Comment faire pour déterminer où publier un formulaire Outlook personnalisé

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Résumé
Cet article décrit certaines des considérations à prendre en compte si vous tentez de déterminer où publier un formulaire Outlook personnalisé.

Plus d'informations
Dans Outlook, les formulaires personnalisés sont généralement publiés dans une bibliothèque de formulaires afin qu'une seule copie d'un formulaire est stockée sur votre ordinateur. Les éléments individuels contiennent un champ classe du Message indiquant le formulaire à utiliser pour afficher les données contenues dans l'élément. Lorsque vous publiez des formulaires personnalisés dans une bibliothèque de formulaires, les ordinateurs Microsoft Exchange Server et Outlook utilisent beaucoup moins de ressources et la bande passante, car le formulaire lui-même ne doit pas être stocké dans chaque élément individuel.

Solutions de formulaires Outlook peuvent varier considérablement, en particulier parce que Outlook a un nombre de différents types de formulaires standard. Il est souvent difficile de déterminer le meilleur emplacement de publication d'un formulaire, et il y a plusieurs facteurs à prendre en compte lorsque vous effectuez la décision.

Où vous pouvez publier des formulaires

Les formulaires peuvent être publiés dans trois emplacements différents. Le tableau suivant présente ces emplacements.

EmplacementDescription
Un dossier (ou bibliothèque de formulaires de dossiers)Pour les solutions de formulaires plus basée sur les dossiers, publiez le formulaire dans le dossier afin qu'il soit disponible chaque fois que quelqu'un utilise le dossier. Si vous publiez le formulaire dans un dossier public, le formulaire est disponible pour tous les utilisateurs peuvent accéder au dossier. Si vous publiez le formulaire dans l'un de vos dossiers personnels, il est disponible uniquement lorsque vous utilisez ce dossier. Contact, publication, tâche et Journal sont des exemples des types de formulaires sont généralement associés à un dossier. Un des avantages de la publication d'un formulaire vers un dossier sont que le formulaire est disponible dans le menu Actions lorsque vous êtes dans le dossier.
Bibliothèque de formulaires de l'organisationPubliez le formulaire dans cette bibliothèque si vous voulez mettre le formulaire à la disposition dans votre organisation, par exemple les congés. Cette bibliothèque est souvent utilisée pour les formulaires de messages électroniques parce qu'ils ne sont généralement pas basés sur un dossier spécifique. Lorsque vous souhaitez utiliser le même formulaire personnalisé dans plusieurs dossiers, vous pouvez publier un formulaire dans la bibliothèque de formulaires d'organisation. Lorsque vous effectuez cette opération, vous pouvez conserver un seul formulaire publié. Les formulaires publiés dans cette bibliothèque sont accessibles à tous les membres de l'organisation dans la mesure où ils disposent d'autorisations de la bibliothèque par l'administrateur. La bibliothèque est stockée sur l'ordinateur Microsoft Exchange Server. L'administrateur doit vous octroyer des autorisations pour publier dans la bibliothèque de formulaires d'organisation. Cette autorisation est généralement accordée à une poignée d'individus ou au service qui gère l'ordinateur Exchange Server.
Bibliothèque des formulaires personnelsLes formulaires enregistrés dans cette bibliothèque ne sont accessibles qu'à vous. Lorsque vous publiez un formulaire dans la bibliothèque de formulaires personnels, le formulaire est stocké sous la forme d'un élément masqué dans le dossier racine de votre boîte aux lettres ou d'un fichier de dossiers personnels (.pst), selon votre emplacement de remise du courrier par défaut. Comme dans les formulaires qui sont stockés dans la bibliothèque de formulaires d'organisation, ces formulaires peuvent être ouverts à l'aide de la commande Choisir un formulaire . Enregistrer un formulaire dans cette bibliothèque lorsque vous créez un formulaire pour votre usage personnel, par exemple un formulaire de message électronique qui est pré-adressé à des destinataires.

Il est également possible de stocker un formulaire Outlook en tant que fichier dans le système de fichiers ou un élément dans un dossier Outlook. Microsoft vous recommande d'éviter d'utiliser ces deux approches, toutefois, dans la mesure où le formulaire est un formulaire One-Off. Pour plus d'informations sur les formulaires One-Off, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft :
290657 Description des définitions de formulaires et des formulaires One-Off dans Outlook 2002
Vous pouvez enregistrer un formulaire Outlook vers le système de fichiers sous la forme d'un fichier modèle Outlook (.oft). Cela vous permet de joindre le formulaire à un message électronique, puis envoyer le formulaire à une autre personne. Vous pouvez également utiliser le fichier .oft sous la forme d'une sauvegarde du formulaire. Pour enregistrer un formulaire sous la forme d'un fichier .oft :
  1. Dans le menu fichier , cliquez sur Enregistrer sous.
  2. Dans la zone nom de fichier , tapez un nom pour le formulaire.
  3. Dans la zone type de fichier, cliquez sur Modèle Outlook, puis cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez également enregistrer le formulaire sous la forme d'un élément dans le dossier en cours. Toutefois, Microsoft ne recommande pas cela pour les raisons suivantes :
  • Il est facile de supprimer accidentellement le formulaire.
  • Elle a tendance à brouiller la distinction entre formulaires et éléments, et le résultat par défaut est un dossier qui est rempli avec les différents éléments qui contiennent des versions différentes du même formulaire. Cela n'est généralement pas une bonne pratique lors de la création de formulaires Outlook.
  • Les éléments qui sont stockés dans un dossier en général ont des données associées, et que vous ne souhaitez généralement pas de données associées à votre formulaire. Par conséquent, Microsoft vous recommande de pas ouvrir un élément dans un dossier puis passer en mode Création ; Ouvrez une nouvelle instance du formulaire et ensuite passer en mode Création.
  • Les formulaires qui sont stockés en tant qu'éléments sont des formulaires « One-Off » et ont des effets secondaires indésirables.
Pour enregistrer un formulaire dans le dossier en cours, cliquez sur Enregistrer dans le menu fichier .

Considérations lors du choix de l'emplacement de publication d'un formulaire

Il existe de nombreuses questions à prendre en compte lorsque vous décidez où publier un formulaire :
  • Le formulaire est-il basé sur une solution de dossier, ou il est un formulaire de message électronique qui est conçu pour être envoyés à des destinataires ?
  • Vous utilisez un ordinateur basé sur Exchange Server ? Si vous utilisez un ordinateur Exchange Server, il est possible de publier le formulaire dans la bibliothèque de formulaires d'organisation, ou a votre organisation placé des restrictions sur les types de formulaires peuvent être stockées ?
  • Combien de personnes ont besoin d'accéder à l'écran ?
  • Le formulaire se verra souvent, rendant important de disposer d'une seule copie du formulaire déployée de manière centralisée ?
  • Le formulaire doit-il être disponible hors connexion ?
  • S'il s'agit d'un formulaire de message électronique, il servira uniquement à l'intérieur de l'organisation ou sera-t-il envoyé à des destinataires extérieurs à l'organisation ?
  • Comment le nouveau formulaire sera ouvert ?

Vous décidez où publier des formulaires basés sur un dossier

Lorsque vous créez une solution de dossier où l'objectif essentiel du formulaire est pour afficher les éléments dans un dossier unique, vous devez généralement publier le formulaire dans le dossier lui-même. Lorsque vous publiez le formulaire dans le dossier, le dossier est une entité autonome et le formulaire est disponible dans le menu Actions .

Toutefois, il existe des scénarios où vous ne souhaiterez pas publier un formulaire standard basé sur un dossier dans un dossier. Si vous utilisez un formulaire dans plusieurs dossiers, et chaque dossier utilise toujours la même version de l'écran, envisagez de publier le formulaire dans la bibliothèque des formulaires personnels ou la bibliothèque de formulaires d'organisation. Lorsque vous effectuez cette opération, il existe une seule copie du formulaire publié et qu'il est plus facile de mettre à jour si vous devez apporter des modifications. Si vous êtes la seule personne qui a besoin d'accéder à ce formulaire, publiez le formulaire dans la bibliothèque des formulaires personnels. Si d'autres utilisateurs doivent pouvoir accéder au formulaire et le formulaire se trouve généralement dans un dossier public sur un ordinateur basé sur Exchange Server, déterminez ou non vous êtes en mesure de publier le formulaire dans la bibliothèque de formulaires d'organisation. L'un des inconvénients potentiels de cette approche sont que le formulaire ne sera pas disponible dans le menu Actions que s'il est publié dans le dossier. Toutefois, s'il s'agit du formulaire par défaut pour le dossier, comme c'est généralement le cas, cela ne permettra pas trop grande différence, car vous ou les utilisateurs peuvent utiliser un bouton de barre d'outils pour ouvrir de nouveaux éléments.

Vous décidez où publier des formulaires basés sur le Message

Si le formulaire est basé sur un message électronique et qu'il est utilisé par vous-même et un nombre limité d'autres utilisateurs, publiez le formulaire dans la bibliothèque des formulaires personnels pour tous les utilisateurs. Toutefois, si vous souhaitez créer de nouveaux éléments basés sur ce formulaire, vous souhaiterez peut-être publier dans votre boîte de réception de sorte que vous pouvez y accéder dans le menu Actions . Si le formulaire doit être utilisé par de nombreuses personnes d'une organisation, publiez-le dans la bibliothèque de formulaires d'organisation afin qu'il existe une seule copie du formulaire à gérer et à tous les utilisateurs y ont accès. Cette approche, cependant, peut rendre le formulaire plus difficile à ouvrir.

Considérations et Options relatives à l'ouverture de formulaires

Le tableau suivant décrit comment les utilisateurs ouvrent généralement les formulaires Outlook en fonction de l'endroit où sont stockés les formulaires :

Type de formulaireOù ouvrir
Formulaires de dossiersSi vous ouvrez le dossier qui contient les formulaires, les formulaires sont disponibles dans le menu Actions .
Bibliothèque de formulaires de l'organisation

- et -

Bibliothèque des formulaires personnels
Les formulaires stockés dans la bibliothèque de formulaires d'organisation et de la bibliothèque des formulaires personnels sont conçus pour être accessibles à l'aide de la boîte de dialogue Choisir un formulaire . Pour accéder à ces formulaires, pointez sur Nouveau dans le menu fichier , puis cliquez sur Choisir un formulaire.

Vous pouvez utiliser les méthodes suivantes pour rendre les formulaires plus accessibles aux utilisateurs.

Ajouter la commande « Formulaire » à la barre d'outils

Outlook 2007 et Outlook 2003

Pour réduire le nombre d'étapes nécessaires pour accéder à la commande Choisir un formulaire , ajoutez la commande à la barre d'outils de sorte que vous pouvez afficher la boîte de dialogue avec un simple clic de souris :
  1. Dans le menu affichage , pointez sur barres d'outils, puis cliquez sur Personnaliser.
  2. Cliquez sur l'onglet commandes de la boîte de dialogue Personnaliser .
  3. Dans la zone catégories , assurez-vous que le fichier est sélectionné.
  4. Dans la boîte de commandes , recherchez la commande Choisir un formulaire et puis faites-le glisser jusqu'à l'emplacement de la barre d'outils que vous souhaitez.
  5. Cliquez sur Fermer.

Outlook 2013 et Outlook 2010

Pour réduire le nombre d'étapes nécessaires pour accéder à la commande Choisir un formulaire , ajoutez l'onglet développeur dans le ruban afin que vous pouvez afficher la boîte de dialogue Choisir un formulaire avec quelques clics de souris :
  1. Droit du ruban dans Outlook, puis cliquez sur Personnaliser le ruban.
  2. Dans la liste des Onglets principaux, sélectionnez développeur, puis cliquez sur OK.
Sous l'onglet développeur dans le ruban Outlook, vous devez voir le Formulaire affiché.

Ouvrir un formulaire à l'aide de Visual Basic pour Applications ou un complément COM

Pour plus d'informations sur l'utilisation de Visual Basic pour Applications pour ouvrir un formulaire à partir d'un menu ou une barre d'outils, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft :
290803 OL2002 : Comment faire pour ouvrir un formulaire à partir d'un bouton de barre d'outils

Publiez le formulaire dans un dossier

Si un formulaire est publié dans la bibliothèque des formulaires personnels ou de la bibliothèque de formulaires d'organisation, vous pouvez publier un formulaire dans un dossier afin qu'il apparaisse dans le menu Actions . Toutefois, si le formulaire est mis à jour, assurez-vous que le formulaire est redéployé afin que vous ne créez pas de problèmes liés au cache de formulaires Outlook. Pour plus d'informations sur le cache de formulaires, cliquez sur les numéros ci-dessous pour afficher les articles correspondants dans la Base de connaissances Microsoft :
290806 Cache de formulaires de description d'Outlook 2002

Enregistrer un fichier .oft sur le bureau ou le Menu Démarrer

Bien que Microsoft ne recommande pas l'enregistrement d'un fichier .oft sur le bureau ou dans le menu Démarrer , vous pouvez enregistrer un fichier de modèle Outlook (.oft) à l'emplacement. Les éléments qui sont créés de cette manière contiennent des formulaires « One-Off » susceptibles d'avoir des effets secondaires indésirables en fonction de la conception du formulaire et la manière dont il est utilisé.

Pour plus d'informations sur les formulaires One-Off, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft :
290657 Description des définitions de formulaires et des formulaires One-Off dans Outlook 2002
Références
Pour plus d'informations sur les ressources disponibles et les réponses aux questions fréquemment posées sur les solutions Microsoft Outlook, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft :
287530 Forum aux questions sur les formulaires personnalisés et les solutions Outlook
OfficeKBHowTo OutSol OutSol2002

Propriétés

ID d'article : 290802 - Dernière mise à jour : 10/26/2015 01:02:00 - Révision : 6.0

Microsoft Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003

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