Tri personnalisé des messages électroniques dans Outlook 2010

S’applique à : Microsoft Outlook 2010Outlook 2010 with Business Contact Manager

Cet article explique comment classer automatiquement les messages électroniques dans des dossiers à l'aide des règles dans Outlook 2010.
Face of male co-worker in a panic
Je reçois énormément de messages dans Outlook 2010. J'ai donc créé des dossiers dans ma boîte de réception pour classer mes messages. Les classer en les faisant glisser est plutôt fastidieux. 
Girl co-worker noticing something
Vous pouvez dès lors configurer des règles dans Outlook 2010 grâce auxquelles les messages reçus sont immédiatement classés dans les dossiers spécifiés.
Male co-worker neutral face
Parfait ! Je ne savais pas qu'une telle fonction existait dans Outlook 2010.
girl co-worker explaining something
Les règles de classification permettent par exemple de classer tous les messages reçus de Monsieur A dans le dossier 1 et les messages de Madame B dans le dossier 2. L'expéditeur peut être défini comme la condition du classement. Il est également possible de définir le texte de l'objet comme condition.
face of male co-worker questioning something
Donc, si par exemple un message a pour objet « courrier magazine », il peut être classé dans le dossier pour ce magazine dès sa réception.
girl co-worker smiling
C'est exact.
picture of man with a wonder expression on his face.
Comment puis-je définir les règles de classement dans Outlook 2010 ?
girl co-worker face
Si vous souhaitez classer des messages en fonction de l'expéditeur, cliquez sur le message que vous souhaitez classer et cliquez sur l'onglet Accueil, cliquez sur Règles et ensuite sur Toujours déplacer les messages de.

Face of male coworker saying something
La boîte de dialogue Règles et alertes apparaît.
girl co-worker smiling
Cliquez sur le dossier dans lequel vous souhaitez classer les messages et cliquez sur OK. Le paramètrage est effectué. Les messages du même expéditeur seront automatiquement placés dans ce dossier. Si vous souhaitez créer un nouveau dossier de destination, cliquez sur Nouveau... .

face of male co-worker questioning something
Ce n'est pas si facile. Comment puis-je classer mes messages en fonction du texte contenu dans l'objet ?
girl co-worker face
Sélectionnez un message que vous souhaitez classer et cliquez sur Accueil, Règles et ensuite cliquez sur Créer une règle.


Face of male coworker
La boîte de dialogue Créer une règle s'affiche à ce moment.
girl co-worker explaining something
Vous pouvez définir des règles et spécifier les dossiers dans lesquels vous souhaitez classer les messages. Si vous souhaitez définir le texte de l'objet comme condition, activez la case à cocher Objet contient et entrez le texte dans la zone de texte à droite. Vous pouvez choisir le dossier dans lequel vous souhaitez classer les messages en activant la case à cocher Déplacer l'élément dans le dossier et cliquer ensuite sur Sélectionner dossier pour choisir un dossier. Enfin, cliquez sur OK pour terminer le paramétrage.

Face of male coworker saying something
Le message qui indique que la règle a été créée s'affiche.
girl co-worker smiling
Si vous activez la case à cocher Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà présents dans le dossier en cours et que vous cliquez sur OK, la règle s'applique non seulement aux messages existants mais aussi aux messagers que vous recevrez dans le futur.

face of male co-worker questioning something
Que dois-je faire si je ne veux plus appliquer cette règle ?
girl co-worker face
Dans ce cas, cliquez sur Règles et ensuite sur Règles et gestion des règles et alertes sous l'onglet Accueil pour afficher la liste des règles. Vous pouvez supprimer ou modifier les règles ici.


face of male co-worker smiling.
Si nous profitons au maximum des règles de Outlook 2010, le classement des messages en sera considérablement facilité.
Girl co-worker noticing something
J'ajouterais que la fonction « Conversations » de Outlook 2010 peut également vous aider à traiter un nombre important de messages. La disposition Arrangement par conversation affiche vos messages groupés par objet ou « fil ». Les messages liés sont regroupés visuellement dans une hiérarchie par rubrique.

Vous comprendrez en le voyant. Sous l'onglet Vue, cherchez l'option Conversations et activez la case à cocher Afficher sous forme de conversations.

Male co-worker neutral face
La boîte de dialogue « Afficher les messages par conversation dans » s'affiche.

girl co-worker face
Le système vous demande si vous souhaitez appliquer la vue conversation à ce dossier particulier ou à tous les dossiers. Cliquez ici sur Ce dossier.
Face of male coworker saying something
De petits triangles blancs apparaissent dans la partie gauche des messages.

girl co-worker explaining something
Oui, le triangle est la marque d'un fil. Si vous sélectionnez le message et cliquez sur le triangle. Tous les messages du fil sont affichés et si vous cliquez à nouveau sur le triangle, ils sont masqués.

face of male co-worker smiling.
La fonction conversation est particulièrement utile lorsque vous recevez des messages de différents groupes et personnes sur de nombreux sujets différents. Je vais donc utiliser pleinement la fonction ainsi que les règles de classement.