Comment faire pour clôturer l’exercice comptable dans Small Business Accounting 2006, dans comptabilité Express et professionnel de comptabilité

S’applique à : Microsoft Office Accounting Professional 2007Microsoft Office Accounting Professional 2007Microsoft Office Accounting Express 2007

Résumé


Cet article explique comment clôturer un exercice dans Microsoft Office Small Business Accounting 2006, dans Microsoft Office Accounting Express et professionnel de comptabilité de Microsoft Office à l’aide d’une procédure pas à pas. Les étapes suivantes sont incluses :

1.les manuellement effectuer certaines tâches de fin d’exercice
2.les ajuster des écritures de journal
3.les examiner la base de données d’erreurs
4.les sauvegarder la base de données de la société avant de clôturer l’exercice comptable
5.les imprimer une Balance de vérification avant de clôturer l’exercice comptable
6.les imprimer les relevés financiers de fin d’exercice requis
7.les paramétrer un nouvel exercice fiscal
8 Fermez l’exercice fiscal
9 imprimer un rapport de Balance de vérification après la clôture de l’exercice
10 sauvegarder la base de données de l’entreprise après la clôture de l’exercice

Cet article répond également à quelques questions fréquemment posées à propos des problèmes qui peuvent se produire lorsque vous fermez l’exercice fiscal.

INTRODUCTION


Lorsque vous clôturez un exercice comptable dans Small Business Accounting 2006, dans comptabilité Express et professionnel de comptabilité, vous devez effectuer la procédure suivante sur l’ordinateur où est stockée la base de données de la société. Pour effectuer les étapes décrites dans cet article, vous devez attribuer le rôle de propriétaire dans Small Business Accounting 2006, dans comptabilité Express ou professionnel de comptabilité, ou vous devez être connecté en tant qu’administrateur sur l’ordinateur qui exécute ces programmes.

Plus d'informations


Pour clôturer l’exercice comptable dans Small Business Accounting 2006, dans comptabilité Express et dans la comptabilité de professionnel, suivez cette procédure pas à pas :

Étape 1 : Effectuer manuellement certaines tâches de fin d’exercice

Avant de clôturer l’exercice comptable, exécuter manuellement les tâches suivantes :
  • Effacer dépenses prépayées
  • Rapprocher les comptes bancaires
  • Conciliez vos comptes de carte de crédit
  • Amortissements de l’enregistrements
  • Ajustement du stock

Étape 2 : Ajuster les écritures de journal

Effectuez les ajustements suivants pour les écritures de journal :
  • Corrigez les erreurs qui se sont produites lorsque vous avez enregistré une transaction.
  • Affecter des revenus pour la période dans laquelle le produit a été obtenu.
  • Affecter des dépenses à la période dans laquelle les dépenses s’est produite.
Pour apporter des modifications aux entrées de journal, cliquez sur Nouvelle entrée de Journal dans le menu de la société .

Étape 3 : Examiner la base de données d’erreurs

NOTES
  • Assurez-vous que personne n’a la base de données de la société ouvert.
  • Effectuez cette étape sur l’ordinateur sur lequel se trouve la base de données.
Pour examiner les erreurs de la base de données, procédez comme suit :
  1. Démarrer de Small Business Accounting 2006, comptabilité Express ou professionnel de comptabilité et ouvrez une base de données de la société, à l’exception de celui que vous souhaitez examiner.
  2. Dans le menu fichier , pointez sur
    Utilitaires, puis cliquez sur Utilitaires de données.
  3. Cliquez sur l’onglet Outils avancés , puis cliquez sur Réparer.
  4. Sélectionnez la base de données que vous souhaitez examiner, puis cliquez sur Réparer.
  5. Si vous recevez un message indiquant que toutes les connexions à la base de données va être fermées, cliquez sur Oui.
  6. Si aucune erreur n’est détectée, cliquez sur OK. Si des erreurs sont détectées, les passer en revue et puis apportez les corrections nécessaires.
  7. Cliquez deux fois sur Fermer .

Étape 4 : Sauvegarder la base de données de la société avant de clôturer l’exercice comptable

Remarques
  • Assurez-vous qu’il n’est la base de données de la société ouvrir, à l’exception de l’ordinateur sur lequel se trouve la base de données.
  • Effectuez cette étape sur l’ordinateur sur lequel se trouve la base de données.
Pour sauvegarder la base de données de la société, procédez comme suit :
  1. Démarrez Small Business Accounting 2006, comptabilité Express ou professionnel de comptabilité et puis ouvrez la base de données de la société que vous souhaitez sauvegarder.
  2. Dans le menu fichier , pointez sur
    Utilitaires, puis cliquez sur Utilitaires de données.
  3. Sous l’onglet Outils de base , cliquez sur
    Sauvegarde.
  4. Cliquez sur Parcourir.
  5. Tapez un nom pour le fichier, puis cliquez sur
    Enregistrer.

    Remarque Le type de fichier par défaut est le fichier de sauvegarde compressé (* .zip). L’emplacement du fichier par défaut se trouve sur le chemin d’accès suivant :
    Mon Accounting\Backups de Business Documents\Small
  6. Si vous souhaitez restreindre l’accès à la sauvegarde, tapez un mot de passe dans la zone mot de passe , puis entrez de nouveau le mot de passe dans la zone vérifier le mot de passe .
  7. Cliquez sur OK.
  8. Lorsque le message indiquant que la sauvegarde s’est correctement terminée, cliquez sur OK.
  9. Cliquez sur Fermer.

Étape 5 : Imprimer un rapport de Balance de vérification avant de clôturer l’exercice comptable

Saisissez toutes les transactions pour l’année avant d’imprimer le rapport Balance de vérification. Si vous entrez des transactions supplémentaires ultérieurement, vous devez imprimer une nouvelle Balance de vérification. Ce rapport répertorie tous les comptes et des soldes à une date spécifique.
  1. Dans le menu rapports , pointez sur
    Société et financier, puis cliquez sur Balance de vérification.
  2. Dans la liste sous la forme de la barre d’outils, cliquez sur
    Personnalisé.
  3. Dans la zone Date , tapez la date que vous souhaitez, ou sélectionnez la date dans le calendrier.
  4. Dans le menu affichage , cliquez sur Actualiser le rapport.
  5. Dans le menu fichier , cliquez sur
    Imprimer.

Étape 6 : Imprimer des états financiers de fin d’exercice requis

Les états financiers plus courantes sont les suivantes :
  • Bilan
  • Profits et pertes
  • Flux de trésorerie
Pour localiser ces rapports, pointez sur société et financier dans le menu rapports , puis cliquez sur le rapport que vous voulez.
  • Imprimer le rapport de clôture du dernier jour de l’exercice. Pour définir la date, sélectionnez les valeurs appropriées dans la liste en tant que d’et le
    Liste de dates dans la barre d’outils. Dans la liste Base de rapport , sélectionnez soit
    Espèces ou régularisation, selon la méthode comptable que la société utilise.
  • Pour le rapport de pertes et profits, sélectionnez une plage de dates qui correspond avec le premier et le dernier jour de l’exercice. Pour ce faire, sélectionnez les valeurs appropriées à partir de la
    Liste Plage de dates , la zone de liste à partir d’et
    Liste à la barre d’outils. Dans la liste Base de rapport , sélectionnez
    Espèces ou régularisation, selon la méthode comptable que la société utilise.
  • De l’état de flux de trésorerie, sélectionnez une plage de dates qui correspond avec le premier et le dernier jour de l’exercice. Pour ce faire, sélectionnez les valeurs appropriées dans la liste Plage de dates et la liste à partir de la liste à la barre d’outils.

Étape 7 : Configurer un nouvel exercice fiscal

Vous devez configurer un nouvel exercice pour que vous êtes prêt à saisir des transactions pour l’année suivante.
  1. Dans le menu de la société , cliquez sur gérer l’exercice.
  2. Cliquez sur nouvel exercice Fiscal. Une date par défaut remplit la zone de début de l’exercice . Cette date est basée sur la dernière date de l’exercice précédent. Vous ne pouvez pas modifier cette date.
  3. Dans la case de fermeture de l’exercice comptable , tapez le dernier jour de l’exercice suivant, ou sélectionnez la date dans le calendrier.
  4. Cliquez sur OK.

Étape 8 : Clôturez l’exercice comptable

Vous pouvez avoir un nombre illimité d’exercices comptables ouverts. Lorsque vous clôturez les exercices, vous devez les fermer dans l’ordre chronologique. Lorsque vous clôturez un exercice comptable, les activités suivantes se produisent :
  • Comptes de bilan sont totalisés et le solde est exécuté avant que le solde d’ouverture pour l’année suivante.
  • Écritures de journal sont créées à zéro toutes les revenus et les comptes de dépenses. La différence est validée dans le compte de bénéfices.
  • Le statut de l’exercice comptable est défini en fermé.
Pour clôturer l’exercice comptable, procédez comme suit :
  1. Dans le menu de la société , cliquez sur gérer l’exercice.
  2. Dans la liste de la Liste de périodes , sélectionnez l’année que vous souhaitez fermer, puis cliquez sur Clôturer l’exercice comptable.
  3. Si vous êtes invité à déplacer le revenu net sur le compte de bénéfices, cliquez sur Oui.

Étape 9 : Imprimer un rapport de Balance de vérification après la clôture de l’exercice

Pour imprimer le rapport Balance de vérification, procédez comme suit :
  1. Dans le menu rapports , pointez sur
    Société et financier, puis cliquez sur Balance de vérification.
  2. Dans la zone de , cliquez sur
    Personnalisé.
  3. Dans la zone Date , tapez le premier jour de l’exercice suivant, ou sélectionnez la date dans le calendrier.
  4. Dans le menu affichage , cliquez sur Actualiser le rapport.
  5. Dans le menu fichier , cliquez sur
    Imprimer.
  6. Comparez ce rapport pour le rapport de Balance de vérification que vous avez créé dans la section « Imprimer un rapport de Balance de vérification avant de clôturer l’exercice ». Vérifiez les points suivants :
    • Le solde est reporté à l’exercice suivant.
    • Les soldes sur le revenu et les comptes de dépenses sont égales à zéro, et la différence est validée dans le compte de bénéfices.
    • Le total des débits et les total des crédits dans le rapport de Balance de vérification que vous avez imprimé une fois que vous ferment les correspondances de l’année fiscale le total des débits et les total des crédits dans le rapport de Balance de vérification que vous avez imprimé avant fermeture de l’exercice comptable.
  7. Si vous devez ajuster les entrées, cliquez sur Nouvelle entrée de Journal dans le menu de la société .

Étape 10 : Sauvegarder la base de données de l’entreprise après la clôture de l’exercice

Remarques
  • Assurez-vous que personne n’a la base de données de la société ouvert.
  • Effectuez cette étape sur l’ordinateur sur lequel se trouve la base de données.
Pour sauvegarder la base de données de la société, procédez comme suit :
  1. Démarrez Small Business Accounting 2006, comptabilité Express ou professionnel de comptabilité et puis ouvrez la base de données de la société que vous souhaitez sauvegarder.
  2. Dans le menu fichier , pointez sur
    Utilitaires, puis cliquez sur Utilitaires de données.
  3. Sous l’onglet Outils de base , cliquez sur
    Sauvegarde.
  4. Cliquez sur Parcourir.
  5. Tapez un nom pour le fichier, puis cliquez sur
    Enregistrer.

    Remarque Utilisez un nom de fichier différent de celui que vous avez utilisé lorsque vous avez créé le fichier de sauvegarde avant la fermeture de l’exercice comptable. Le type de fichier par défaut est le fichier de sauvegarde compressé (* .zip). L’emplacement du fichier par défaut se trouve sur le chemin d’accès suivant :
    Mon Accounting\Backups de Business Documents\Small
  6. Si vous souhaitez restreindre l’accès à la sauvegarde, tapez un mot de passe dans la zone mot de passe , puis entrez de nouveau le mot de passe dans la zone vérifier le mot de passe .
  7. Cliquez sur OK.
  8. Lorsque le message indiquant que la sauvegarde s’est correctement terminée, cliquez sur OK.
  9. Cliquez sur Fermer.

Forum aux Questions (FAQ)

Q1:CAN enregistrer une transaction si j’ai clôturé l’exercice ? Les transactions peuvent être enregistrées dans un exercice clôturé ?

A1: Vous ne pouvez pas enregistrer une transaction après la clôture de l’année. Toutefois, vous pouvez rouvrir l’exercice et ensuite enregistrer une transaction. Si vous repoen une année qui est pas l’année en cours, vous devez rouvrir qu’année et tous les intermédiaires années clôturées dans l’ordre chronologique inverse en commençant par l’année la plus récente et en remontant. Une fois que vous apportez des modifications, vous devez fermer toutes les années ouvertes dans l’ordre chronologique en commençant par le plus ancien exercice et en continuant.

Pour rouvrir un exercice clôturé, vous devez être affecté au ou connecté en tant qu’un des rôles suivants :
  • Propriétaire dans Small Business Accounting 2006, dans comptabilité Express ou professionnel de la comptabilité
  • Comptable dans Small Business Accounting 2006, dans comptabilité Express ou professionnel de la comptabilité
  • Administrateur de l’ordinateur qui exécute Small Business Accounting 2006, comptabilité Express ou professionnel de comptabilité
Q2:How de nombreux exercices puis-je garder ouverte ?

A2: Il n’y a aucune limite sur le nombre d’exercices que vous pouvez garder ouvert.

Q3:Do obligé de clôturer un exercice comptable avant le premier jour de l’exercice fiscal suivant ?

A3: Vous pouvez fermer un exercice à tout moment après le dernier jour de l’année. Toutefois, jusqu'à ce que vous clôturez un exercice, le solde d’ouverture pour les comptes de bilan n'est pas reporter pour la nouvelle année. En outre, les comptes de dépenses ne seront pas remis à zéro à, et la différence s’appliquera pas au compte de bénéfices.

4e trimestre : ce qui se passe pour un compte inactif lorsque je ferme un exercice ?

A4: Si vous avez un compte inactif lorsque vous clôturez l’exercice, l’état du compte ne change pas. Cela est vrai même si le compte inactif a un solde.

Q5:How afficher l’écriture de journal qui représente le revenu et les comptes de dépenses qui ont été remis à zéro, puis validés dans le compte de bénéfices ?

A5: Pour afficher l’écriture de journal, procédez comme suit :
  1. Pointez sur le menu de la société ,
    Les Listes de la société, puis cliquez sur Plan de comptes.
  2. Dans la liste du Plan comptable , double-cliquez sur le compte de Revenu de bénéfices conservés pour ouvrir le
    Livre de comptes.
  3. Double-cliquez sur la ligne qui répond aux critères suivants :
    • La date est le dernier jour de l’exercice comptable clôturé
    • La description de la zone Mémo est
      Clôture d’exercice.