Rapprochement des ventes dans le grand livre

S’applique à : Dynamics SL 2011Microsoft Dynamics SL 2011 Service Pack 1Microsoft Dynamics SL 7.0 Service Pack 2

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SUMMARY


L’objectif de cet article pour fournir des conseils sur le rapprochement de comptabilité au grand livre.


Plus d'informations

Rapprochement des ventes dans le grand livre

Concilier les soldes dans les module Ventes avec AR comptes dans le grand livre de comptes est une étape importante et doit être effectuée dans le cadre du processus de clôture de fin de mois. Si un rapprochement mensuel est effectué, la documentation appropriée sera disponible si un audit est effectué, et les différences qui existent entre les deux modules peuvent être interceptées et corrigées avant que la période est clôturée.


Les comptes doivent être rapprochées ?

Toutes les informations saisies dans les mises à jour de comptes clients un compte du grand livre. Le compte de la plus important à rapprocher est le compte client. Autres comptes que vous souhaitez rapprocher entre les deux modules serait le compte AR maintenant (si vous utilisez le Gestionnaire de trésorerie), comptes, le compte de caisse, les remises, frais financiers, etc..


Rapprochement du compte AR dans GL signifie que le total des comptes clients à partir du module AR est égal à l’équilibre de l’AR compte en général du grand livre.


Quels sont les rapports doivent être examinés pour rapprochement ?

Les soldes des clients de résumé de Balance clients (08.620) – format Documents ouverts uniquement ou l’AR âgés (08.610) – format.


Balance de vérification du grand livre général (01.610) un seul format – exécuter juste pour le compte est équilibré. Pour ce faire, vous devez entrer une instruction Select pour votre compte comptes clients comme suit : champ : account.acct, opérateur : égal à, valeur : (le compte AR).


Le total du compte dans le rapport Balance de vérification du grand livre avec le total de l’état Comptabilité doit s’équilibrer. Si les totaux de ces deux États est équilibré, aucun rapprochement supplémentaire n’est nécessaire.


Remarque : Si vous avez plusieurs comptes clients et des sous-comptes plusieurs avec un seul compte comptes clients, vous devez effectuer l’une des deux choses suivantes :


1. rapport d’imprimer l’AR avec une instruction select pour inclure uniquement un des comptes AR, puis utiliser la même instruction select dans la Balance du grand livre et comparer chaque compte AR un par un.


OU


2. Ajoutez tous les comptes de l’AR dans la Balance du grand livre et la comparer au total à partir du rapport d’analyse.


Balance clients période (08.621) et période sensibles âgés AR (08.611) - pour rapprocher les cours des dernières périodes, Dynamics SL fournit ces rapports pour afficher les soldes de document à partir de cette période et peuvent être utilisées pour le rapprocher du grand livre pour la période précédente.

Rapprochement rapport des différences entre l’AR et la Balance du grand livre

Si une différence est constatée en comparant les totaux de l’AR chronologique ou la Balance clients avec la Balance du grand livre, il existe de nombreux rapports détaillés dans Dynamics SL pour aider à rechercher les différences.

Comptabilité de détail (01.620) – imprimer cet état pour les comptes client. Toutes les écritures validées dans les comptes pour la période s’affiche.


Pour vérifier le module à AR est issue d’une écriture, utilisez le champ Type de journal comptable. Il aura le module désigné comme AR (comptes clients), GJ (grand livre) ou AP (Accounts Payable). Il est possible que lorsque vous saisissez un lot GL, le Type de Journal peut être remplacé par AR, auquel cas l’aide du Type de journal comptable pour rechercher les différences peuvent ne pas soient. Si qui se produit, utilisez le Tran Type en plus du Type de journal comptable pour identifier les transactions nécessaires. Les Types possibles de Tran sont GL (grand livre), CE (Consolidation), LS (Source d’Allocation) et %ld (Allocation de Destination). Le Type de Tran est équivalent au type de document du document d’origine.


S’il existe un Type de journal comptable que AR, cela signifie qu’une écriture a été créée pour le compte client via un module autre que comptes clients qui créerait une différence entre la comptabilité et la comptabilité. Un moyen simple de trouver l’entrée d’origine de la transaction est à effectuer les opérations suivantes :


1. Notez le numéro de lot de la transaction dans le champ nombre de Bat et de l’entrée dans le champ Type de journal comptable sur le rapport de détails de comptabilité.


2. Ouvrez la modifier le rapport pour le module indiqué dans le champ Type de journal comptable (c'est-à-dire si le champ Type de journal comptable est GJ, ouvrez le rapport GL modifier (01.810)). Entrez une instruction select pour que le rapport contienne uniquement le numéro de lot indiqué ci-dessus. La transaction en question, sur Modifier le rapport de recherche et de décider quels ajustements sont nécessaires pour équilibrer les comptes entre les comptes du grand livre et les comptes clients.


Les écritures validées dans les exercices antérieurs ne s’imprimeront pas sur l’état actuel de la comptabilité de détail. Pour déterminer si des écritures ont été validées à des exercices antérieurs, comparez le solde du mois en cours état de détail grand livre avec le solde de fin du rapport du mois précédent pour les comptes client et des sous-comptes. Si le solde du mois en cours et le solde de fin du mois précédent ne sont pas les mêmes, il indique qu’une transaction a été validée pour la période précédente. Imprimer le détail grand livre pour la période précédente et les transactions qui ont été validées pour cette période de recherche. Les transactions validées dans un exercice différent sont marquées d’un astérisque (*) et l’explication 'indique que la période entrée est différente de la période post' sera imprimé au bas de la page facilitant le coup d’oeil à une page pour afficher les transactions qui ont été validées dans un exercice différent.


Transaction de GL (01.680) – ce rapport sert également lorsque vous essayez pour réconcilier les différences entre la comptabilité et la comptabilité. Générer ce rapport dans un format non comptabilisé. Toutes les transactions entrées par le biais de modules auxiliaires comme comptes clients ainsi que ceux entrés via le grand livre sont répertoriées dans ce rapport. Il veillera à aucune transaction non comptabilisée qui peuvent affecter le client ou les soldes de grand livre.


Distribution du compte (08.630) - pour vous assurer que les comptes client ont été correctement débité pour les factures et les notes de débit et crédité pour les paiements et notes de crédit, un réexamen de ce rapport doit être effectué. Le solde de ce rapport doit être égale le solde des comptes dans le rapport de détails de comptabilité clients. Une révision du champ Type de Transaction (TnTp) permettra d’identifier les transactions. Types de transaction dans le module Comptabilité sont (facture), PA (payment), CM (note de crédit), DM (note de débit) et FI (intérêts). Le numéro de lot de chaque transaction est également répertorié sur ce rapport. Si une transaction douteuse est trouvée, notez le numéro de lot dans le champ et passez en revue le lot en exécutant le rapport AR modifier (08.810) par numéro de lot.


Transactions d’AR (08.640) – ce rapport est très utile si les transactions douteuses apparaissent sur un des rapports ci-dessus. Ce rapport répertorie chaque transaction saisie pour la période en cours dans la facture et avoir (08.010), les demandes de paiement (08.030) et la saisie de paiement (08.050). Elle affiche chaque compte de frais des compte et le décalage des comptes clients, sur lesquels les transactions sont validées. Pour trier le rapport par type de transaction, sélectionnez ARTRAN. TranType dans le champ de tri/sélectionner dans le champ valeur et de sélectionner le type de TnTp de la transaction en question.


Si après avoir consulté les rapports ci-dessus, que le problème n’est pas résolu, il s’agit de l’option suivante à prendre en compte des comptes clients (08.990) - vérification de l’intégrité. La vérification de l’intégrité vérifie que les données dans le module Comptabilité sont complètes et exactes.


Les options qui permettent de vérifier seulement les données et ne modifie pas les données dans le module Comptabilité sont les suivants :


Vérifiez les lots validé AR - Sélectionnez cette option pour passer en revue tous les publié des lots de comptes clients pour vous assurer qu’ils ont été correctement transférés dans le grand livre (c'est-à-dire qu’elles sont complètes et exactes dans le grand livre). Le processus examine chaque lot et garantit qu’il existe des documents pour le traitement par lots et que les montants du document accumulé pour le Total de contrôle du lot. S’il existe des différences, créera une entrée de journal des événements.


Vérifier les soldes des clients - Sélectionnez cette option pour passer en revue tous les enregistrements de client pour vérifier que chaque document ouvert solde est égal à ses associés ou les montants des soldes actuels et futurs. S’il existe des différences, créera une entrée de journal des événements.


Vérifier les demandes de paiement - permet de passer en revue le processus d’application pour tous les paiements et les avoirs pour vous assurer que les enregistrements d’ajustement et ajustée de documents ont été mis à jour (correctement appliqué à la base de données). S’il existe des différences, créera une entrée de journal des événements.


Vérifier les périodes de clôture

Vous devez toujours exécuter les options de vérification avant d’exécuter les options pour corriger ou reconstruire les données. Le corriger et reconstruire des options dans comptes clients vérification d’intégrité doivent être exécutés avec précaution, car ces options changent les données dans les enregistrements associés. Les processus de reconstruction ne doivent pas être exécutés sans l’approbation d’un superviseur comptable. Une sauvegarde de la base de données doit toujours être effectuée avant l’exécution de l’un de ces processus. Les options sont les suivantes :


Corriger les soldes des clients à solde de Doc – Sélectionnez cette option pour passer en revue tous les enregistrements de client et de mettre à jour (calcule à nouveau) les enregistrements nécessaires à convenir avec leurs soldes d’ouvrir un document prise en charge. Avant d’exécuter cette fonction, vous devez vous assurer que tous les documents dans la base de données sont complètes et correctes. Exécutez vérifier des lots comptabilisés AR, vérifier les soldes du client et vérifier les demandes de paiement avant d’exécuter cette fonction. Cette option est disponible uniquement si vous avez sélectionné vérifier les soldes du client.


Reconstruire l’historique d’AR à partir de Documents – Sélectionnez cette option pour mettre à jour les enregistrements de l’historique des clients en résumant les documents de comptes clients pour chaque client par période. Exécutez vérifier des lots comptabilisés AR, vérifier les soldes du client et vérifier les demandes de paiement avant d’exécuter cette fonction.


Corriger les périodes de clôture

Si des erreurs ont été trouvées et corrigées, la Balance du grand livre et la Balance de vérification du client AR ou le rapport AR de vieillissement doit être réimprimé et examiné pour vérifier que les soldes correspondent.


Une fois le rapprochement mensuel est terminé et il a été vérifié que les comptes clients et grand livre acceptent, la clôture du mois peut être effectuée.

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