Le risque fait partie du paysage naturel de chaque projet, c’est-à-dire un niveau d’incertitude lié au fait de ne pas savoir comment les événements futurs se dérouleront à mesure que vous et votre équipe implémenterez le projet. Pour éviter que votre projet ne soit déraillé par un événement malheureux ou même une occasion inattendue, développez un plan de gestion des risques pour votre projet et suivez-le en Project Web App via votre abonnement Project Online.
Contenu de cet article
- Qu’est-ce que la gestion des risques et comment est-elle liée à la gestion de projet ?
- Meilleures pratiques en matière de gestion des risques pour les projets
- Enregistrer et suivre les risques dans Project Online
Qu’est-ce que la gestion des risques et comment est-elle liée à la gestion de projet ?
Un risque est tout niveau d’incertitude qui peut avoir un effet négatif sur votre projet. D’ordinaire, nous pensons aux risques en termes de mauvaises choses qui pourraient se produire, par exemple, un ouragan retardant un projet de construction. Toutefois, les risques peuvent également être positifs et conduire à de plus grandes opportunités, par exemple, une campagne de marketing si réussie que la réponse des clients surcharge le site web de l’entreprise.
La gestion des risques est donc le processus d’identification et de planification des risques susceptibles d’affecter votre projet en termes de portée, d’activités, de calendrier, de coûts, de ressources, de qualité, etc. Voici quelques exemples :
- Le produit ou service en cours de développement dépend de nouvelles technologies qui ne sont pas entièrement testées.
- Les sous-traitants et autres ressources peuvent ne pas être disponibles lorsque vous en avez besoin.
- Les expéditions des fournisseurs peuvent être retardées.
- Un concurrent inconnu pourrait d’abord commercialiser sa version du produit ou du service.
- La construction est prévue pendant l’hiver, lorsque les conditions de neige pourraient entraîner des retards.
- Les exigences vagues du projet peuvent entraîner un glissement de l’étendue.
- Il existe une courbe d’apprentissage abrupte sur les outils logiciels utilisés dans le projet.
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Meilleures pratiques en matière de gestion des risques pour les projets
Cette section détaille les techniques permettant de définir le plan de gestion des risques pour votre projet.
Identifier les risques
Les méthodes suivantes permettent à votre équipe et à vous-même d’identifier les risques liés au projet. N’oubliez pas de prendre en compte les risques ou opportunités positifs qui pourraient survenir.
- Appelez l’équipe de projet afin d’identifier les risques. Disposer d’un animateur et d’un enregistreur afin que tout le monde ait une voix et que tous les risques soient capturés.
- Passez en revue les grandes phases du plan de projet en veillant aux risques.
- Passez en revue les leçons tirées de projets similaires précédents, en examinant ce qui s’est passé sur ces projets et en déterminant si cela pourrait se produire dans votre projet actuel. Examinez également ce qui s’est particulièrement bien passé et voyez si l’une de ces surprises pourrait constituer un risque positif pour votre projet.
- Effectuez une analyse SWOT pour examiner les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces pour le projet. Il s’agit d’une autre bonne façon d’examiner les risques positifs et négatifs.
- Tenez compte des catégories de risques, notamment les facteurs techniques, externes, organisationnels et de gestion de projet. Les aspects techniques peuvent inclure les exigences du projet et la complexité ou la fiabilité de la technologie utilisée dans le projet. Les facteurs externes peuvent inclure les sous-traitants et les fournisseurs, la météo, les besoins des clients, le marché et les changements réglementaires. Les risques organisationnels peuvent inclure la dépendance vis-à-vis d’autres projets, les demandes multiples pour les mêmes ressources par différents projets, la concurrence pour le financement ou l’évolution des priorités stratégiques. Les risques de gestion de projet peuvent inclure la précision du travail et les estimations de coûts ou les méthodes de collecte des status et de suivi des coûts.
- Tenez compte du triangle du projet (étendue, temps et argent) ainsi que d’autres facteurs de risque du projet. Qu’est-ce qui peut affecter l’étendue et les activités ? Qu’advient-il des jalons clés et de la date de fin du projet ? Le budget et les dépenses du projet ? Disponibilité et performances des ressources ? Qualité?
Noter les risques
Une fois que vous avez capturé les risques, il est temps de les noter en fonction de la probabilité et de l’impact. Pour chaque risque, entrez un nombre ou un pourcentage qui représente la probabilité de réalisation de ce risque.
De même, pour chaque risque, entrez un nombre qui représente l’importance ou l’impact que ce risque aurait s’il se produisait. Vous pouvez faire en sorte que l’échelle soit ce qui vous semble le plus utile, tant que vous l’appliquez de manière cohérente à tous les risques.
Multipliez les deux nombres, et vous avez votre score de risque.
Hiérarchiser les risques
Classez les risques des scores de risque les plus élevés à les plus faibles pour vous aider à déterminer où vous avez le plus besoin de vous concentrer dans votre plan de gestion des risques. Voici un exemple de liste de risques que vous pouvez créer à l’aide de Project Web App. Notez qu’ils sont dans l’ordre des scores de risque les plus élevés à les plus faibles. Pour plus d’informations, consultez Enregistrer et suivre les risques dans Project Online plus loin dans cette rubrique.
Lorsque vous analysez votre liste de risques prioritaires, vous verrez probablement des regroupements naturels :
- Les risques avec les scores les plus élevés appellent une réponse planifiée.
- Les risques avec des scores modérés exigent une décision au cas par cas quant à savoir s’ils justifient une réponse planifiée.
- Les risques présentant des scores faibles n’ont probablement pas besoin d’une réponse planifiée, mais ils méritent d’être revus occasionnellement tout au long de la durée du projet pour voir si les conditions ont changé pour leur donner une priorité plus élevée.
Développer le plan de gestion des risques
Avec vos risques notés et hiérarchisés, vous disposez maintenant de la base pour développer le plan de gestion des risques pour votre projet. Pour chacun des risques que vous avez décidé que votre équipe doit gérer, déterminez les réponses possibles suivantes :
- Évitez le risque. Si le risque encouru ne vaut pas la peine de faire partie du projet, éliminez-le. Par exemple, il peut être plus judicieux de remplacer une tâche ou une ressource présentant un risque inacceptablement élevé par une alternative appropriée.
- Transférer le risque à la responsabilité d’une autre personne, par exemple, un autre service ou un fournisseur. D’autres exemples incluent l’assurance ou les garanties. Le coût du transfert du risque doit être inférieur à ce que vous rencontreriez si vous conservez la responsabilité du risque.
- Créez un plan d’urgence pour éviter que le risque ne se produise, ou pour atténuer ou réduire l’effet du risque s’il se produit. Il s’agit de la partie de votre plan de gestion des risques qui est susceptible de prendre le plus d’efforts, car vous créez un autre plan avec des points déclencheurs qui déterminent quand le plan d’urgence est activé.
- Acceptez le risque. Pour certains risques de priorité élevée, il est plus rentable de « prendre le risque » que de l’éviter, de le transférer ou de l’atténuer.
Notez que le plan pour un seul risque peut inclure une ou plusieurs de ces réponses. Par exemple, vous pouvez faire ce que vous pouvez pour empêcher le risque de se produire, mais vous pouvez également avoir un plan pour ce que vous ferez si cela se produit de toute façon.
Lorsque vous décidez des approches à adopter, tenez compte des coûts en termes d’argent, de temps et d’effort. Vous souhaitez trouver un équilibre sain entre aller de l’avant avec votre projet et éviter, prévenir ou planifier des risques importants.
Affecter un gestionnaire de risques
Choisissez quelqu’un d’autre que le chef de projet pour être le gestionnaire de risques responsable de la prévision des risques tout au long de la durée du projet. Cette personne devrait être quelqu’un qui peut examiner le projet avec un scepticisme sain quant aux incertitudes.
Le gestionnaire des risques est également celui qui surveille les points déclencheurs des plans d’urgence, surveille les risques de moindre priorité et veille à ce que le plan de gestion des risques soit mis en place.
Encourager les membres de l’équipe à signaler les risques
Tous les membres de l’équipe doivent avoir la possibilité de signaler les risques qu’ils prévoient dans le projet. Dans Project Web App, les membres de l’équipe peuvent entrer des risques sur les tâches et projets qui leur sont attribués. Il peut même s’agir d’un canal anonyme de création de rapports sur les risques, si vous pensez qu’il pourrait obtenir de meilleurs résultats.
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Enregistrer et suivre les risques dans Project Online
Dans Project Web App, que vous avez via votre abonnement Project Online, vous pouvez créer la base de données des risques pour votre projet et surveiller et mettre à jour continuellement votre plan de gestion des risques. Dans ce système de suivi des risques, vous pouvez définir la probabilité et l’importance, l’affecter à un membre de l’équipe et lui donner une échéance. Les membres de l’équipe peuvent également afficher et modifier les risques dans Project Web App.
Enregistrer un risque
- Dans la page d’accueil Project Online, sous Suivre votre travail, sélectionnez Projets.
- Dans la page Centre de projets , sous la colonne Nom du projet , sélectionnez le nom du projet pour lequel vous souhaitez ajouter ou modifier un risque.
- Dans le volet gauche, cliquez sur Risques.
- Dans la page Risques , cliquez sur Nouvel élément.
- Remplissez le formulaire qui s’affiche. Les champs obligatoires sont Titre, Probabilité et Impact. Les champs supplémentaires incluent Propriétaire, Affecté à, Coût, Description, Plan d’atténuation, Plan d’urgence et Déclencheur. Renseignez les autres champs pour lesquels vous avez des informations. Vous pourrez toujours ajouter plus d’informations ultérieurement.
- En bas de la page, sélectionnez le bouton Enregistrer .
Modifier les informations sur les risques
- Dans la page d’accueil Project Online, sous Suivre votre travail, sélectionnez Projets.
- Dans la page Centre de projets , sous la colonne Nom du projet , sélectionnez le nom du projet pour lequel vous souhaitez ajouter ou modifier un risque.
- Dans le volet gauche, cliquez sur Risques.
- Dans la page Risques , sélectionnez le nom du risque que vous souhaitez modifier.
- Au-dessus du formulaire qui s’affiche, sélectionnez Modifier l’élément.
- Modifiez ou complétez l’un des champs.
- Pour joindre un fichier à l’enregistrement à risque, sous l’onglet Modifier , dans le groupe Actions , sélectionnez Joindre un fichier. Sélectionnez Choisir un fichier, accédez à et sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir. Cliquez sur OK.
- En bas de la page, sélectionnez le bouton Enregistrer .
Afficher la liste des risques sur un projet
- Dans la page d’accueil Project Online, sous Suivre votre travail, sélectionnez Projets.
- Dans la page Centre de projets , sous la colonne Nom du projet , sélectionnez le nom du projet pour lequel vous souhaitez ajouter ou modifier un risque.
- Dans le volet gauche, cliquez sur Risques.
- Dans la page Risques , passez en revue les risques entrés pour le projet actuel.
- Pour trier par ordre croissant un champ, par exemple, Affecté à, Champ État ou Exposition (le produit de vos facteurs probabilité par impact ), cliquez sur l’en-tête de colonne. Pour trier dans l’ordre décroissant, cliquez une deuxième fois sur l’en-tête de colonne.
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