À propos des flux de travail inclus dans SharePoint

À propos des flux de travail inclus dans SharePoint

les flux de travailSharePoint sont des mini-applications pré-programmées qui rationalisent et automatisent de nombreux processus métiers. Les flux de travail peuvent varier de la collecte de signatures, de commentaires ou d’approbations d’un plan ou d’un document afin de suivre l’état actuel d’une procédure de routine. SharePoint flux de travail sont conçus pour vous permettre de gagner du temps et de l’énergie et de garantir la cohérence et l’efficacité des tâches que vous effectuez régulièrement.

Remarque : Les flux de travail SharePoint 2010 ont été désactivés depuis le 1er août 2020 pour les nouveaux clients et supprimés des clients existants le 1er novembre 2020. Si vous utilisez des flux de travail SharePoint 2010, nous vous recommandons de procéder à une migration de Power automate ou d’autres solutions prises en charge. Pour plus d’informations, voir mise en service du flux de travail 2010 SharePoint.

Qu’est-ce qu’un flux de travail SharePoint  ?

Vous savez probablement déjà ce qu’est un diagramme de flux. Il s’agit d’une carte graphique d’un processus, avec des instructions sur ce qui se passe à chaque étape.

Étapes d’un flux de travail

Un flux de travail SharePoint est un diagramme automatisé qui permet de gérer de manière aléatoire les processus de travail standard.

Par exemple, observez le processus approbation de document-processus dans l’illustration. Le processus manuel d’exécution de ce processus peut impliquer un grand nombre d’opérations de vérification et de suivi, de transfert de documents et d’envoi de rappels, et chacune de ces tâches doit être effectuée par vous ou par un ou plusieurs de vos collègues. Cela signifie un grand nombre d’activités supplémentaires et un flux constant d’interruptions.

En revanche, lorsque vous utilisez le flux de travail d’approbation de document SharePoint pour exécuter le processus, le flux de travail, qui permet de vérifier et de suivre les modifications et de le transférer, s’effectue automatiquement. Si une personne est en retard dans l’accomplissement d’une tâche ou en cas de problème, la plupart des flux de travail inclus génèrent une notification pour vous en informer. La surveillance du processus est réduite.

L’exécution d’un flux de travail SharePoint est facile. Choisissez le type de flux de travail, sélectionnez vos options, puis laissez le flux de travail s’exécuter. Le cas échéant, annulez ou terminez le flux de travail.

Chacun des types de flux de travail inclus comme un modèle. Vous ajoutez une instance du flux de travail pour une seule liste ou bibliothèque, ou pour une collection de sites entière à l’aide d’un formulaire d’initiation pour spécifier les options et les sélections souhaitées pour l’instance. Ces options et sélections incluent les personnes auxquelles le flux de travail affecte des tâches, les échéances des tâches, la manière dont le flux de travail peut être démarré et les instructions à inclure dans les notifications de tâche. Pour créer un flux de travail, accédez à paramètres de la liste > paramètres du flux de travail > Ajouter un fluxde travail. Si vous le souhaitez, en savoir plus sur les flux de travail 2010 et 2013.

Important : Par défaut, les flux de travail d’approbation, de collecte des commentaires et de collecte des signatures ne sont pas activés et ne sont pas répertoriés dans la liste déroulante Sélectionner un modèle de flux de travail du formulaire d’association. Pour qu’ils soient disponibles pour une utilisation, un administrateur de site doit les activer au niveau de la collection de sites. Accédez à paramètres du site > fonctionnalités de la Collection de sites > activer la fonctionnalité de flux de travail. Par ailleurs, SharePoint 2013 fournit des modèles de flux de travail basés sur SharePoint 2010. Si vous souhaitez créer un flux de travail basé sur SharePoint 2013 avec la logique similaire, utilisez un outil tel que SharePoint Designer 2013.

Il existe cinq types de flux de travail pré-programmés. 

Coche un flux de travail approbation route un document ou un autre élément vers des personnes désignée pour approbation ou rejet. Vous pouvez également utiliser un flux de travail approbation pour contrôler l’approbation de contenu dans une liste ou une bibliothèque. Pour en savoir plus et pour obtenir des instructions détaillées, voir tout sur les flux de travail d’approbation.

Flux de travail Recueillir les commentaires un flux de travail recueillir les commentaires route un document ou un autre élément vers des personnes désignée pour leur commentaires. Le flux de travail recueillir les commentaires consolide toutes les réponses des participants pour le propriétaire du flux de travail et fournit un enregistrement du processus d’avis. Pour en savoir plus et pour obtenir des instructions détaillées, voir tout sur les flux de travail recueillir les commentaires.

Flux de travail Collecte des signatures le flux de travail collecte des signatures route un document Microsoft Office vers des utilisateurs désignés pour leur signature numérique. Notez que le flux de travail collecte des signatures fonctionne uniquement avec des documents Word, des classeurs Excel et des formulaires InfoPath. Pour en savoir plus et pour obtenir des instructions détaillées, voir tout sur les flux de travail collecte des signatures.

Flux de travail à trois états le flux de travail à trois États est conçu pour suivre l’état d’un élément de liste via trois États (phases). Elle peut être utilisée pour gérer les processus d’entreprise qui requièrent que les organisations effectuent le suivi de grands volumes d’informations ou d’éléments, tels que des problèmes d’assistance clientèle, des prospects ou des tâches de projet, par exemple.

Le flux de travail attribue une tâche à une personne et lui envoie une alerte par courrier électronique sur la tâche. Une fois cette tâche terminée, le flux de travail met à jour l’état de l’élément et passe à l’état suivant. Le flux de travail à trois États est conçu pour fonctionner avec le modèle liste de suivi des problèmes, mais il peut être utilisé avec n’importe quelle liste contenant une colonne de choix qui comporte au moins trois valeurs.

Pour en savoir plus et pour obtenir des instructions détaillées, voir utiliser un flux de travail à trois États.

Flux de travail Publication de l’approbation un flux de travail d’approbation de publication est semblable à d’autres flux de travail SharePoint en ce qu’il automatise l’acheminement du contenu à des experts et des acteurs du domaine pour examen et approbation. La particularité du flux de travail d’approbation de publication consiste dans le fait qu’il est conçu de manière spécifique pour publier des sites pour lesquels la publication de pages web, nouvelles ou mises à jour, est étroitement contrôlée. Dans ces types de sites, aucun nouveau contenu ne peut être publié sans avoir été approuvé par tous les approbateurs du flux de travail. Pour en savoir plus et pour obtenir des instructions détaillées, voir utiliser un flux de travail d’approbation de publication.

Pour ajouter ou démarrer un flux de travail, vous devez disposer des autorisations appropriées sur la liste, la bibliothèque ou la collection de sites sur laquelle le flux de travail s’exécute :

  • Pour ajouter un flux de travail    Par défaut, vous devez disposer de l’autorisation gérer les listes pour Ajouter un flux de travail. (Le groupe propriétaires et le groupe membres disposent de l’autorisation gérer les listes par défaut ; le groupe visiteurs ne le trouve pas.)

  • Pour démarrer un flux de travail    Par défaut, vous devez disposer de l’autorisation Modifier les éléments pour Démarrer un flux de travail qui a déjà été ajouté. (Le groupe propriétaires et le groupe membres disposent tous les deux de l’autorisation Modifier des éléments par défaut ; le groupe visiteurs ne le trouve pas.)
    Vous pouvez également choisir de configurer des flux de travail spécifiques de sorte qu’ils puissent être démarrés uniquement par les membres du groupe propriétaires. Dans le cas d’un sous-site avec des autorisations uniques, les propriétaires doivent s’assurer que les autorisations requises sont affectées aux utilisateurs de flux de travail explicitement. Voir modifier et gérer les autorisations pour une liste ou une bibliothèque SharePoint. < en fonction du retour-« j’ai créé un sous-site sur mon site du service d’entreprise pour tester la fonctionnalité de flux de travail, je devrais être autorisé à démarrer un flux de travail, mais je n’y parviens pas ». >

Le diagramme suivant offre une vue d’ensemble des étapes de base pour la planification, l’ajout, l’exécution et la modification d’un flux de travail SharePoint. Sections individuelles de chacune de ces étapes.

Processus de flux de travail

  • Organiser    Assurez-vous de connaître les options que vous voulez utiliser et les informations qui doivent être disponibles quand vous utilisez le formulaire d’initiation pour ajouter votre version du flux de travail.

  • Ajoutée    Remplissez le formulaire d’initiation pour ajouter votre version de flux de travail à une liste, une bibliothèque ou une collection de sites.

  • Démarrer    Démarrez votre nouveau flux de travail, manuellement ou automatiquement, sur un document ou un autre élément dans une liste ou une bibliothèque. (Si vous le démarrez manuellement, vous avez la possibilité de modifier certains paramètres de formulaire d’association du flux de travail sur un formulaire d' initiation plus rapide.) Lorsque le flux de travail démarre, il crée des tâches, envoie des messages de notification et commence à suivre des actions et des événements.

  • Surveiller    Lorsque le flux de travail est en cours d’exécution, vous pouvez afficher la page État du flux de travail pour afficher les tâches achevées et les autres actions effectuées. Le cas échéant, vous pouvez régler les tâches actuelles et futures à partir de cet emplacement, et même annuler ou mettre fin à cette exécution du flux de travail.

  • Révision    Lorsque la tâche est terminée, son historique complet peut être examiné dans la page État du flux de travail. Vous pouvez également créer des rapports statistiques sur les performances générales de ce flux de travail à partir de la page État.

  • Modifier    Si le flux de travail ne fonctionne pas exactement comme vous le souhaitez, vous pouvez ouvrir le formulaire d’association d’origine que vous avez utilisé pour l’ajouter, et y apporter des modifications.

Si vous avez besoin d’une plus grande souplesse avec un flux de travail intégré, vous pouvez le personnaliser à l’aide d’un outil tel que SharePoint Designer 2013. Vous pouvez également créer votre propre flux de travail d’origine.

À l’aide du concepteur de flux de travail, vous créez des règles qui associent les conditions et les actions aux éléments dans les listes et bibliothèques SharePoint. Les modifications apportées aux éléments dans des listes ou des bibliothèques déclenchent des actions dans le flux de travail.

Par exemple, vous pouvez concevoir un flux de travail qui démarre un autre flux de travail approbation, si le coût d’un élément dépasse un montant spécifique.

Vous pouvez également définir un flux de travail pour un ensemble de documents associés. Par exemple, si votre flux de travail est associé à une bibliothèque de documents ou s’il est filtré en tant que type de contenu de document, un groupe d’actions d’ensemble de documents contextuelle s’affiche. Un ensemble de documents permet de traiter un groupe de documents comme une seule unité, de sorte qu’une action de flux de travail pour un ensemble de documents s’exécute sur chacun des éléments de cet ensemble de documents.

Voir aussi

Création d’un flux de travail à l’aide de SharePoint Designer 2013 et de la plateforme de flux de travail sharepoint

Présentation des flux de travail d’approbation dans SharePoint 2010

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