycles de vie des documents.
En revanche, très peu de création se produit dans une archive de contenu. Les utilisateurs affichent ou téléchargent uniquement les documents. Le modèle de site Centre de documents prend en charge la création d’un type d’archive de contenu appelé archives base de connaissances. En règle générale, les bases de connaissances contiennent des versions uniques de documents et un site peut être mis à l’échelle pour atteindre des millions de fichiers. Dans un scénario classique, tel qu’un centre de support technique pour une grande organization, des milliers de personnes peuvent accéder au contenu, principalement pour le lire. Seuls certains téléchargent du nouveau contenu sur le site.
Les éléments suivants décrivent certaines fonctionnalités SharePoint que vous pouvez inclure dans un site Centre de documents. En plus de ces fonctionnalités, certaines organisations personnalisent l’apparence et la navigation d’un Centre de documents. Certains ajoutent des composants WebPart personnalisés.
Navigation dans les métadonnées
Les métadonnées managées sont un système qui attribue certains termes à des documents dans SharePoint. Ensuite, vous pouvez utiliser ces termes pour classifier les documents. Vous pouvez également utiliser des métadonnées pour créer un outil de navigation puissant pour les utilisateurs qui peuvent les aider à trouver rapidement ce qu’ils veulent.
Par exemple, supposons que votre entreprise dispose d’un base de connaissances qui contient des articles qui aident les utilisateurs à résoudre les problèmes liés aux produits. Vous pouvez créer des termes de métadonnées qui permettent aux utilisateurs de filtrer les informations par produit, par type de problème ou d’autres propriétés.
ID de documents
Dans un site Centre de documents, chaque élément de contenu obtient un ID unique qui n’est pas lié à l’emplacement du document, comme un lien URL. Cela signifie que si vous déplacez ou renommez le document, l’ID reste le même. Vous pouvez utiliser l’ID pour créer un lien permanent pour le document et réduire les liens rompus.
Versions
Les versions sont automatiquement activées dans un site Centre de documents. Cela signifie que vous disposez automatiquement d’un historique de toutes les différentes versions d’un fichier. Dans un processus de révision de document, par exemple, cela signifie que vous disposez d’un enregistrement de toutes les mises à jour entrées pendant le cycle de révision. Vous pouvez suivre les mises à jour, contacter les répondants, etc. En outre, si un problème survient avec la version actuelle d’un article, vous pouvez revenir rapidement à la dernière version connue.
Types de contenu
Un type de contenu est un type spécifique de contenu avec un groupe de paramètres pour le contenu. Lorsqu’une personne crée un document d’un type de contenu défini, il reçoit automatiquement tous les paramètres appropriés pour ce type de contenu. Un Centre de documents peut avoir une collection de types de contenu : différents types de documents, de vidéos, de modèles, etc.
Organisateur de contenu
L’organisateur de contenu n’est pas inclus automatiquement dans un site Centre de documents. Toutefois, de nombreux utilisateurs l’ajoutent. L’organisateur de contenu est une fonctionnalité SharePoint qui vous permet de gérer la organization et la structure globales des éléments. En utilisant des métadonnées ou des types de contenu, l’organisateur de contenu peut acheminer automatiquement des documents et d’autres éléments vers des emplacements spécifiques. Par exemple, dans un base de connaissances, l’organisateur de contenu peut acheminer automatiquement toutes les nouvelles soumissions vers une bibliothèque spéciale qui collecte des articles pour un produit spécifique.