Fractionner une base de données Access

Envisagez de fractionner toute base de données partagée par plusieurs personnes sur un réseau. Le fractionnement d’une base de données partagée peut contribuer à améliorer ses performances et à réduire les risques d’endommagement des fichiers de base de données.

Après avoir fractionné la base de données, vous pouvez décider de déplacer la base de données principale ou d’utiliser une autre base de données principale. Vous pouvez utiliser le Gestionnaire de tables liées pour modifier la base de données principale que vous utilisez.

Contenu de cet article

• Présentation
• Avant de commencer
• Fractionner la base de données
• Distribuer la base de données frontale
• Modifier la base de données principale que vous utilisez

Présentation

Lorsque vous fractionnez une base de données, vous la réorganisez en deux fichiers : une base de données principale contenant les tables de données et une base de données frontale contenant tous les autres objets de base de données tels que les requêtes, formulaires et états. Chaque utilisateur interagit avec les données en utilisant une copie locale de la base de données frontale.

Pour fractionner une base de données, vous utilisez l’Assistant Fractionneur de base de données. Après avoir fractionné la base de données, vous devez la distribuer à vos utilisateurs.

Avantages d’une base de données fractionnée

Les avantages d’une base de données fractionnée sont les suivants :

• Amélioration des performances Les performances de la base de données s’améliorent généralement de manière significative, car seules les données sont envoyées sur le réseau. Dans une base de données partagée qui n’est pas fractionnée, les objets de base de données eux-mêmes (tables, requêtes, formulaires, états, macros et modules) sont envoyés sur le réseau, pas seulement les données.

• Disponibilité accrue Étant donné que seules les données sont envoyées sur le réseau, les transactions de base de données, telles que les mises à jour d’enregistrement, sont effectuées plus rapidement, ce qui laisse les données plus disponibles pour la mise à jour.

• Sécurité renforcée Si vous stockez la base de données principale sur un ordinateur qui utilise le système de fichiers NTFS, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de sécurité NTFS pour protéger vos données. Étant donné que les utilisateurs accèdent à la base de données principale à l’aide de tables liées, il est moins probable que les intrus puissent obtenir un accès non autorisé aux données en volant la base de données frontale ou en se faisant passer pour un utilisateur autorisé. Si vous ne savez pas quel système de fichiers utilise votre serveur de fichiers, demandez à l’administrateur système. Si vous disposez de privilèges d’administrateur sur le serveur de fichiers, vous pouvez exécuter la commande msinfo32 pour déterminer vous-même le système de fichiers.
  Comment faire utiliser msinfo32 pour vérifier la case activée du système de fichiers ?

  1. Cliquez sur le bouton Démarrer, puis sur Exécuter.
  2. Dans la boîte de dialogue Exécuter , tapez msinfo32 , puis cliquez sur OK.
  3. Sous Résumé du système, cliquez sur le symbole plus en regard de Composants.
  4. Sous Composants, cliquez sur le symbole plus en regard de Stockage, puis cliquez sur Lecteurs. La boîte de dialogue affiche des informations sur les lecteurs disponibles dans le panneau de droite.

• Fiabilité améliorée Si un utilisateur rencontre un problème et que la base de données se ferme de manière inattendue, tout fichier de base de données endommagé est généralement limité à la copie de la base de données frontale que l’utilisateur avait ouverte. Étant donné que l’utilisateur accède uniquement aux données de la base de données principale à l’aide de tables liées, le fichier de base de données principale est beaucoup moins susceptible d’être endommagé.

• Environnement de développement flexible Étant donné que chaque utilisateur travaille avec une copie locale de la base de données frontale, chaque utilisateur peut développer indépendamment des requêtes, formulaires, états et autres objets de base de données sans affecter les autres utilisateurs. De même, vous pouvez développer et distribuer une nouvelle version de la base de données frontale sans interrompre l’accès aux données stockées dans la base de données principale.

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Avant de commencer

Avant de fractionner une base de données, il faut prendre en compte les points suivants :

• Vous devez toujours sauvegarder une base de données avant de la fractionner. Si vous fractionnez une base de données, puis décidez de ne pas fractionner la base de données, vous pouvez restaurer l’original à partir de votre copie de sauvegarde.

• Le fractionnement d’une base de données peut prendre beaucoup de temps. Vous devez avertir les utilisateurs qu’ils n’utilisent pas la base de données pendant le fractionnement. Si un utilisateur modifie des données pendant que vous fractionnez la base de données, ces modifications ne sont pas reflétées dans la base de données principale.

  Conseil

  Si un utilisateur modifie des données pendant le fractionnement de la base de données, vous pouvez importer les nouvelles données dans la base de données principale une fois que vous avez terminé.

• Bien que le fractionnement d’une base de données soit une façon de partager des données, toute personne qui utilise la base de données doit disposer d’une version de Microsoft Office Access compatible avec le format de fichier de la base de données principale. Par exemple, si le fichier de base de données principal utilise le format de fichier .accdb, les utilisateurs ne peuvent pas accéder à ses données à l’aide d’Access 2003.

• Vous souhaiterez peut-être utiliser un format de fichier Access antérieur pour la base de données principale si vous utilisez des fonctionnalités qui ne sont plus prises en charge. Par exemple, si vous utilisez des pages d’accès aux données (DAP) ; vous pouvez continuer à les utiliser si la base de données principale est dans un format de fichier antérieur qui prend en charge les DAP. Vous pouvez ensuite utiliser le nouveau format de fichier avec la base de données frontale afin que vos utilisateurs aient accès aux avantages du nouveau format. Notez que vous ne pouvez pas modifier les données d’une page d’accès aux données à l’aide d’Access 2010 ou d’une version supérieure.

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Fractionner la base de données

1. Sur votre ordinateur, effectuez une copie de la base de données à fractionner. Commencez par le fichier de base de données sur votre disque dur local, et non sur le partage réseau. Si le fichier de base de données est actuellement partagé à partir de votre disque dur local, vous pouvez le laisser où il se trouve.

2. Ouvrez la copie de la base de données qui se trouve sur votre disque dur local.

3. Sous l’onglet Outils de base de données , dans le groupe Déplacer des données , cliquez sur Base de données Access. L’Assistant Fractionneur de base de données démarre.

4. Cliquez sur Fractionner la base de données.

5. Dans la boîte de dialogue Créer une base de données principale , spécifiez un nom, un type de fichier et un emplacement pour le fichier de base de données principal.

   Remarque

   • Envisagez d’utiliser le nom suggéré par Access. Il conserve le nom de fichier d’origine et indique qu’il s’agit d’une base de données principale en insérant _be dans le nom, juste avant l’extension de nom de fichier.
   • Ne modifiez pas le type de fichier, sauf si certains utilisateurs utilisent une version antérieure d’Access pour accéder aux données.
   • Vous pouvez entrer le chemin d’accès à l’emplacement réseau dans la zone Nom de fichier , devant le nom de fichier. Par exemple, si l’emplacement réseau de la base de données principale est \\server1\share1\ et que le nom de fichier de la base de données principale est MyDB_be.accdb, vous pouvez entrer \\server1\share1\MyDB_be.accdb dans la zone Nom de fichier.
   • L’emplacement que vous choisissez doit être disponible pour tous les utilisateurs de la base de données. Comme les mappages de lecteurs peuvent varier, vous devez spécifier le chemin UNC de l’emplacement au lieu d’utiliser une lettre de lecteur mappée.

6. Une fois l’Assistant terminé, un message de confirmation s’affiche.

Votre base de données est maintenant fractionnée. La base de données frontale est le fichier avec lequel vous avez démarré (copie de la base de données partagée d’origine) et la base de données principale se trouve à l’emplacement réseau que vous avez spécifié à l’étape 5 de cette procédure.

Restreindre les modifications apportées à la conception de la base de données frontale

Pour limiter les modifications apportées à la base de données frontale que vous distribuez, envisagez d’enregistrer celle-ci sous la forme d’un fichier binaire compilé (fichier .accde). Un fichier binaire compilé est un fichier d’application de base de données qui a été enregistré avec tout le code Visual Basic Access (VBA) compilé. Aucun code source VBA ne reste dans un fichier binaire compilé Access. Les utilisateurs ne peuvent pas modifier la conception des objets dans un fichier .accde.

1. Ouvrez le fichier de base de données frontal (.accdb) que vous souhaitez enregistrer en tant que fichier binaire compilé (.accde).
2. Cliquez sur Fichier>Enregistrer sous>Rendre ACCDE>Enregistrer sous.
3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier, attribuez-lui un nom, puis cliquez sur Enregistrer.

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Distribuer la base de données frontale

Après avoir fractionné votre base de données, vous distribuez la base de données frontale à vos utilisateurs, afin qu’ils commencent à utiliser la base de données.

Effectuez l’une des opérations suivantes :

• Envoyez un message électronique aux utilisateurs de la base de données et joignez-y le fichier de base de données frontal. Incluez toutes les instructions qui permettront à vos utilisateurs de commencer plus facilement à utiliser immédiatement la base de données frontale.
• Enregistrez le fichier de base de données frontal à un emplacement réseau accessible à tous les utilisateurs de la base de données, puis envoyez à vos utilisateurs un message électronique spécifiant l’emplacement réseau ainsi que toute autre instruction dont ils peuvent avoir besoin pour accéder à la base de données.
• Distribuez le fichier de base de données frontal à l’aide d’un support amovible, tel qu’un CD-ROM ou une clé USB. Si vous installez le fichier vous-même, vous pouvez le tester pour vérifier qu’il fonctionne. Si les utilisateurs doivent installer le fichier, vous devez inclure un document qui leur explique ce qu’ils doivent faire pour installer le fichier et qui contacter en cas de difficultés.

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Modifier la base de données principale que vous utilisez

Vous pouvez déplacer votre base de données principale ou utiliser une autre base de données principale à l’aide du Gestionnaire de tables liées.

Si vous voulez déplacer votre base de données principale, commencez par en faire une copie vers le nouvel emplacement, puis suivez la procédure suivante.

1. Sous l’onglet Données externes , dans le groupe Importer & lien , cliquez sur Gestionnaire de tables liées.

2. Dans le Gestionnaire de tables liées, sélectionnez les tables qui se trouvent dans la base de données principale actuelle.

   Conseil

   Si vous n’avez pas lié d’autres bases de données, cliquez sur Sélectionner tout.

3. Activez la case Toujours case activée pour le nouvel emplacement case activée, puis cliquez sur OK.

4. Accédez à la nouvelle base de données principale et sélectionnez-la.

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