Une partie du paysage naturel de chaque projet est le risque – un certain niveau d’incertitude qui vient du fait de ne pas savoir comment les événements futurs se dérouleront lorsque vous et votre équipe mettrez en œuvre le projet. Pour éviter que votre projet ne déraille en raison d’un événement malheureux ou même d’une opportunité inattendue, développez un plan de gestion des risques pour votre projet et suivez-le dans Project Web App via votre abonnement à Project Online.
Contenu de cet article
- Qu’est-ce que la gestion des risques et quel est son lien avec la gestion de projet ?
- Meilleures pratiques en matière de gestion des risques pour les projets
- Enregistrer et suivre les risques dans Project Online
Qu’est-ce que la gestion des risques et quel est son lien avec la gestion de projet ?
Un risque est tout niveau d’incertitude qui peut avoir un effet négatif sur votre projet. Habituellement, nous pensons aux risques en termes de mauvaises choses qui pourraient arriver, par exemple, un ouragan retardant un projet de construction. Cependant, les risques peuvent également être positifs et conduire à de plus grandes opportunités, par exemple, une campagne marketing si réussie que la réponse des clients surcharge le site Web de l’entreprise.
La gestion des risques est donc le processus d’identification et de planification des risques qui pourraient potentiellement affecter votre projet en termes de portée, d’activités, de calendrier, de coûts, de ressources, de qualité, etc. Voici quelques exemples :
- Le produit ou le service en cours de développement dépend d’une nouvelle technologie qui n’a pas été entièrement testée.
- Les sous-traitants et autres ressources peuvent ne pas être disponibles lorsque vous en avez besoin.
- Les expéditions des fournisseurs peuvent être retardées.
- Un concurrent inconnu pourrait mettre sa version du produit ou du service sur le marché en premier.
- La construction est prévue pendant l’hiver, lorsque les conditions neigeuses pourraient entraîner des retards.
- Des exigences vagues du projet peuvent entraîner une dérive de la portée.
- Il y a une courbe d’apprentissage abrupte sur les outils logiciels utilisés dans le projet.
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Meilleures pratiques en matière de gestion des risques pour les projets
Cette section détaille les techniques pour vous aider à définir le plan de gestion des risques pour votre projet.
Identifier les risques
Voici comment vous et votre équipe pouvez identifier les risques d’un projet. N’oubliez pas de tenir compte des risques ou des opportunités positifs qui pourraient survenir.
- Convoquer l’équipe de projet dans le but d’identifier les risques. Avoir un animateur et un enregistreur pour que tout le monde puisse s’exprimer et que tous les risques soient pris en compte.
- Passez en revue les principales phases du plan de projet en tenant compte des risques.
- Passez en revue les leçons tirées de projets similaires antérieurs, en examinant ce qui n’a pas fonctionné sur ces projets et en déterminant si cela pourrait se produire dans votre projet actuel. Regardez également ce qui s’est particulièrement bien passé et voyez si l’une d’entre elles était une surprise qui pourrait constituer un risque positif pour votre projet.
- Effectuez une analyse SWOT pour examiner les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces du projet. C’est une autre bonne façon d’examiner les risques positifs et négatifs.
- Tenez compte des catégories de risque, notamment les facteurs techniques, externes, organisationnels et de gestion de projet. Les aspects techniques peuvent inclure les exigences du projet et la complexité ou la fiabilité de la technologie utilisée dans le projet. Les facteurs externes peuvent inclure les sous-traitants et les fournisseurs, la météo, les besoins des clients, le marché et les changements réglementaires. Les risques organisationnels peuvent inclure la dépendance à l’égard d’autres projets, les demandes multiples pour les mêmes ressources par différents projets, la concurrence pour le financement ou l’évolution des priorités stratégiques. Les risques liés à la gestion de projet peuvent inclure l’exactitude des estimations de travail et des coûts ou les méthodes de collecte du status et de suivi des coûts.
- Tenez compte du triangle du projet (portée, temps et argent) ainsi que d’autres facteurs de risque du projet. Qu’est-ce qui pourrait affecter la portée et les activités ? Qu’advient-il des jalons clés et de la date de fin du projet ? Le budget et les dépenses du projet ? Disponibilité et performances des ressources ? Qualité ?
Évaluer les risques
Une fois que vous avez capturé les risques, il est temps de les noter en fonction de la probabilité et de l’impact. Pour chaque risque, entrez un nombre ou un pourcentage qui représente la probabilité que ce risque se réalise.
De plus, pour chaque risque, entrez un nombre qui représente l’importance ou l’impact que ce risque aurait s’il se produisait. Vous pouvez faire en sorte que la balance soit ce qui vous semble le plus utile, tant que vous l’appliquez de manière cohérente à tous les risques.
Multipliez les deux nombres et vous obtenez votre score de risque.
Classer les risques par ordre de priorité
Classez les risques du plus élevé au plus bas pour vous aider à voir où vous devez vous concentrer le plus dans votre plan de gestion des risques. Voici un exemple de liste de risques que vous pouvez créer à l’aide de Project Web App. Notez qu’ils sont classés dans l’ordre des scores de risque les plus élevés aux plus faibles. Pour plus d’informations, voir Enregistrer et suivre les risques dans Project Online plus loin dans cette rubrique.
Lorsque vous parcourez votre liste de risques classés par ordre de priorité, vous verrez probablement des regroupements naturels :
- Les risques avec les scores les plus élevés appellent une réponse planifiée.
- Les risques avec des scores modérés nécessitent une décision au cas par cas quant à savoir s’ils justifient une réponse planifiée.
- Les risques ayant de faibles scores ne nécessiteront probablement pas une réponse planifiée, mais ils méritent d’être réexaminés occasionnellement tout au long de la durée du projet pour voir si les conditions ont changé pour leur donner une priorité plus élevée.
Élaborer le plan de gestion des risques
Avec vos risques notés et hiérarchisés, vous disposez maintenant de la base pour élaborer le plan de gestion des risques de votre projet. Pour chacun des risques que vous avez décidé que votre équipe doit gérer, déterminez les réponses possibles suivantes :
- Évitez le risque. Si le risque encouru ne vaut pas la peine de faire partie du projet, éliminez-le. Par exemple, il peut être plus sage de remplacer une tâche ou une ressource qui comporte un risque inacceptable par une alternative appropriée.
- Transférez le risque à la responsabilité de quelqu’un d’autre, par exemple, un autre service ou un fournisseur. D’autres exemples incluent les assurances ou les garanties. Le coût de transfert du risque doit être inférieur à ce que vous auriez vécu si vous conserviez la responsabilité du risque.
- Créez un plan d’urgence pour empêcher le risque de se produire, ou pour atténuer ou minimiser l’effet du risque s’il se produit. C’est la partie de votre plan de gestion des risques qui est susceptible de demander le plus d’efforts, car vous créez un plan alternatif ainsi que des points de déclenchement qui déterminent quand le plan d’urgence est activé.
- Acceptez le risque. Pour certains risques hautement prioritaires, il est plus rentable de « prendre le risque » que de l’éviter, de le transférer ou de l’atténuer.
Notez que le plan pour un risque unique peut inclure une ou plusieurs de ces réponses. Par exemple, vous pouvez faire ce que vous pouvez pour empêcher le risque de se produire, mais vous pouvez aussi avoir un plan pour ce que vous feriez si cela se produisait de toute façon.
Lorsque vous décidez des approches à adopter, tenez compte des coûts en termes d’argent, de temps et d’efforts. Vous voulez trouver un équilibre sain entre aller de l’avant avec votre projet et éviter, prévenir ou planifier des risques importants.
Désigner un gestionnaire de risques
Choisissez quelqu’un d’autre que le chef de projet pour être le gestionnaire des risques responsable de la prévision des risques tout au long de la vie du projet. Cette personne devrait être quelqu’un qui peut regarder le projet avec un scepticisme sain sur les incertitudes.
Le gestionnaire de risques est également celui qui surveille les points de déclenchement des plans d’urgence, surveille les risques les moins prioritaires et s’assure que le plan de gestion des risques est mis en œuvre.
Encouragez les membres de l’équipe à signaler les risques
Tous les membres de l’équipe doivent avoir la possibilité de signaler les risques qu’ils prévoient dans le projet. Dans Project Web App, les membres de l’équipe peuvent entrer des risques sur les tâches et les projets qui leur sont assignés. Il peut même s’agir d’un canal de signalement anonyme des risques, si vous pensez que cela pourrait donner de meilleurs résultats.
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Enregistrer et suivre les risques dans Project Online
Dans Project Web App, que vous avez via votre abonnement Project Online, vous pouvez créer la base de données des risques pour votre projet et surveiller et mettre à jour en permanence votre plan de gestion des risques. Dans ce système de suivi des risques, vous pouvez définir la probabilité et l’importance, les attribuer à un membre de l’équipe et lui donner une date limite. Les membres de l’équipe peuvent également afficher et modifier les risques dans Project Web App.
Enregistrer un risque
- Sur la page d’accueil de Project Online, sous Suivre votre travail, sélectionnez Projets.
- Sur la page Centre de projets , sous la colonne Nom du projet , sélectionnez le nom du projet pour lequel vous souhaitez ajouter ou modifier un risque.
- Dans le volet gauche, cliquez sur Risques.
- Sur la page Risques , cliquez sur nouvel élément.
- Complétez le formulaire qui s’affiche. Les champs obligatoires sont Titre, Probabilité et Impact. Les champs supplémentaires incluent Propriétaire, Affecté à, Coût, Description, Plan d’atténuation, Plan d’urgence et Déclencheur. Renseignez les autres champs pour lesquels vous disposez d’informations. Vous pouvez toujours ajouter d’autres informations ultérieurement.
- En bas de la page, sélectionnez le bouton Enregistrer .
Modifier les informations sur les risques
- Sur la page d’accueil de Project Online, sous Suivre votre travail, sélectionnez Projets.
- Sur la page Centre de projets , sous la colonne Nom du projet , sélectionnez le nom du projet pour lequel vous souhaitez ajouter ou modifier un risque.
- Dans le volet gauche, cliquez sur Risques.
- Dans la page Risques , sélectionnez le nom du risque que vous souhaitez modifier.
- Au-dessus du formulaire qui s’affiche, sélectionnez Modifier l’élément.
- Modifiez ou complétez l’un des champs.
- Pour joindre un fichier à l’enregistrement de risque, dans l’onglet Modifier , dans le groupe Actions , sélectionnez Joindre un fichier. Sélectionnez Choisir un fichier, accédez au fichier et sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir. Cliquez sur OK.
- En bas de la page, sélectionnez le bouton Enregistrer .
Afficher la liste des risques sur un projet
- Sur la page d’accueil de Project Online, sous Suivre votre travail, sélectionnez Projets.
- Sur la page Centre de projets , sous la colonne Nom du projet , sélectionnez le nom du projet pour lequel vous souhaitez ajouter ou modifier un risque.
- Dans le volet gauche, cliquez sur Risques.
- Dans la page Risques , passez en revue les risques saisis pour le projet en cours.
- Pour trier dans l’ordre croissant en fonction d’un champ, par exemple, Affecté à, Champ Statut ou Exposition (produit de vos facteurs de probabilité par impact), cliquez sur l’en-tête de colonne. Pour trier dans l’ordre décroissant, cliquez une deuxième fois sur l’en-tête de colonne.
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