Peu importe à quel point votre publipostage est intelligent, il n’aura que peu d’impact si vous l’envoyez aux mauvaises personnes. Vous pouvez limiter votre liste de diffusion aux noms et adresses, ou vous pouvez inclure plus de détails sur chaque client afin de pouvoir catégoriser les clients en segments pertinents pour votre entreprise.
Plus vous ciblez votre publipostage sur un segment de clients susceptible d’être intéressé par une offre spécifique, plus le taux de réussite de votre publipostage est élevé. Prévoyez de consacrer entre un tiers et la moitié du temps et du budget de votre campagne de publipostage à l’affinement de votre liste de diffusion afin de cibler les segments de clients appropriés.
Utilisation des données client
Une fois que vous avez obtenu des informations sur vos clients et clients potentiels, le suivi des attributs qu’ils ont en commun peut être très utile. Plus vous capturez de détails dans votre liste de diffusion, plus vous avez d’options pour cibler vos publipostages.
Mais assurez-vous que les données détaillées que vous suivez sont les données que vous utiliserez. Plus vous ajoutez de complexité à votre liste de diffusion, plus vous devez faire de travail pour maintenir votre liste.
Par exemple, vous pouvez utiliser les données client de l’une des manières suivantes :
- Imprimer des étiquettes de publipostage Créez des étiquettes de publipostage pour lesquelles vous n’avez besoin que des informations de nom et d’adresse.
- Envoyer des messages aux clients dans un paramètre régional spécifique Filtrez votre liste de diffusion par ville ou par code postal, afin de pouvoir facilement annoncer une promotion uniquement aux clients qui habitent à un certain endroit.
- Ajouter un message d’accueil personnalisé Personnalisez un publipostage en incluant le prénom ou le nom des destinataires dans une ligne de salutation en séparant le nom en champs de données de titre, prénom et nom de famille .
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Mettre l’accent sur les destinataires d’un certain âge Informez les clients des produits ou services appropriés à la phase de vie de ces clients (comme la planification de la retraite dans la vingtaine ou la planification de la retraite dans la cinquantaine) en collectant les dates de naissance de vos clients comme année de naissance (par exemple, « 1945 »).
Si vous souhaitez offrir un cadeau promotionnel à tous les clients dont l’anniversaire tombe dans le mois en cours, vous pouvez collecter leurs dates de naissance en tant que mois, jour, année (par exemple, « 1er janvier 2000 »). - Personnaliser des publipostages distincts par sexe Annoncez une nouvelle gamme de produits uniquement pour les hommes ou les femmes en incluant le sexe de chaque client (« homme » ou « femme ») dans votre liste de diffusion.
- Utiliser l’historique des achats Envoyez des annonces spéciales à ceux qui ont effectué des achats importants récents, ou informez les clients lorsque vous avez de nouveaux modèles de leurs marques préférées. Pour ce faire, vous devez suivre l’historique des achats des clients. Vous pouvez également informer les clients de produits similaires (« Les clients qui ont acheté ce que vous avez acheté ont également acheté ceci »).
- Envoyer un e-mail pour économiser sur l’affranchissement Économisez sur les coûts de publipostage d’un événement sur invitation uniquement en envoyant des invitations par e-mail aux clients qui fournissent leur adresse de messagerie. Vous pouvez d’abord traiter vos invitations à l’impression en effectuant un publipostage et en filtrant sur les clients qui n’ont pas d’adresse de messagerie. Vous pouvez ensuite créer une invitation par e-mail en effectuant un publipostage et en filtrant sur les clients qui ont des adresses de messagerie.
Créer une liste de diffusion
À la base, une liste de diffusion est un fichier texte qui sépare les enregistrements des destinataires en champs communs. Ces listes prennent généralement la forme de feuilles de calcul ou de tableaux, avec chaque enregistrement dans sa propre ligne, séparés en colonnes qui contiennent les champs de données individuels, comme la liste de diffusion de base illustré ici.
Une liste complexe peut inclure des champs de données supplémentaires, tels que la taille du produit et les préférences de couleur, l’historique des achats, la date de naissance et le sexe.
Si vous créez une liste de diffusion pour la première fois, vous pouvez le faire sans quitter Publisher. Pour plus d’informations, consultez Créer une liste d’adresses pour le publipostage.
Combiner des listes de plusieurs sources
Que vous ayez des listes de diffusion ou que vous les achetiez, Publisher facilite la combinaison et la modification des listes de clients à partir de plusieurs sources dans Publisher. Vous pouvez choisir ce qui vous convient le mieux en assemblant votre liste de diffusion Publisher à partir de n’importe quelle combinaison d’autres listes créées dans Excel, Outlook et Access.
Spécifier la liste à ajouter
Sous l’onglet Publipostage , cliquez sur Publipostage>pas à pas Step-Mail Assistant Fusion et publipostage.
Si la publication est connectée à une liste de destinataires, vérifiez la connexion, puis sous l’onglet Publipostage, cliquez sur Modifier la liste des destinataires. Si la publication n’est pas connectée à une liste de destinataires existante, dans le volet Fusion et publipostage, cliquez sur Suivant : Créer ou se connecter à une liste de destinataires, puis sélectionnez la liste souhaitée.Dans la boîte de dialogue Destinataires de fusion et publipostage , sous Ajouter à la liste des destinataires, effectuez l’une des opérations suivantes :
- Cliquez sur Taper une nouvelle liste, ajoutez les entrées souhaitées dans la boîte de dialogue Nouvelle liste d’adresses , puis cliquez sur OK.
- Cliquez sur Utiliser une liste existante, sélectionnez une source de données dans la boîte de dialogue Sélectionner une source de données , puis cliquez sur Ouvrir.
- Cliquez sur Choisir parmi les contacts Outlook (si vous êtes invité à choisir un profil de messagerie, cliquez sur le profil souhaité), puis cliquez sur OK. Sélectionnez un dossier ou une liste de distribution dans la boîte de dialogue Sélectionner des contacts , puis cliquez sur OK.
Résoudre les différences lors de la combinaison de listes
Lorsque vous ajoutez une liste de diffusion à une autre, un ou plusieurs champs de la liste ajoutée peuvent ne pas avoir de correspondance dans la liste existante. Par exemple, la liste d’adresses que vous ajoutez peut inclure un champ Nom de la société , mais pas la liste d’origine.
Publisher vous invite à corriger les incompatibilités entre les champs des différentes listes sources en ouvrant la boîte de dialogue Ajouter à la liste de destinataires .
Dans la boîte de dialogue Ajouter à la liste des destinataires , sélectionnez un champ qui n’est pas coché dans la colonne Correspondance , sélectionnez le champ auquel vous souhaitez qu’il corresponde dans la liste Champs de liste de destinataires avec champs correspondants , puis cliquez sur Correspondance.
Dans la boîte de dialogue Correspondance du champ , vérifiez que le champ que vous avez sélectionné est répertorié sous Le champ De la liste des destinataires ou sélectionnez un autre champ, puis cliquez sur OK.
Si vous devez ajouter un nouveau champ à votre liste de destinataires pour établir une correspondance, sélectionnez le champ que vous souhaitez ajouter dans la nouvelle liste (la liste de gauche dans la boîte de dialogue Ajouter à la liste des destinataires ), cliquez sur Ajouter, puis cliquez sur OK. Les champs ajoutés sont affichés sous Nouveaux champs à ajouter à la liste des destinataires.
Conseil
Supprimez un champ ajouté en le sélectionnant dans la zone de liste Nouveaux champs à ajouter au destinataire , puis en cliquant sur Supprimer.
Comment faire faire correspondre les champs lorsque Publisher ne m’y invite pas ?
- Dans le volet Office Fusion et publipostage , sous Plus d’éléments, cliquez sur Champs d’adresse, puis sur Faire correspondre les champs.
Enregistrer un raccourci vers une liste combinée
Vous pouvez créer un raccourci vers la liste combinée à utiliser dans d’autres publipostages. Chaque fois que vous modifiez une entrée individuelle dans la liste combinée, l’entrée modifiée est également mise à jour dans le fichier source d’origine si ce fichier est disponible pour modification. Si vous ne souhaitez pas mettre à jour le fichier source d’origine, exportez la liste des destinataires vers un nouveau fichier.
- Dans le volet Office Fusion et publipostage (Étape 3 : Créer des publications fusionnées), sous Préparer le suivi de ce publipostage, cliquez sur Enregistrer un raccourci vers la liste des destinataires.
- Dans la boîte de dialogue Enregistrement de fichier, tapez un nom pour votre liste d’adresses combinées dans la zone Nom de fichier .
Par défaut, la liste d’adresses est enregistrée dans le dossier Mes sources de données . Il est préférable de conserver la liste d’adresses ici, car il s’agit du dossier par défaut dans lequel Publisher recherche des sources de données. - Cliquez sur Enregistrer.
Affiner une liste de destinataires
Lorsque les champs des différentes listes sources correspondent, tous les enregistrements apparaissent dans la liste existante de la boîte de dialogue Destinataires de fusion et publipostage , où vous pouvez filtrer, trier et sélectionner les destinataires à inclure dans le publipostage. Sélectionnez la zone case activée en regard de chaque destinataire que vous souhaitez inclure, puis décochez la case case activée en regard de chaque destinataire que vous souhaitez exclure.
Sélectionner ou effacer tous les éléments
- Sélectionnez ou désactivez la zone case activée dans la ligne d’en-tête.
Filtrer les éléments de la liste
Si vous souhaitez utiliser uniquement certaines entrées de votre liste, vous pouvez filtrer la liste par un champ ou un critère spécifique. Après avoir filtré la liste, vous pouvez utiliser les zones case activée pour inclure et exclure des enregistrements.
Cliquez sur la flèche en regard de l’en-tête de colonne de l’élément par lequel vous souhaitez filtrer.
Effectuez l’une des opérations suivantes :
Cliquez sur (Vides) pour afficher tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant est vide.
Cliquez sur (non vides) pour afficher tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant contient des informations.
Cliquez sur (Avancé) pour ouvrir la boîte de dialogue Filtrer et trier , que vous pouvez utiliser pour filtrer sur plusieurs critères.
Remarque
Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue Filtrer et trier en cliquant sur Filtrer sous Affiner la liste des destinataires dans la boîte de dialogue Destinataires de fusion et publipostage .
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Conseil
Si votre source de données contient des enregistrements qui partagent les mêmes informations et qu’il y a 10 valeurs uniques ou moins dans la colonne, vous pouvez filtrer par informations spécifiques. Par exemple, si plusieurs adresses répertorient l’Australie comme pays ou région, vous pouvez filtrer sur Australie.
La boîte de dialogue Destinataires de fusion et publipostage affiche uniquement les enregistrements désignés. Pour afficher à nouveau tous les enregistrements, cliquez sur (Tous).
Trier les éléments de la liste
Si vous souhaitez afficher les éléments par ordre alphabétique, vous pouvez trier les éléments de votre liste.
- Dans le volet Destinataires de fusion et publipostage , cliquez sur l’en-tête de colonne de l’élément à trier.
Par exemple, si vous souhaitez afficher la liste par ordre alphabétique par nom, cliquez sur l’en-tête de colonne Nom . - Pour trier à l’aide de plusieurs critères, sous Affiner la liste des destinataires, cliquez sur Trier. Dans la boîte de dialogue Filtrer et trier , sélectionnez les critères selon lesquels vous souhaitez effectuer le tri.
Rechercher des doublons
Pour éviter les publipostages en double, vous pouvez rechercher et éliminer les enregistrements de votre liste combinée pour lesquels la plupart des champs (mais pas nécessairement tous) correspondent.
- Dans la boîte de dialogue Destinataires de fusion et publipostage , sous Affiner la liste des destinataires, cliquez sur Rechercher des doublons.
- Dans la boîte de dialogue Rechercher des doublons , laissez uniquement les entrées que vous souhaitez inclure, puis cliquez sur OK.
Rechercher un destinataire spécifique ou un groupe de destinataires qui partagent un attribut commun
Pour identifier un individu ou un groupe d’individus qui partagent des attributs communs (par exemple, un nom, un code postal ou un mois de naissance), vous pouvez effectuer une recherche dans la liste.
- Dans la boîte de dialogue Destinataires de fusion et publipostage , sous Affiner la liste des destinataires, cliquez sur Rechercher un destinataire.
- Dans la boîte de dialogue Rechercher une entrée , entrez l’attribut que vous souhaitez rechercher dans la zone de texte Rechercher , spécifiez le ou les champs à rechercher, puis cliquez sur Rechercher suivant.