Résolution des problèmes liés à l’équilibrage de comptes fournisseurs avec le compte approprié dans General Ledger dans Microsoft Dynamics SL


Résumé


Cet article explique comment rapprocher les soldes dans le module comptes fournisseurs avec le compte approprié dans le module Comptabilité générale. Tout d’abord, vous devez imprimer l’état Balance période de fournisseur ou l’état de période sensibles âgés de point d’accès dans le module comptes fournisseurs. Vous devez imprimer le rapport Balance de vérification dans le module Comptabilité générale et ensuite comparer les deux États. Si vous trouvez des incohérences, vous devez imprimer le rapport détail de comptabilité. Si l’incohérence est due à une transaction qui a été établie via un autre module, vous devez rechercher l’écriture d’origine de la transaction. Si l’incohérence est introuvable dans la période en cours, vous devez analyser les périodes précédentes et les écritures non validées. Comme les étapes finales en tentant d’identifier la cause de l’incohérence, il se peut que vous deviez effectuer un contrôle d’intégrité ou de la validation de la transaction.

INTRODUCTION


Dans Microsoft Dynamics SL, vous devez concilier les soldes dans le module comptes fournisseurs avec le compte approprié dans le module Comptabilité générale. Nous vous recommandons de vous rapprochez les soldes dans le cadre de chaque processus de clôture de fin de mois. Effectuer un rapprochement mensuel offre les avantages suivants :
  • La documentation correcte est disponible lors de la planification d’un audit.
  • Des incohérences dans les informations contenues dans les deux modules peuvent être identifiés et corrigés avant la période est clôturée pour le mois.
Cet article explique comment rapprocher les soldes dans le module comptes fournisseurs avec le compte approprié dans le module Comptabilité sur une base mensuelle. Cet article décrit également les rapports que vous pouvez utiliser au cours du processus.

Plus d'informations


Imprimer des États dans le module fournisseurs et dans le module Comptabilité générale

Toutes les informations entrées dans le module comptes fournisseurs met à jour un compte du grand livre. Le compte principal, vous devez rapprocher dans le module comptes fournisseurs est le compte des achats. Vous devez rapprocher les autres comptes incluent les comptes de caisse, le compte de paiement, le compte d’exploitation et les comptes achats.

Étape 1 : Imprimer un rapport dans le module comptes fournisseurs

Pour vérifier que le montant de la comptabilité fournisseurs et les montants du grand livre sont les mêmes pour la période en cours ou pour les périodes passées, vous pouvez utiliser l’une des deux états suivants dans le module comptes fournisseurs :
  • L’état Balance de période fournisseur

    Si vous imprimez le rapport Balance de vérification du délai fournisseur, utilisez le format de la période précédente. Si vous avez une base de données plusieurs-devise, utilisez la période précédente - MC format.
  • L’état de période sensibles âgés de point d’accès

    Si vous imprimez le rapport période sensibles âgés de point d’accès, utilisez le format historique. Si vous avez une base de données de devise multiple, utilisez le format de l’historique MC.
Nous vous conseillons pas l’état de vieillissement de point d’accès ou de l’état Balance fournisseurs car ces deux rapports incluent des lots de comptes fournisseurs qui sont lancés dans une période future.

Il est également utile de comparer le solde qui apparaît dans le rapport de période sensibles âgés de point d’accès pour le solde qui apparaît dans le rapport Balance de vérification du délai fournisseur. De cette façon, vous pouvez éliminer toutes les différences entre les deux États. Si les deux rapports ne sont pas en accord, vous pouvez réduire le fournisseur qui est à l’origine les deux rapports ne conviennent ne pas. En outre, si les deux rapports affichent deux différents soldes, vérifiez si des rapports accepte le GL.

Étape 2 : Imprimer un rapport dans le module Comptabilité générale

Dans le module Comptabilité, vous devez imprimer le rapport Balance de vérification pour le compte que vous équilibrez. Vous pouvez utiliser le format Combiné des totaux ou le format de débit et crédit totaux .

Pour spécifier le compte dans le module Grand livre que vous souhaitez imprimer un rapport de Balance de traçage pour, procédez comme suit :
  1. Dans la boîte de dialogue de Balance de vérification (01.610.00) , cliquez sur l’onglet à Sélectionner .
  2. Dans le champ champ, tapez account.acct.
  3. Sélectionnez égal dans la liste opérateur , puis tapez le numéro de compte des comptes fournisseurs dans le champ valeur .

Étape 3 : Comparer les rapports

Le total du compte dans le rapport Balance de vérification doit s’équilibrer avec le total dans l’état que vous avez imprimé dans le module comptes fournisseurs. Si les totaux de ces deux États est équilibré, aucune action supplémentaire n’est nécessaire.

Remarque Si vous avez plusieurs comptes achats, ou si vous avez plusieurs sous-comptes et un compte de comptabilité, vous devez utiliser une des procédures suivantes pour comparer les rapports :
  • Imprimer le rapport pour le module comptes fournisseurs à l’aide d’une instruction select pour que l’état inclut uniquement un des comptes achats et puis utiliser la même instruction select dans le rapport de Balance de vérification du grand livre général. Ensuite, comparer chaque comptes fournisseurs un par un.
  • Ajouter tous les comptes achats dans le rapport Balance de vérification du grand livre général et comparez le total au total dans le rapport pour le module Comptabilité fournisseurs.

Rapprocher les différences entre le rapport pour le module comptes fournisseurs et le rapport de Balance de vérification du grand livre général

Si vous trouvez une incohérence entre les totaux dans le rapport de période sensibles âgés de point d’accès ou dans le rapport de Balance de période fournisseur et le rapport de Balance de vérification du grand livre général, procédez comme suit pour localiser la source de cette incohérence.

Étape 1 : Imprimer le rapport détail de comptabilité

Tout d’abord, imprimez le rapport détail de comptabilité. Le rapport détail grand livre affiche toutes les écritures qui ont été validées pour les comptes achats et les sous-comptes pour la période. Le champ JrnlType répertorie le module provenant de l’entrée. Si le type de journal n’est PA, l’écriture a été créée dans le module comptes fournisseurs. Si le type de feuille est GJ, l’écriture a été créée dans le module Comptabilité générale. Si le type de feuille est AR, l’entrée proviennent de comptes clients. S’il existe un type de feuille est différent de point d’accès, une écriture a été créée pour le compte des achats à l’aide d’un autre module. Entrées effectuées pour le compte des achats dans les autres modules créent une différence entre les totaux dans le grand livre de module et le module comptes fournisseurs. S’il existe un type de feuille est différent de point d’accès, vous devez rechercher l’écriture d’origine.

Étape 2 : Rechercher l’entrée d’origine

Pour localiser l’entrée d’origine, procédez comme suit :
  1. Notez le numéro de lot de la transaction dans le champ BatNbr et notez l’entrée dans le champ JrnlType dans le rapport de détails de comptabilité.
  2. Ouvrez la boîte de dialogue État du module qui est répertorié dans le champ JrnlType .

    Par exemple, si le type de journal qui est répertorié dans le champ JrnlType est GJ, ouvrez la boîte de dialogue Édition de grand livre général (01.810.00) .
  3. Dans la boîte de dialogue rapport, cliquez sur l’onglet à Sélectionner .
  4. Tapez batch_batnbr dans le champ champ.
  5. Sélectionnez égal dans la liste opérateur et tapez votre numéro de lot dans le champ valeur .

  6. Rechercher la transaction en question dans l’état de traitement par lots. Décider des ajustements qui sont nécessaires pour équilibrer les comptes du grand livre et les comptes fournisseurs.
Si vous ne pouvez pas résoudre les incohérences en utilisant les rapports de la périodes en cours, vous devez analyser les périodes précédentes et les écritures non validées.

Étape 3 : Analyser les écritures non validées et les exercices antérieurs

Écritures qui sont validées à des exercices antérieurs ne s’impriment pas sur le rapport de détails de comptabilité de période en cours. Si le total de la période en cours dans le module comptes fournisseurs ne correspond pas avec le total de la période en cours dans le module Comptabilité générale, examinez les périodes précédentes pour déterminer la condition de sortie déséquilibre lors du démarrage. Imprimer un rapport de détails de comptabilité pour la période précédente et ensuite faire une recherche les transactions qui ont été validées pour cette période. Les transactions validées dans un exercice différent sont marquées d’un astérisque. Le message suivant s’affiche au bas de la page :
Indique que la période entrée est différente de la période post
Vous pouvez également utiliser l’état des transactions du grand livre pour tenter de rapprocher les incohérences entre le module de comptabilité générale et le module comptes fournisseurs. Pour imprimer ce rapport, cliquez sur Transactions du grand livre dans le menu rapports . Utilisez le format non comptabilisées . Toutes les transactions sont entrées par le biais des modules auxiliaires tels que le module comptes fournisseurs ou le module Comptabilité sont répertoriées dans ce rapport. Vous pouvez consulter ce rapport afin de vous assurer qu’il n’y a aucune transaction non comptabilisée qui affectent les soldes dans le module Comptabilité générale.

Si vous ne pouvez pas résoudre les incohérences en analysant les entrées non validées et les exercices antérieurs, vous devez effectuer les procédures de vérification des données qui sont décrites dans les sections suivantes.

Étape 4 : Effectuer une validation de transaction

Passez en revue le rapport Distribution des comptes, vérifiez les points suivants :
  • Assurez-vous que les comptes d’achats ont été correctement crédités pour chèques-cadeaux et les crédits de l’ajustement.
  • Assurez-vous que les comptes d’achats ont été correctement débités des chèques et des débits de l’ajustement.
Le solde de ce rapport doit correspondre le solde des comptes fournisseurs dans le rapport de détails de comptabilité. Vous pourrez identifier les transactions en consultant le champ Type de Transaction . Voici les types de transactions dans le module comptes fournisseurs :
  • VO = n° document
  • CK = vérification du système
  • HC = chèque manuel
  • CA = crédit d’ajustement
  • AD = débit d’ajustement
Le numéro de lot de chaque transaction est également répertorié dans ce rapport. Si vous trouvez une transaction douteuse, notez le numéro de lot dans le champ nom et vérifiez le lot en exécutant le rapport comptes à payer modifier par numéro de lot.

Le rapport Transactions des comptes fournisseurs que vous pouvez imprimer à partir de la boîte de dialogue États Achats est très utile si les transactions douteuses apparaissent sur un ou plusieurs de ces rapports. Ce rapport répertorie chaque transaction a été saisie pour la période en cours dans la boîte de dialogue n° document et la saisie de l’ajustement (03.010.00) , la boîte de dialogue Saisie de chèque manuel (03.030.00) et la boîte de dialogue vérifie (03.620.00) . L’état affiche le compte achats et le compte de dépenses de compensation chaque transaction a été validée.

Il est également utile imprimer le rapport sur les Transactions au grand livre et la comparer à l’état de Transactions de comptabilité fournisseurs. Chaque entrée dans l’état de Transactions de comptabilité fournisseurs doit apparaître dans l’état les Transactions au grand livre. À l’inverse, toutes les transactions dans l’état les Transactions de GL qui affectent le compte d’ajustement de point d’accès doivent s’afficher sur l’état des Transactions de comptabilité fournisseurs. Examinez les discrepencies.

Pour imprimer le rapport pour un type de transaction spécifique, procédez comme suit :
  1. Cliquez sur l’onglet à Sélectionner .
  2. Tapez aptran.trantype dans le champ champ.
  3. Sélectionnez égal dans la liste opérateur et tapez le type de transaction dans le champ valeur .
Si vous ne pouvez pas résoudre le problème par l’examen de ces rapports, vous devez effectuer une vérification d’intégrité.

Étape 5 : Effectuer un contrôle d’intégrité

Le contrôle d’intégrité vérifie que les données dans le module comptes fournisseurs sont complètes et exactes. Vous effectuez une vérification d’intégrité à partir de la boîte de dialogue Comptes fournisseurs vérification d’intégrité (03.990.00) . Vous pouvez ouvrir cette boîte de dialogue dans la boîte de dialogue Comptes des écrans fournisseurs .

Vous pouvez utiliser trois options pour vérifier les données dans le module comptes fournisseurs. Vous ne pouvez pas modifier les données lorsque vous sélectionnez les options de vérification suivantes :
  • Vérifier les soldes de Document
  • Vérifiez les lots validés/non comptabilisés de point d’accès
  • Vérifier les soldes fournisseur
Nous vous recommandons de toujours utiliser les options de vérification avant d’utiliser les quatre autres options corriger ou de reconstruire les données.

Vous devez être prudent lorsque vous utilisez les options correctes et les options de reconstruction dans la boîte de dialogue Comptes fournisseurs vérification d’intégrité (03.990.00) . Ces options modifient les données dans les enregistrements associés. N’exécutez pas les processus de reconstruction sans l’approbation d’un superviseur comptable ou de votre consultant Microsoft Dynamics SL. Sauvegardez toujours la base de données avant d’utiliser les options suivantes :
  • Soldes de Document correct
  • Recréer les soldes du fournisseur à partir de Documents
  • Reconstruire l’historique du fournisseur à partir de Documents
  • Reconstruire l’historique de 1099
Avant d’utiliser l’option Reconstruire les soldes fournisseur à partir de Documents , nous vous recommandons de vous assurer que tous les documents dans la base de données sont complètes et correctes. Cette option calcule chaque solde fournisseur basée sur les documents de comptes fournisseurs ouverts. L’option Reconstruire l’historique du fournisseur à partir de Documents met à jour les enregistrements de l’historique des fournisseurs en résumant les documents de comptes fournisseurs pour chaque fournisseur par période.

Si vous trouvez et corrigez les erreurs, vous devez réimprimer et examiner le rapport de Balance de vérification du grand livre général. En outre, réimprimer le rapport de Balance de période de fournisseur ou de l’état de période sensibles âgés de point d’accès dans le module comptes fournisseurs. Vérifiez que les soldes correspondent.

L’option historique de reconstruire les 1099 n’est pas présentée dans ce document car il n’affecte pas le rapprochement du module comptes fournisseurs et le module Comptabilité générale.

Une fois que vous terminer le rapprochement mensuel et vous vérifiez que le module comptes fournisseurs et le module du grand livre sont compensées, vous pouvez effectuer la clôture de fin de mois.

Résumé : Les différences entre les soldes de le rapports PA par période et le solde du compte du point d’accès est généralement provoquée par des entrées qui affectent le module PA qui n’ont jamais validées dans les comptes GL ou de grand livre ont été effectuées directement dans le compte du point d’accès au grand livre qui ne proviennent pas via le module de point d’accès. Nous avons également remarqué qu’acomptes du point d’accès entraînent parfois des situations de hors-bilan de. Examinez attentivement les fournisseurs affectés par des paiements avant pour voir si ces transactions pourraient être à l’origine des situations hors-de-solde. N’oubliez pas d’inclure le compte de prépaiement PA dans le rapprochement. Une aide supplémentaire peut être fournie en contactant le support technique si aucune des suggestions ci-dessus à trouver la cause du problème. Avant l’appel de support technique, vous devez savoir période dans laquelle la situation de déséquilibre hors tout d’abord s’est produite et ont terminé toutes les étapes ci-dessus pour tenter de localiser les problème ou les transactions.

Pour plus d’informations sur le support technique pour Microsoft Dynamics SL, visitez le site Web de Microsoft à l’adresse suivante :