Mettre en forme un champ numérique ou monétaire

Les types de données Number, Large Number et Currency dans Access incluent de nombreux formats. Pour la mise en forme numérique et monétaire, vous avez trois possibilités : conserver les formats par défaut, appliquer un format prédéfini ou créer un format personnalisé. Lorsque vous appliquez un format à un champ de tableau, Access applique automatiquement ce même format à tout contrôle de formulaire ou d’état que vous liez ultérieurement à ce champ de table. La mise en forme change uniquement la façon dont les données sont affichées. Cela n’affecte pas la façon dont les données sont stockées ou comment les utilisateurs entrent des données.

Contenu de cet article

• Vue d’ensemble des formats de nombre et de devise
• Appliquer un format prédéfini
• Exemples de formats prédéfinis
• Appliquer un format personnalisé
• Exemples de formats personnalisés
• Caractères de format personnalisés
• Afficher A.D. ou C.-B.

Vue d’ensemble des formats de nombre et de devise

Pour créer un format personnalisé, entrez différents caractères dans la propriété Format d’un champ de tableau. Les caractères peuvent être des espaces réservés, tels que 0 et #; des séparateurs, tels que des points et des virgules ; des caractères littéraux ; et des couleurs, en fonction de la façon dont vous souhaitez que la mise en forme apparaisse. Access applique automatiquement tout format personnalisé que vous utilisez dans un champ de tableau à un contrôle lié dans un formulaire ou un état.

Vous pouvez spécifier des formats pour quatre types de valeurs numériques : positif, négatif, zéro (0) et null (non défini). Si vous créez un format pour chaque type de valeur, placez le format pour les valeurs positives en premier, le format pour les valeurs négatives en deuxième lieu, le format pour les valeurs zéro troisième et le format pour les valeurs Null en dernier. Séparez chaque format par un point-virgule.

Exemple de mise en forme personnalisée : #,###.##;(#,###.##)[Red];0,000.00;"Undefined"

S’affiche sous la forme :

• 1,234.568
• (1,234.568) en rouge
• 0,000.00
• Undefined

Voici ce que signifie la mise en forme :

• Le signe numérique (#) est un espace réservé pour les chiffres. S’il n’y a pas de valeurs, Access affiche un espace vide. Pour afficher des zéros au lieu d’espaces vides, utilisez 0 comme espace réservé. Par exemple, pour afficher 1234 en tant que 1234.00, utilisez la chaîne ####.00de format .
• Les valeurs positives s’affichent avec deux décimales.
• Les valeurs négatives s’affichent avec deux décimales, entre parenthèses et en rouge.
• Les valeurs zéro s’affichent sous la forme du nombre 0, toujours avec deux décimales.
• Les valeurs Null s’affichent sous la forme du mot Undefined.

Jusqu’à quatre sections sont possibles pour une chaîne, et chaque section est séparée par un point-virgule (;). Si votre champ de table accepte des valeurs Null, vous pouvez omettre la quatrième section.

Section	Format Description	Exemple
Si la première section contient #,###.##	Affiche les valeurs positives.	1234.5678 s’affiche sous la forme 1,234.568. Ce format utilise la virgule comme séparateur de milliers et le point comme séparateur décimal. Si les valeurs décimales de l’enregistrement dépassent le nombre de caractères d’espace réservé dans le format personnalisé, Access arrondit les valeurs et affiche uniquement le nombre de valeurs spécifiées par le format. Par exemple, si votre champ contient 3,456.789, mais que son format spécifie deux décimales, Access arrondit la valeur décimale à 0.79. Pointe: Pour un format avec des valeurs plus grandes ou plus de décimales, ajoutez d’autres espaces réservés pour la valeur décimale, comme #,###.###.
Si la deuxième section contient (#,###.##)[Red]	Affiche uniquement les valeurs négatives. Si vos données ne contiennent pas de valeurs négatives, Access laisse le champ vide.	La valeur négative est placée entre parenthèses ou caractères littéraux. Dans cet exemple, toute valeur négative est affichée en rouge.
Si la troisième section contient 0,000.00	Définit le format de toutes les valeurs zéro (0).	Lorsque le champ contient une valeur de zéro, 0,000.00 est affiché. Pour afficher du texte au lieu d’un nombre, utilisez "Zero" entouré de guillemets doubles.
Si la quatrième section contient "Undefined"	Définit ce que les utilisateurs voient lorsqu’un enregistrement contient une valeur null. Dans ce cas, les utilisateurs voient le mot Undefined.	Vous pouvez également utiliser d’autres textes, tels que "Null" ou "****". Les caractères entourés de guillemets doubles sont traités comme des littéraux et affichés exactement comme entrés.

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Appliquer un format prédéfini

Access fournit plusieurs formats prédéfinis pour les données numériques et monétaires. Le format par défaut consiste à afficher le nombre tel qu’il a été entré.

Dans une table

1. Ouvrez le tableau en mode Création.
2. Dans la section supérieure de la grille de conception, sélectionnez le champ Date/Heure que vous souhaitez mettre en forme.
3. Dans la section Propriétés du champ dans la section inférieure, cliquez sur la flèche dans la zone de propriété Format , puis sélectionnez un format dans la liste déroulante.
4. Une fois que vous avez sélectionné un format, le bouton Options de mise à jour des propriétés s’affiche. Il vous permet d’appliquer votre nouveau format à tous les autres champs de tableau et contrôles de formulaire qui en hériteraient logiquement. Pour appliquer vos modifications à l’ensemble de la base de données, cliquez sur la balise active, puis cliquez sur Mettre à jour le format partout où <nom de champ> est utilisé. Dans ce cas, Nom du champ est le nom de votre champ de numéro ou de devise.
5. Pour appliquer vos modifications à l’ensemble de la base de données, cliquez sur Oui lorsque la boîte de dialogue Propriétés de mise à jour s’affiche et affiche les formulaires et autres objets qui hériteront du nouveau format. Pour plus d’informations, consultez Propager une propriété de champ.
6. Enregistrez vos modifications et basculez en mode Feuille de données pour voir si le format répond à vos besoins.

Dans un formulaire ou un état

Dans un formulaire ou un état, les dates sont généralement affichées dans des zones de texte. Définissez simplement la propriété Format de la zone de texte sur le format de date souhaité.

1. Ouvrez le formulaire ou l’état en mode Disposition ou En mode Création.
2. Positionnez le pointeur dans la zone de texte avec le nombre ou la devise.
3. Appuyez sur F4 pour afficher la feuille de propriétés.
4. Définissez la propriété Format sur l’un des formats de date prédéfinis.

Dans une requête

1. Ouvrez la requête en mode Création.
2. Cliquez avec le bouton droit sur le champ de date, puis cliquez sur Propriétés.
3. Dans la feuille de propriétés, sélectionnez le format souhaité dans la liste des propriétés Format .

Dans une expression

• Utilisez la FormatDateTime fonction pour mettre en forme une valeur de date dans l’un des formats prédéfinis. Cela peut vous être utile si vous travaillez dans une zone qui nécessite une expression, telle qu’une macro ou une requête.

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Exemples de formats prédéfinis

Le tableau suivant présente les paramètres de propriété Format prédéfinis pour les nombres et la devise.

Paramètres	Description
Numéro général	(Par défaut) Affiche le nombre tel qu’il a été entré.
Devise	Utilise le séparateur de milliers et suit les paramètres spécifiés dans les paramètres régionaux de Windows pour les montants négatifs, les symboles décimaux et monétaires et les décimales.
Euro	Utilise le symbole euro (€), quel que soit le symbole monétaire spécifié dans les paramètres régionaux de Windows.
Résolu	Affiche au moins un chiffre et suit les paramètres spécifiés dans les paramètres régionaux de Windows pour les montants négatifs, les symboles décimaux et monétaires et les décimales.
Standard	Utilise le séparateur de milliers et suit les paramètres spécifiés dans les paramètres régionaux de Windows pour les montants négatifs, les symboles décimaux et les décimales.
Pourcentage	Multiplie la valeur par 100 et ajoute un signe de pourcentage (%). Il suit les paramètres spécifiés dans les paramètres régionaux de Windows pour les montants négatifs, les symboles décimaux et les décimales.
Scientifique	Utilise la notation scientifique standard.

Voici des exemples de formats de nombre prédéfinis.

Paramètres	Données	Affichage
Numéro général	3456.789 –3456.789 213,21 $	3456.789 –3456.789 213,21 $
Devise	3456.789 –3456.789	3 456,79 $ (3 456,79 $)
Résolu	3456.789 –3456.789 3.56645	3456.79 –3456.79 3.57
Standard	3456.789	3,456.79
Pourcentage	3 0.45	300% 45%
Scientifique	3456.789 –3456.789	3.46E+03 –3.46E+03

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Appliquer un format personnalisé

1. Ouvrez le tableau en mode Création.

2. Dans la section supérieure de la grille de conception, sélectionnez le champ Date/Heure que vous souhaitez mettre en forme.

3. Dans la section Propriétés du champ , sélectionnez l’onglet Général , cliquez sur la cellule en regard de la zone Format et entrez les caractères spécifiques en fonction de vos besoins de mise en forme.

4. Une fois que vous avez sélectionné un format, la balise active Options de mise à jour des propriétés s’affiche. Il vous permet d’appliquer votre nouveau format à tous les autres champs de tableau et contrôles de formulaire qui en hériteraient logiquement. Pour appliquer vos modifications à l’ensemble de la base de données, cliquez sur la balise active, puis cliquez sur Mettre à jour le format partout où nom de champ est utilisé. Dans ce cas, Nom du champ est le nom de votre champ Date/Heure.

5. Pour appliquer vos modifications à l’ensemble de la base de données, cliquez sur Oui lorsque la boîte de dialogue Propriétés de mise à jour s’affiche et affiche les formulaires et autres objets qui hériteront du nouveau format. Pour plus d’informations, consultez Propager une propriété de champ.

6. Enregistrez vos modifications et basculez en mode Feuille de données pour voir si le format répond à vos besoins.

7. Testez le format en procédant comme suit :

   • Entrez des valeurs sans séparateurs de milliers ni séparateurs décimaux, et voyez comment le format traite les données. Le format place-t-il les séparateurs aux emplacements appropriés ?
   • Entrez des valeurs plus longues ou plus courtes que prévu (avec et sans séparateurs) et voyez comment le format se comporte. Le format ajoute-t-il des espaces vides indésirables ou des zéros de début ou de fin ?
   • Entrez une valeur zéro ou une valeur null dans un format destiné aux valeurs positives ou négatives, et vérifiez si vous aimez le résultat.

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Exemples de formats personnalisés

Voici des exemples de formats de nombres personnalisés.

Paramètres	Description
0;(0);;"Null"	Affiche les valeurs positives normalement, les valeurs négatives entre parenthèses et le mot Null si la valeur est Null.
+0.0;–0.0;0.0	Affiche un signe plus (+) ou moins (–) avec des nombres positifs ou négatifs, et affiche 0.0 si la valeur est égale à zéro.

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Caractères de format personnalisés

Pour créer un format personnalisé, utilisez les caractères suivants comme espaces réservés et séparateurs.

Caractère	Description
#	Permet d’afficher un chiffre. Chaque instance du caractère représente une position pour un nombre. Si aucune valeur n’existe dans une position, Access affiche un espace vide. Il peut également être utilisé comme espace réservé. Par exemple, si vous appliquez le format #,### et que vous entrez une valeur de 45 dans le champ, 45 est affiché. Si vous entrez 12,145 dans un champ, Access s’affiche 12,145 même si vous avez défini un seul espace réservé à gauche du séparateur de milliers.
0	Permet d’afficher un chiffre. Chaque instance du caractère représente une position pour un nombre. Si aucune valeur n’existe dans une position, Access affiche un zéro (0).
Séparateur décimal . (point)	Indique où vous souhaitez qu’Access place le caractère séparateur entre une partie entière et une partie décimale d’un nombre ou d’un champ monétaire. Les séparateurs décimaux varient et sont définis dans les paramètres régionaux de Windows.
Séparateur de milliers , (virgule)	Indique où vous souhaitez qu’Access place le caractère de séparation entre la partie milliers d’un nombre ou d’un champ monétaire. Les séparateurs de milliers varient et sont définis dans les paramètres régionaux de Windows.
espaces vides, +-$()	Permet d’insérer des espaces vides, des caractères mathématiques (+-) et des symboles financiers (¥£$) en fonction des besoins n’importe où dans vos chaînes de format. Si vous souhaitez utiliser d’autres symboles mathématiques courants, tels que la barre oblique (\ ou /) et l’astérisque (*), entourez-les de guillemets doubles. Notez que vous pouvez les placer n’importe où.
\	Permet de forcer Access à afficher le caractère qui suit immédiatement. Cela revient à entourer un caractère avec des guillemets doubles.
!	Permet de forcer l’alignement gauche de toutes les valeurs. Lorsque vous forcez l’alignement gauche, vous ne pouvez pas utiliser les # espaces réservés de chiffres et 0 , mais vous pouvez utiliser des espaces réservés pour les caractères de texte.
*	Utilisé pour forcer le caractère immédiatement après l’astérisque à devenir un caractère de remplissage, qui est un caractère utilisé pour remplir les espaces vides. Access affiche normalement les données numériques comme alignées à droite et remplit n’importe quelle zone à gauche de la valeur avec des espaces vides. Vous pouvez ajouter des caractères de remplissage n’importe où dans une chaîne de format. Dans ce cas, Access remplit tous les espaces vides avec le caractère spécifié. Par exemple, le format £##*~.00 affiche un montant monétaire sous la forme £45~~~~~.15. Le nombre de caractères tilde (~) affichés dans le champ dépend du nombre d’espaces vides dans le champ de table.
%	Utilisé comme dernier caractère dans une chaîne de format. Multiplie la valeur par 100 et affiche le résultat avec un signe de pourcentage de fin.
E+, E- -ou- e+, e-	Permet d’afficher des valeurs en notation scientifique ou exponentielle. Utilisez cette option lorsque le format scientifique prédéfini ne fournit pas suffisamment d’espace pour vos valeurs. Utilisez E+ ou e+ pour afficher des valeurs en tant qu’exposants positifs, et E- ou e- pour afficher des exposants négatifs. Vous devez utiliser ces espaces réservés avec d’autres caractères. Par exemple, supposons que vous appliquez le format 0.000E+00 à un champ numérique, puis que vous entrez 612345. Access affiche 6.123E+05. Access commence par arrondir le nombre de décimales à trois, ce qui correspond au nombre de zéros à droite ou à gauche du séparateur décimal. Ensuite, Access calcule la valeur de l’exposant à partir du nombre de chiffres qui se trouvent à droite ou à gauche, selon vos paramètres de langue, du séparateur décimal dans la valeur d’origine. Dans ce cas, la valeur d’origine aurait placé 612345, ou cinq chiffres, à droite de la virgule décimale. Pour cette raison, Access affiche 6.123E+05, et la valeur résultante est l’équivalent de 6.123 x 105.
"Literal text"	Utilisez des guillemets doubles pour entourer tout texte que vous souhaitez que les utilisateurs voient.
[color]	Permet d’appliquer une couleur à toutes les valeurs d’une section de votre format. Vous devez placer le nom de la couleur entre crochets et utiliser l’un des noms suivants : black, blue, cyan, green, magenta, yellowred, ou white.

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Afficher A.D. ou C.-B.

Vous pouvez utiliser un format personnalisé pour afficher A.D. avant ou B.C. après une année, selon qu’un nombre positif ou négatif est entré. Les nombres positifs sont affichés sous forme d’années avec A.D. avant l’année. Les nombres négatifs sont affichés sous forme d’années avec B.C. après l’année.

1. Ouvrez le tableau en mode Création.
2. Dans la section supérieure de la grille de conception, sélectionnez le champ Nombre à mettre en forme.
3. Dans la section inférieure, cliquez sur la zone de propriété Format , puis entrez ce format personnalisé : "A.D. " #;# " B.C."

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