À propos des flux de travail d’approbation

À propos des flux de travail d’approbation

SharePoint flux de travail peut vous aider à automatiser vos processus métiers, ce qui les rend plus cohérents et plus efficaces. Le flux de travail approbation vous permet d’acheminer des documents et d’autres éléments stockés dans SharePoint à une ou plusieurs personnes pour leur approbation.

Remarque : Les flux de travail SharePoint 2010 ont été désactivés depuis le 1er août 2020 pour les nouveaux clients et supprimés des clients existants le 1er novembre 2020. Si vous utilisez des flux de travail SharePoint 2010, nous vous recommandons de procéder à une migration de Power automate ou d’autres solutions prises en charge. Pour plus d’informations, voir mise en service du flux de travail 2010 SharePoint.

Pour plus d’informations, voir à propos des flux de travail inclus dans SharePoint.

Important : Par défaut, le flux de travail d’approbation n’est pas activé et n’est pas répertorié dans la liste déroulante Sélectionner un modèle de flux de travail du formulaire d’association. Pour qu’elle soit disponible pour une utilisation, un administrateur de site doit les activer au niveau de la collection de sites. Accédez à paramètres du site > fonctionnalités de la Collection de sites > activer la fonctionnalité de flux de travail . Par ailleurs, SharePoint 2013 fournit ces modèles de flux de travail basés sur SharePoint 2010 mode de compatibilité. Pour créer un flux de travail basé sur SharePoint 2013 avec la logique similaire, utilisez SharePoint Designer 2013.

Si vous avez seulement besoin d’effectuer une tâche de flux de travail approbation    Il suffit de faire défiler la liste jusqu’au segment complet et de le développer. Il est possible que vous n’ayez pas besoin des autres segments pour le moment.

Comparaison d’un processus manuel et d’un flux de travail automatisé

les flux de travailSharePoint sont les suivants :

  • Efficaces et cohérents    Un flux de travail approbation route automatiquement le document ou l’élément, affecte des tâches de révision et effectue le suivi de leur avancement, et envoie les rappels et les notifications, le cas échéant. L’activité d’un flux de travail peut être surveillée et ajustée à partir d’une page de statut centrale, et l’historique des événements dans le flux de travail est maintenu pendant 60 jours après l’achèvement.

  • Moins de tâches pour vous    Un flux de travail approbation fait gagner du temps et de l’utilisation de vos collègues tout en rationalisant et en standardisant votre processus d’approbation.

Voici un diagramme d’une version simple du flux de travail approbation.

Diagramme d’un flux de travail Approbation simple

Les informations contenues dans cet article sont présentées sous la présentation de dix segments développés.

Pour obtenir des conseils sur la meilleure utilisation de cet article, cliquez ici.

Si vous avez seulement besoin d’effectuer une tâche de flux de travail approbation    Il suffit de faire défiler la liste jusqu’au segment complet et de le développer. Il est possible que vous n’ayez pas besoin des autres segments pour le moment.

Si vous voulez ajouter, démarrer, surveiller et tenir à jour des flux de travail    Si vous n’êtes pas familiarisé avec ces tâches, il peut être utile de travailler dans cet article, segment par segment, lors de la première création et de l’ajout d’un flux de travail. Une fois que vous connaissez les informations et la disposition de l’article, vous serez en mesure d’accéder directement au segment dont vous avez besoin lors de vos visites de retour.

Approbation de contenu et approbation de publication    Vous avez peut-être des listes ou des bibliothèques dans lesquelles vous souhaitez que de nouveaux éléments et/ou des nouvelles versions d’éléments actuels soient révisées pour l’exactitude de leur contenu, ou pour la pertinence de leur formulaire et de leur style, avant d’être visibles par les personnes ayant accès à la liste. Ce type de processus de révision est appelé approbation de contenu et vous pouvez utiliser un flux de travail d’approbation pour contrôler l’approbation de contenu dans une liste ou une bibliothèque. (Il y a également un flux de travail d’approbation de publication très similaire, conçu spécialement pour une utilisation dans les sites SharePoint qui publient des pages Web sur Internet.)

Word sur l’impression de cet article    Il s’agit d’un article long. Si vous souhaitez uniquement imprimer des segments sélectionnés, assurez-vous que seuls ces segments sont développés lors de l’impression. (Si vous souhaitez également inclure le graphique complet dans votre copie imprimée, imprimez l’orientation paysage et non l’orientation portrait.)

Un mot de recherche    Avant de rechercher du texte ou des termes dans cet article, assurez-vous que tous les segments dans lesquels vous souhaitez effectuer une recherche sont développés.

Un flux de travail approbation est une fonctionnalité qui permet d’acheminer un document ou un autre élément stocké dans une liste ou une bibliothèque SharePoint à une ou plusieurs personnes à des fins d’approbation ou de rejet. Le flux de travail automatise et rationalise tout le processus.

Diagramme d’un flux de travail Approbation simple

Le flux de travail d’approbation de base inclus dans les produits SharePoint fonctionne en tant que modèle. Ce modèle vous permet d’ajouter plusieurs flux de travail d’approbation à vos sites. Chaque flux de travail que vous ajoutez est une version unique du flux de travail d’approbation de base, dont chacune dispose de sa propre méthode de travail, en fonction des paramètres que vous spécifiez lorsque vous l’ajoutez.

Sections de ce segment

  1. Que peut faire un flux de travail approbation pour moi ?

  2. Que ne peut pas faire un flux de travail approbation ?

  3. Qui peut utiliser ce type de flux de travail ?

  4. Comment planifier, ajouter, exécuter et tenir à jour ce type de flux de travail ?

1. que peut faire un flux de travail approbation pour moi ?

  • Lorsque vous ajoutez un flux de travail approbation à votre liste, bibliothèque ou collection de sites, vous pouvez spécifier le nombre de participants et indiquer si des tâches sont affectées l’une après l’autre (en série) ou toutes à la fois (en parallèle). Vous pouvez même décider de diviser les tâches des participants en plusieurs étapes distinctes, et spécifier une date et/ou l’heure de fin de réalisation de chaque tâche. Et chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement sur un élément, vous pouvez modifier l’un de ces paramètres.

  • Le flux de travail affecte une tâche à chaque participant spécifié. Chaque participant choisit parmi plusieurs réponses possibles : pour approuver ou rejeter l’élément, pour demander une modification de l’élément, pour réaffecter la tâche, ou pour annuler ou supprimer la tâche.

  • Pendant l’exécution du flux de travail, vous pouvez surveiller l’avancement et apporter des modifications (si nécessaire) à partir d’une seule et même page d’État centralisé du flux de travail.

  • Pour 60 jours à compter de la fin du flux de travail, la liste de tous les événements de flux de travail qui se sont produits au cours de cette exécution (ou instance) du flux de travail est toujours disponible sur la page État du flux de travail, pour référence informel.

Vous pouvez également utiliser un flux de travail approbation pour gérer un processus d’approbation de contenu pour une liste ou une bibliothèque. Pour plus d’informations, voir le segment contrôler de cet article.

2. que ne peut pas faire un flux de travail approbation ?

Les participants à un flux de travail approbation ne sont généralement pas autorisés à apporter des modifications à l’élément à réviser. Au lieu de cela, les participants peuvent demander que des modifications soient apportées à l’élément dans le cadre de l’instance de flux de travail. Si vous voulez ajouter un flux de travail dans lequel les participants insèrent des commentaires et des marques de révision dans l’élément lui-même, consultez l’article « à propos des flux de travail recueillir les commentaires» dans la section Voir aussi .

De plus, les flux de travail d’approbation ne sont pas conçus pour collecter des signatures. Si vous souhaitez utiliser un flux de travail pour collecter des signatures dans un document Microsoft Word, un classeur Microsoft Excel ou un formulaire Microsoft InfoPath, voir l’article,à propos des flux de travail collecte des signatures, dans la section Voir aussi .

Haut du segment

3. qui peut utiliser ce type de flux de travail ?

Pour ajouter un flux de travail   Par défaut, vous devez disposer de l’autorisation gérer les listes pour Ajouter un flux de travail. (Le groupe propriétaires dispose de l’autorisation gérer les listes par défaut ; le groupe membres et le groupe visiteurs ne le sont pas.)

Pour démarrer un flux de travail   Par défaut, vous devez disposer de l’autorisation Modifier les éléments pour Démarrer un flux de travail qui a déjà été ajouté. (Le groupe membres et le groupe propriétaires disposent tous les deux de l’autorisation Modifier des éléments par défaut ; le groupe visiteurs ne le trouve pas.)

Vous pouvez également choisir de configurer des flux de travail spécifiques de sorte qu’ils puissent être démarrés uniquement par les membres du groupe propriétaires. (Pour ce faire, activez la case à cocher nécessite gérer les autorisations de gestion des listes pour démarrer ce flux de travail , sur la première page du formulaire d’association.)

Haut du segment

4. Comment planifier, ajouter, exécuter et tenir à jour ce type de flux de travail ?

Voici les étapes de base :

  • Avant l’exécution du flux de travail (planifier, ajouter, démarrer)   
    Avant d’ajouter un flux de travail, vous planifiez l’emplacement auquel vous voulez l’ajouter (pour une liste ou une bibliothèque unique, ou pour l’ensemble de la collection de sites) et les détails de son fonctionnement. Une fois que vous avez ajouté et configuré le flux de travail, toute personne disposant des autorisations nécessaires peut démarrer le flux de travail sur un élément spécifique. Le flux de travail peut également être configuré pour s’exécuter automatiquement. Les exécutions automatiques peuvent être activées en fonction de l’une ou de l’autre des deux événements de déclenchement : lorsqu’un élément est ajouté ou créé dans une liste ou une bibliothèque, ou quand un élément d’une liste ou d’une bibliothèque est modifié.

  • Pendant l’exécution du flux de travail (exécuter, surveiller, rectifier)   
    Pendant l’exécution du flux de travail, les participants individuels remplissent leurs tâches attribuées. Les rappels automatiques sont envoyés aux participants qui ne respectent pas les échéances des tâches. Entre-temps, la progression du flux de travail peut être contrôlée à partir d’une page d’État du flux de travail centrale pour cette instance spécifique du flux de travail. Les modifications apportées au flux de travail en cours d’exécution peuvent être effectuées à partir de la même page ; et, si nécessaire, vous pouvez annuler ou arrêter le flux de travail à partir de cet emplacement.

  • Après l’exécution du flux de travail (examiner, créer un rapport, modifier)   
    Lorsque le flux de travail est terminé, l’intégralité de l’historique de cette exécution (ou de cette instance) peut être examinée jusqu’à 60 jours sur la page État du flux de travail. Dans la même page, des rapports statistiques sur les performances de cette version de flux de travail peuvent être créés. Enfin, s’il n’y a aucune information que vous souhaitez modifier concernant le mode de fonctionnement des flux de travail, vous pouvez ouvrir et modifier le formulaire d’association que vous avez terminé lors de la première ajout du flux de travail.

Le graphique suivant montre ces étapes du point de vue de la personne qui ajoute un nouveau flux de travail.

Processus de flux de travail

Dans ce segment, nous allons identifier les décisions que vous devez prendre et les informations dont vous devez disposer avant d’ajouter une version du flux de travail approbation.

Si vous connaissez déjà la façon d’ajouter ce type de flux de travail et que vous n’avez besoin que d’un rappel relatif aux étapes spécifiques, vous pouvez accéder directement au segment Ajouter approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Sections de ce segment

  1. Modèles et versions

  2. Présentation du formulaire d’association

  3. Douze questions à se poser

1. modèles et versions

Les flux de travail inclus dans les produits SharePoint fonctionnent comme des modèles principaux sur lesquels sont basés les flux de travail individuels que vous ajoutez à vos listes, bibliothèques et collection de sites.

Chaque fois que vous ajoutez un flux de travail approbation (par exemple, si vous ajoutez actuellement une version du modèle de flux de travail approbation générale). Vous fournissez à chaque version son propre nom et ses propres paramètres, que vous spécifiez dans le formulaire d’association lors de l’ajout de cette version particulière. De cette façon, vous pouvez ajouter plusieurs flux de travail, toutes les versions en fonction du modèle maître du flux de travail approbation, mais de chacune des versions nommées et personnalisées en fonction de la manière dont vous allez les utiliser. Les versions nommées peuvent également être appelées instancesde flux de travail.

Haut du segment

2. présentation du formulaire d’association

Dès lors que vous ajoutez une nouvelle version de flux de travail basée sur l’un des modèles de flux de travail inclus, vous remplissez un formulaire d’association pour spécifier la façon dont vous voulez que votre nouvelle instance fonctionne.

Dans la section suivante, vous trouverez une liste de questions qui vous permettront de compléter le formulaire d’association. Tout d’abord, prenez quelques instants ou deux pour parcourir le formulaire et ses champs.

Première page du formulaire d’association

Initiation du formulaire

Deuxième page du formulaire d’association

Formulaire pour la saisie d’informations spécifiques à l’exécution

Les champs figurant dans la zone rouge de cette deuxième page apparaissent également sur le formulaire d’initiation, qui est présenté chaque fois que le flux de travail est démarré manuellement et peut être modifié à l’aide de cette exécution unique.

Haut du segment

3. douze questions à se poser

Dès que vous avez répondu à toutes les questions de cette section, vous êtes prêt à ajouter votre flux de travail.

  1. Ce type de flux de travail est-il correct ?

  2. Une liste ou bibliothèque, ou l’intégralité de la collection de sites ? et un type de contenu ou tous les types de contenu ?

  3. Quel est le nom de votre produit ?

  4. Listes des tâches et historiques : existant ou nouveau ?

  5. Comment (et par qui) ce flux de travail peut-il être démarré ?

  6. Les types de contenu qui héritent de ce type de flux de travail s’obtiennent-ils également ?

  7. Participants : qui et dans quel ordre ?

  8. De quelles informations supplémentaires les participants ont-ils besoin ?

  9. Échéance des tâches

  10. Quand est-ce que le flux de travail se termine ?

  11. Qui doit être averti ?

  12. Ce flux de travail contrôle-t-il l’approbation du contenu ?

01. ce type de flux de travail est-il correct ?

Il existe plusieurs modèles de flux de travail dont le nom contient le mot « approbation ». Cet article concerne le modèle de flux de travail qui s’affiche dans le menu en tant qu' approbation – SharePoint 2010. Si vous ne savez pas si ce type de flux de travail est le meilleur choix pour vous, reportez-vous au segment apprendre de cet article. Pour plus d’informations sur les autres modèles de flux de travail disponibles, voir l’article à propos des flux de travail inclus dans SharePointdans la section Voir aussi .

Haut du segment

02. une liste ou bibliothèque, ou l’intégralité de la collection de sites ? puis Un type de contenu ou tous les types de contenu ?

Vous pouvez rendre votre nouvelle version du flux de travail approbation disponible dans une seule liste ou bibliothèque, ou dans l’ensemble de la collection de sites.

  • Si vous ajoutez le flux de travail pour une seule liste ou bibliothèque, vous pouvez le configurer pour s’exécuter sur tous les types de contenu ou sur un seul type de contenu.

  • Toutefois, si vous ajoutez le flux de travail pour l’intégralité de la collection de sites, vous devez le configurer pour une exécution sur un seul type de contenu de site.

Carte d’une collection de sites avec 3 façons d’ajouter un flux de travail expliquées

Qu’est-ce qu’un type de contenu ?

Chaque document ou autre élément stocké dans une liste ou une bibliothèque SharePoint appartient à un type de contenuou à un autre. Un type de contenu peut être comme basique et générique en tant que document ou feuille de calcul Excel, ou comme spécification du contrat légal ou de conception de produit. Certains types de contenu sont disponibles dans les produits SharePoint par défaut, mais vous pouvez les personnaliser et en ajouter d’autres. Pour plus d’informations, consultez créer ou personnaliser un type de contenu de site et Ajouter un type de contenu à une liste ou une bibliothèque.

Haut du segment

03. quel nom de bon vous semble ?

Donnez un nom à votre version de flux de travail :

  • Indique clairement son utilisation.

  • Le distingue clairement d’autres flux de travail.

Par exemple

Imaginez que vous êtes membre d’un groupe d’éditeurs. Votre groupe veut utiliser deux flux de travail d’approbation différents pour gérer les soumissions de documents de contributeurs externes :

  • Vous exécutez le premier flux de travail sur chaque document envoyé pour décider s’il doit être accepté pour le processus d’édition.

  • Après avoir accepté et modifié un document envoyé, vous exécutez le second flux de travail sur le brouillon modifié pour décider s’il doit être accepté comme final.

Vous pouvez nommer le premier flux de travail approbation envoi acceptation et le second approbation version finale.

Conseil : Comme d’habitude, nous vous conseillons de définir des conventions d’affectation de noms cohérentes, et de veiller à ce que toutes les personnes impliquées dans vos flux de travail connaissent ces conventions.

Haut du segment

04. listes des tâches et historiques : existant ou nouveau ?

Votre flux de travail peut utiliser la liste des tâches et l’historique par défaut du site, utiliser d' autres listes de tâches et historiques existantes, ou demander de nouvelles listes pour ce flux de travail.

  • Si votre site comporte de nombreux flux de travail, ou si certains flux de travail impliquent de nombreuses tâches, envisagez de demander de nouvelles listes pour chaque flux de travail. (La gestion de listes plus longues peut ralentir les performances. C’est plus rapide et plus facile pour le système de tenir compte de plusieurs listes plus courtes qu’une très longue.)

  • Si les tâches et l’historique de ce flux de travail contiennent des données sensibles ou confidentielles que vous souhaitez conserver en séparation dans la liste des tâches générales, vous devez indiquer clairement que vous souhaitez utiliser une nouvelle liste séparée pour ce flux de travail. (Après avoir ajouté le flux de travail, assurez-vous que les autorisations appropriées sont définies pour les nouvelles listes.)

Haut du segment

05. Comment (et par qui) ce flux de travail peut-il être démarré ?

Un flux de travail peut être configuré pour être démarré manuellement, automatiquement ou de l’une ou l’autre façon :

  • Lorsque vous démarrez manuellement un flux de travail approbation sur un document ou un élément spécifique, un autre formulaire du formulaire d’initiationest présenté. Le formulaire d’initiation contient la plupart des paramètres de la deuxième page du formulaire d' Association . De cette façon, si la personne qui démarre le flux de travail veut modifier l’un de ces paramètres (pour l’instance actuelle uniquement), elle peut le faire avant de cliquer sur Démarrer. Accédez à la liste > menu contextuel de l’élément > flux de travail > sélectionnez le flux de travail pour le démarrer manuellement.

  • Avec un démarrage automatique, il n’est pas possible de présenter le formulaire d’initiation, les paramètres par défaut spécifiés dans le formulaire d’association sont utilisés sans modification.

L’illustration suivante montre la différence entre les démarrages manuels et automatiques.

Comparaison des formulaires pour un démarrage manuel et un démarrage automatique

Les modifications que vous apportez dans le formulaire d’initiation s’appliquent uniquement lors de l’instance actuelle du flux de travail. Pour modifier les paramètres, par défautpermanentsdu flux de travail, vous devez modifier le formulaire d' Association d’origine, comme décrit dans le segment modifier de cet article.

Démarrages manuels

Si vous autorisez les démarrages manuels, toute personne, qui dispose des autorisations requises, peut démarrer le flux de travail à tout moment sur les éléments éligibles.

Dans le cadre d’un démarrage manuel, vous et vos collègues pouvez uniquement exécuter le flux de travail lorsque et si vous le souhaitez, et que chaque fois que vous l’exécutez, vous pouvez modifier les paramètres à l’aide du formulaire d’initiation.

Un exemple rapide    Si vous souhaitez exécuter votre flux de travail uniquement sur les éléments qui sont créés par un writer à partir de l’extérieur de votre équipe, vous devez le lancer manuellement pour qu’il s’exécute automatiquement sur les éléments créés par vous et vos collègues. (Une solution alternative : mettez à jour une liste ou une bibliothèque pour les éléments des auteurs de votre équipe, ainsi qu’une liste ou une bibliothèque séparée pour les éléments de tous les autres auteurs. Ainsi, vous pouvez exécuter le flux de travail automatiquement, mais uniquement dans la liste des auteurs externes. Autre solution : ajoutez une condition si et définissez créé par pour la personne concernée. Pour plus d’informations, consultez l’aide-mémoire sur les conditions de flux de travail .)

Le principal inconvénient des démarrages manuels est qu’il ne faut pas oublier d’exécuter le flux de travail dès qu’il est approprié.

Démarrages automatiques

Vous pouvez configurer le flux de travail pour qu’il démarre automatiquement suite à l’un des événements suivants :

  • Une personne essaie de publier une version principale d’un élément.

  • Un nouvel élément est créé ou téléchargé dans la liste ou la bibliothèque.

  • Un élément déjà stocké dans la liste ou la bibliothèque est modifié.

Par le biais d’un démarrage automatique, personne ne doit mémoriser pour démarrer le flux de travail. Il s’exécute chaque fois qu’un événement déclencheur se produit.

Un exemple rapide    Si vous êtes responsable de l’exactitude et de la pertinence des éléments d’une liste, vous pouvez ajouter un flux de travail d’approbation à cette liste et vous indiquer vous-même en tant que participant uniquement. Vous pouvez configurer le flux de travail pour qu’il démarre automatiquement chaque fois qu’un élément de la liste est modifié et chaque fois qu’un élément est ajouté. De cette façon, vous êtes toujours tenu de rester à jour.

Deux inconvénients des démarrages automatiques :

  • Vous ne pouvez pas empêcher l’exécution du flux de travail chaque fois qu’un événement déclencheur se produit.

  • Vous ne pouvez pas modifier les paramètres au début de chaque instance individuelle.

Pour plus d’informations sur l’exécution d’un flux de travail approbation automatiquement quand une personne essaie de publier une version principale d’un élément, voir le segment contrôler de cet article.

Haut du segment

06. les types de contenu qui héritent de ce type de flux de travail s’obtiennent-ils également ?

Lorsque vous ajoutez un flux de travail à un type de contenu pour l’ensemble de la collection de sites, vous pouvez également ajouter le flux de travail à tous les autres types de contenu de la collection de sites qui héritent du type de contenu auquel vous ajoutez le flux de travail.

Remarques

  • L’opération qui permet d’effectuer les opérations supplémentaires peut prendre un certain temps.

  • Si l’héritage a été interrompu pour tous les sites et sous-sites dans lesquels vous souhaitez ajouter ce flux de travail pour hériter des types de contenu, assurez-vous que vous êtes membre du groupe propriétaires sur chacun de ces sites ou sous-sites avant d’exécuter cette opération.

Haut du segment

07. participants : qui et dans quel ordre ?

Vous devez indiquer le nom ou l’adresse de messagerie de chaque personne à qui des tâches de révision seront affectées.

Une étape ou plusieurs étapes ?    Vous pouvez choisir d’avoir une seule étape de tâches de révision ou de plusieurs étapes. Si vous avez plusieurs phases, les étapes seront exécutées l’une après l’autre.

Révisions en parallèle ou en série ?    Pour les participants qui se trouvent dans n’importe quelle étape, vous pouvez choisir d’avoir les tâches de révision affectées en même temps (en parallèle) ou les tâches de révision affectées l’une après l’autre (en série) dans l’ordre indiqué. L’option Serie peut être utile si, par exemple, vous configurez le flux de travail de façon à ce qu’il se termine après le premier rejet, ou si vous souhaitez que les participants puissent voir les commentaires des participants précédents dans le cadre de leurs avis.

Par exemple

Ce scénario simple montre certains des avantages liés à l’utilisation de plusieurs étapes et des révisions en série :

Imaginez qu’Michel ajoute un nouveau flux de travail approbation. Il veut que ses collègues Anna et Jean examinent tout d’abord chaque article, avant de l’examiner. Il souhaite également que le flux de travail se termine avant son examen s’il est rejeté ou Jean. Michel peut configurer ce type d’une des deux manières suivantes :

  • En utilisant une révision en série   Michel configure un avis en série sur un seul étage dans lequel Anna et Jean sont les deux premiers participants et c’est le troisième ; et il sélectionne l’option fin le première rejet .
    Dans cette disposition, Anna doit approuver l’élément avant que la tâche de Jean soit affectée, puis Jean doit approuver l’article avant qu’elle ne soit affectée. Si vous refusez l’élément à l’aide de Jean ou Michel, aucune tâche ne lui est affectée ; Si Anna est alors approuvé par le biais de Jean, le flux de travail se termine avant la fin de la tâche de vérification de Victor.
    Pour configurer son examen en série à la fois, vous pouvez procéder comme suit.
    Formulaire avec le paramètre pour l’étape en série surligné
    Option Terminer dès le premier refus sélectionnée

  • En utilisant deux étapes   Si Michel veut que Jean et Jean lui aient affecté leurs avis en même temps, de sorte que Jean n’ait pas besoin d’attendre la fin de l’étape pour qu’il puisse commencer, il peut configurer deux étapes dans le flux de travail : le premier mode parallèle pour les avis d’Anna et de Jean, et le second une étape distincte pour son propre avis. Là encore, il sélectionne l’option fin sur le premier rejet . La deuxième étape ne commence pas tant que la première étape n’est pas terminée. de nouveau, si Sylvie ou Jean rejette l’article, la tâche de révision de Victor n’est jamais affectée.
    C’est la façon dont Frank définit son examen parallèle en deux étapes.
    Formulaire avec le paramètre pour l’étape en parallèle surligné
    Option Terminer dès le premier refus sélectionnée

Voici des diagrammes pour ces deux solutions.

Flux de travail en série et flux de travail à deux étapes côte à côte

Participants externes    Il existe un processus spécial pour inclure des participants qui ne sont pas membres de votre organisation SharePoint. Dans ce processus, un membre du site agit en tant que proxy pour le participant externe.

Voici un diagramme de ce processus :

Diagramme de processus pour inclure un participant externe

Affecter une tâche à l’intégralité d’un groupe ou une tâche à chaque membre du groupe ?    Si vous incluez une adresse de groupe ou une liste de distribution entre les participants du flux de travail, vous pouvez faire en sorte que le flux de travail affecte une tâche à chaque membre du groupe, ou ne lui affecter qu’une seule tâche , tout en envoyant une notification de cette tâche à chaque membre. Lorsqu’une seule tâche est affectée à l’ensemble du groupe, tous les membres du groupe peuvent réclamer et exécuter une tâche unique. (Vous trouverez des instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment exécuter de cet article.)

Haut du segment

08. de quelles informations supplémentaires les participants ont-ils besoin ?

Le formulaire d’association contient un champ texte dans lequel vous pouvez fournir des instructions, des détails sur la configuration requise, des ressources, etc.

Deux éléments que vous pouvez inclure :

  • Coordonnées, au cas où les participants rencontrent des difficultés ou ont des questions.

  • Si votre flux de travail ne affectera qu’une seule tâche à chaque groupe ou liste de distribution, déclarez-vous que l’un des membres de chaque groupe peut réclamer la tâche avant de l’exécuter. De cette façon, les autres membres du groupe ne perdent pas de temps en commençant la même tâche. Vous trouverez plus d’informations sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment exécuter de cet article.

Haut du segment

09. échéance des tâches

Vous pouvez indiquer quand les tâches du flux de travail sont échues dans l’un ou l’autre des deux manières suivantes :

Par date du calendrier    Vous pouvez spécifier une date de calendrier unique selon laquelle toutes les tâches sont échues.

  • Si vous configurez votre flux de travail de façon à ce qu’il démarre automatiquement, cette option ne doit généralement pas être utilisée. La valeur de date que vous spécifiez ne s’ajuste pas automatiquement en fonction de la date actuelle chaque fois que le flux de travail démarre automatiquement.

Par durée de tâche    Vous pouvez spécifier un nombre de jours, de semaines ou de mois permettant d’achever chaque tâche, en commençant lorsque cette tâche est affectée.

  • Une date d’échéance du calendrier remplace une durée de tâche spécifiée. C’est-à-dire, si la date du 10 juin est affectée et qu’une tâche est affectée à une durée de trois jours, mais qui a également une date d’échéance du mois du 11 juin, la tâche sera prévue le 11 juin (date d’échéance du calendrier) et non le 13 juin (la fin de la période de trois jours).

Haut du segment

10. quand est-ce que le flux de travail se termine ?

Pour éviter de perdre du temps sur des révisions inutiles, vous pouvez choisir de mettre fin immédiatement au flux de travail (avant la date spécifiée ou la date d’échéance calculée) quand l’un des deux événements suivants se produit :

  • Un participant refuse l’élément.

  • L’élément est modifié d’une façon ou d’une autre.

Remarque : Un flux de travail ne peut pas démarrer sur un élément extrait actuellement. Après le démarrage du flux de travail, l’élément à réviser peut être extrait pour le protéger contre les modifications. (Toutefois, jusqu’à ce que l’élément soit archivé de nouveau, aucun autre flux de travail ne peut commencer dessus.)

Haut du segment

11. qui doit être averti ?

Dans le champ CC , sur la seconde page du formulaire d’association, vous pouvez entrer des noms ou des adresses pour toutes les personnes qui doivent être averties au début ou à la fin du flux de travail.

  • La saisie d’un nom dans cette zone n’affecte pas une tâche de flux de travail à cette personne.

  • Lorsque le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de début et de fin sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

  • Lorsque le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a ajouté reçoit les notifications de début et de fin sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

Haut du segment

12. ce flux de travail peut-il contrôler l’approbation du contenu ?

Vous avez peut-être des listes ou des bibliothèques dans lesquelles vous souhaitez que de nouveaux éléments et/ou des nouvelles versions d’éléments actuels soient révisées pour l’exactitude de leur contenu, ou pour la pertinence de leur formulaire et de leur style, avant d’être visibles par les personnes ayant accès à la liste. Ce type de processus de révision est appelé approbation du contenu.

Dans les produits SharePoint, vous pouvez utiliser un flux de travail approbation pour rendre le processus d’approbation de contenu encore plus facile et plus efficace. Pour plus d’informations, reportez-vous au segment d' approbation de contenu de contrôle de cet article.

Et ensuite ?

Si vous êtes prêt à ajouter votre nouveau flux de travail approbation à votre liste, bibliothèque ou collection de sites, reportez-vous directement au segment ajouter approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Il est possible que vous disposiez de listes et de bibliothèques dans lesquelles vous souhaitez que les nouveaux éléments et/ou les nouvelles versions des éléments actuels soient révisées en fonction de la précision de leur contenu ou du type de formulaire et d’affichage de votre choix. Ce type de processus de révision est appelé approbation du contenu.

Dans les produits SharePoint, vous pouvez contrôler l’approbation du contenu manuellement, sans flux de travail. Toutefois, un flux de travail d’approbation SharePoint peut rendre le processus encore plus facile et efficace.

Si vous ne connaissez pas déjà les fonctionnalités de contrôle de version et d’approbation de contenu dans les produits SharePoint, nous vous recommandons de commencer par consulter les articles suivants :

Un flux de travail d’approbation peut contrôler le processus d’approbation du contenu de deux manières, à l’aide d’un seul contrôle dans les formulaires d’association que vous renseignez lorsque vous ajoutez le flux de travail pour la première fois. Vous pouvez utiliser votre flux de travail pour l’un ou l’autre.

Contrôle de la publication des versions principales

Dans la zone options de démarrage de la première page du formulaire d’association, il est possible de Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d’une version principale d’un élément. Vous devez tenir compte des éléments suivants :

  • Cette option n’est disponible que pour un flux de travail d’approbation qui s’exécute sur tous les types de contenu d’une liste ou bibliothèque unique, et non pour les flux de travail qui s’exécutent uniquement sur les éléments d’un seul type de contenu.

  • Pour que cette option soit disponible, l’approbation du contenu doit être activée pour la liste ou la bibliothèque dans la page Paramètres de contrôle de version, et les options créer les versions principales et mineures (brouillon) doivent être sélectionnées sur la même page.

  • Si vous sélectionnez cette option, les deux options qui suivent celle-ci deviennent indisponibles : Démarrer ce flux de travail lorsqu’un nouvel élément est créé et Démarrer ce flux de travail en cas de modification d’un élément.

  • Si vous sélectionnez cette option, votre flux de travail s’exécutera automatiquement sur un élément seulement quand une personne essaie de publier une version principale de cet élément.

  • Dans une liste ou une bibliothèque, il est possible qu’un seul flux de travail d’approbation soit utilisé pour approuver la publication des versions principales. Si vous tentez de désigner un deuxième flux de travail dans la même liste ou bibliothèque pour cette fonction, vous serez invité à en choisir un ou l’autre.

Contrôle non basé sur les versions

Dans la zone autoriser l’approbation de contenu de la deuxième page du formulaire d’association, il est possible de mettre à jour le statut d’approbation une fois le flux de travail terminé (utilisez ce flux de travail pour contrôler l’approbation du contenu).

Cette option est disponible sous la forme d’une autorisation d’approbation de contenu dans la liste ou la bibliothèque. Quelle que soit la méthode utilisée, la valeur du champ d' approbation pour l’élément est mise à jour en fonction du résultat du flux de travail.

Cette option vous permet d’effectuer les opérations suivantes :

  • Toujours exécuter le flux de travail manuellement, ou

  • Sélectionnez une ou plusieurs options de démarrage automatique dans la première page du formulaire d’association, ou

  • Autoriser à la fois les démarrages manuels et automatiques

Contrôle de contenu pour les sites de publication Web

Le contrôle de contenu est un processus spécialisé dans les sites qui publient des pages sur le Web. Par conséquent, il existe un flux de travail d’approbation de publication spécialisé pour une utilisation dans les sites de publication, ainsi qu’un modèle de site (appelé site de publication avec flux de travail) qui inclut une version de ce flux de travail déjà personnalisée pour une utilisation dans la publication Web.

Et ensuite ?

Si vous êtes prêt à ajouter votre nouveau flux de travail approbation à votre liste, bibliothèque ou collection de sites, reportez-vous directement au segment ajouter approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Si vous ne savez pas encore comment ajouter des flux de travail, vous trouverez peut-être utile de passer en revue le segment apprendre et le segment planifier de cet article avant de passer aux étapes de ce segment.

Sections de ce segment

  1. Avant de commencer

  2. Ajouter le flux de travail

1. avant de commencer

Deux éléments doivent être dans l’ordre avant de pouvoir ajouter un flux de travail :

E-mail    Pour que le flux de travail d’envoi des notifications et des rappels par courrier électronique, doit être activé pour votre site SharePoint. Si vous n’êtes pas sûr de l’avoir déjà fait, contactez votre administrateur SharePoint. Pour plus d' options, voir l’étape suivante : configurer le courrier électronique sortant dans SharePoint 2013.

Attribué    Les paramètres par défaut de SharePoint requièrent que vous ayez l’autorisation gérer les listes pour ajouter des flux de travail pour des listes, des bibliothèques ou des collections de sites. (Le groupe propriétaires possède l’autorisation gérer les listes par défaut ; le groupe membres et les groupes visiteurs ne le sont pas. Pour plus d’informations sur les autorisations, voir le segment apprendre de cet article.

Haut du segment

2. ajouter le flux de travail

Procédez comme suit :

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque à laquelle vous souhaitez ajouter le flux de travail.

  2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet liste ou bibliothèque .

    Remarque : Le nom de l’onglet peut varier selon le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, l’onglet est nommé calendrier.

  3. Dans le groupe paramètres , cliquez sur paramètres du flux de travail.

  4. Dans la page Paramètres du flux de travail, sous Afficher les associations de flux de travail de ce type, spécifiez si vous voulez que le flux de travail s’exécute sur le document, la liste ou un dossier, puis cliquez sur Ajouter un flux de travail.

  5. Remplissez la première page du formulaire d’association.
    (Les instructions suivent l’illustration.)

    Informations fondamentales sur l’ajout d’un flux de travail avec les sections numérotées

    Légende numéro un

    Type de contenu

    Conservez la sélection par défaut ( tous) ou sélectionnez un type de contenu spécifique.

    Légende numéro deux

    Modèle

    Sélectionnez le modèle approbation – SharePoint 2010 .

    Remarque : Si le modèle approbation – SharePoint 2010 ne figure pas dans la liste, contactez votre administrateur SharePoint pour savoir comment l’activer pour votre collection de sites ou votre espace de travail. Si vous êtes un administrateur, accédez à paramètres du site >fonctionnalités de la Collection de sites > activer la fonctionnalité de flux de travail .

    Légende numéro trois

    Name (Nom)

    Tapez un nom pour ce flux de travail. Ce nom permettra aux utilisateurs de cette liste ou de cette bibliothèque d’identifier ce flux de travail.

    Pour obtenir des suggestions sur l’attribution d’un nom à votre flux de travail, voir le segment planifier de cet article.

    Légende numéro quatre

    Liste de tâches

    Sélectionnez une liste de tâches à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste de tâches existante ou cliquer sur nouvelle liste de tâches pour créer une nouvelle liste.

    Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’une nouvelle liste de tâches (plutôt que d’en sélectionner une existante), voir le segment planifier de cet article.

    Légende numéro 5

    Historique

    Sélectionnez une liste d’historique à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste d’historique existante ou cliquer sur historique du flux de travail (nouveau) pour créer une nouvelle liste.

    Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’une liste d’historique (plutôt que d’en sélectionner une existante), voir le segment planifier de cet article.

    Légende numéro six

    Options de démarrage

    Spécifiez la ou les façons dont ce flux de travail peut être démarré.

    Pour plus d’informations sur la sélection des options de démarrage, voir le segment planifier de cet article.

    Pour plus d’informations sur l’utilisation du flux de travail pour contrôler l’approbation de contenu, notamment la publication de versions principales, voir le segment contrôler de cet article.

    • Notez que l’option Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d’une version principale d’un élément ne s’affiche pas si vous ajoutez le flux de travail pour un seul type de contenu.

    • Notez également que si vous sélectionnez Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d’une version principale d’un élément, les deux cases à cocher suivantes deviennent indisponibles.

  6. Lorsque tous les paramètres de ce formulaire vous conviennent, cliquez sur suivant.

  7. Remplissez la seconde page du formulaire d’association.
    (Les instructions suivent l’illustration.)

    Remarque : Les produits SharePoint présentent les premières options de cette deuxième page du formulaire d’association : les numéros un à sept dans l’illustration suivante, des approbateurs via CC , chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement, afin que vous puissiez apporter des modifications à ces options pour une seule instance.

    Valeurs par défaut de Ajouter un flux de travail avec champs numérotés

    Légende numéro un

    Affecter à

    Entrez les noms ou les adresses des personnes auxquelles vous souhaitez que le flux de travail affecte des tâches.

    • Si les tâches doivent être affectées une à la fois (en série)   
      Entrez les noms ou les adresses dans l’ordre dans lequel les tâches doivent être affectées.

    • Si toutes les tâches doivent être affectées en même temps (en parallèle)   
      L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance.

    • Si vous affectez une tâche à une personne externe à votre organisation SharePoint   
      Pour plus d’informations sur l’ajout de participants externes, voir le segment exécuter de cet article.

    Légende numéro deux

    ordre

    Spécifiez si les tâches doivent être affectées une à la fois (en série) ou toutes à la fois (en parallèle).

    Pour plus d’informations sur l’utilisation d’un ordre en série ou en parallèle, voir le segment planifier de cet article.

    Légende numéro trois

    Ajouter une nouvelle étape

    Ajoutez les étapes souhaitées sous la première que vous venez de configurer.

    • Pour supprimer une étape, cliquez dans le champ affecter à pour cette étape, puis appuyez sur Ctrl + Suppr.

    Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir le segment planifier de cet article.

    Légende numéro quatre

    Développer les groupes

    • Pour qu' une tâche soit affectée à chaque membre de chaque groupe que vous entrez dans le champ affecter à , activez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe recevra une notification de tâche et chaque membre aura son propre tâche à exécuter.)

    • Pour qu' une seule tâche soit affectée à tous les groupes entiers que vous entrez dans le champ attribuer à , désactivez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe recevra une notification de tâche, mais un membre peut réclamer et achever la tâche unique pour le compte de l’ensemble du groupe. Vous trouverez des instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment exécuter de cet article.)

    Légende numéro 5

    Demande

    Le texte que vous incluez ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure les instructions ou ressources supplémentaires dont peuvent disposer les participants, notamment :

    • Les informations de contact.

    • Le cas échéant, une note relative à des tâches individuelles affectées à des groupes entiers ou des listes de distribution. (Vous trouverez des instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment exécuter de cet article.)

    Légende numéro six

    Dates d’échéance et durée des tâches

    Spécifiez une date d’échéance finale pour le flux de travail entier, et/ou spécifiez le nombre de jours, de semaines ou de mois autorisés pour l’achèvement de chaque tâche à l’heure d’attribution.

    • Si ce flux de travail démarre automatiquement, il est généralement préférable de laisser le champ Date d’échéance pour toutes les tâches vide et d’utiliser les deux champs de durée pour contrôler la date d’échéance. Vous pouvez toujours indiquer une date d’échéance précise dans le formulaire d’initiation si et quand vous démarrez le flux de travail manuellement.

    Pour plus d’informations sur l’utilisation des dates d’échéance et des durées de tâche, voir le segment planifier de cet article.

    Légende numéro sept

    CP

    Entrez les noms ou adresses de courrier des personnes qui doivent être averties chaque fois que le flux de travail démarre ou s’arrête.

    • La saisie d’un nom dans cette zone n’affecte pas une tâche de flux de travail.

    • Lorsque le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

    • Lorsque le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a ajouté reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

    Légende numéro huit

    Arrêt du flux de travail

    Sélectionnez l’une des options suivantes, ou les deux.

    Pour plus d’informations sur ces options, voir le segment planifier de cet article.

    Légende numéro neuf

    Activer l’approbation de contenu

    Activez cette case à cocher si vous enverrez le flux de travail pour gérer l’approbation de contenu.

    Pour plus d’informations sur l’utilisation du flux de travail pour contrôler l’approbation de contenu, notamment la publication de versions principales, voir le segment contrôler de cet article.

  8. Lorsque tous les paramètres de cette page vous conviennent, cliquez sur Enregistrer pour créer le flux de travail.

Si vous ne savez pas encore comment ajouter des flux de travail, vous trouverez peut-être utile de passer en revue le segment apprendre et le segment planifier de cet article avant de passer aux étapes de ce segment.

Sections de ce segment

  1. Avant de commencer

  2. Ajouter le flux de travail

1. avant de commencer

Deux éléments doivent être dans l’ordre avant de pouvoir ajouter un flux de travail :

E-mail    Pour que le flux de travail d’envoi des notifications et des rappels par courrier électronique, doit être activé pour votre site. Si vous n’êtes pas sûr de l’avoir déjà fait, contactez votre administrateur SharePoint. Pour plus d' options, voir l’étape suivante : configurer le courrier électronique sortant dans SharePoint 2013.

Attribué    Les paramètres par défaut de SharePoint requièrent que vous ayez l’autorisation gérer les listes pour ajouter des flux de travail pour des listes, des bibliothèques ou des collections de sites. (Le groupe propriétaires possède l’autorisation gérer les listes par défaut ; le groupe membres et les groupes visiteurs ne le sont pas. Pour plus d’informations sur les autorisations, voir le segment apprendre de cet article.

Haut du segment

2. ajouter le flux de travail

Procédez comme suit :

  1. Accédez à la page d’accueil de la collection de sites (etnon la page d’accueil du site ou du sous-site au sein de la collection).

  2. Cliquez sur l’icône paramètres Bouton Paramètres du site web public SharePoint Online puis cliquez sur paramètres du site.

  3. Dans la page Paramètres du site, sous galeries du concepteur Web, cliquez sur types de contenu de site.

  4. Dans la page types de contenu de site, cliquez sur le nom du type de contenu de site pour lequel vous voulez ajouter un flux de travail.

    Remarque : Un flux de travail ajouté à l’intégralité de la collection de sites doit être ajouté pour les éléments d’un seul type de contenu.

    Types de contenu Document avec type surligné

    1. Dans la page pour le type de contenu sélectionné, sous paramètres, cliquez sur paramètres du flux de travail.
      Lien Paramètres du flux de travail dans la section Paramètres

    2. Dans la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Ajouter un flux de travail .
      Lien Ajouter un flux de travail

    3. Remplissez la première page du formulaire d’association.
      (Les instructions suivent l’illustration.)

    Page de configuration du flux de travail

    Légende numéro un

    Modèle

    Sélectionnez le modèle approbation – SharePoint 2010 .

    Remarque : Si le modèle approbation – SharePoint 2010 ne figure pas dans la liste, contactez votre administrateur SharePoint pour savoir comment l’activer pour votre collection de sites ou votre espace de travail. Si vous êtes un administrateur, accédez à paramètres du site > fonctionnalités de la collection de sites > activer la fonctionnalité de flux de travail.

    Légende numéro deux

    Name (Nom)

    Tapez un nom pour ce flux de travail. Ce nom permettra d’identifier ce flux de travail pour les utilisateurs de cette collection de sites.

    Pour obtenir des suggestions sur l’attribution d’un nom à votre flux de travail, voir le segment planifier de cet article.

    Légende numéro trois

    Liste de tâches

    Sélectionnez une liste de tâches à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste de tâches existante ou cliquer sur nouvelle liste de tâches pour créer une nouvelle liste.

    Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’une nouvelle liste de tâches (plutôt que d’en sélectionner une existante), voir le segment planifier de cet article.

    Légende numéro quatre

    Historique

    Sélectionnez une liste d’historique à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste d’historique existante ou cliquer sur historique du flux de travail (nouveau) pour créer une nouvelle liste.

    Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’une liste d’historique (plutôt que d’en sélectionner une existante), voir le segment planifier de cet article.

    Légende numéro 5

    Options de démarrage

    Spécifiez la ou les façons dont ce flux de travail peut être démarré.

    Pour plus d’informations sur la sélection des options de démarrage, voir le segment planifier de cet article.

    Légende numéro six

    Ajouter ce flux de travail aux types de contenu enfants ?

    Indiquez si ce flux de travail doit être ajouté à (associé à) tous les types de contenu de liste et de site qui héritent de ce type de contenu.

    • L’opération qui permet d’effectuer les opérations supplémentaires peut prendre un certain temps.

    • Si l’héritage a été interrompu pour tous les sites et sous-sites dans lesquels vous souhaitez ajouter ce flux de travail pour hériter des types de contenu, assurez-vous que vous êtes membre du groupe propriétaires sur chacun de ces sites ou sous-sites avant d’exécuter cette opération.

  5. Lorsque tous les paramètres de cette page vous conviennent, cliquez sur suivant.

  6. Remplissez la seconde page du formulaire d’association.
    (Les instructions suivent l’illustration.)

    Remarque : SharePoint produits présente les premières options de cette deuxième page du formulaire d’association : les numéros un à sept dans l’illustration suivante, des approbateurs via CC , chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement, afin que vous puissiez apporter des modifications à ces options pour une seule instance.

    Valeurs par défaut de Ajouter un flux de travail avec champs numérotés

    Légende numéro un

    Affecter à

    Entrez les noms ou les adresses des personnes auxquelles le flux de travail doit affecter des tâches.

    • Si les tâches doivent être affectées une à la fois (en série)   
      Entrez les noms ou les adresses dans l’ordre dans lequel vous souhaitez que les tâches soient affectées.

    • Si toutes les tâches doivent être affectées en même temps (en parallèle)   
      L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance.

    • Si vous affectez une tâche à une personne externe à votre organisation SharePoint   
      Pour plus d’informations sur l’ajout de participants externes, voir le segment exécuter de cet article.

    Légende numéro deux

    ordre

    Spécifiez si les tâches doivent être affectées une à la fois (en série) ou toutes à la fois (en parallèle).

    Pour plus d’informations sur l’utilisation d’un ordre en série ou en parallèle, voir le segment planifier de cet article.

    Légende numéro trois

    Ajouter une nouvelle étape

    Ajoutez les étapes souhaitées sous la première que vous venez de configurer.

    • Pour supprimer une étape, cliquez dans le champ affecter à pour cette étape, puis appuyez sur Ctrl + Suppr.

    Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir le segment planifier de cet article.

    Légende numéro quatre

    Développer les groupes

    • Pour qu' une tâche soit affectée à chaque membre de chaque groupe que vous entrez dans le champ affecter à , activez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe recevra une notification de tâche et chaque membre aura son propre tâche à exécuter.)

    • Pour qu’une seule tâche soit affectée à l' intégralitéd’un groupe que vous entrez dans le champ attribuer à , désactivez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe recevra une notification de tâche, mais un membre peut réclamer et achever la tâche unique pour le compte de l’ensemble du groupe. Vous trouverez les instructions de revendication d’une tâche de groupe dans le segment exécuter de cet article.)

    Légende numéro 5

    Demande

    Le texte que vous incluez ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure les instructions ou ressources supplémentaires dont peuvent disposer les participants, notamment :

    • Les informations de contact.

    • Le cas échéant, une note relative à des tâches individuelles affectées à des groupes entiers ou des listes de distribution. (Vous trouverez des instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment exécuter de cet article.)

    Légende numéro six

    Dates d’échéance et durée des tâches

    Spécifiez une date d’échéance finale pour le flux de travail entier, et/ou spécifiez le nombre de jours, de semaines ou de mois autorisés pour l’achèvement de chaque tâche à l’heure d’attribution.

    • Si ce flux de travail démarre automatiquement, il est généralement préférable de laisser le champ Date d’échéance pour toutes les tâches vide et d’utiliser les deux champs de durée pour contrôler la date d’échéance. Vous pouvez toujours indiquer une date d’échéance précise dans le formulaire d’initiation si et quand vous démarrez le flux de travail manuellement.

    Pour plus d’informations sur l’utilisation des dates d’échéance et des durées de tâche, voir le segment planifier de cet article.

    Légende numéro sept

    CP

    Entrez les noms ou adresses de courrier des personnes qui doivent être averties chaque fois que le flux de travail démarre ou s’arrête.

    • La saisie d’un nom dans cette zone n’affecte pas une tâche de flux de travail.

    • Lorsque le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

    • Lorsque le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a ajouté reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

    Légende numéro huit

    Arrêt du flux de travail

    Sélectionnez l’une des options suivantes, ou les deux.

    Pour plus d’informations sur ces options, voir le segment planifier de cet article.

    Légende numéro neuf

    Activer l’approbation de contenu

    Activez cette case à cocher si vous enverrez le flux de travail pour gérer l’approbation de contenu.

    Pour plus d’informations sur l’utilisation du flux de travail pour contrôler l’approbation de contenu, notamment la publication de versions principales, voir le segment contrôler de cet article.

  7. Lorsque tous les paramètres de cette page vous conviennent, cliquez sur Enregistrer pour créer le flux de travail.

Et ensuite ?

Si vous êtes prêt, passez au segment Démarrer de cet article et démarrez la première instance pour tester votre nouveau flux de travail.

Un flux de travail peut être configuré pour être démarré manuellement, automatiquement ou de l’une ou l’autre façon :

  • Manuellement à tout moment, par quiconque dispose des autorisations nécessaires.

  • Automatiquement chaque fois qu’un événement déclencheur spécifié se produit. En d’autres termes, lorsqu’un élément est ajouté à la liste ou à la bibliothèque, et/ou lorsqu’un élément de la liste est modifié d’une façon ou d’une autre, et/ou lorsqu’une personne essaie de publier une version principale d’un élément.
    (L’événement de déclenchement ou les événements sont spécifiés dans la première page du formulaire d’association, lors de l’Association et de la configuration d’origine du flux de travail. Pour plus d’informations, reportez-vous au segment planifier de cet article.

Remarque : Un flux de travail ne peut pas démarrer sur un élément extrait actuellement. Après le démarrage du flux de travail, l’élément à réviser peut être extrait pour le protéger contre les modifications. (Toutefois, jusqu’à ce que l’élément soit archivé de nouveau, aucun autre flux de travail ne peut commencer dessus.)

Sections de ce segment

  1. Démarrer le flux de travail automatiquement

  2. Démarrer le flux de travail manuellement

  3. Démarrer manuellement à partir de la liste ou de la bibliothèque

  4. Démarrer manuellement à partir d’un programme Microsoft Office

1. démarrer le flux de travail automatiquement

Si le flux de travail est configuré pour démarrer automatiquement, chaque fois qu’un événement déclencheur se produit, le flux de travail s’exécute sur l’élément qui l’a déclenché.

Lorsque le flux de travail démarre, il affecte la ou les premières tâches et envoie une notification de tâche à chaque cessionnaire. Entre-temps, il envoie également des notifications de démarrage (distinctes des notifications de tâche) à la personne qui a ajouté le flux de travail et à toute personne figurant dans le champ CC de la deuxième page du formulaire d’association.

Remarque : Lors de l’ajout d’un nouveau flux de travail, le champ Date d’échéance pour toutes les tâches sur la seconde page du formulaire d’association doit généralement être vide, car toute valeur de date explicite spécifiée ici est «t » automatiquement ajustée en fonction de la date de début du flux de travail. Pour plus d’informations, reportez-vous au segment planifier de cet article.

Haut du segment

2. démarrer le flux de travail manuellement

Une remarque sur les autorisations    En règle générale, vous devez disposer de l’autorisation Modifier des éléments pour démarrer un flux de travail. (Par défaut, le groupe membres et le groupe propriétaires disposent de cette autorisation, mais pas du groupe visiteurs. Toutefois, un propriétaire peut également choisir, en fonction du flux de travail d’un flux de travail, exiger l’autorisation gérer les listes pour les personnes qui démarrent le flux de travail. Le choix de cette option permet aux propriétaires de spécifier que seuls les utilisateurs et les propriétaires peuvent démarrer un flux de travail particulier. Pour plus d’informations, reportez-vous au segment apprendre de cet article.

Deux emplacements à partir desquels commencer

Vous pouvez démarrer un flux de travail manuellement à partir de deux emplacements :

  • À partir de la liste ou de la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké

  • À partir de l’élément proprement dit, ouvert dans le programme Microsoft Office dans lequel il a été créé. (Notez qu’il doit s’agir du programme installé et non d’une version de l’application Web.)

Les deux sections restantes de ce segment fournissent des instructions sur ces deux méthodes.

Haut du segment

3. démarrer manuellement à partir de la liste ou de la bibliothèque

  1. Accédez à la liste ou la bibliothèque dans laquelle l’élément sur lequel exécuter le flux de travail est stocké.

  2. Cliquez sur les points de suspension en regard du nom de l’élément, puis dans la boîte de dialogue, cliquez sur les points de suspension pour ouvrir le menu de l’élément, puis cliquez sur flux de travail dans le menu déroulant.

  3. Dans la page flux de travail : nom de l' élément , sous Démarrer un nouveau flux de travail, cliquez sur le flux de travail que vous voulez exécuter.
    Lien pour démarrer le flux de travail

  4. Dans la page Modifier un flux de travail, dans le formulaire d’initiation, apportez les modifications souhaitées à cette instance spécifique du flux de travail.

    Remarque : Les modifications apportées ici, dans le formulaire d’initiation, ne sont utilisées que lors de l’instance actuelle du flux de travail. Si vous souhaitez apporter des modifications qui s’appliqueront chaque fois que le flux de travail s’exécute, ou si vous voulez modifier les paramètres du flux de travail qui n’apparaissent pas dans ce formulaire, voir le segment modifier de cet article.

    Formulaire d’initiation

    Légende numéro un

    Affecter à

    Apportez les modifications souhaitées à la liste des personnes auxquelles le flux de travail affecte des tâches.

    • Si les tâches doivent être affectées une à la fois   
      Entrez les noms ou les adresses dans l’ordre dans lequel les tâches doivent être affectées.

    • Si toutes les tâches doivent être affectées en même temps   
      L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance.

    • Si vous affectez une tâche à une personne externe à votre organisation SharePoint   
      Pour plus d’informations sur l’ajout de participants externes, voir le segment exécuter de cet article.

    Légende numéro deux

    ordre

    Assurez-vous que les spécifications relatives à la manière d’affecter les tâches, en série ou en parallèle, sont conformes à ce que vous souhaitez.

    Pour plus d’informations sur l’utilisation d’un ordre en série ou en parallèle, voir le segment planifier de cet article.

    Légende numéro trois

    Ajouter une nouvelle étape

    Ajoutez les étapes souhaitées au-delà de celles actuellement configurées.

    • Pour supprimer une étape, cliquez dans le champ affecter à pour cette étape, puis appuyez sur Ctrl + Suppr.

    Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir le segment planifier de cet article.

    Légende numéro quatre

    Développer les groupes

    • Pour qu' une tâche soit affectée à chaque membre de chaque groupe que vous entrez dans le champ affecter à , activez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe recevra la notification de tâche et chaque membre disposera de sa propre tâche à exécuter.)

    • Pour qu' une seule tâche soit affectée à tous les groupes entiers que vous entrez dans le champ attribuer à , désactivez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe recevra une notification de tâche, mais un membre peut réclamer et achever la tâche unique pour le compte de l’ensemble du groupe. Vous trouverez les instructions de revendication d’une tâche de groupe dans le segment exécuter de cet article.)

    Légende numéro 5

    Demande

    Le texte que vous incluez ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure les instructions ou ressources supplémentaires dont peuvent disposer les participants, notamment :

    • Informations de contact pour poser des questions et résoudre les problèmes

    • Le cas échéant, une note relative à des tâches individuelles affectées à des groupes entiers ou des listes de distribution (vous trouverez des instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment exécuter de cet article).

    Légende numéro six

    Dates d’échéance et durée des tâches

    Spécifiez une date d’échéance finale pour le flux de travail entier, et/ou spécifiez le nombre de jours, de semaines ou de mois autorisés pour l’achèvement de chaque tâche à l’heure d’attribution.

    Pour plus d’informations sur l’utilisation des dates d’échéance et des durées de tâche, voir le segment planifier de cet article.

    Légende numéro sept

    CP

    Apportez les modifications souhaitées. N’oubliez pas que :

    • La saisie d’un nom dans cette zone n’affecte pas une tâche de flux de travail.

    • Dans la mesure où vous démarrez le flux de travail manuellement, vous recevrez les notifications de début et de fin, que vous soyez ou non dans ce champ.

  5. Lorsque tous les paramètres du formulaire d’initiation vous conviennent, cliquez sur Démarrer pour démarrer le flux de travail.

Le flux de travail affecte la ou les premières tâches, et vous envoie des notifications de démarrage ainsi qu’à toute personne figurant dans le champ CC du formulaire d’initiation.

Haut du segment

  1. Ouvrez l’élément dans le programme Office installé sur votre ordinateur.

  2. Dans l’élément ouvert, cliquez sur l’onglet fichier , sur Enregistrer & envoyer, puis sur le flux de travail que vous voulez exécuter sur cet élément.

  3. Si le message suivant indiquant que le flux de travail doit archiver le fichier s’affiche, cliquez sur le bouton Archiver .

  4. Cliquez sur le bouton Démarrer le flux de travail .

  5. Dans la page Modifier un flux de travail, dans le formulaire d’initiation, apportez les modifications souhaitées à cette instance spécifique du flux de travail.

    Remarque : Les modifications apportées ici, dans le formulaire d’initiation, ne sont utilisées que lors de l’instance actuelle du flux de travail. Si vous souhaitez apporter des modifications qui s’appliqueront chaque fois que le flux de travail s’exécute, ou si vous voulez modifier les paramètres du flux de travail qui n’apparaissent pas dans ce formulaire, voir le segment modifier de cet article.

    Formulaire d’initiation

Légende numéro un

Affecter à

Apportez les modifications souhaitées à la liste des personnes auxquelles le flux de travail affecte des tâches.

  • Si les tâches doivent être affectées une à la fois (en série)   
    Entrez les noms ou les adresses dans l’ordre dans lequel les tâches doivent être affectées.

  • Si toutes les tâches doivent être affectées en même temps (en parallèle)   
    L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance.

  • Si vous affectez une tâche à une personne externe à votre organisation SharePoint   
    Pour plus d’informations sur l’ajout de participants externes, voir le segment exécuter de cet article.

Légende numéro deux

ordre

Assurez-vous que les spécifications relatives à la manière d’affecter les tâches, en série ou en parallèle, sont conformes à ce que vous souhaitez.

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’un ordre en série ou en parallèle, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro trois

Ajouter une nouvelle étape

Ajoutez les étapes souhaitées au-delà de celles actuellement configurées.

  • Pour supprimer une étape, cliquez dans le champ affecter à pour cette étape, puis appuyez sur Ctrl + Suppr.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro quatre

Développer les groupes

  • Pour qu' une tâche soit affectée àchaque membre de chaque groupe que vous entrez dans le champ affecter à , activez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe recevra la notification de tâche et chaque membre disposera de sa propre tâche à exécuter.)

  • Pour qu' une seule tâche soit affectée à tous les groupes entiers que vous entrez dans le champ attribuer à , désactivez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe recevra une notification de tâche, mais un membre peut réclamer et achever la tâche unique pour le compte de l’ensemble du groupe. Vous trouverez les instructions de revendication d’une tâche de groupe dans le segment exécuter de cet article.)

Légende numéro 5

Demande

Le texte que vous incluez ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure les instructions ou ressources supplémentaires dont peuvent disposer les participants, notamment :

  • Les informations de contact pour poser des questions et résoudre les problèmes.

  • Le cas échéant, une note concernant des tâches uniques affectées à des groupes entiers ou des listes de distribution. (Vous trouverez les instructions de revendication d’une tâche de groupe dans le segment exécuter de cet article.)

Légende numéro six

Dates d’échéance et durée des tâches

Spécifiez une date d’échéance finale pour le flux de travail entier, et/ou spécifiez le nombre de jours, de semaines ou de mois autorisés pour l’achèvement de chaque tâche à l’heure d’attribution.

Pour plus d’informations sur l’utilisation des dates d’échéance et des durées de tâche, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro sept

CP

Apportez les modifications souhaitées. N’oubliez pas que :

  • La saisie d’un nom dans cette zone n’affecte pas une tâche de flux de travail.

  • Dans la mesure où vous démarrez le flux de travail manuellement, vous recevrez les notifications de début et de fin, que vous soyez ou non dans ce champ.

  1. Lorsque les paramètres du formulaire d’initiation vous conviennent, cliquez sur Démarrer pour démarrer le flux de travail.

Le flux de travail affecte la ou les premières tâches, et vous envoie des notifications de démarrage ainsi qu’à toute personne figurant dans le champ CC du formulaire d’initiation.

Et ensuite ?

  • S’il s’agit de la première exécution de ce flux de travail, les autres participants peuvent avoir besoin d’informations et d’aide pour effectuer les tâches qui leur sont affectées. (Il est possible qu’ils trouvent le segment complet de cet article utile.)

  • Par ailleurs, nous vous conseillons de vérifier si les participants reçoivent les notifications par courrier électronique et qu’elles ne sont pas non plus gérées par les filtres de courrier indésirable.

  • Vous avez peut-être bien évidemment besoin d’une ou plusieurs tâches de flux de travail. Accédez au segment exécuter de cet article pour en savoir plus sur la façon de les exécuter.

  • Pour plus d’informations sur le suivi de l’avancement de l’instance actuelle du flux de travail, voir le segment surveiller de cet article.

S’il s’agit de la première fois que vous avez affecté une tâche dans un flux de travail approbation, il peut être utile de revoir ce segment de l’article dans son intégralité avant de terminer votre tâche. Ainsi, vous serez au courant de toutes les options qui pourraient vous être ouvertes.

Remarque : Si vous savez qu’une tâche de flux de travail vous a été affectée, mais que le message de notification n’a pas été affiché dans la boîte de réception de votre courrier électronique, vérifiez que la notification n’a pas été routée par votre filtre de courrier indésirable. Si tel est le cas, ajustez les paramètres de votre filtre en conséquence.

Tout d’abord, assurez-vous que vous disposez de l’article approprié

Différents types de flux de travail nécessitent différentes actions de tâches.

Avant de commencer, assurez-vous que la tâche qui vous est affectée est bien une tâche de flux de travail approbation, et non une tâche pour un autre type de flux de travail.

Recherchez le texte vous devez approuver dans l’un des emplacements suivants :

  • Dans la ligne objet de la notification de tâche
    Notification de tâche avec le texte Veuillez approuver entouré

  • Dans la barre des messages de l’élément à réviser
    Élément à réviser avec le texte Veuillez réviser entouré

  • Dans le titre de la tâche sur la page État du flux de travail
    Tâche dans la page État du flux de travail avec Veuillez réviser entouré

Si vous ne voyez pas le champ approuver le texte dans ces emplacements, vérifiez auprès de la personne qui a démarré ou a ajouté le flux de travail pour savoir sur quel modèle de flux de travail il est basé, ou s’il s’agit d’un flux de travail personnalisé. Vous trouverez des liens vers des articles concernant l’utilisation des autres types de flux de travail inclus dans les produits SharePoint dans la section Voir aussi de cet article.

Si votre tâche est une tâche approbation, continuez à lire.

Sections de ce segment

  1. Vue d’ensemble du processus

  2. Atteindre l’élément et le formulaire de tâche à partir du message de notification de tâche

  3. Atteindre l’élément et le formulaire de tâche à partir de la liste ou de la bibliothèque

  4. Réviser l’élément

  5. Remplir et renvoyer le formulaire de tâche

  6. Notifications de retard

  7. Réclamer et exécuter une tâche de groupe (facultatif)

  8. Demander une modification de l’élément (facultatif)

  9. Réaffecter la tâche approbation à une autre personne (facultatif)

  10. Effectuer une tâche de la part d’un participant externe (facultatif)

1. vue d’ensemble du processus

Lorsque vous êtes affecté à une tâche dans un flux de travail, vous en obtenez généralement une des trois manières suivantes :

  • Vous recevez une notification de tâche par courrier électronique.

  • Vous ouvrez un document Microsoft Office et une barre des messages vous informe qu’une tâche vous a été affectée.

  • Vous consultez le site SharePoint et découvrez qu’une ou plusieurs tâches vous sont actuellement affectées.

Lorsque vous découvrez qu’une tâche de flux de travail approbation vous a été affectée, vous pouvez effectuer les deux actions suivantes :

  • Réviser l’élément    Déterminez si vous pouvez approuver l’élément dans son état actuel.

  • Effectuer votre tâche    Utilisez le formulaire de tâche pour renvoyer les résultats de votre révision.

Les trois éléments suivants sont souvent impliqués dans votre réalisation de la tâche :

  • Le message de notification (que vous recevez en tant qu’e-mail);

  • L’élément soumis à votre approbation (que vous ouvrez et révisez)

  • Le formulaire de tâche (que vous ouvrez, remplissez et envoyez)

Voici à quoi ressemblent ces trois éléments.

Message de notification de tâche, élément pour révision et formulaire de tâche

Remarque : Le bouton ouvrir cette tâche sur le ruban dans le message de notification de tâche s’affiche uniquement lorsque le message est ouvert dans la version complète installée d’Outlook, et non quand il est ouvert dans l’application Web Outlook Web Access.

Haut du segment

2. accéder à l’élément et au formulaire de tâche à partir du message de notification de tâche

Procédez comme suit :

  1. Dans le message de notification de tâche, dans les instructions pour effectuer cette tâche , cliquez sur le lien vers l’élément.

  2. Dans l’élément ouvert, cliquez sur le bouton ouvrir cette tâche dans la barre des messages.

Accès à l’élément et le formulaire de tâche à partir du message de notification

Remarque : Le bouton ouvrir cette tâche sur le ruban dans le message de notification de tâche s’affiche uniquement lorsque le message est ouvert dans la version complète installée d’Outlook, et non quand il est ouvert dans l’application Web Outlook Web Access.

Haut du segment

3. atteindre l’élément et le formulaire de tâche à partir de la liste ou de la bibliothèque

Procédez comme suit :

  1. Dans la liste ou la bibliothèque dans laquelle l’élément à réviser est stocké, cliquez sur le lien en cours associé à l’élément et au flux de travail.

  2. Dans la page État du flux de travail, cliquez sur le titre de votre tâche.

  3. Dans le formulaire de tâche, dans la barre des messages cette tâche de flux de travail s’applique à , cliquez sur le lien vers l’élément.

Accès à l’élément et au formulaire de tâche à partir d’une liste ou d’une bibliothèque

Haut du segment

4. réviser l’élément

Dans cet exemple, l’élément est un document Microsoft Word.

Conseil : S’il s’agit d’une tâche de groupe (c’est-à-dire une seule tâche affectée à un groupe ou une liste de distribution, de sorte qu’un seul membre du groupe puisse exécuter la tâche pour l’ensemble du groupe), il est judicieux de réclamer la tâche avant de réviser l’élément. Ainsi, vous réduisez le risque qu’un autre membre de votre groupe puisse également consulter l’article. Pour obtenir des instructions, reportez-vous à la section 7 de ce segment, réclamer et exécuter une tâche de groupe.

Élément pour révision ouvert et affichant des barres jaunes

Remarquez les deux barres des messages jaunes en haut du document :

  • Serveur en lecture seule   Ce document est ouvert en mode lecture seule, ce qui signifie que vous pouvez lire le document, mais vous ne pouvez pas y apporter de modifications.
    (Notez que lors de l’exécution d’une tâche de flux de travail approbation, vous n’effectuez généralement aucune modification directement dans l’élément lui-même. À la place, vous utilisez le formulaire de tâche pour enregistrer toutes vos réponses.

  • Tâche de flux de travail   Lorsque vous êtes prêt à enregistrer votre réponse dans le formulaire de tâche, cliquez sur le bouton ouvrir cette tâche .

Haut du segment

5. remplir et renvoyer le formulaire de tâche

Le formulaire de tâche pour une tâche de flux de travail approbation ressemble à ce qui suit.

Formulaire de tâche de flux de travail

Notez que les deux premiers éléments (Supprimer l’élément et cette tâche de flux de travail s’appliquent au titrede l’élément) n’apparaissent pas dans le formulaire de tâche lorsqu’il est ouvert à partir de l’élément pour révision.

Légende numéro un

Supprimer l’élément

Pour supprimer cette tâche de l’instance actuelle du flux de travail, cliquez sur ce bouton.

  • La suppression de la tâche ne supprime pas l’élément à réviser.

  • Si vous supprimez la tâche, celle-ci fonctionne comme (et est enregistrée dans l’historique sous) un rejet du document. Par conséquent, si le flux de travail est configuré pour s’arrêter au premier refus, la suppression de la tâche arrête le flux de travail.

  • Une tâche qui a été supprimée n’apparaît plus dans la zone tâches de la page État du flux de travail. (Toutefois, la suppression et le refus automatique qui en résultent restent enregistrés dans la zone historique de la page.)

    Remarque : Si vous n’avez pas démarré cette instance du flux de travail, vous souhaiterez peut-être vérifier auprès de la personne qui l’a démarrée avant de la supprimer.

Légende numéro deux

Cette tâche de flux de travail s’applique à l’élément de titre

Pour ouvrir l’élément à réviser, cliquez sur le lien ici.

Légende numéro trois

État, demandé par, commentaires consolidés, date d’échéance

Vous ne pouvez pas modifier les entrées pour ces quatre champs, mais les informations qu’ils contiennent peuvent être utiles.

Notez que la zone Commentaires consolidés ne contient pas seulement des instructions supplémentaires sur l’exécution de votre tâche, mais également l’ensemble des commentaires soumis par les participants qui ont déjà terminé leurs tâches dans cette instance du flux de travail.

De la même façon, une fois que vous avez envoyé votre propre formulaire, les commentaires que vous incluez dans la zone Commentaires (4) apparaîtront également dans la boîte de dialogue Commentaires consolidés pour les participants suivants.

Légende numéro quatre

Commentaires

Le texte que vous tapez ici sera enregistré dans l’historique du flux de travail et s’affichera également dans le champ Commentaires consolidés (3) pour les autres participants.

Légende numéro 5

Approuver

Pour approuver l’élément, tapez un commentaire dans le champ Commentaires (4), puis cliquez sur ce bouton.

Légende numéro six

Rejeter

Pour refuser l’élément, tapez un commentaire dans le champCommentaires (4), puis cliquez sur ce bouton.

Légende numéro sept

Annuler

Pour fermer le formulaire de tâche sans enregistrer les modifications ou réponses, cliquez sur ce bouton. La tâche reste incomplète et vous est affectée.

Légende numéro huit

Demander une modification

Pour demander une modification de l’élément que vous révisez, cliquez sur ce bouton.

Pour une représentation du formulaire dans lequel vous entrez les détails de votre demande, ou pour des instructions supplémentaires, voir la section 8 de ce segment, demander une modification de l’élément.

Remarque : Cette option peut être désactivée pour certaines tâches de flux de travail.

Légende numéro neuf

Réaffecter la tâche

Pour réaffecter la tâche approbation à une autre personne, cliquez sur ce bouton.

Pour une représentation de la page dans laquelle vous entrez les détails de la réaffectation, ou pour des instructions supplémentaires, voir la section 7 de ce segment, réaffecter la tâche approbation à une autre personne.

Remarque : Cette option peut être désactivée pour certaines tâches de flux de travail.

Haut du segment

6. notifications de retard

Si une tâche ou une instance de flux de travail est en retard, des notifications sont automatiquement envoyées à :

  • La personne à laquelle la tâche est affectée

  • La personne qui a démarré le flux de travail (ou, si le démarrage est automatique, à la personne qui a ajouté le flux de travail)

Haut du segment

7. réclamer et exécuter une tâche de groupe (facultatif)

Si seule une seule tâche est affectée à l’intégralité d’un groupe auquel vous appartenez, tous les membres du groupe peuvent revendiquer et achever cette tâche unique pour le compte de l’ensemble du groupe.

Réclamez la tâche avant de passer en revue l’élément. Dès que vous réclamez la tâche, celle-ci vous est affectée et aucun autre membre du groupe ne peut la terminer. (De cette manière, une seule personne effectue les tâches nécessaires.)

  1. Dans la page État du flux de travail, pointez sur le nom de la tâche affectée au groupe jusqu’à ce qu’une flèche s’affiche

  2. Cliquez sur la flèche, sur modifier l’élément , puis, dans le formulaire de tâche, cliquez sur le bouton réclamer la tâche .
    Comment réclamer une tâche de groupe

Lorsque la page État du flux de travail est actualisée, vous voyez que la tâche n’est plus affectée au groupe, mais à vous spécifiquement.

Par la suite, si vous souhaitez relancer la tâche dans le groupe sans la terminer, procédez de la même manière pour retourner dans le formulaire de tâche, puis cliquez sur le bouton libérer la tâche .

Bouton Libérer la tâche sur le formulaire de tâche

Haut du segment

8. demander une modification de l’élément (facultatif)

Avant de commencer ce processus, Notez que le flux de travail peut être configuré pour s' arrêter immédiatement si une modification est apportée à l’élément. Il peut être judicieux de vérifier auprès de la personne qui a démarré ou d’ajouter le flux de travail, afin de s’assurer qu’il n’y a aucune modification à apporter et que le flux de travail se termine à ce stade.

Nous allons expliquer l’option de demande de modification en le plaçant dans un scénario :

Tout d’abord, imaginez que votre nom est Michel.

Imaginez qu’un collègue intitulé Anna a démarré un flux de travail approbation sur un document qu’elle a créé.

Lorsque vous révisez le nouveau document d’Anna, vous estimez que l’introduction est trop longue.

Cliquez sur le bouton demander une modification en bas du formulaire de tâche du flux de travail, puis remplissez ce formulaire.

Formulaire pour demander une modification d’un élément

Légende numéro un

Demander une modification à

Entrez le nom ou l’adresse de messagerie de la personne à laquelle vous demandez la modification.

(Pour envoyer votre demande à la personne qui a démarré cette exécution du flux de travail (ou, si le flux de travail a démarré automatiquement, à la personne qui a ajouté ce flux de travail d’approbation), vous pouvez également laisser ce champ vide.)

Légende numéro deux

Nouvelle demande

Décrivez la modification que vous souhaitez apporter, et fournissez les informations nécessaires à la personne qui doit effectuer la modification. (Le texte que vous entrez ici est ajouté à la zone Commentaires consolidés .)

Légende numéro trois

Nouvelle durée

Effectuez l’une des trois actions suivantes :

  • Pour conserver la date d’échéance actuelle    Laissez ce champ vide.

  • Pour supprimer la date d’échéance entièrement    Tapez le chiffre 0.

  • Pour spécifier une nouvelle date d’échéance    Tapez un numéro ici, puis spécifiez les unités de durée dans le champ suivant. Ensemble, les deux entrées identifient le point d’échéance de la tâche de modification.

Légende numéro quatre

Unités de nouvelle durée

Si vous spécifiez une nouvelle durée de tâche, utilisez ce champ conjointement avec le champ nouvelle durée pour identifier la période avant la date d’échéance de la tâche. (Par exemple : 3 jours ou 1 mois ou 2 semaines.)

Lorsque toutes les entrées du formulaire vous conviennent, cliquez sur Envoyer, et votre tâche actuelle est marquée commeterminée. (Vous n’avez pas encore terminé. Une nouvelle tâche d’approbation vous sera affectée après l’opération de modification de la tâche.

Entre-temps, Anna reçoit la notification par courrier électronique suivante :

Notification envoyée quand une demande de modification est envoyée

Anna peut en savoir plus sur la ligne d' objet (numéro 1 dans l’illustration) qu’il ne s’agit pas d’une notification d’approbation ordinaire, mais plutôt d’une demande de modification de l’élément. Elle trouve les informations relatives à la modification requise dans la modification du texte (numéro 2).

Anna extrait l’élément, apporte les modifications demandées, puis enregistre ses modifications et archive l’élément.

Puis, dans la page État du flux de travail, elle ouvre la tâche de demande de modification à partir de la zone tâches.


Formulaire envoyé quand une demande de modification est terminée

Anne ajoute dans le champ Commentaires les informations dont il a besoin, puis clique sur Envoyer la réponse. Le flux de travail effectue les deux actions suivantes :

  • Il marque la tâche de demande de modification d’Anna comme étant terminée.

  • Il vous affecte une nouvelle tâche d’approbation (avec les commentaires d’Anna ajoutés dans le champ Commentaires consolidés ) et vous envoie une notification sur cette tâche.

Vous pouvez à présent terminer votre révision de l’élément modifié.

Entre-temps, toutes ces actions sont suivies et visibles dans la section historique du flux de travail de la page État du flux de travail, comme indiqué dans l’illustration suivante.

Historique du flux de travail affichant les actions de la demande de modification

Voici un diagramme de tout le processus.

Diagramme pour une demande de modification

Haut du segment

9. réaffecter une tâche approbation à une autre personne (facultatif)

Si vous voulez qu’une autre personne termine une tâche de flux de travail qui vous a été affectée, cliquez sur le bouton réaffecter la tâche dans le formulaire de tâche du flux de travail.

Ce formulaire s’affiche.

Formulaire de réaffectation de tâche

Légende numéro un

Réaffecter la tâche à

Entrez le nom ou l’adresse de la personne à laquelle vous voulez affecter cette tâche.

Pour affecter cette tâche à la personne qui a démarré le flux de travail — ou, si le flux de travail a démarré automatiquement, à la personne qui l’a ajouté — laissez ce champ vide.

Légende numéro deux

Nouvelle demande

Fournissez à toutes les informations que la personne à laquelle vous attribuez la tâche doit exécuter la tâche. (Le texte que vous entrez ici est ajouté à la zone Commentaires consolidés .)

Légende numéro trois

Nouvelle durée

Effectuez l’une des trois actions suivantes :

  • Pour conserver la date d’échéance actuelle    Laissez ce champ vide.

  • Pour supprimer la date d’échéance entièrement    Tapez le chiffre 0.

  • Pour spécifier une nouvelle date d’échéance    Tapez un numéro ici, puis spécifiez les unités de durée dans le champ suivant. Ensemble, les deux entrées identifient le point d’échéance de la tâche de modification.

Légende numéro quatre

Unités de nouvelle durée

Si vous spécifiez une nouvelle durée de tâche, utilisez ce champ conjointement avec le champ nouvelle durée pour identifier la période avant la date d’échéance de la tâche. (Par exemple : 3 jours ou 1 mois ou 2 semaines.)

Lorsque le formulaire est terminé, cliquez sur Envoyer. Votre tâche est marquée comme terminée, une nouvelle tâche est affectée à la personne responsable de la tâche et une notification de tâche est envoyée.

Toutes les nouvelles informations que vous fournissez sont incluses dans le texte délégué par dans la nouvelle notification de tâche (numéro 1 dans l’illustration suivante).

Notification de tâche pour une tâche réaffectée

Entre-temps, toutes ces modifications sont suivies et visibles dans les sections tâches et historique de la page État du flux de travail, comme indiqué ici.

Zones Tâches et Historique sur la page État du flux de travail pour une tâche réaffectée

Haut du segment

10. exécuter une tâche de la part d’un participant externe (facultatif)

Il existe un processus spécial pour inclure des participants qui ne sont pas membres de votre organisation SharePoint. Dans ce processus, un membre du site agit en tant que proxy pour le participant externe :

  1. Incluez l’adresse de messagerie du participant externe à l’étape affecter à appropriée sur la seconde page du formulaire d’association.

  2. Le flux de travail affecte réellement la tâche du participant externe au membre du site qui démarre le flux de travail — ou, si le flux de travail démarre automatiquement, au membre qui a ajouté le flux de travail. La personne à laquelle la tâche est réellement affectée agit en tant que proxy du participant externe.

  3. Ce membre du site reçoit une notification de tâche, avec des instructions pour envoyer une copie de l’élément à réviser au participant externe. (En attendant, le participant externe reçoit une copie de la notification de tâche, qui peut fonctionner en tant qu’alerte ou qu’il s’agit d’une alerte.)

  4. Le membre du site à qui la tâche est actuellement affectée, envoie une copie de l’élément au participant externe.

  5. Le participant externe révise l’élément et renvoie sa réponse au membre du site.

  6. Lorsque la réponse du participant externe arrive, le membre du site exécute la tâche pour le compte du participant externe.

Voici un diagramme du processus.

Diagramme de processus pour inclure un participant externe

L’emplacement central à partir duquel vous pouvez surveiller, rectifier ou arrêter l’exécution d’un flux de travail est la page État du flux de travail pour cette instance du flux de travail.

Tout d’abord, nous allons vous montrer comment accéder à cette page, puis nous allons vous montrer comment utiliser les options et informations que vous trouvez. Enfin, nous allons vous montrer deux autres pages sur lesquelles vous pouvez obtenir des informations de surveillance supplémentaires.

Sections de ce segment

  1. Accédez à la page État du flux de travail

  2. Utiliser la page État du flux de travail pour surveiller l’avancement du flux de travail

  3. Changer les tâches actives (tâches déjà affectées)

  4. Modifier les tâches futures (tâches non encore affectées)

  5. Annuler ou mettre fin à cette exécution du flux de travail

  6. Déterminer quels flux de travail s’exécutent sur un élément

  7. Surveiller les flux de travail pour l’intégralité de la collection de sites

1. accéder à la page État du flux de travail

Dans la liste ou la bibliothèque où se trouve l’élément, cliquez sur le lien en cours pour l’élément et le flux de travail souhaités.

Dans cet exemple, l’élément est le document intitulé brouillon et le flux de travail est approbation 3.

Clic sur le lien État du flux de travail

La page État du flux de travail s’ouvre.

Remarques : 

  • Si votre liste ou bibliothèque contient un grand nombre d’éléments, vous pouvez utiliser les options de tri et/ou de filtrage pour trouver l’élément que vous recherchez plus rapidement. Si vous pensez que vous effectuez un tri ou un filtrage à plusieurs reprises de la même manière, il peut être utile de créer un affichage personnalisé qui automatise cette disposition particulière.

  • Pour accéder à la page État du flux de travail, vous pouvez également cliquer sur le lien Voir le statut de ce flux de travail dans une notification par courrier électronique ayant démarré ou sur le lien afficher l’historique du flux de travail dans une notification de type « a terminé » pour l’instance spécifique qui vous intéresse.

Haut du segment

2. utiliser la page État du flux de travail pour surveiller l’avancement du flux de travail

Dans l’illustration de chaque section de la page État du flux de travail, vous trouverez les questions auxquelles la section répond.

Section informations sur le flux de travail

Section Informations sur le flux de travail de la page État du flux de travail

Questions traitées :

  • Qui a démarré cette instance du flux de travail ?

  • Quand cette instance a-t-elle démarré ?

  • Quand la dernière action dans cette instance s’est-elle produite ?

  • Sur quel élément s’exécute cette instance ?

  • Quel est l’état actuel de cette instance ?

Section tâches

Zone Tâches dans la page État du flux de travail

Questions traitées :

  • Quelles tâches ont déjà été créées et affectées et quel est leur état actuel ?

  • Quelles tâches ont déjà été effectuées et quel est le résultat de chacune de ces tâches ?

  • Quelle est la date d’échéance de chaque tâche qui a déjà été créée et affectée ?

Les tâches qui ont été supprimées et les tâches qui n’ont pas encore été affectées ne s’affichent pas dans cette section.

Section historique du flux de travail

Section Historique de flux de travail de la page État du flux de travail

Questions traitées :

  • Quels événements se sont déjà produits dans cette instance du flux de travail ?

  • Notez que les tâches en retard et les notifications de tâches en retard ne s’affichent pas dans cette zone.

Haut du segment

3. modifier les tâches actives (tâches déjà affectées)

Il existe deux façons de modifier des tâches qui ont déjà été affectées mais ne sont pas encore terminées :

  • Modifier une seule tâche active

  • Modifier toutes les tâches actives

Modifier une seule tâche active

Attribué   Pour apporter des modifications à une seule tâche affectée à une autre personne que vous-même, vous devez disposer de l’autorisation gérer les listes. (Le groupe propriétaires possède l’autorisation gérer les listes par défaut ; le groupe membres et les groupes visiteurs ne le sont pas. Par exemple, il est possible que vous disposiez d’autorisations qui vous permettent de démarrer un flux de travail, mais pas de le modifier.)

Si vous disposez des autorisations nécessaires :

  1. Cliquez sur le titre de la tâche dans la liste de tâches .
    Clic sur le titre d’une tâche dans la liste

  2. Utilisez le formulaire de tâche pour exécuter, supprimer ou réaffecter la tâche.

Pour obtenir des instructions plus détaillées sur l’utilisation du formulaire de tâche, voir le segment exécuter de cet article.

Modifier toutes les tâches actives

Attribué    Les quatre liens de commandes dans l’illustration suivante apparaissent dans la page État du flux de travail de toute personne disposant de l’autorisation gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré l’instance de flux de travail, mais le lien terminer ce flux de travail ne s’affiche pas , sauf si cette personne possède également l’autorisation gérer les listes. (De nouveau, le groupe propriétaires dispose de l’autorisation gérer les listes par défaut ; le groupe membres et les groupes visiteurs ne le sont pas.)

  1. Dans la zone située sous visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien mettre à jour les tâches actives du lien approbation .

  2. Apportez les modifications souhaitées dans le formulaire qui s’ouvre, puis cliquez sur OK.

    • Les messages reflétant vos modifications sont envoyés aux personnes auxquelles des tâches sont actuellement affectées dans cette exécution.

    • Les tâches déjà terminées ou supprimées, ainsi que les tâches non encore affectées, ne sont pas affectées par les modifications que vous apportez dans ce formulaire.

    • Si vous voulez apporter des modifications à des tâches non encore affectées, voir la section suivante modifier les tâches futures.

Formulaire de modification pour les tâches actives

Légende numéro un

Durée par tâche, unités de durée

  • Pour conserver la date d’échéance actuelle    Laissez le champ durée par tâche vide et n’apportez pas de modifications à unités de durée.

  • Pour supprimer la date d’échéance afin qu’il n’y en ait pas    Tapez le chiffre 0 dans durée par tâche.

  • Pour déplacer la date d’échéance en étendant la durée de la tâche    Utilisez les deux champs de durée pour spécifier le nombre et le type d’unités par lesquelles vous souhaitez prolonger la durée.

Légende numéro deux

Demande

  • Pour modifier le texte de la demande    Apportez les modifications souhaitées dans la zone de texte.

  1. Lorsque tous les champs du formulaire vous conviennent, cliquez sur OK...

Toutes les tâches actives dans l’instance actuelle sont mises à jour.

Haut du segment

4. modifier les tâches futures (tâches non encore affectées)

Attribué    Les quatre liens de commandes dans l’illustration suivante apparaissent dans la page État du flux de travail de toute personne disposant de l’autorisation gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré l’instance de flux de travail, mais le lien mettre fin à ce flux de travail ne s’affiche pas , sauf si cette personne dispose également de l’autorisation gérer les listes. (De nouveau, le groupe propriétaires dispose de l’autorisation gérer les listes par défaut ; le groupe membres et les groupes visiteurs ne le sont pas.)

  1. Dans la page État du flux de travail, dans la zone située sous visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Ajouter ou mettre à jour les approbateurs de approbation .

  2. Apportez les modifications souhaitées dans le formulaire qui s’ouvre, puis cliquez sur mettre à jour.

    Remarque : Les tâches déjà créées et affectées ne sont pas affectées par les modifications que vous apportez dans ce formulaire.

Formulaire de modification pour les tâches futures

Légende numéro un

Participants, ordre, développer les groupes

  • Pour ajouter ou supprimer des participants, ou pour changer l’ordre des tâches    Ajoutez, supprimez, et/ou réorganisez l’ordre des noms ou des adresses des participants dans le champparticipants .

  • Pour supprimer une étape    cliquez dans le champ affecter à pour cette étape, puis appuyez sur Ctrl+Suppr.

Remarque : Vous pouvez utiliser la case à cocher développer les groupes pour indiquer si les groupes de distribution répertoriés ne doivent être affectés qu’à une seule tâche pour le groupe ou une tâche par membre.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de ces champs, voir le segment planifier et le segment Ajouter approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Légende numéro deux

Demande

  • Pour modifier le texte de la demande    Apportez les modifications souhaitées au texte dans la zone.

Légende numéro trois

Échéance pour toutes les tâches, durée par tâche, unités de durée

  • Pour modifier ou supprimer la date d’échéance du calendrier    Supprimez la date existante, puis fournissez-en une nouvelle ou, pour supprimer complètement la date d’échéance spécifique, laissez le champ vide. (Ne tapez aucun zéro dans ce champ. Ce champ doit contenir une valeur de date de calendrier ou être vide.)

  • Pour conserver la durée existante    Laissez le champ durée par tâche vide et n’apportez pas de modifications à unités de durée.

  • Pour supprimer la durée afin qu’il n’y en ait pas    Tapez le chiffre 0 dans durée par tâche.

  • Pour prolonger la durée de la tâche    Utilisez les deux champs de durée pour spécifier le nombre et le type d’unités par lesquelles vous souhaitez prolonger la durée. (Pour plus d’informations sur la définition des dates d’échéance et des durées, voir le segment planifier de cet article.)

  1. Lorsque tous les champs du formulaire vous conviennent, cliquez sur OK...

Toutes les futures tâches de l’instance actuelle refléteront vos modifications.

Haut du segment

5. annuler ou mettre fin à cette exécution du flux de travail

Il existe deux façons d’arrêter l’exécution d’une instance de flux de travail avant qu’elle soit terminée :

  • Annuler le flux de travail    Toutes les tâches sont annulées, mais conservées dans la zone tâches de la page État du flux de travail.

  • Mettre fin au flux de travail    Toutes les tâches sont annulées et sont supprimées dans la zone tâches de la page État du flux de travail. (Toutefois, elles sont toujours répercutées dans la zone historique du flux de travail.)

Instructions pour ces deux méthodes.

Annuler (toutes les tâches sont annulées mais conservées dans la liste des tâches et l’historique)

Attribué    Les quatre liens de commandes dans l’illustration suivante apparaissent dans la page État du flux de travail de toute personne disposant de l’autorisation gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré l’instance de flux de travail, mais le lien terminer le flux de travail ne s’affiche pas , sauf si cette personne possède également l’autorisation gérer les listes. (De nouveau, le groupe propriétaires dispose de l’autorisation gérer les listes par défaut ; le groupe membres et les groupes visiteurs ne le sont pas.)

Si l’instance actuelle d’un flux de travail n’est plus nécessaire, elle peut être arrêtée.

  • Dans la page État du flux de travail, dans la zone située sous visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Annuler toutes les tâches d’approbation .

  • Cliquez sur Oui pour confirmer.

Lien Annuler toutes les tâches

Toutes les tâches actuelles sont annulées et le flux de travail se termine par le statut annulé. Les tâches annulées sont toujours répertoriées dans la zone tâches et dans la zone historique du flux de travail .

Arrêt (toutes les tâches sont supprimées de la liste tâches mais conservées dans l’historique)

Attribué    Les quatre liens de commandes dans l’illustration suivante apparaissent dans la page État du flux de travail de toute personne disposant de l’autorisation gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré l’instance de flux de travail, mais le lien terminer ce flux de travail ne s’affiche pas , sauf si cette personne possède également l’autorisation gérer les listes. (De nouveau, le groupe propriétaires dispose de l’autorisation gérer les listes par défaut ; le groupe membres et les groupes visiteurs ne le sont pas.)

Si une erreur se produit, ou si le flux de travail s’arrête et ne répond plus, il peut être arrêté.

Dans la page État du flux de travail, dans la zone située sous visualisation du flux de travail, cliquez sur terminer ce flux de travail, puis cliquez sur Oui pour confirmer.

Toutes les tâches créées par le flux de travail sont annulées et sont supprimées de la zone tâches de la page État du flux de travail, même si elles sont toujours répercutées dans la zone historique du flux de travail . Le flux de travail se termine par un état de flux de travail annulé.

Haut du segment

6. savoir quels flux de travail s’exécutent sur un élément

Dans la page flux de travail pour un élément, la liste des flux de travail en cours d’exécution sur cet élément s’affiche.

  1. Accédez à la liste ou la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké.

  2. Pointez sur le nom de l’élément, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis sur flux de travail dans le menu déroulant.

  3. Dans la page flux de travail : nom de l' élément , sous flux de travail en cours d’exécution, vous trouverez la liste des instances actuellement en cours d’exécution sur l’élément.

Remarque : Notez que plusieurs instances d’une même version de flux de travail peuvent't s’exécuter sur le même élément en même temps. Par exemple : deux flux de travail, basés sur le modèle d’approbation, ont été ajoutés. L’un d’eux est intitulé approbation de plan, et l’autre est appelé approbation budgétaire. Sur un élément à la fois, une seule instance peut exécuter chaque approbation de plan et approbation budgétaire, mais pas deux instances de chaque flux de travail.

Haut du segment

7. surveiller les flux de travail pour l’intégralité de la collection de sites

Les administrateurs de collections de sites peuvent voir d’un coup d’œil :

  • Combien de flux de travail basés sur chaque modèle de flux de travail existent actuellement dans la collection de sites.

  • Si chaque modèle de flux de travail est actif ou inactif dans la collection de sites.

  • Combien d’instances des versions du flux de travail basées sur chaque modèle de flux de travail s’exécutent actuellement dans la collection de sites.

Voici comment procéder :

  1. Ouvrez la page d’accueil de la collection de sites (etnon la page d’accueil du site ou du sous-site au sein de la collection).

  2. Cliquez sur l’icône paramètres Bouton Paramètres du site web public SharePoint Online puis cliquez sur paramètres du site.

  3. Dans la page Paramètres du site, sous administration du site, cliquez sur flux de travail.

La page flux de travail s’ouvre, affichant les informations.

Et ensuite ?

S’il s’agit de la première exécution de cette version de flux de travail, vous souhaiterez peut-être utiliser les instructions du segment réviser de cet article pour afficher les événements dans l’instance et découvrir si le flux de travail fonctionne comme vous le souhaitez.

Après l’exécution de votre instance de flux de travail, vous pouvez passer en revue les événements enregistrés dans son historique. (Vous pouvez accéder à l’enregistrement pour toutes les occurrences de 60 jours après la fin de l’instance.)

Important : Notez que l’historique du flux de travail est fourni uniquement à des fins de référence officieuse. Il ne peut pas être utilisé pour les audits officiels ou pour tout autre objet légal Evidentiary.

Vous pouvez également exécuter des rapports sur les performances globales du flux de travail pour plusieurs instances.

Sections de ce segment

  1. Passer en revue les événements dans l’instance la plus récente

  2. Accéder à l’historique de l’instance pendant 60 jours

  3. Créer des rapports de performances du flux de travail

1. revoir les événements dans l’instance la plus récente

Tant qu’un élément reste dans la même liste ou bibliothèque et tant qu’il n’est pas exécuté à nouveau sur ce même élément, il est possible d’accéder à l’historique de l’instance la plus récente à partir de la liste ou de la bibliothèque.

Pour afficher la page État du flux de travail pour l’instance la plus récente de l’exécution d’un flux de travail sur un élément :

  • Dans la liste ou la bibliothèque où se trouve l’élément, cliquez sur le lien d’état correspondant à l’élément et au flux de travail souhaités.

Dans cet exemple, l’élément est le document intitulé brouillon d’une note et le flux de travail est l' approbation d’un nouveaudocument.

Clic sur le lien d’état du flux de travail

Dans la page État du flux de travail, la section historique du flux de travail est située dans la partie inférieure.

Section Historique de flux de travail de la page État du flux de travail

Haut du segment

2. accéder à l’historique de l’instance pendant 60 jours

Que faire si vous souhaitez revoir l’historique d’une instance après avoir exécuté de nouveau le même flux de travail sur le même élément ?

En fait, vous pouvez effectuer cette opération pour 60 jours, à partir de deux points d’entrée : la liste ou la bibliothèque, ou la notification d’achèvement du flux de travail.

À partir de la liste ou de la bibliothèque

  1. Accédez à la liste ou la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké.

  2. Pointez sur le nom de l’élément, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis sur flux de travail dans le menu déroulant.

  3. Dans la page flux de travail : nom de l' élément , sous flux de travail terminés, cliquez sur le nom ou l’état de l’instance de flux de travail que vous souhaitez consulter.
    Liste Flux de travail terminés sur la page Flux de travail pour l’élément
    La page État du flux de travail pour cette instance s’ouvre.

À partir de la notification d’achèvement du flux de travail

  • Ouvrez la notification d’achèvement du flux de travail pour l’instance que vous souhaitez examiner, puis cliquez sur le lien afficher l’historique du flux de travail .

Notification de flux de travail terminé avec le lien Historique surligné
La page État du flux de travail pour cette instance s’ouvre.

Pour conserver toutes vos notifications d’achèvement, vous souhaiterez peut-être créer une règle Outlook. Configurez la règle pour copier tous les messages entrants pour lesquels le texte s’est terminé sur la ligne d' objet dans leur propre dossier. (Assurez-vous que votre règle Outlook copie les messages entrants et ne les déplacez pas), ou elles n’apparaîtront pas non plus dans votre boîte de réception.)

Haut du segment

3. créer des rapports de performances du flux de travail

Pour plus d’informations sur l’exécution générale de votre version de flux de travail (dans le temps et sur plusieurs instances), vous pouvez créer l’un ou les deux rapports prédéfinis suivants :

  • Rapport de durée d’activité    Utilisez ce rapport pour afficher une moyenne de la durée nécessaire à l’exécution de chaque activité au sein d’un flux de travail, ainsi que le temps nécessaire à l’exécution de chaque exécution ou instance complète de ce flux de travail.

  • Rapport des annulations et Erreurs    Utilisez ce rapport pour savoir si un flux de travail est souvent annulé ou s’il rencontre des erreurs avant la fin de son exécution.

Créer les rapports disponibles pour un flux de travail

  1. Dans la liste ou la bibliothèque, dans la colonne État pour ce flux de travail, cliquez sur un lien d’informations d’État.
    Clic sur l’état du flux de travail

  2. Dans la page État du flux de travail, sous historique du flux de travail, cliquez sur afficher les rapports de fluxde travail.
    Clic sur le lien Afficher les rapports de flux de travail dans la section Historique du flux de travail

  3. Recherchez le flux de travail pour lequel vous souhaitez afficher un rapport, puis cliquez sur le nom du rapport que vous souhaitez afficher.
    Clic sur le lien pour Rapport de durée d’activité

  4. Dans la page Personnaliser, conservez ou modifiez l’emplacement de création du fichier de rapport, puis cliquez sur OK.
    Clic sur OK pour l’emplacement d’enregistrement du fichier
    Le rapport est créé et enregistré à l’emplacement spécifié.

  5. Lorsque le rapport est terminé, vous pouvez cliquer sur le lien affiché dans l’illustration suivante pour l’afficher. Dans le cas contraire, cliquez sur OK pour terminer et fermer la boîte de dialogue. (Par la suite, lorsque vous êtes prêt à afficher le rapport, vous le trouverez à l’emplacement que vous avez spécifié à l’étape précédente.)
    Clic sur le lien pour afficher le rapport

Et ensuite ?

Si votre flux de travail fonctionne comme vous le souhaitez, vous pouvez commencer à l’utiliser.

Si vous souhaitez modifier son fonctionnement, reportez-vous au segment modifier de cet article.

Après avoir exécuté la première instance de votre nouveau flux de travail approbation et examiné les résultats, vous souhaiterez peut-être modifier le mode de configuration du flux de travail.

Vous pouvez également à tout moment apporter d’autres modifications à la configuration.

Enfin, vous pouvez, si vous le souhaitez, désactiver le flux de travail pour une période plus courte ou plus longue, sans le supprimer, ou vous voudrez probablement le supprimer totalement.

Sections de ce segment

  1. Changer les paramètres permanents d’un flux de travail

  2. Désactiver ou supprimer un flux de travail

1. modifier les paramètres permanents d’un flux de travail

Pour apporter des modifications définitives aux paramètres d’un flux de travail existant, vous ouvrez et modifiez le formulaire d’association utilisé lors de son ajout.

Si le flux de travail s’exécute dans une liste ou une bibliothèque

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle le flux de travail s’exécute.

  2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet liste ou bibliothèque .

    Remarque : Le nom de l’onglet peut varier selon le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, l’onglet est nommé calendrier.

  3. Dans le groupe paramètres , cliquez sur paramètres du flux de travail.

  4. Dans la page Paramètres du flux de travail, sous nom du flux de travail (cliquez pour changer les paramètres), cliquez sur le nom du flux de travail dont vous souhaitez changer les paramètres.

    Remarque : Si le flux de travail approbation souhaité n’apparaît pas dans la liste, il est possible qu’il ne soit associé qu’à un seul type de contenu. Les flux de travail qui apparaissent dans cette liste sont contrôlés par ces flux de travail sont configurés pour s’exécuter sur des éléments de ce contrôle de type , situés juste en dessous de la liste. (Voir l’illustration.) Dans le menu déroulant, cliquez sur les options de type de contenu pour découvrir celle qui contient le flux de travail souhaité. Lorsque le flux de travail souhaité figure dans la liste, cliquez sur son nom.

  5. Dans les deux pages du formulaire d’association utilisées pour ajouter le flux de travail, apportez les modifications souhaitées et enregistrez-les.

    Pour plus d’informations sur les champs et les contrôles du formulaire d’association, voir le segment planifier et le segment ajouter approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Si le flux de travail s’exécute sur toutes les listes et bibliothèques de la collection de sites

  1. Ouvrez la page d’accueil de la collection de sites (etnon la page d’accueil du site ou du sous-site au sein de la collection).

  2. Cliquez sur l’icône paramètres Bouton Paramètres du site web public SharePoint Online puis cliquez sur paramètres du site.

  3. Dans la page Paramètres du site, sous galeries du concepteur Web, cliquez sur types de contenu de site.

  4. Dans la page types de contenu de site, cliquez sur le nom du type de contenu de site sur lequel s’exécute le flux de travail.
    Types de contenu Document avec type surligné

  5. Dans la page pour le type de contenu sélectionné, sous paramètres, cliquez sur paramètres du flux de travail.
    Lien Paramètres du flux de travail dans la section Paramètres

  6. Dans la page Paramètres du flux de travail, sous nom du flux de travail (cliquez pour changer les paramètres), cliquez sur le nom du flux de travail dont vous souhaitez changer les paramètres.
    Lien pour changer les paramètres du flux de travail

  7. Dans les deux pages du formulaire d’association utilisées pour ajouter le flux de travail, apportez les modifications souhaitées et enregistrez-les.

    Pour plus d’informations sur les champs et les contrôles du formulaire d’association, voir le segment planifier et le segment ajouter approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Haut du segment

2. désactiver ou supprimer un flux de travail

Si le flux de travail s’exécute dans une liste ou une bibliothèque

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle le flux de travail s’exécute.

  2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet liste ou bibliothèque .

    Remarque : Le nom de l’onglet peut varier selon le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, l’onglet est nommé calendrier.

  3. Dans le groupe paramètres , cliquez sur paramètres du flux de travail.

  4. Dans la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Supprimer, bloquer ou restaurer un flux de travail .

  5. Utilisez le formulaire sur la page supprimer des flux de travail pour désactiver, réactiver ou supprimer des flux de travail.
    Formulaire sur la page Supprimer des flux de travail

Le formulaire contient cinq colonnes :

  • Flux de travail    Nom du flux de travail.

  • Parfois    Nombre d’instances du flux de travail en cours d’exécution sur les éléments.

  • Verte    Option permettant au flux de travail de continuer à fonctionner normalement.

  • Aucune nouvelle instance    Option permettant d’achever l’exécution d’instances de flux de travail en cours d’exécution, mais désactive le flux de travail en le rendant indisponible pour exécuter d’autres instances. (Cette action est réversible. Pour réactiver le flux de travail ultérieurement, revenez à cette page et sélectionnez autoriser.)

  • Supprimer    Option permettant de supprimer entièrement le flux de travail de la liste ou de la bibliothèque. Toutes les instances en cours d’exécution sont arrêtées immédiatement et la colonne de ce flux de travail n’apparaît plus dans la page de la liste ou de la bibliothèque. (Cette action n’est pas réversible.)

Si le flux de travail s’exécute sur toutes les listes et bibliothèques de la collection de sites

  1. Ouvrez la page d’accueil de la collection de sites (etnon la page d’accueil du site ou du sous-site au sein de la collection).

  2. Cliquez sur l’icône paramètres Bouton Paramètres du site web public SharePoint Online puis cliquez sur paramètres du site.

  3. Dans la page Paramètres du site, sous galeries, cliquez sur types de contenu de site.

  4. Dans la page types de contenu de site, cliquez sur le nom du type de contenu de site sur lequel s’exécute le flux de travail.
    Types de contenu Document avec type surligné

  5. Dans la page pour le type de contenu sélectionné, sousparamètres, cliquez sur paramètres du flux de travail.
    Lien Paramètres du flux de travail dans la section Paramètres

  6. Dans la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Supprimer, bloquer ou restaurer un flux de travail .

  7. Utilisez le formulaire sur la page supprimer des flux de travail pour désactiver, réactiver ou supprimer des flux de travail.
    Formulaire sur la page Supprimer des flux de travail

Le formulaire contient cinq colonnes :

  • Flux de travail    Nom du flux de travail.

  • Parfois    Nombre d’instances du flux de travail en cours d’exécution sur les éléments.

  • Verte    Option permettant au flux de travail de continuer à fonctionner normalement.

  • Aucune nouvelle instance    Option permettant d’achever l’exécution d’instances de flux de travail en cours d’exécution, mais désactive le flux de travail en le rendant indisponible pour exécuter d’autres instances. (Cette action est réversible. Pour réactiver le flux de travail ultérieurement, revenez à cette page et sélectionnez autoriser.)

  • Supprimer    Option permettant de supprimer entièrement le flux de travail de la collection de sites. Toutes les instances en cours d’exécution sont arrêtées immédiatement et la colonne de ce flux de travail n’apparaît plus dans la page de la liste ou de la bibliothèque. (Cette action n’est pas réversible.)

Et ensuite ?

Si vous avez apporté des modifications, exécutez une instance de test du flux de travail pour vérifier l’impact des modifications.

Personnalisation supplémentaire

Il existe de nombreuses façons de personnaliser davantage les flux de travail inclus dans les produits SharePoint.

Vous pouvez même créer des flux de travail personnalisés de toutes pièces.

Vous pouvez utiliser l’un des programmes suivants :

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Personnalisez les formulaires, actions et comportements d’un flux de travail.

  • Microsoft Visual Studio    Créez vos propres actions personnalisées de flux de travail.

Pour plus d’informations, voir le système d’aide MSDN (Microsoft Software Developer Network).

Besoin d’aide ?

Développez vos compétences dans Office
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×