Normaliser vos données au moyen de l’Analyseur de table

Lorsque vous importez des données dans Access, il arrive que les données sources ne soient pas correctement réparties en tables liées. Pour tirer le meilleur parti d’Access, les données doivent être normalisées, séparées en différentes tables, chacune traitant d’un seul élément, qui sont reliées par des éléments d’information clés. L’Analyseur de table peut vous aider à accomplir cette tâche critique : dans le ruban, cliquez sur Outils de base de données, puis dans le groupe Analyser , cliquez sur Analyser la table. Un Assistant démarre et vous guide tout au long du processus.

1. Table d’origine

2. Tables créées par l’Analyseur de table

3. Requête créée par l’Analyseur de table

4. Liste de recherche

Si votre base de données Microsoft Access comporte une table qui contient des informations répétitives dans un ou plusieurs champs, utilisez l’Analyseur de table pour fractionner les données en tables liées de manière à pouvoir stocker les données de manière plus sûre et plus efficace. Il s’agit du processus de normalisation.

L’Analyseur de table divise une table qui contient des informations répétitives en tables distinctes dans lesquelles chaque type d’information n’est stocké qu’une seule fois. La base de données devient ainsi plus efficace et plus facile à mettre à jour, et réduit sa taille. Une fois que l’Assistant a divisé les données, vous pouvez toujours afficher et utiliser les données au même endroit en demandant à l’Assistant de créer une requête.

Vous pouvez utiliser la requête pour mettre à jour les données de plusieurs tables en même temps. La requête offre également d’autres fonctionnalités permettant de gagner du temps afin d’accroître la précision de vos données.

• Si vous modifiez un champ qui est répété dans la requête, tous les enregistrements avec cette valeur sont automatiquement mis à jour, car vous ne mettez à jour qu’un seul champ de la table sous-jacente de la requête.
• À partir des nouvelles tables, la requête hérite des champs Liste de choix, ce qui vous permet de modifier des valeurs de champ en choisissant des valeurs dans une liste au lieu de devoir entrer une valeur correcte. La liste de recherche recherche des valeurs dans la table sous-jacente. Lorsque la même valeur s’applique à plusieurs enregistrements, vous pouvez garantir l’exactitude et la cohérence en sélectionnant cette valeur dans la liste à chaque fois.
• Les formulaires et les états qui étaient auparavant basés sur la table d’origine seront désormais automatiquement basés sur la requête, car l’Assistant affecte le nom de la table d’origine à la requête et renomme la table.
• Les formulaires et rapports existants basés sur la requête hériteront des mises à jour automatiques des champs. Les nouveaux formulaires et rapports hériteront également des listes de recherche.