Utiliser Access ou Excel pour gérer vos données

Access et Microsoft Excel présentent de nombreuses similitudes, ce qui peut compliquer le choix du programme à utiliser. Par exemple, les deux programmes peuvent stocker de grandes quantités de données, exécuter des requêtes et des outils d’analyse puissants pour découper ces données et effectuer des calculs sophistiqués qui retournent les données dont vous avez besoin.

Toutefois, chaque programme présente des avantages évidents, selon le type de données que vous gérez et ce que vous souhaitez faire avec ces données. Par exemple, si vous voulez conserver l’intégrité des données dans un format accessible à plusieurs utilisateurs, Access est votre meilleur choix. Excel est mieux adapté aux données numériques complexes que vous souhaitez analyser en profondeur.

Dans de nombreux cas, vous pouvez utiliser les deux programmes, en utilisant chacun dans le but qui lui convient le mieux. En général, Access est meilleur pour la gestion des données : il vous permet de garder les données organisées, faciles à rechercher et disponibles pour plusieurs utilisateurs simultanés. Excel est généralement meilleur pour l’analyse des données : il effectue des calculs complexes, explore les résultats possibles et produit des graphiques de haute qualité. Si vous utilisez Access pour stocker vos données et Excel pour les analyser, vous pouvez bénéficier des avantages des deux programmes.

Excel prend également en charge la co-création en temps réel, de sorte que plusieurs personnes peuvent modifier le même classeur en même temps sur plusieurs appareils. Access est généralement utilisé pour les scénarios de base de données multi-utilisateur structurées sur Windows.

Avant de choisir quel programme utiliser, comparez les avantages de chaque programme, découvrez quand il est préférable d’utiliser l’un ou l’autre et découvrez comment travailler avec les deux programmes pour obtenir exactement les résultats souhaités.

Comparer les avantages de chaque programme

Choisir le bon programme est essentiel si vous souhaitez accéder à vos informations et les mettre à jour avec un maximum de performance et de précision. Pour savoir quel programme est le mieux adapté aux tâches que vous souhaitez accomplir, comparez les avantages de chaque programme en termes de stockage de données, d’analyse de données, de collaboration multi-utilisateurs et de sécurité.

Stockage des données

Données plates et relationnelles Pour décider quel programme est le mieux adapté au stockage de vos données, posez-vous la question suivante : les données sont-elles relationnelles ou non ? Les données que vous pouvez contenir efficacement dans une table ou une feuille de calcul unique sont appelées données plates ou non relationnelles . Par exemple, si vous souhaitez créer une liste simple de clients, avec une seule adresse et un seul contact pour chaque client, Excel peut être le meilleur choix. Toutefois, si vous souhaitez stocker une liste de clients plus complexe qui contient les adresses de facturation et d’expédition de chaque client, ou plusieurs personnes de contact pour chaque client, Access est la meilleure solution.

Dans une base de données relationnelle, vous organisez vos informations en plusieurs tables. Dans une base de données relationnelle bien conçue, chaque table est plate et ne contient des informations que sur un seul type de données. Par exemple, si vous créez une base de données clients, les noms des clients sont placés dans une table, tandis que les adresses de facturation et d’expédition de ces clients sont placés dans une table distincte. Il est judicieux de stocker les adresses séparément des noms, car chaque client peut avoir plusieurs adresses et vous souhaitez pouvoir entrer plusieurs adresses pour chaque client sans avoir à entrer à nouveau le nom du client pour chaque adresse.

Données locales et externes Vous pouvez utiliser Access pour vous connecter à des données provenant de diverses sources de données externes afin de pouvoir afficher, interroger et modifier ces données sans avoir à les importer. Par exemple, Access fournit des commandes pour se connecter aux données existantes d’une base de données Microsoft SQL Server, d’un fichier dBASE ou d’un dossier Outlook, ainsi qu’à de nombreuses autres sources de données. Vous pouvez utiliser Excel pour vous connecter à un large éventail de sources de données, notamment des bases de données Access, SQL Server et Analysis Services, des fichiers texte et XML, ainsi que des sources de données ODBC et OLE DB. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les données pour changer les données sources via l’interface utilisateur Excel.

Access et Excel fournissent tous deux des commandes pour se connecter aux données dans des listes de Windows SharePoint Services. Toutefois, Excel ne fournit qu’une connexion en lecture seule aux listes SharePoint ; tandis qu’Access vous permet de lire et d’écrire des données dans des listes SharePoint.

Intégrité des données et flexibilité Des identificateurs uniques permettent de préserver l’intégrité de vos données et garantissent qu’aucune ligne (ou aucun enregistrement) ne contient exactement les mêmes données. Les identifiants uniques constituent également le moyen le plus rapide de récupérer des données lorsque vous effectuez une recherche ou triez vos données. Dans Access, vous pouvez utiliser le type de données NuméroAuto afin de générer automatiquement un identificateur unique pour chaque enregistrement. Vous pouvez ensuite utiliser ces identificateurs pour lier des enregistrements d’une table à un ou plusieurs enregistrements d’une autre table.

La structure qu’Access applique à vos données permet d’en garantir l’intégrité. Access peut exiger que les nouveaux enregistrements d’une table aient une valeur correspondante dans une autre table, de sorte que vous ne puissiez pas créer d’enregistrements « orphelins ». Par exemple, vous ne voulez pas que votre commande n’inclue pas d’informations client. Access peut exiger que chaque nouvel enregistrement de votre table Commandes ait une valeur client correspondante dans votre table Clients. Cette correspondance requise des valeurs est appelée intégrité référentielle.

Vous pouvez également imposer vos propres contraintes et règles pour vous assurer que les données sont saisies correctement. Excel vous permet d’entrer des données de manière plus libre, mais comme Excel ne prend pas en charge les données relationnelles, il ne peut pas prendre en charge l’intégrité référentielle. Toutefois, vous pouvez utiliser la commande Validation des données pour contrôler la saisie de données dans Excel.

Analyse de données

Requête en cours Si vous devez souvent afficher vos données de différentes façons en fonction de conditions ou d’événements changeants, Access peut être le meilleur choix pour stocker et utiliser vos données. Access vous permet d’utiliser des requêtes langage SQL (SQL) pour récupérer rapidement les lignes et colonnes de données souhaitées, que celles-ci soient contenues dans une ou plusieurs tables. Vous pouvez également utiliser des expressions dans les requêtes pour créer des champs calculés. L’utilisation d’une expression dans Access est similaire au processus d’utilisation de formules dans Excel pour calculer des valeurs. Vous pouvez également utiliser des requêtes Access pour synthétiser des données et présenter des valeurs agrégées, telles que des sommes, des moyennes et des nombres.

Modélisation Dans Excel, vous pouvez utiliser des outils d’analyse d’évaluation de scénarios pour prévoir le résultat d’un modèle de feuille de calcul. L’analyse d’évaluation de scénarios vous permet d’exécuter différents scénarios sur vos données, tels que les meilleurs et les pires scénarios, et de comparer les données résultantes de plusieurs scénarios dans un rapport de synthèse. Aucune fonctionnalité similaire n’est disponible dans Access.

Tableau croisé dynamique et graphique Dans les deux programmes, vous pouvez créer des rapports de tableau croisé dynamique et des graphiques de tableau croisé dynamique. Toutefois, Excel fournit des fonctionnalités de création de rapports et de graphiques de tableau croisé dynamique plus avancées qu’Access. Si vous prévoyez de créer des rapports de tableau croisé dynamique volumineux ou de fournir régulièrement des graphiques professionnels, vous devriez utiliser la création de rapports de tableau croisé dynamique ou les graphiques de tableau croisé dynamique dans Excel plutôt que les mêmes fonctionnalités dans Access.

Collaboration multi-utilisateurs

Access et Excel prennent en charge les environnements de collaboration, tels que les partages de fichiers réseau et Windows SharePoint Services. Toutefois, ils diffèrent dans la façon dont plusieurs utilisateurs accèdent aux données.

Accès utilisateur multiple aux données En fonctionnement normal, Access permet à plusieurs utilisateurs d’ouvrir une même base de données en même temps. Cette approche fonctionne bien, car Access verrouille uniquement les données qu’un utilisateur est en train de modifier. Par conséquent, d’autres utilisateurs peuvent modifier différents enregistrements sans conflit. Dans Excel, vous pouvez partager un classeur avec d’autres utilisateurs, mais la collaboration multi-utilisateur fonctionne mieux lorsque les utilisateurs travaillent sur les données de ce classeur à des moments différents plutôt que simultanément. En effet, les utilisateurs d’une base de données Access collaborent sur un ensemble de données et les utilisateurs d’un classeur Excel collaborent sur un document.

Utilisation de Windows SharePoint Services pour la collaboration Les deux programmes s’intègrent aux technologies de Microsoft Windows SharePoint Services, telles que les listes SharePoint et les bibliothèques de documents.

Access offre plusieurs façons de collaborer avec plusieurs utilisateurs sur un site SharePoint. Par exemple, vous pouvez charger une base de données complète dans une bibliothèque de documents Windows SharePoint Services, rendre les formulaires et les rapports disponibles en tant que vues Windows SharePoint Services et lier une base de données à des données stockées dans des listes SharePoint.

Excel ne fournit qu’un seul moyen de collaborer avec plusieurs utilisateurs sur un site SharePoint Services. Vous pouvez charger un classeur dans les bibliothèques de documents de Windows SharePoint Services, où chaque utilisateur peut extraire le classeur en case activée pour y apporter des modifications, empêchant ainsi d’autres utilisateurs de modifier le classeur en même temps. Les utilisateurs peuvent modifier un classeur sans l’extraire de la bibliothèque de documents, auquel cas ils doivent se coordonner avec d’autres utilisateurs pour éviter les conflits de données.

Utilisation de dossiers réseau pour la collaboration Si vous stockez une base de données Access dans un dossier réseau partagé, plusieurs utilisateurs peuvent ouvrir la base de données et utiliser ses données simultanément. La base de données verrouille les enregistrements individuels lorsqu’un utilisateur les modifie. Si vous stockez un classeur Excel dans un dossier réseau partagé, un seul utilisateur peut modifier le classeur à la fois. À des fins d’affichage, plusieurs utilisateurs peuvent ouvrir le classeur pendant qu’un autre utilisateur le modifie, mais ces utilisateurs ne peuvent apporter aucune modification aux données tant que l’utilisateur qui modifie le classeur ne le ferme pas.

Sécurité

Les deux programmes offrent des fonctionnalités similaires (mots de passe et chiffrement) qui permettent d’éviter toute perte de données et de protéger les données contre tout accès non autorisé. Toutefois, il existe certaines différences entre Access et Excel dans le fonctionnement de la protection des données côté utilisateur.

Prévention des pertes de données Dans Access, votre travail est enregistré en continu de sorte qu’en cas d’échec inattendu, il est peu probable que vous perdiez beaucoup de travail (le cas échéant). Toutefois, comme Access enregistre votre travail en continu, il vous est également possible d’apporter des modifications que vous décidez par la suite de ne pas valider. Pour vous assurer de pouvoir restaurer votre base de données comme vous le souhaitez, créez une copie de sauvegarde du fichier de base de données selon une planification adaptée à vos besoins. Vous pouvez récupérer une base de données entière à partir d’une sauvegarde, ou vous pouvez restaurer uniquement la table ou tout autre objet de base de données dont vous avez besoin. Si vous utilisez un utilitaire de sauvegarde de système de fichiers, vous pouvez également utiliser une copie d’une base de données à partir d’une sauvegarde de système de fichiers pour restaurer vos données. Dans Excel, vous pouvez enregistrer les informations de récupération automatique à intervalles définis pendant que vous mettez à jour vos données.

Protection des données au niveau de l’utilisateur Dans Excel, vous pouvez supprimer des données critiques ou privées de l’affichage en masquant des colonnes et des lignes de données, puis protéger l’ensemble de la feuille de calcul pour contrôler l’accès des utilisateurs aux données masquées. Outre la protection d’une feuille de calcul et de ses éléments, vous pouvez également verrouiller et déverrouiller des cellules dans une feuille de calcul pour empêcher d’autres utilisateurs de modifier involontairement des données importantes.

Sécurité au niveau des fichiers Au niveau des fichiers, vous pouvez utiliser le chiffrement dans les deux programmes pour empêcher les utilisateurs non autorisés d’accéder aux données. Vous pouvez également exiger la saisie d’un mot de passe pour ouvrir une base de données, un fichier ou un classeur. En outre, vous pouvez sécuriser un fichier de base de données ou un classeur à l’aide d’une signature numérique.

Accès restreint aux données Dans Excel, vous pouvez spécifier des autorisations basées sur l’utilisateur pour accéder aux données ou définir des droits de lecture seule qui empêchent d’autres utilisateurs d’apporter des modifications aux données auxquelles ils ont accès. Access ne fournit pas de fonctionnalités de sécurité côté utilisateur, mais il prend en charge le modèle de sécurité utilisateur de tout serveur de base de données auquel il se connecte. Par exemple, si vous créez un lien vers une liste SharePoint, Access respecte les autorisations de l’utilisateur pour cette liste. Si vous voulez empêcher les utilisateurs non autorisés d’accéder à vos données Access, chiffrez votre base de données en définissant un mot de passe. Les utilisateurs doivent entrer le mot de passe pour lire les données de la base de données, même s’ils y accèdent à l’aide d’un autre programme, tel qu’Excel.

Pour plus d’informations sur la protection de vos données, voir Définir ou modifier la sécurité de niveau utilisateur Access 2003 dans Access 2007 ou version ultérieure et Protection et sécurité dans Excel.

Quand utiliser Access

En règle générale, Access constitue le meilleur choix lorsque vous devez effectuer un suivi et enregistrer des données régulièrement, puis afficher, exporter ou imprimer des sous-ensembles de ces données. Les formulaires Access offrent une interface plus pratique qu’une feuille de calcul Excel pour travailler avec vos données. Vous pouvez utiliser Access pour automatiser les actions fréquemment effectuées, et les rapports Access vous permettent de résumer les données sous forme imprimée ou électronique. Access offre une meilleure structure pour vos données. Par exemple, vous pouvez contrôler les types de données pouvant être entrées, les valeurs acceptables et spécifier la manière dont les données d’une table sont liées aux données d’autres tables. Cette structure vous permet de vous assurer que seuls les types de données corrects sont saisis.

Access stocke les données dans des tables qui ressemblent à peu près aux feuilles de calcul, mais les tables Access sont conçues pour des interrogations complexes relatives aux données stockées dans d’autres tables.

Utilisez Access dans les situations suivantes :

• Si vous prévoyez que de nombreuses personnes travaillent dans la base de données, vous recherchez des options robustes qui gèrent en toute sécurité les mises à jour de vos données, telles que le verrouillage d’enregistrements et la résolution des conflits.
• Anticipez la nécessité d’ajouter d’autres tables à un jeu de données dont l’origine est une table plate ou non relationnelle.
• Vous souhaitez exécuter des requêtes complexes.
• Vous voulez produire une variété de rapports ou d’étiquettes de publipostage.

Scénarios courants d’utilisation d’Access

• Gestion des contacts Vous pouvez gérer vos contacts et adresses postales, puis créer des rapports dans Access ou fusionner les données avec Microsoft Office Word pour imprimer des lettres types, des enveloppes ou des étiquettes de publipostage.
• Inventaire et suivi des biens Vous pouvez dresser un inventaire des objets de votre domicile ou de votre entreprise, et stocker des photos ou d’autres documents connexes avec les données.
• Suivi de commande Vous pouvez entrer des informations sur les produits, les clients et les commandes, puis créer des rapports qui affichent les ventes par employé, région, période ou autre valeur.
• Suivi des tâches Vous pouvez suivre les tâches d’un groupe de personnes et entrer de nouvelles tâches en même temps que d’autres personnes mettent à jour leurs tâches existantes dans la même base de données.
• Organisation des bibliothèques de prêt Vous pouvez utiliser Access pour stocker des données sur vos livres et CD, et garder la trace des personnes à qui vous les avez prêtés.
• Planification d’événements Vous pouvez entrer des informations sur les dates, les emplacements et les participants aux événements, puis imprimer des planifications ou des résumés sur les événements.
• Suivi nutritionnel Gardez une trace des recettes et consignez vos activités alimentaires et physiques.

Quand utiliser Excel

En tant que tableur, Excel peut stocker de grandes quantités de données dans des classeurs qui contiennent une ou plusieurs feuilles de calcul. Toutefois, au lieu de servir de système de gestion de base de données, tel qu’Access, Excel est optimisé pour l’analyse et le calcul des données. Vous pouvez utiliser ce programme flexible pour créer des modèles d’analyse de données, écrire des formules simples et complexes pour effectuer des calculs sur ces données, faire pivoter les données comme vous le souhaitez et présenter les données dans une variété de graphiques à l’aspect professionnel. Microsoft Create propose plusieurs modèles de conception Excel .

Utilisez Excel lorsque vous :

• Exiger une vue plate ou non relationnelle de vos données au lieu d’une base de données relationnelle qui utilise plusieurs tables et lorsque vos données sont principalement numériques.
• Effectuez fréquemment des calculs et des comparaisons statistiques sur vos données.
• Vous souhaitez utiliser des rapports de tableau croisé dynamique pour afficher des données hiérarchiques dans une disposition compacte et flexible.
• Vous prévoyez de créer des graphiques régulièrement et souhaitez utiliser les nouveaux formats de graphique disponibles dans Excel.
• souhaitez mettre en valeur vos données à l’aide d’icônes de mise en forme conditionnelle, de barres de données et d’échelles de couleurs.
• souhaitez effectuer des opérations d’analyse de scénarios sophistiquées sur vos données, telles que l’analyse statistique, l’ingénierie et l’analyse de régression.
• Vous souhaitez effectuer le suivi des éléments d’une liste simple, à des fins personnelles ou de collaboration limitée.

Scénarios courants d’utilisation d’Excel

• Comptabilité Vous pouvez utiliser les puissantes fonctions de calcul d’Excel dans de nombreux états de comptabilité financière, par exemple, un état des flux de trésorerie, un compte de résultat ou un compte de résultat.
• Budgétisation Que vos besoins soient personnels ou professionnels, vous pouvez créer n’importe quel type de budget dans Excel (par exemple, un plan budgétaire marketing, un budget d’événements ou un budget de retraite).
• Facturation et ventes Excel est également utile pour gérer les données de facturation et de vente, et vous pouvez facilement créer les formulaires dont vous avez besoin (par exemple, factures de vente, bons de livraison ou bons de commande).
• Rapports Vous pouvez créer différents types de rapports dans Excel qui reflètent votre analyse de données ou résument vos données (par exemple, des rapports qui mesurent les performances des projets, prévoient des données, synthétisent des données ou présentent des données de variance).
• Planification Excel est un excellent outil pour créer des plans professionnels ou des planificateurs utiles — par exemple, un plan de cours hebdomadaire, un plan de recherche marketing, un plan fiscal de fin d’année ou des planificateurs qui vous aident à planifier les repas hebdomadaires, les fêtes ou les vacances.
• Suivi Vous pouvez utiliser Excel pour effectuer le suivi des données d’une feuille de temps ou d’une liste (par exemple, une feuille de temps pour le suivi du travail ou une liste d’inventaire qui effectue le suivi des équipements).
• Utilisation des calendriers De par sa nature de grille, Excel se prête bien à la création de tout type de calendrier (par exemple, un calendrier académique pour effectuer le suivi des activités de l’année scolaire ou un calendrier d’exercice financier pour suivre les événements et jalons de l’entreprise).

Pour obtenir des modèles Excel utiles dans l’une de ces catégories, consultez Modèles pour Excel sur Microsoft Office Online.

Utiliser Access et Excel ensemble

Vous voudrez peut-être profiter des avantages offerts par les deux programmes. Par exemple, vous pouvez créer une feuille de calcul dans Excel dans laquelle vous pouvez calculer et analyser les données. Mais la feuille de calcul devient trop volumineuse et complexe, et de nombreux autres utilisateurs doivent accéder aux données. À ce stade, vous pouvez importer ou lier votre feuille de calcul dans Access et l’utiliser comme base de données au lieu de l’utiliser dans Excel. Vous pouvez également avoir des données dans une base de données Access pour lesquelles vous voulez créer des rapports de tableau croisé dynamique Excel détaillés et des graphiques Excel de qualité professionnelle.

Quel que soit le programme que vous utilisez en premier, vous pouvez toujours transférer les données d’un programme à l’autre, où vous pouvez continuer à travailler. Avec ou sans connexion de données, vous pouvez importer ou exporter des données dans Access à partir d’Excel (et vice versa).

Pour plus d’informations sur la façon d’échanger des données entre les deux programmes, voir Déplacer des données d’Excel vers Access.