Procédures de clôture de fin d’année pour le module Paie canadienne dans Microsoft Dynamics GP

Cet article présente les procédures de clôture de fin d’année recommandées pour le module Microsoft Dynamics GP intégré à La paie canadienne. La section Liste de vérification de fin d’année de la paie contient les éléments suivants :

• Liste de contrôle détaillée des étapes que vous devez suivre pour effectuer les procédures de clôture de fin d’année
• Informations détaillées pour chaque étape de la liste de contrôle

S’applique à : Microsoft Dynamics GP
Numéro de la base de connaissances d’origine : 861806

Mise à jour de fin d’année sur la paie canadienne et mise à jour de la taxe sur la paie

Cet article traite de la mise à jour de fin d’année de la paie et de la mise à jour de la taxe sur la paie. Lorsque la mise à jour de fin d’année sur la paie et la mise à jour fiscale sont publiées pour l’année, vous pouvez télécharger le fichier pour préparer la fin de l’année.

Liste de contrôle de fin d’année de la paie

1. Effectuez toutes les séries de payes pour l’année en cours.
2. Remplissez les rapports de paie nécessaires.
3. Effectuez une sauvegarde des données.
4. Installez la mise à jour de fin d’année canadienne.
5. Terminez le processus de réinitialisation du fichier de fin d’année.
6. Effectuez une autre sauvegarde des données.
7. Créez les instructions T4, T4A et RL-1, puis imprimez les rapports T4, T4A et RL1.
8. Modifiez les enregistrements T4, T4A et RL-1 si nécessaire.
9. Créez des enregistrements de synthèse T4, T4A et RL-1.
10. Imprimez les rapports T4, T4A, RL-1 et créez les fichiers XML T4, T4A et RL-1, le cas échéant.
11. Vérifiez que les périodes de paiement sont correctement définies.

Effectuer toutes les séries de payes pour l’année en cours

Remplir les rapports de paie nécessaires

Effectuer une sauvegarde des données

Créez une sauvegarde, puis placez cette sauvegarde dans un stockage sécurisé et permanent. En créant une sauvegarde, assurez-vous de disposer d’un enregistrement permanent de la situation financière de l’entreprise à la fin de l’année. Vous pouvez restaurer la sauvegarde pour récupérer rapidement les données si une fluctuation de l’alimentation ou un autre problème se produit pendant la procédure de fermeture de fin d’année. Pour créer une sauvegarde à partir de Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Maintenance dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis sélectionnez Sauvegarde.
2. Dans la liste Nom de la société, sélectionnez le nom de la société.
3. Modifiez le chemin du fichier de sauvegarde si cette action est requise, puis sélectionnez OK.

Installer la mise à jour de fin d’année canadienne

Installez la mise à jour à partir de l’un des emplacements suivants.

Terminer le processus de réinitialisation du fichier de fin d’année

Pour effectuer une réinitialisation de fichier de fin d’année, procédez comme suit :

1. Tous les utilisateurs doivent fermer toutes les fenêtres de la paie canadienne. Les utilisateurs peuvent continuer à travailler dans d’autres modules Microsoft Dynamics GP.

2. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Routines>Payroll - Canada, puis sélectionnez Réinitialisation du fichier de fin d’année.

3. Dans la fenêtre Fichiers de réinitialisation de la paie, sélectionnez Copier les fichiers dans l’historique. Cette étape crée les données requises pour afficher les demandes de renseignements de l’année précédente dans La paie canadienne. Pour accéder aux demandes de renseignements de l’année précédente dans La Paie canadienne, pointez sur Paie Canada dans le menu Demande , puis sélectionnez Informations sur l’employé l’année dernière.

   Remarque

   Dans cette étape, vous recevez un message qui vous avertit de case activée espace disque disponible. Vous devez disposer d’au moins deux fois plus d’espace disque disponible que la quantité actuellement occupée par tous les fichiers du répertoire Data/Project.

4. Sélectionnez Facteurs d’indexation du crédit d’impôt.

5. Dans la fenêtre Facteurs d’indexation du crédit d’impôt , vérifiez le facteur personnel de base (facteur du coût de la vie) dans le document T4127 de l’Agence des douanes et du revenu du Canada. Vérifiez les nombres, puis sélectionnez OK.

   Remarque

   • Lorsque les maîtres des employés sont réinitialisés, les montants TD1 Personnel de base sont ajustés par le multiplicateur que vous entrez.
   • Ces montants TD1 Personnel de base doivent être mis à jour automatiquement après l’installation du fichier De mise à jour de la paie canadienne Year-End.

6. Sélectionnez Réinitialiser le maître de l’employé.

   Remarque

   Vous devez exécuter ce processus avant de traiter toute exécution de paiement pour la nouvelle année.

7. Sélectionnez Oui ou Non lorsque vous êtes invité à réinitialiser les champs Numérique de l’utilisateur employé , selon vos préférences.

8. Dans le menu Cartes , pointez sur Paie-Canada, puis sélectionnez Employé pour afficher les champs Numérique utilisateur de l’employé .

9. Dans le champ ID d’employé , tapez un ID d’employé, sélectionnez Divers, puis données utilisateur.

Effectuer une autre sauvegarde des données

Créez une sauvegarde, puis placez cette sauvegarde dans un stockage sécurisé et permanent. En créant une sauvegarde, assurez-vous de disposer d’un enregistrement permanent de la situation financière de l’entreprise à la fin de l’année. Vous pouvez restaurer la sauvegarde pour récupérer rapidement les données si une fluctuation de l’alimentation ou un autre problème se produit pendant la procédure de fermeture de fin d’année. Pour créer une sauvegarde, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Maintenance dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis sélectionnez Sauvegarde.
2. Dans la liste Nom de la société, sélectionnez le nom de votre société.
3. Modifiez le chemin du fichier de sauvegarde si cette action est requise, puis sélectionnez OK.

Créez les instructions T4, T4A et RL-1, puis imprimez les rapports T4, T4A et RL-1

Créer et imprimer les rapports T4 et les rapports RL-1

Pour cela, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Routines>Payroll - Canada, puis sélectionnez Création T4 et R1.
2. Sélectionnez Créer des T4.
3. Sélectionnez Créer des R1.
4. Pour imprimer le rapport de vérification T4, sélectionnez Imprimer le rapport T4.
5. Pour imprimer le rapport de vérification R1, sélectionnez Imprimer le rapport R1.
6. Sélectionnez OK pour quitter.
7. Imprimez la liste d’édition T4. Pour ce faire, pointez sur Paie-Canada dans le menu Rapports , sélectionnez Routines, rapports de routine, puis sélectionnez T4 Modifier le rapport.

Créer et imprimer les rapports T4A

Pour cela, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Routines>Payroll - Canada>T4A Routines, puis sélectionnez Configuration T4A.
2. Sélectionnez Créer des T4A.
3. Sélectionnez Imprimer le rapport T4A pour imprimer le rapport de vérification T4A.

Modifier les enregistrements T4, T4A et RL-1 si nécessaire

Modifier les instructions T4

Pour ce faire, dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Routines>Paie - Canada, puis sélectionnez Modifier T4.

Modifier les instructions T4A

Pour ce faire, dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Routines>Paie - Canada>T4A Routines, puis sélectionnez T4A Record Edit .

Modifier les montants R1 en fonction de la liste d’édition dans la fenêtre Modifier R1

Pour ce faire, dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Routines>Payroll - Canada, puis sélectionnez R1 Modifier.

Créer des enregistrements de synthèse T4, T4A et RL-1

Créer les informations récapitulatives pour les rapports T4 et pour les rapports RL-1

Pour cela, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Routines>Payroll - Canada, puis sélectionnez Résumé T4 et R1.
2. Sélectionnez Créer des enregistrements récapitulatives T4.
3. Sélectionnez Créer des enregistrements récapitulatives R1.

Créer les informations récapitulatives pour les rapports T4A

Pour cela, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Routines>Payroll - Canada>T4A Routines, puis sélectionnez Résumé T4A.
2. Sélectionnez Créer des enregistrements de synthèse T4A.

Imprimer les rapports T4, T4A, RL-1 et créer des fichiers XML T4, T4A et RL-1, le cas échéant

Imprimer les rapports T4 finaux

Pour cela, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis sur Routines>Payroll - Canada, puis sélectionnez Impression T4 et R1.

2. Dans le champ Numéro d’employeur , sélectionnez le numéro d’employeur approprié.

3. Sélectionnez Type de bordereau T4 pour sélectionner le formulaire approprié.

4. Pour imprimer les instructions T4, sélectionnez Feuillets T4. Suivez les invites et sélectionnez si vous souhaitez tester l’alignement du formulaire en imprimant un enregistrement de test.

5. Sélectionnez Résumé T4 et Segment T4.

   Remarque

   Ces rapports ne sont pas conçus pour imprimer sur un formulaire préimprimé.

6. Pour générer le fichier T4 électronique, sélectionnez Electronic T4's. Complétez la fenêtre Transfert électronique de paie T4 , puis sélectionnez Vérifier uniquement ou Vérifier et générer.

Imprimer les rapports RL-1

Pour cela, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis sur Routines>Payroll - Canada, puis sélectionnez Impression T4 et R1.

2. Dans le champ Numéro d’employeur , sélectionnez le numéro d’employeur approprié.

3. Sélectionnez Type de glissement R1 et choisissez Laser.

4. Pour imprimer les instructions R1, sélectionnez Bordereaux R1.

5. Pour imprimer le rapport Résumé R1, sélectionnez Résumé R1.

   Remarque

   Ce rapport n’est pas conçu pour imprimer sur un formulaire préimprimé.

6. Pour générer le fichier RL-1 électronique, sélectionnez R1 électronique. Renseignez la fenêtre Transfert électronique de paie R1 et entrez les champs obligatoires, y compris le numéro d’autorisation du développeur de logiciels. Sélectionnez ensuite Vérifier uniquement ou Vérifier et générer.

Imprimer les rapports T4A

Pour cela, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Routines>Payroll - Canada>T4A Routines, puis sélectionnez Impression T4A.
2. Dans le champ Numéro d’employeur , sélectionnez le numéro d’employeur approprié.
3. Sélectionnez Type de bordereau T4A pour choisir Employé laser ou Laser CCRA.
4. Dans Microsoft Dynamics GP 2015 et versions ultérieures, entrez une valeur dans le champ Numéro d’authentification RL-1 . (Reportez-vous au Q1 dans la section FAQ ci-dessous pour plus d’informations sur ce champ.)
5. Pour imprimer les instructions T4A, sélectionnez Feuillets T4A.
6. Pour imprimer les rapports, sélectionnez Segment T4A et Résumé T4A.
7. Pour générer les T4A électroniques, sélectionnez Les T4A électroniques. Complétez la fenêtre T4A de transfert électronique de paie , puis sélectionnez Vérifier uniquement ou Vérifier et générer.

Vérifier que les périodes de paiement sont correctement définies

Pour vérifier que les périodes de paiement sont correctement définies pour la nouvelle année à venir, dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Configurer la>paie - Contrôle Canada>, puis sélectionnez Fréquence.

FAQ

Q1 : Quand dois-je installer la mise à jour Year-End ?

R1 : Fondamentalement, vous devez terminer toutes vos opérations de paiement pour l’année en cours et installer la mise à jour Year-End (et effectuer la réinitialisation du fichier Year-End ou l’étape 5 de la liste de contrôle ci-dessus afin que les montants personnels de base soient mis à jour) avant d’effectuer des opérations de paiement pour la nouvelle année suivante. La mise à jour Year-End inclura le nouveau code fiscal nécessaire pour les versements au cours de la prochaine année. Suivez les étapes indiquées dans la liste de contrôle ci-dessus.

Q2 : Que dois-je faire si la réinitialisation Year-End a été effectuée APRÈS qu’une période de paye a été effectuée au cours de la nouvelle année ?

R2 : Vous devez effectuer une restauration vers une sauvegarde à partir de AVANT la Year-End la réinitialisation a été effectuée. Annuler la période de paiement pour la nouvelle année. Effectuez ensuite la Year-End Réinitialiser (pour déplacer toutes les données de l’année en cours vers l’historique, et Réinitialiser la base de référence pour indexer tous les montants personnels de base de l’employé). Ensuite, vous pouvez rétablir la période de paye pour la nouvelle année maintenant que les montants d’impôt mis à jour sont en place pour chaque employé. Gardez à l’esprit que la nouvelle série de salaires peut produire des montants différents, car ils ont peut-être maximal sur certains montants en utilisant les montants de l’an dernier, et les impôts peuvent avoir changé pour la nouvelle année.

Q3 : Pourquoi dois-je effectuer une clé dans le numéro d’authentification RL-1 ?

R3 : Pour faciliter la fin de l’année, le champ Numéro d’authentification RL-1 a été ajouté en tant que champ modifiable à la fenêtre Paie T4/R1 Imprimer- Canada . L’utilisateur doit maintenant enregistrer le numéro de bordereau RL-1 dans ce champ. Ce numéro d’autorisation est utilisé par Revenu Québec pour identifier que les formulaires proviennent de Microsoft Dynamics GP. Ce numéro d’autorisation sera stocké dans une table SQL [CPY20100], par an. Il est donc disponible pour les réimpressions. Si l’utilisateur met à jour le champ Numéro d’authentification RL-1 , la Date de la dernière mise à jour est remplacée par la Date système actuelle. Le rapport RL-1 (P_CPY_SETP_R1_Laser) a également été modifié pour lire ce nouveau champ de numéro d’autorisation.

Q4 : Pourquoi les impôts calculés dans Dynamics GP diffèrent-ils de la calculatrice en ligne de l’ARC ? Comment l’impôt sur le revenu est-il calculé dans la paie canadienne ?

A4 : Les taux de taxe sont inclus dans le code gp et ne sont pas stockés dans les tables SQL pour la paie canadienne. Microsoft Dynamics GP utilise une formule de convention de moyenne pour calculer les impôts qui se trouvent dans les fourchettes fiscales acceptables publiées par l’Agence du revenu du Canada (ARC). Pour plus d’informations sur la façon dont les impôts sont calculés, consultez Calculs de l’impôt sur le revenu ou écarts avec l’ARC dans La paie canadienne pour Microsoft Dynamics GP .