Lorsque vous utilisez la famille de produits Office, devriez-vous utiliser Excel ou Access pour gérer vos données tabulaires ? Un article complémentaire, Utiliser Access ou Excel pour gérer vos données, décrit les avantages de chaque produit et ce qu’ils apportent à la table. Mais pourquoi choisir entre l’un ou l’autre ? Si vous stockez vos données dans Access et que vous vous connectez à partir d’Excel, vous bénéficiez des avantages des deux. Voici dix raisons pour lesquelles l’utilisation conjointe d’Excel et d’Access est très utile.
Raison 1 : Access est conçu pour tous les types d’utilisateurs
Même si Excel n’est pas une base de données, il est largement utilisé pour stocker des données et est souvent utilisé pour résoudre des problèmes de base de données simples. Toutefois, Excel est une base de données de fichier plat, et non relationnelle. Lorsque des tables simples doivent évoluer en plusieurs tables de données liées, Access est le premier choix des travailleurs de l’information pour créer rapidement une application de base de données. Access a toujours été une excellente « plateforme d’atterrissage de données » pour collecter et consolider des données disparates dans toute l’entreprise, dont la plupart se trouvent dans des classeurs Excel. Une fois vos données dans Access, vous pouvez ajouter et joindre d’autres tables, créer des requêtes (ou des affichages de vos données), structurer les données et définir des types de données pour garantir l’intégrité des données, partager et mettre à jour des données entre de nombreux utilisateurs, et créer des rapports et formulaires puissants.
Contrairement à la disposition simple de feuille de calcul d’Excel, Access est organisé différemment avec plusieurs objets interdépendants qui peuvent sembler intimidants au début. Mais vous n’avez pas besoin d’être un expert pour utiliser Access. Access est conçu pour tous les types d’utilisateurs et vous ne pouvez l’utiliser que dans la mesure où vous devez aller.
Décoller Accédez à une couche à la fois.
1. Utilisez Access de trois façons : en tant qu’utilisateur occasionnel, utilisateur avec pouvoir ou développeur.
2. Les tables, les requêtes, les formulaires et les états s’appuient les uns sur les autres et constituent le cœur d’une application de base de données.
3. Les utilisateurs occasionnels disposent d’assistants, de constructeurs de propriétés, de l’interface utilisateur Office Fluent et de fonctionnalités de type Excel pour accomplir rapidement leur travail.
4. Les utilisateurs avec pouvoir disposent de macros, du volet des propriétés, d’expressions et d’outils de conception de base de données pour approfondir et en faire plus.
5. Les développeurs peuvent utiliser des modules et développer du code VBA pour créer des solutions de base de données personnalisées et déployer des applications d’exécution.
Raison 2 : Copie d’une feuille de calcul Excel dans une feuille de données Access
Une bonne façon de commencer consiste à copier les données d’Excel dans Access. Vous pouvez créer une table Access et l’afficher en mode Feuille de données, qui ressemble beaucoup à une feuille de calcul Excel. Vous pouvez effectuer les tâches courantes de création de tables, telles que la définition d’un type de données, d’un nom de champ ou d’un nouveau champ, directement en mode Feuille de données. Par exemple, si vous entrez une date dans un champ vide, Access définit le type de données Date/heure pour ce champ. Si vous entrez du texte tel qu’un nom, Access applique le type de données Texte au champ. Si vous souhaitez déplacer un champ, cliquez dessus et faites-le glisser.
Lorsque vous copiez des données d’Excel et que vous les collez dans Access, vous n’avez même pas besoin de créer un tableau au préalable ou d’ouvrir un tableau en mode Feuille de données. Access vous demande automatiquement si vos données ont des en-têtes, calcule les estimations du type de données approprié et crée un tableau Access. Cela ne pourrait pas être plus simple.
Pour plus d’informations, consultez Ouvrir une feuille de données vide.
Raison 3 : partager des données en les liant à une feuille de calcul Excel à partir d’Access
Une des façons les plus simples de tirer parti des avantages d’Excel et d’Access consiste à lier une feuille de calcul Excel à une table Access. Utilisez un lien Access lorsque vous envisagez de conserver les données dans Excel, mais aussi utilisez régulièrement certaines des nombreuses fonctionnalités d’Access, telles que la création de rapports et l’interrogation. Vous liez des données à partir d’Access, et non à partir d’Excel.
Access prend en charge deux manières fondamentalement différentes de créer des tables de base de données. Les utilisateurs peuvent créer de nouvelles tables natives pour stocker les données dans une base de données Access, ou ils peuvent créer des liens vers des données existantes en dehors de la base de données Access. Les données des tables liées apparaissent et se comportent de nombreuses façons comme les tables natives. L’Assistant Gestionnaire de tables liées vous aide à suivre, localiser et mettre à jour la feuille de calcul Excel ou une autre source de données si elle se déplace et que la liaison est rompue.
Lorsque vous liez une feuille de calcul Excel ou une plage nommée, Access crée une table liée aux données Excel. Si vous souhaitez ajouter, modifier ou supprimer des données, vous devez les modifier dans Excel et actualiser (ou interroger à nouveau) les données de la table Access. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier le contenu de la table dans Access. Lorsque vos données sont liées à Excel, vous pouvez créer des rapports, des requêtes et des formulaires en lecture seule dans Access.
Pour plus d’informations, voir Importer ou attacher des données dans un classeur Excel.
Raison 4 : Déplacement de données en important des données Excel dans Access
Si vous décidez de couper le cordon de données, vous pouvez déplacer les données vers Excel en les important dans Access. Notez que le mot importation a deux significations différentes entre Excel et Access. Dans Excel, lorsque vous importez (ou vous connectez), vous établissez une connexion permanente à des données qui peuvent être actualisées. Dans Access, lorsque vous importez, vous importez des données dans Access une seule fois, mais sans connexion de données permanente. Lorsque vous importez des données, Access stocke les données dans une table nouvelle ou existante sans modifier les données dans Excel. Dans Access, vous pouvez importer une partie ou l’ensemble des feuilles de calcul d’un classeur Excel en une seule opération.
L’Assistant Importation vous guide tout au long des étapes d’importation et vous aide à prendre des décisions importantes quant à la modification des types de données et à l’ajout d’en-têtes. Si vous rencontrez des erreurs lors de l’importation des données, Access vous avertit et enregistre les erreurs dans une table pour que vous puissiez rapidement les trouver et les corriger. Par exemple, il peut y avoir un code postal alphanumérique enfoui profondément dans une colonne que vous croyiez entièrement numérique, ou un ID en double a été détecté pour un champ de clé primaire. Vous pouvez soit apporter les modifications dans le classeur Excel et réimporter les données, soit apporter les modifications dans la nouvelle table Access. Une fois l’opération terminée, vous pouvez enregistrer les étapes que vous avez utilisées et même créer une tâche Outlook pour vous rappeler quand effectuer l’opération d’importation de manière régulière.
Une fois les données importées, elles sont natives dans Access et vous pouvez utiliser des feuilles de données et des formulaires pour ajouter, modifier et supprimer les données. Après avoir importé les données, vous pouvez décider de les supprimer ou non d’Excel. En règle générale, il est conseillé de n’avoir qu’un seul emplacement pour la mise à jour des données.
Remarque
L’importation de données d’Excel dans Access n’importe pas les formules, mais uniquement les résultats de ces formules.
Pour plus d’informations, voir :
- Importer ou attacher des données dans un classeur Excel
- Enregistrer les détails d'une opération d'importation ou d'exportation en tant que spécification
- Planifier une opération d’importation ou d’exportation
- Exécuter une opération d'importation ou d'exportation enregistrée
- Gérer les tâches de données
Raison 5 : Se connecter aux données Access à partir d’Excel
Vous pouvez également reconnecter des données Access à Excel. Pour ce faire, établissez une connexion dans Excel, souvent stocké dans un fichier de connexion de données Office (.odc), avec la base de données Access et récupérez toutes les données d’une table ou d’une requête. Une fois connecté aux données, vous pouvez également actualiser (ou mettre à jour) automatiquement vos classeurs Excel à partir de la base de données Access d’origine chaque fois que la base de données est mise à jour avec de nouvelles informations.
Pour plus d’informations, voir :
Raison 6 : Utilisation de rapports Access avec des données Excel
Une fois vos données dans Access, vous pouvez profiter de la merveilleuse gamme d’outils de création et de personnalisation de rapports. Vous souhaitez créer un rapport en quelques clics ? Utiliser l’Assistant Rapport. Vous souhaitez concevoir et modifier la mise en page d’un rapport en temps réel avec des données en direct, déplacer et redimensionner des blocs de données, ajouter et supprimer des champs, et voir instantanément les modifications au fur et à mesure que vous les créez ? Utiliser le mode Page. Vous voulez interagir avec le rapport pour rechercher, filtrer et trier des données en temps réel ? Utiliser l’affichage Rapport. Vous souhaitez ajouter vous-même des boutons de commande, des numéros de page, des images, des liens hypertexte et des styles d’aspect professionnel ? Utilisez les nombreux assistants de contrôle et les nombreuses galeries des groupes Contrôles et Disposition sous l’onglet Création du ruban. Access vous permet de créer facilement des rapports simples, des rapports groupés et de synthèse, des étiquettes de publipostage, des rapports graphiques et des sous-rapports.
Une fois le rapport créé, utilisez Access pour le distribuer électroniquement. Par exemple, vous pouvez envoyer le rapport à l’aide d’un message électronique ou enregistrer le rapport dans différents formats, tels qu’un instantané Access ou un fichier PDF, pour l’ajouter à une page web ou à un site SharePoint.
Pour plus d’informations, voir :
- Guide de conception des états
- Créer un état simple
- Modifier un état
- Créer un état groupé ou de synthèse
Raison 7 : Utilisation de formulaires Access avec des données Excel
Une fois vos données dans Access, vous pouvez tirer parti des nombreux outils de création et de personnalisation de formulaires. Vous souhaitez créer un formulaire en quelques clics ? Utiliser l’Assistant Formulaire. Vous souhaitez concevoir et modifier la mise en page du formulaire en temps réel avec des données en direct, déplacer et redimensionner des blocs de données, ajouter et supprimer des champs, et voir instantanément les modifications au fur et à mesure que vous les créez ? Utiliser le mode Page. Vous souhaitez ajouter vous-même des boutons de commande, des zones de liste, des zones de liste modifiable, des groupes d’options, des images, des masques de saisie, des graphiques, des liens hypertexte et des styles d’aspect professionnel ? Utilisez les nombreux assistants de contrôle et les nombreuses galeries des groupes Contrôles et Disposition sous l’onglet Création du ruban. Access vous permet de créer facilement des formulaires simples, à onglets, continus, contextuels, boîtes de dialogue modales et sous-formulaires.
Dans Access, vous pouvez facilement créer un formulaire double affichage qui affiche une feuille de données et un affichage de formulaire synchronisés afin de tirer le meilleur parti des deux. Une fois que vous avez créé un formulaire soigné, il est facile de faire défiler, filtrer et même rechercher les données derrière le formulaire à l’aide des boutons de navigation standard et de la zone de recherche en bas du formulaire.
Pour plus d’informations, voir :
- Créer un formulaire à l’aide de l’outil Formulaire
- Créer un formulaire double affichage
- Créer une liste de choix à l’aide d’une zone de liste ou d’une zone de liste déroulante
- Autoriser les utilisateurs à rechercher un enregistrement en sélectionnant une valeur dans une liste
- Rechercher des enregistrements
Raison 8 : Le filtrage, le tri et l’interrogation dans Access sont comme Excel
Quel que soit le produit utilisé, vous filtrez les données pour utiliser un sous-ensemble de données et vous triez les données pour les organiser exactement comme vous le souhaitez. Dans Access, les utilisateurs d’Excel peuvent filtrer et trier des données en mode Feuille de données sans avoir à réapprendre une toute nouvelle interface utilisateur. Les icônes, les menus de commande, les commandes, les critères et les boîtes de dialogue sont très similaires, que vous travailliez avec du texte, des nombres, des dates ou des vides. Vous pouvez même enregistrer les filtres et les tris en mode Feuille de données.
Vous pouvez créer une requête dans Access sans même savoir ce que signifie SQL. Quatre assistants de requête vous aident à créer des requêtes simples, à rechercher des doublons, à localiser des enregistrements sans correspondance et à créer des requêtes analyse croisée. Vous n’avez même pas besoin de créer une requête ; Il vous suffit de filtrer et de trier les données en fonction de vos besoins pour les enregistrer dans une feuille de données.
Pour plus d’informations, voir :
- Trier des enregistrements sur les valeurs textuelles, les valeurs numériques ou les valeurs de date
- Appliquer un filtre pour afficher des enregistrements spécifiques dans une base de données Access
- Présentation des requêtes
Raison 9 : Faire un publipostage ou créer des étiquettes
Maintenant que votre famille s’est agrandie, votre liste de cartes de vœux s’est soudainement allongée et vous devez suivre beaucoup plus d’anniversaires et d’anniversaires. Ce n’est pas un problème. Vous pouvez utiliser une table ou une requête Access comme source de données de fusion et publipostage, et créer une opération de fusion et publipostage à l’aide de l’Assistant Fusion et publipostage de Word pour les lettres, les cartes, les messages électroniques et les enveloppes. Si vous avez simplement besoin de créer des étiquettes de publipostage, utilisez l’Assistant Étiquettes dans Access pour créer et imprimer vos étiquettes à partir d’un rapport que vous créez. Vous pouvez même ajouter automatiquement un code-barres correspondant à chaque adresse client.
Pour plus d’informations, voir :
- Utiliser une table ou une requête comme source de données de publipostage
- Créer des étiquettes de publipostage dans Access
Raison 10 : Combiner Excel et Access avec les technologies SharePoint
Access et Excel fournissent tous deux des commandes pour se connecter aux données des listes SharePoint. Excel fournit une connexion en lecture seule (unidirectionnelle) aux listes SharePoint liées ; tandis qu’Access vous permet de lire et d’écrire des données (bidirectionnelles) dans des listes SharePoint liées. Access et les listes SharePoint fonctionnent très bien ensemble. Les types de données Access et SharePoint, tels que Texte enrichi, Ajouter uniquement (pour prendre en charge le suivi de l’historique des révisions dans un champ Mémo), les pièces jointes, NuméroAuto, recherches et les champs à plusieurs valeurs, permettent une intégration fluide et peu d’incohérences dans les données.
Une fois que vous avez lié vos données de liste SharePoint dans une base de données Access, vous pouvez même mettre les données de liste SharePoint hors connexion dans une base de données Access locale, utiliser les données localement, puis vous reconnecter au site SharePoint pour charger les modifications. Toute modification de données en conflit effectuée par d’autres utilisateurs sera gérée par un Assistant de résolution des conflits. Les formulaires et rapports que vous avez créés dans Access sont basés sur les mêmes données, mais liés à des listes SharePoint.
Excel fournit les points d’intégration suivants avec SharePoint Server.
1. Effectuez une importation unique de données de feuille de calcul Excel dans une liste SharePoint, ou exportez des données de feuille de calcul Excel vers une liste SharePoint pour créer une connexion de données permanente à sens unique.
2. Utilisez la connexion de données unidirectionnelle permanente pour actualiser des données dans une feuille de calcul Excel à partir de la liste SharePoint.
3. Publier des classeurs Excel dans Excel Services, afficher des données et interagir avec celles-ci à partir du composant WebPart Excel Web Access sur une page de composants WebPart.
4. Importer (connecter) des données dans un classeur Excel à partir de serveurs OLAP, de bases de données SQL Server et Access et de fichiers plats.
Access fournit les points d’intégration suivants avec SharePoint Server.
1. Importer ou exporter des données entre des vues Access et une liste SharePoint.
2. Liez des données entre des tables Access et une liste SharePoint en créant une connexion bidirectionnelle permanente. (Les données de liste mises à jour sont visibles dans une table Access ; les données mises à jour de table Access peuvent être vues dans une liste.)
3. Déplacer les données de liste hors connexion, les mettre à jour dans Access, les remettre en ligne, synchroniser les mises à jour et résoudre les conflits.
4. Afficher et modifier des données de liste dans les affichages Feuille de données, Formulaire et Rapport Access.
Pour plus d’informations, voir :
- Importer ou créer une liaison avec des données d’une liste SharePoint
- Exporter un tableau Excel vers une liste SharePoint
Étapes suivantes : Devenir un utilisateur Access avec pouvoir
Vous pouvez créer des applications de base de données de bureau assez sophistiquées sans jamais écrire une seule ligne de code VBA. Chaque objet Access possède un ensemble étendu de propriétés et d’événements facilement accessibles à partir d’une feuille de propriétés pour vous aider à personnaliser votre solution. Chaque objet a des concepteurs détaillés qui révèlent toutes les fonctionnalités qui s’offrent à vous. D’autres modèles de base de données sont disponibles sur Office Online. Les modèles de champs et de tables vous aident à créer et personnaliser rapidement de nouvelles tables. Vous pouvez créer une nouvelle base de données de toutes pièces grâce aux outils de conception de base de données intégrés.
Les macros Access utilisent un environnement déclaratif qui ne nécessite pas l’écriture de code VBA. Vous n’avez donc pas besoin d’être un développeur. Chaque action de macro exécute une tâche, telle que l’ouverture d’un formulaire, l’exécution d’une requête, la recherche d’enregistrements ou l’affichage d’un message. Vous pouvez incorporer des macros dans n’importe quel événement d’un état, d’un formulaire ou d’un contrôle. La plupart des macros ont des arguments et vous pouvez leur ajouter une logique conditionnelle pour leur faire faire ce que vous voulez. Vous pouvez même définir des variables et vérifier les erreurs, là encore sans écrire de code VBA.
Concevoir un prototype et l’exécuter par le service informatique. Créez une solution pour votre équipe quand elle en a besoin dès que possible, et faites-le avec peu de ressources avec un personnel réduit. Suivez les tickets vendus pour une fête d’entreprise, suivez la durée de conservation des matériaux de fabrication ou imprimez des étiquettes d’acceptation pour les pièces. Suivez les tâches, les problèmes et les livrables dans les projets d’équipe. Créez une base de données de pipeline de vente pour surveiller les ventes potentielles au sein d’un petit groupe de professionnels de la vente.
Informations complémentaires
Haut de la page