Supplément à la déclaration de confidentialité de Microsoft Lync Room System

Table des matières

• Supplément à la déclaration de confidentialité de Microsoft Lync Room System

• Mise à jour automatique des images

• Journalisation côté client

• Partage de Bureau et d’application

• Envoi par e-mail de tableaux blancs

• Services d’urgence (112)

• Endpoint Protection et mises à jour automatiques

• Programme d’amélioration de Lync

• Informations de présence et de contact

• Collecte et rapport de données de qualité de l’expérience (QoE)

• Rognage intelligent

Supplément à la déclaration de confidentialité de Microsoft Lync Room System

Cette page est un supplément de la page Déclaration de confidentialité pour les produits Microsoft Lync. Pour comprendre les pratiques de collecte et d’utilisation de données propres à un produit ou service Microsoft Lync particulier, nous vous recommandons à la fois de lire la Déclaration de confidentialité des produits Microsoft Lync et son supplément.

Ce supplément à la déclaration de confidentialité traite du déploiement et de l’utilisation de Microsoft Lync Room System déployé au sein de votre entreprise. Si vous utilisez Microsoft Lync Room System dans le cadre d’une solution ou d’un service en ligne (autrement dit, si un tiers tel que Microsoft héberge les serveurs sur lesquels le logiciel s’exécute ou se connecte), des informations seront transférées à ce tiers. Pour plus d’informations sur l’utilisation des données transférées à ce tiers, consultez l’administrateur de votre entreprise ou votre fournisseur de services.

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Mise à jour automatique des images

Descriptif de cette fonctionnalité : la mise à jour des images télécharge les mises à jour du logiciel Lync Room System depuis votre réseau d’entreprise et les installe sur le logiciel Lync Room System. L’administrateur de votre entreprise contrôle l’emplacement utilisé pour la mise à jour.

Informations collectées, traitées ou transmises : si l’administrateur choisit d’activer la mise à jour des images, les informations concernant les personnes connectées sur le périphérique, la version de votre logiciel Lync Room System et les informations sur le périphérique sont envoyées à un serveur de votre entreprise. Aucune information personnelle n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : si une version différente du logiciel Lync Room System est disponible, la mise à jour des images la télécharge et l’installe automatiquement. Cette mise à jour est téléchargée depuis votre réseau d’entreprise.

Choix/Contrôle : l’utilisateur de Lync Room System ne peut contrôler aucun aspect de la mise à jour des images. Seul l’administrateur de l’entreprise peut décider d’activer ou de désactiver la mise à jour des images.

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Journalisation côté client

Rôle de cette fonctionnalité : la journalisation côté client collecte les informations que l’équipe de support de deuxième niveau peut utiliser pour déterminer la raison d’un problème. Les journaux côté client sont stockés localement sur l’ordinateur de l’utilisateur.

Informations collectées, traitées ou transmises : quand la journalisation côté client est activée, des informations d’utilisation spécifiques sont enregistrées et stockées sur l’ordinateur de l’utilisateur. Par exemple des objets et des emplacements de réunions, des messages SIP (Session Initiation Protocol), des réponses à des invitations Lync, des informations sur l’expéditeur et le destinataire des messages instantanés, l’itinéraire du message, la liste des contacts et les informations de présence des utilisateurs, les noms d’applications, pièces jointes, fichiers Microsoft PowerPoint, tableaux blancs ou sondages partagés pour inclure les questions du sondage partagé et un index des votes sont tous enregistrés dans les journaux côté client. Le contenu des conversations Lync n’est pas stocké (messages instantanés, supports de présentation PowerPoint, contenu de tableau blanc, notes, détails de sondage, etc.) dans les journaux côté client. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : les informations collectées dans les journaux côté client peuvent être utilisées par le support client de l’utilisateur ou envoyées à Microsoft pour résoudre les problèmes Lync.

Choix/Contrôle : la fonctionnalité de journalisation côté client est désactivée par défaut. L’administrateur d’entreprise peut activer ou désactiver cette fonctionnalité pour chaque salle à l’aide du contrôle des paramètres de l’administrateur.

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Partage de Bureau et d’application

Rôle de cette fonctionnalité : le partage de Bureau et d’application permet aux utilisateurs de collaborer par discussion vidéo tout en partageant leur Bureau ou une application sélectionnée avec les participants à une réunion, leur permettant ainsi de partager et de modifier des fichiers comme s’ils se trouvaient dans la même pièce que leurs collègues. Les utilisateurs peuvent également montrer des présentations Microsoft PowerPoint et collaborer sur un tableau blanc virtuel, sur lequel ils peuvent tous prendre des notes et dessiner. Quand un utilisateur partage son Bureau ou une application, il le contrôle.

Informations collectées, traitées ou transmises : si le partage est utilisé, en fonction des éléments partagés, tous les participants à la conversation seront en mesure de voir les écrans, le Bureau ou l’application sélectionnée sur l’écran de leur ordinateur. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : vous pouvez utiliser le partage de Bureau et d’application pour collaborer avec les participants à une réunion ou à une conversation.

Choix/Contrôle :

1. branchez le câble VGA ou HDMI à votre ordinateur portable.

2. Assurez-vous que votre ordinateur portable est défini sur une option d’affichage autre que « Ordinateur uniquement ».

3. Une fois que le câble est branché et que vous effectuez une projection, en bas de l’interface utilisateur de la console Lync, cliquez sur Oui pour démarrer la projection dans la salle.

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Envoi par e-mail de tableaux blancs

Descriptif de cette fonctionnalité : pour une réunion Lync programmée, les utilisateurs peuvent sélectionner les tableaux blancs de leur choix qui ont été créés dans le cadre de leur réunion Lync et l’envoyer par e-mail à l’organisateur de la réunion. En cas de réunion ad hoc ou Conférence maintenant, l’utilisateur peut sélectionner une seule adresse e-mail dans l’annuaire d’échange.

Informations collectées, traitées ou transmises : tous les tableaux blancs actifs et tout le contenu des tableaux blancs actifs sont envoyés par e-mail. Les utilisateurs peuvent sélectionner le tableau blanc qu’ils choisissent d’envoyer par e-mail. Aucune information n’est envoyée à Microsoft. Aucune information n’est stockée dans le PC Lync Room System. Elles sont temporairement mises en cache et supprimées à la fin du processus. Le système est également défini par défaut pour ne pas conserver les e-mails envoyés dans le dossier d’échange.

Utilisation des informations : l’utilisateur peut utiliser ces informations pour conserver les notes de réunion de la réunion Lync.

Choix/Contrôle : l’utilisateur peut choisir d’envoyer ou non un e-mail à tous les participants. Si l’utilisateur met fin à la réunion, toutes les informations figurant sur le tableau blanc sont fermées. Si l’utilisateur choisit d’envoyer les tableaux blancs par e-mail, il peut également choisir quel(s) tableau(x) blanc(s) envoyer par e-mail. La fonctionnalité de conservation des e-mails envoyés est désactivée par défaut. L’administrateur de l’entreprise peut activer ou désactiver la fonctionnalité de conservation des e-mails pour votre entreprise.

Depuis la console de Lync Room System

1. En bas à droite de l’interface utilisateur de la console Lync, cliquez sur Envoyer le tableau blanc par courrier électronique

2. Une liste des tableaux blancs disponibles s’affiche.

3. Sélectionnez ou désélectionnez les tableaux blancs à envoyer par e-mail en cochant la case en regard de chaque nom de tableau blanc.

4. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le tableau blanc par e-mail.

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Services d’urgence (112)

Rôle de cette fonctionnalité : lorsque l’administrateur d’entreprise rend la fonctionnalité Services d’urgence disponible, celle-ci permet à Lync de communiquer un emplacement à un fournisseur de services de routage tiers sélectionné par le client. Le fournisseur de services de routage communique ensuite l’emplacement aux intervenants d’urgence en cas d’appel à ces derniers (par exemple, en composant le 911 aux États-Unis). Lorsque la fonctionnalité est activée, les informations sur l’emplacement transmises au personnel des services d’urgence correspondent à l’emplacement que l’administrateur d’entreprise a attribué à votre emplacement (par exemple, le numéro d’un bureau) et entré dans la base de données des emplacements, ou, si un tel emplacement est indisponible, celui que vous avez peut-être entré manuellement dans le champ Emplacement. Si un utilisateur appelle les services d’urgence en utilisant Lync via une connexion Internet sans fil alors qu’il se trouve encore sur son lieu de travail, les informations d’emplacement qui lui sont communiquées sont simplement un emplacement approximatif correspondant à celui du point de terminaison sans fil avec lequel leur ordinateur communique. En outre, les informations d’emplacement de ce point de terminaison sans fil sont entrées manuellement par l’administrateur d’entreprise, de sorte que les informations que reçoit le personnel des services d’urgence peuvent ne pas correspondre à l’emplacement réel de l’utilisateur. Pour que cette fonctionnalité soit pleinement opérationnelle, l’entreprise doit conserver un service de routage fourni par des prestataires certifiés. Ce service est uniquement disponible aux États-Unis.

Informations collectées, traitées ou transmises : les informations d’emplacement obtenues par Lync sont celles fournies automatiquement par le serveur d’informations d’emplacement ou celles entrées manuellement dans le champ Emplacement par l’utilisateur. Ces informations sont enregistrées sur l’ordinateur de l’utilisateur de sorte que, quand un numéro de services d’urgence est entré, elles sont transmises avec l’appel afin de les acheminer vers les services d’urgence appropriés et de leur communiquer un emplacement approximatif. Leur emplacement peut également être envoyé par message instantané à un service de sécurité local. Pour les appels d’urgence, les enregistrements des détails des appels contiennent leurs informations d’emplacement. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : l’emplacement est utilisé pour router l’appel vers le prestataire de services d’urgence approprié et pour l’acheminement des intervenants. Ces informations peuvent également être envoyées au service de sécurité de l’entreprise sous forme de notification avec l’emplacement de l’appelant et les informations de rappel.

Choix/Contrôle : cette fonctionnalité est désactivée par défaut. L’administrateur de l’entreprise doit l’activer. Consultez ce dernier pour déterminer si elle est disponible. Vous n’avez aucun moyen de contrôler si un emplacement est acquis automatiquement ou transmis aux régulateurs des services d’urgence en cas d’appel.

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Endpoint Protection et mises à jour automatiques

Remarque concernant Endpoint Protection et les mises à jour automatiques : si vous choisissez d’activer la fonction Endpoint Protection, il est important de garder le logiciel à jour. Microsoft vous recommande d’opter pour la mise à jour automatique du logiciel. Toutefois, si vous choisissez de ne pas mettre à jour le logiciel automatiquement ou de ne pas accepter les mises à jour automatiques, Microsoft vous recommande de mettre à jour le logiciel régulièrement avec une autre méthode ou encore de le désinstaller. Pour plus d’informations, voir la Déclaration de confidentialité relative à Endpoint Protection.

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Programme d’amélioration de Lync

Descriptif de cette fonctionnalité : le programme d’amélioration de Lync (LIP) collecte des informations sur votre expérience Lync Room System et les envoie à Microsoft chaque fois que vous utilisez Lync Room System. Microsoft utilise ces informations pour créer des solutions à des problèmes courants et aider à améliorer Lync Room System et d’autres produits Microsoft.

Informations collectées, traitées, ou transmises : les informations envoyées à Microsoft peuvent comprendre des informations sur votre utilisation de Lync Room System, la performance et la fiabilité, la configuration de l’appareil et la qualité de connexion au réseau, de même que les codes d’erreur, les fichiers journaux et les données d’exception. Le LIP peut aussi envoyer des informations sur vous et votre appareil, telles que votre nom d’utilisateur ou votre adresse IP, mais ces informations sont rendues anonymes avant d’être stockées sur les serveurs Microsoft.

Utilisation des informations : les données collectées par le biais du programme d’amélioration de Lync (LIP) sont utilisées par Microsoft pour identifier les problèmes et les tendances de connexion courants afin d’aider l’utilisateur à résoudre son problème de connexion et d’aider à améliorer l’expérience de connexion à Lync Room System.

Choix/Contrôle : cette fonctionnalité est désactivée par défaut et peut être gérée par l’administrateur d’entreprise. L’administrateur peut décider de toujours envoyer les informations du programme d’amélioration de Lync à Microsoft ou de ne jamais le faire, ou bien il peut vous laisser choisir. L’utilisateur peut modifier ce paramètre dans la boîte de dialogue des options. L’administrateur peut également définir ce paramètre en utilisant un paramètre de stratégie de groupe. Si l’administrateur a défini ce paramètre pour son organisation, l’utilisateur ne sera pas invité à envoyer ces données à Microsoft.

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Informations de présence et de contact

Rôle de cette fonctionnalité : la fonctionnalité Informations de présence et de contact permet à un utilisateur d’afficher les informations de présence et de contact d’autres utilisateurs (à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation), et de partager leurs propres informations publiées, telles que la présence, le statut, la fonction, le numéro de téléphone, l’emplacement et des notes. L’administrateur de l’entreprise peut également configurer l’intégration avec Outlook et Exchange Server afin que les messages d’absence du bureau d’un utilisateur et d’autres informations de statut (par exemple, quand un utilisateur a une réunion planifiée dans son calendrier Outlook) soient affichés.

Informations collectées, traitées ou transmises : l’adresse et le mot de passe de connexion de l’utilisateur dans un but d’authentification. Les numéros de téléphone supplémentaires disponibles, les messages d’absence du bureau et d’autres informations de statut si l’intégration d’Outlook et d’Exchange a été configurée par l’administrateur et activée dans Outlook, ainsi que des notes ou informations de disponibilité qui ont pu être entrées manuellement par l’utilisateur dans sa carte de visite. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : l’adresse et le mot de passe de connexion sont utilisés pour la connexion à Lync et au serveur Lync. En fonction des paramètres de confidentialité configurés, d’autres utilisateurs Lync et programmes peuvent avoir accès aux informations de présence, de contact et de statut, si elles sont publiées, afin d’améliorer la communication entre les utilisateurs.

Choix/Contrôle : les paramètres des informations de présence et de contact se gèrent à partir du client de bureau Lync.

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Collecte et rapport de données de qualité de l’expérience (QoE)

Rôle de cette fonctionnalité : la fonctionnalité Collecte et rapport de données de qualité de l’expérience (QoE) recueille et rapporte la qualité des médias des communications et réunions d’égal à égal utilisant Lync. Ces statistiques incluent les adresses IP, le taux de perte, les périphériques utilisés, les événements de qualité médiocre survenus au cours de l’appel, etc.

Informations collectées, traitées ou transmises : si l’administrateur d’entreprise active la surveillance de la QoE, les données de qualité des médias des communications Lync d’égal à égal et des réunions sont enregistrées dans la base de données QoE. Cette fonctionnalité n’enregistre pas le contenu de Lync. Les données QoE sont enregistrées dans la base de données principale du Serveur de surveillance déployée dans l’entreprise, et rapportées dans un ensemble de rapports standard du Serveur de surveillance. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : l’administrateur d’entreprise a accès à ces informations et peut les utiliser pour collecter des commentaires sur la qualité des médias circulant dans le système. Ces informations incluent les adresses IP.

Choix/Contrôle : l’enregistrement de QoE est activé par défaut, mais l’administrateur d’entreprise doit installer un Serveur de surveillance connecté à une base de données principale de serveur de surveillance pour collecter les données QoE. L’administrateur peut déployer les rapports de Serveur de surveillance standard ou créer des rapports personnalisés en interrogeant la base de données du serveur de surveillance.

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Rognage intelligent

Rôle de cette fonctionnalité : quand un utilisateur partage une vidéo lors d’une conférence vidéo, le rognage intelligent détermine l’emplacement de la tête de l’utilisateur dans le champ de la webcam à l’aide de la détection des visages. Une fois l’emplacement de la tête de l’utilisateur déterminé, le client Lync le traduit en coordonnées et ajoute ces coordonnées au flux vidéo envoyé. Le client Lync qui reçoit ce flux utilise ces informations pour rogner le flux vidéo entrant à partir des proportions natives (paysage) en fonction des coordonnées rectangulaires pour centrer la tête de l’utilisateur dans la vidéo rognée. Le rognage intelligent est une fonction en temps réel qui surveille en permanence les mouvements de l’utilisateur pour ajuster les coordonnées ajoutées au flux vidéo, ce qui permet au client Lync qui le reçoit d’ajuster le rognage vidéo, et de conserver la tête des utilisateurs centrée dans la vidéo.

Informations collectées, traitées ou transmises : les coordonnées de la tête de l’utilisateur dans le champ de la caméra sont ajoutées au flux vidéo. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : les coordonnées seront utilisées pour rogner la portion adéquate de la vidéo entrante.

Choix/Contrôle : cette fonctionnalité ne peut pas être désactivée.

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