Additionner des données à l’aide d’une requête

Additionner des données à l’aide d’une requête

Cet article explique comment utiliser un type de fonction appelé fonction d’agrégation pour additioniser les données d’un jeu de résultats de requête. Cet article explique également brièvement comment utiliser d’autres fonctions d’agrégation, telles que COUNT et AVG, pour compter ou moyenner les valeurs d’un jeu de résultats. De plus, cet article explique comment utiliser la ligne des totaux, une fonctionnalité de Access qui permet d’additioner des données sans avoir à modifier la conception de vos requêtes.

Que voulez-vous faire ?

Comprendre les méthodes d’addition des données

Vous pouvez additioniser une colonne de nombres dans une requête à l’aide d’un type de fonction appelé fonction d’agrégation. Les fonctions d’agrégation effectuent un calcul sur une colonne de données et retournent une seule valeur. Access propose diverses fonctions d’agrégation, notamment Somme,Compte,Moyenne (pour calculer des moyennes), Min et Max. Vous additionnez des données en ajoutant la fonction Somme à votre requête, vous les comptez à l’aide de la fonction Compte, et ainsi de suite.

De plus, Access permet d’ajouter Somme et d’autres fonctions d’agrégation à une requête. Vous pouvez :

  • Ouvrez votre requête en affichage Feuille de données et ajoutez une ligne Total. La ligne des totaux, fonctionnalité de Access, vous permet d’utiliser une fonction d’agrégation dans une ou plusieurs colonnes d’un jeu de résultats de requête sans modifier la conception de votre requête.

  • Créer une requête Totaux Une requête Totaux calcule les sous-totaux de plusieurs groupes d’enregistrements . Une ligne Total calcule les totaux des données dans une ou plusieurs colonnes (champs). Par exemple, si vous voulez sous-totaliser toutes les ventes par ville ou par trimestre, vous utilisez une requête Totaux pour grouper vos enregistrements selon la catégorie souhaitée, puis additioniser les chiffres de ventes.

  • Créer une requêteTab croisée. Une requête Analyse croisée est un type spécial de requête qui affiche ses résultats dans une grille qui ressemble à une feuille de calcul Excel. Les requêtesTab croisée résument vos valeurs, puis les groupent en deux ensembles de faits : l’une définie sur le côté (en-tête de ligne) et l’autre dans la partie supérieure (en-tête de colonne). Par exemple, vous pouvez utiliser une requêteTab croisée pour afficher le total des ventes de chaque ville au cours des trois dernières années, comme le montre le tableau suivant :

Ville

2003

2004

2005

Paris

254,556

372,455

467,892

Sydney

478,021

372,987

276,399

Jakarta

572,997

684,374

792,571

...

...

...

...

Remarque : Les sections de mise en forme de ce document mettent l’accent sur l’utilisation de la fonction Somme, mais souvenez-vous que vous pouvez utiliser d’autres fonctions d’agrégation dans vos lignes et requêtes Total. Pour plus d’informations sur l’utilisation des autres fonctions d’agrégation, voir la référence de la fonction d’agrégation plus loin dans cet article.

Pour plus d’informations sur les manières d’utiliser les autres fonctions d’agrégation, voir l’article Afficher les totaux de colonne dans une feuille de données.

Les étapes des sections suivantes expliquent comment ajouter une ligne Des totaux, utiliser une requête Totaux pour additioniser des données de groupes et comment utiliser une requête Analyse croisée qui sous-totalisera des données sur des groupes et des intervalles de temps. N’oubliez pas que la plupart des fonctions d’agrégation fonctionnent uniquement sur les données de champs dont le type de données est spécifique. Par exemple, la fonction SOMME fonctionne uniquement avec les champs des types de données Nombre, Décimal ou Monétaire. Pour plus d’informations sur les types de données nécessaires à chaque fonction, voir la sectionRéférence d’une fonction d’agrégation, plus loin dans cet article.

Pour des informations générales sur les types de données, voir l’article Modifier ou modifier le type de données d’un champ.

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Préparer des exemples de données

Les sections de cet article fournissent des tableaux d’exemples de données. Les procédures utilisent les exemples de tables pour vous aider à comprendre le fonctionnement des fonctions d’agrégation. Si vous préférez, vous pouvez éventuellement ajouter les exemples de tables dans une base de données nouvelle ou existante.

Access propose plusieurs méthodes pour ajouter ces exemples de tables à une base de données. Vous pouvez entrer les données manuellement, copier chaque table dans un tableur tel qu’Excel, puis importer les feuilles de calcul dans Access, ou coller les données dans un éditeur de texte tel que le Bloc-notes et importer les données à partir des fichiers texte obtenus.

Les étapes de cette section expliquent comment entrer des données manuellement dans une feuille de données vide, comment copier les exemples de tables dans un tableur, puis importer ces tables dans Access. Pour plus d’informations sur la création et l’importation de données texte, voir l’article Importer ou lier des données d’un fichier texte.

Les procédures de cet article utilisent les tableaux suivants. Utilisez ces tableaux pour créer vos exemples de données :

Tableau Catégories :

Category (Catégorie)

Des

Jeux et Puzzles

Art et encadrement

Jeux vidéo

DVD et films

Modèles et centres d’intérêt

Sports

Table Produits :

Nom du produit

Prix

Category (Catégorie)

Figure d’action de programmeur

12,95 $

Des

Amusez-C# (un jeu de tableau pour toute la famille)

15,85 $

Jeux et Puzzles

Diagramme de base de données relationnelle

22,50 $

Art et encadrement

Puce informatique magique (500 morceaux)

32,65 $

Jeux et Puzzles

Access ! Le jeu !

22,95 $

Jeux et Puzzles

Créatures informatiques et créatures marines

78,50 $

Jeux vidéo

Exercice pour les Ordinateurs ! Le DVD !

14,88 $

DVD et films

Pizza volante ultime

36,75 $

Sports

Lecteur de disquette À bascule de 5,25 pouces externe (Échelle 1/4)

65,00 $

Modèles et centres d’intérêt

Figure d’absence d’action Dans Le Monde

78,88 $

Des

Adessus

53,33 $

Jeux vidéo

Créer votre propre clavier

77,95 $

Modèles et centres d’intérêt

Table Commandes :

Date de commande

Date d’expédition

Ville d’expédition

Frais d’expédition

11/14/2005

11/15/2005

Jakarta

55,00 $

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

76,00 $

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

87,00 $

11/17/2005

11/18/2005

Jakarta

43,00 $

11/17/2005

11/18/2005

Paris

105,00 $

11/17/2005

11/18/2005

Desso

112,00 $

11/18/2005

11/19/2005

Vienne

215,00 $

11/19/2005

11/20/2005

Miami

525,00 $

11/20/2005

11/21/2005

Vienne

198,00 $

11/20/2005

11/21/2005

Paris

187,00 $

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

81,00 $

11/23/2005

11/24/2005

Jakarta

92,00 $

Table Détails de la commande :

Réf commande

Nom du produit

Réf produit

Prix unitaire

Quantité

taux_escompte

1

Créer votre propre clavier

12

77,95 $

9

5 %

1

Figure d’absence d’action Dans Le Monde

2

78,88 $

4

7.5%

2

Exercice pour les Ordinateurs ! Le DVD !

7

14,88 $

6

4%

2

Puce informatique magique

4

32,65 $

8

0

2

Créatures informatiques et créatures marines

6

78,50 $

4

0

3

Access ! Le jeu !

5

22,95 $

5

15 %

4

Figure d’action de programmeur

1

12,95 $

2

6 %

4

Pizza volante ultime

8

36,75 $

8

4%

5

Lecteur de disquette À bascule de 5,25 pouces externe (Échelle 1/4)

9

65,00 $

4

10 %

6

Diagramme de base de données relationnelle

3

22,50 $

12

6,5 %

7

Adessus

11

53,33 $

6

8 %

7

Diagramme de base de données relationnelle

3

22,50 $

4

9 %

Remarque : N’oubliez pas que dans une base de données classique, une table de détails de commande contiendra uniquement un champ ID de produit, et non un champ Nom du produit. L’exemple de table utilise un champ Nom du produit pour faciliter la lecture des données.

Entrer les exemples de données manuellement

  1. Sous l’onglet Création, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.

    Access ajoute une nouvelle table vide à votre base de données.

    Remarque : Vous n’avez pas besoin de suivre cette étape si vous ouvrez une nouvelle base de données vide, mais vous devrez la suivre dès que vous aurez besoin d’ajouter une table à la base de données.

  2. Double-cliquez sur la première cellule de la ligne d’en-tête et entrez le nom du champ dans l’exemple de table.

    Par défaut, Access indique les champs vides dans la ligne d’en-tête avec le texte Ajouter unnouveau champ, comme c’est le cas :

    Nouveau champ dans une feuille de données

  3. Utilisez les touches de direction pour passer à la cellule d’en-tête vide suivante, puis tapez le nom du deuxième champ (vous pouvez également appuyer sur Tab ou double-cliquer sur la nouvelle cellule). Répétez cette étape jusqu’à ce que vous entiez tous les noms de champs.

  4. Entrez les données dans l’exemple de table.

    Lorsque vous entrez les données, Access déduit automatiquement un type de données pour chaque champ. Si vous débutez avec les bases de données relationnelles, vous devez définir un type de données spécifique, tel que Nombre, Texte ou Date/Heure, pour chacun des champs de vos tables. La définition du type de données garantit que les données entrées sont précises et permet d’éviter les erreurs telles que l’utilisation d’un numéro de téléphone dans un calcul. Pour ces exemples de tables, vous devez laisser Access déduire le type de données.

  5. Lorsque vous avez terminé d’entrer les données, cliquez sur Enregistrer.

    Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+S.

    La boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche.

  6. Dans la zone Nom de la table, entrez le nom de l’exemple de table, puis cliquez sur OK.

    Vous utilisez le nom de chaque exemple de table, car les requêtes des sections de façon à utiliser ces noms.

  7. Répétez ces étapes jusqu’à créer chacune des tables répertoriées au début de cette section.

Si vous ne voulez pas entrer les données manuellement, suivez les étapes suivantes pour copier les données dans un fichier de feuille de calcul, puis importez les données du fichier de feuille de calcul dans Access.

Créer les exemples de feuilles de calcul

  1. Démarrez votre tableur et créez un fichier vide. Si vous utilisez Excel, un nouveau fichier est créé par défaut.

  2. Copiez le premier exemple de tableau fourni ci-dessus et collez-le dans la première feuille de calcul, en commençant à la première cellule.

  3. En utilisant la technique fournie par votre tableur, renommez la feuille de calcul. Donnez à la feuille de calcul le même nom que l’exemple de table. Par exemple, si l’exemple de table est Appelé Catégories,donnez le même nom à votre feuille de calcul.

  4. Répétez les étapes 2 et 3, en copiant chaque exemple de table dans une feuille de calcul vide et en renommant la feuille de calcul.

    Remarque : Vous devrez peut-être ajouter des feuilles de calcul à votre fichier de feuille de calcul. Pour plus d’informations sur cette tâche, voir l’aide de votre tableur.

  5. Enregistrez le classeur dans un emplacement facilement identifiable sur votre ordinateur ou réseau, puis passez à l’ensemble d’étapes suivant.

Créer des tables de base de données à partir des feuilles de calcul

  1. Dans l’onglet Données externes, dans le groupe Importer, cliquez sur Excel.

    - ou -

    Cliquez sur Plus, puis sélectionnez un tableur dans la liste.

    La boîte de dialogue Données externes - Nom du tableur s’affiche.

  2. Cliquez surParcourir, ouvrez le fichier de feuille de calcul que vous avez créé au cours des étapes précédentes, puis cliquez sur OK.

    L’Assistant Importation de feuille de calcul démarre.

  3. Par défaut, l’Assistant sélectionne la première feuille de calcul du feuille de calcul (la feuille de calcul Clients, si vous avez suivi les étapes de la section précédente), et les données de la feuille de calcul s’afficheront dans la section inférieure de la page de l’Assistant. Cliquez sur Suivant.

  4. Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur La première ligne contientles en-tête de colonne, puis cliquez sur Suivant.

  5. Dans la page suivante, vous pouvez également utiliser les zones de texte et les listes sous Options de champ pour modifier les noms des champs et les types de données ou pour omettre des champs de l’opération d’importation. Sinon cliquez sur Suivant.

  6. Laissez l’option Laisser Access ajouter une clé primaire sélectionnée, puis cliquez sur Suivant.

  7. Par défaut, Access applique le nom de la feuille de calcul à votre nouvelle table. Acceptez le nom ou entrez un autre nom, puis cliquez sur Terminer.

  8. Répète les étapes 1 à 7 jusqu’à ce que vous créiez un tableau à partir de chaque feuille de calcul dans le feuille de calcul.

Renommer les champs de clé primaire

Remarque : Lorsque vous avez importé les feuilles de calcul, Access a automatiquement ajouté une colonne de clé primaire à chaque table et, par défaut, Access a nommé cette colonne « ID » et l’a définie sur le type de données Numéro Automatique. Les étapes de cette procédure expliquent comment renommer chaque champ de clé primaire. Cela vous permet d’identifier clairement tous les champs d’une requête.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur chacune des tables que vous avez créées au cours des étapes précédentes, puis cliquez sur Mode Création.

  2. Pour chaque table, recherchez le champ de clé primaire. Par défaut, Access nomme chaque ID de champ.

  3. Dans la colonne Nom du champ pour chaque champ de clé primaire, ajoutez le nom de la table.

    Par exemple, vous pouvez renommer le champ ID de la table Catégories en « Catégorie ID » et le champ de la table Commandes en « ID de commande ». Pour la table Détails de la commande, renommons le champ « ID de détail ». Pour la table Produits, renommons le champ « ID de produit ».

  4. Enregistrez vos modifications.

Chaque fois que les exemples de tables apparaissent dans cet article, ils incluent le champ de clé primaire, et le champ est renommé comme décrit en suivant les étapes précédentes.

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Addition des données à l’aide d’une ligne Total

Vous pouvez ajouter une ligne Total à une requête en ouvrant votre requête en vue Feuille de données, en ajoutant la ligne, puis en sélectionnant la fonction d’agrégation que vous voulez utiliser, telle que Somme,Min,Maxou Avg. Les étapes de cette section expliquent comment créer une requête Sélection de base et ajouter une ligne Total. Vous n’avez pas besoin d’utiliser les exemples de tables décrits dans la section précédente.

Créer une requête Sélection de base

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

  2. Double-cliquez sur la ou les tables que vous voulez utiliser dans votre requête.

    Les tables sélectionnées s’affichent sous la tant que fenêtres dans la section supérieure du Concepteur de requêtes.

  3. Double-cliquez sur les champs de table à utiliser dans votre requête.

    Vous pouvez inclure des champs qui contiennent des données descriptives, telles que des noms et descriptions, mais vous devez inclure un champ qui contient des données numériques ou monétaires.

    Chaque champ apparaît dans une cellule de la grille de création.

  4. Cliquez sur Exécuter Image du bouton exécuter la requête.

    Le jeu de résultats de requête apparaît en vue Feuille de données.

  5. Vous pouvez également basculer en mode Création et ajuster votre requête. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l’onglet de document de la requête, puis cliquez sur Mode Création. Vous pouvez ensuite ajuster la requête, selon vos besoins, en ajoutant ou en supprimant des champs de table. Pour supprimer un champ, sélectionnez la colonne dans la grille de création, puis appuyez sur Supprim.

  6. Enregistrez votre requête.

Ajouter une ligne Total

  1. Assurez-vous que votre requête est ouverte en affichage Feuille de données. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l’onglet de document de la requête, puis cliquez sur Feuille de données.

    - ou -

    Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la requête. Cela exécute la requête et charge les résultats dans une feuille de données.

  2. Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.

    Une nouvelle ligne Total apparaît dans votre feuille de données.

  3. Dans la ligne Total, cliquez sur la cellule du champ à additioner, puis sélectionnez Somme dans la liste.

Masquer une ligne Total

  • Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’une ligne Total, voir l’article Afficher les totaux de colonne dans une feuille de données.

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Calculer des totaux à l’aide d’une requête

Un total global est la somme de toutes les valeurs d’une colonne. Vous pouvez calculer plusieurs types de totaux principaux, notamment :

  • Total global simple qui additione les valeurs d’une seule colonne. Par exemple, vous pouvez calculer le total des coûts d’expédition.

  • Total global calculé qui additione les valeurs de plusieurs colonnes. Par exemple, vous pouvez calculer les ventes totales en multipliant le coût de plusieurs articles par le nombre d’articles commandés, puis en calculant le total des valeurs résultantes.

  • Total global excluant certains enregistrements. Par exemple, vous pouvez calculer le total des ventes du vendredi dernier uniquement.

Les étapes des sections suivantes expliquent comment créer chaque type de total global. Les étapes utilisent les tables Commandes et Détails de la commande.

Table Commandes

Réf commande

Date de commande

Date d’expédition

Ville d’expédition

Frais d’expédition

1

11/14/2005

11/15/2005

Jakarta

55,00 $

2

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

76,00 $

3

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

87,00 $

4

11/17/2005

11/18/2005

Jakarta

43,00 $

5

11/17/2005

11/18/2005

Paris

105,00 $

6

11/17/2005

11/18/2005

Desso

112,00 $

7

11/18/2005

11/19/2005

Vienne

215,00 $

8

11/19/2005

11/20/2005

Miami

525,00 $

9

11/20/2005

11/21/2005

Vienne

198,00 $

10

11/20/2005

11/21/2005

Paris

187,00 $

11

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

81,00 $

12

11/23/2005

11/24/2005

Jakarta

92,00 $

Table Détails de la commande

ID de détail

Réf commande

Nom du produit

Réf produit

Prix unitaire

Quantité

taux_escompte

1

1

Créer votre propre clavier

12

77,95 $

9

0,05

2

1

Figure d’absence d’action Dans Le Monde

2

78,88 $

4

0.075

3

2

Exercice pour les Ordinateurs ! Le DVD !

7

14,88 $

6

0.04

4

2

Puce informatique magique

4

32,65 $

8

0.00

5

2

Créatures informatiques et créatures marines

6

78,50 $

4

0.00

6

3

Access ! Le jeu !

5

22,95 $

5

0,15

7

4

Figure d’action de programmeur

1

12,95 $

2

0,06

8

4

Pizza volante ultime

8

36,75 $

8

0.04

9

5

Lecteur de disquette À bascule de 5,25 pouces externe (Échelle 1/4)

9

65,00 $

4

0,10

10

6

Diagramme de base de données relationnelle

3

22,50 $

12

0.065

11

7

Adessus

11

53,33 $

6

0,08

12

7

Diagramme de base de données relationnelle

3

22,50 $

4

0,09

Calculer un total simple

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

  2. Double-cliquez sur la table à utiliser dans votre requête.

    Si vous utilisez les exemples de données, double-cliquez sur la table Commandes.

    Le tableau s’affiche dans une fenêtre dans la section supérieure du Concepteur de requêtes.

  3. Double-cliquez sur le champ à additioner. Assurez-vous que le champ est de type de données Nombre ou Devise. Si vous tentez d’additioniser des valeurs dans des champs non numériques, par exemple un champ de type Texte, Access affiche le message d’erreur « Type de données inféré » dans le message d’erreur d’expression de critères lorsque vous essayez d’exécuter la requête.

    Si vous utilisez les données d’exemple, double-cliquez sur la colonne Frais d’expédition.

    Vous pouvez ajouter d’autres champs numériques à la grille si vous souhaitez calculer les totaux des champs. Une requête Totaux peut calculer des totaux pour plusieurs colonnes.

  4. Sous l’onglet Création, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux. Image du bouton

    La ligne Total apparaît dans la grille de création et Group By dans la cellule de la colonne Frais d’expédition.

  5. Modifiez la valeur de la cellule de la ligne Total en Somme.

  6. Cliquez sur Exécuter Image du bouton pour exécuter la requête et afficher les résultats en affichage Feuille de données.

    Conseil : Notez qu’Access ajoute « SumOf » au début du nom du champ que vous additionnez. Pour modifier l’en-tête de colonne en un titre plus significatif, par exemple, Expédition totale,basculez en mode Création, puis cliquez sur la ligne Champ de la colonne Frais d’expédition dans la grille de création. Placez le curseur en côté des frais d’expédition et tapez les mots Total Shipping, suivi de deux-points, comme suit : Total Shipping: Shipping Fee.

  7. Vous pouvez également enregistrer la requête et la fermer.

Calculer un total global qui exclut certains enregistrements

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

  2. Double-cliquez sur la table Commande et sur la table Détails de la commande.

  3. Ajoutez le champ Date de commande de la table Commandes à la première colonne de la grille de création de requête.

  4. Dans la ligne Critères de la première colonne, tapez Date() -1. Cette expression exclut les enregistrements du jour en cours du total calculé.

  5. Ensuite, créez la colonne qui calcule le montant des ventes pour chaque transaction. Tapez l’expression suivante dans la ligne Champ de la deuxième colonne de la grille :

    Total Sales Value: (1-[Order Details].[ Remise]/100)*([Détails de la commande].[ Prix unitaire]*[Détails de la commande]. [Quantité])

    Assurez-vous que vos champs d’expression font référence aux types de données Nombre ou Devise. Si votre expression fait référence à des champs définis sur d’autres types de données, Access affiche le message « Type de données ininserrement de type de données » dans l’expression de critères lorsque vous essayez d’exécuter la requête.

  6. Sous l’onglet Création, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux.

    La ligne Total apparaît dans la grille de création et La colonne Grouper par apparaît dans les première et deuxième colonnes.

  7. Dans la deuxième colonne, modifiez la valeur de la cellule de la ligne Total en Somme. La fonction Somme ajoute les chiffres de vente individuels.

  8. Cliquez sur Exécuter Image du bouton pour exécuter la requête et afficher les résultats en affichage Feuille de données.

  9. Enregistrez la requête sous le nom Ventes quotidiennes.

    Remarque : La prochaine fois que vous ouvrirez la requête en mode Création, vous remarquerez peut-être un léger changement dans les valeurs spécifiées dans les lignes Champ et Total de la colonne Valeur total des ventes. L’expression apparaît incluse dans la fonction Somme et la ligne Total affiche lassionExpreau lieu de Somme.

    Par exemple, si vous utilisez les exemples de données et créez la requête (comme illustré dans les étapes précédentes), vous voyez :

    Total Sales Value: Sum((1-[Order Details]. Remise/100)*([Détails de la commande]. Unitprice*[Order Details]. Quantité))

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Calculer des totaux de groupe à l’aide d’une requête Totaux

Les étapes de cette section expliquent comment créer une requête Totaux qui calcule les sous-totaux de différents groupes de données. N’oubliez pas que, par défaut, une requête Totaux peut inclure uniquement le ou les champs qui contiennent vos données de groupe, tels qu’un champ « catégories » et le champ qui contient les données que vous voulez additioner, par exemple un champ « ventes ». Les requêtes Totaux ne peuvent pas inclure d’autres champs décrivent les éléments d’une catégorie. Si vous voulez voir ces données descriptives, vous pouvez créer une deuxième requête Sélection qui combine les champs de votre requête Totaux avec les champs de données supplémentaires.

Les étapes de cette section expliquent comment créer des totaux et des requêtes Sélection nécessaires pour identifier le total des ventes pour chaque produit. Les étapes supposent l’utilisation de ces exemples de tables :

Table Produits

Réf produit

Nom du produit

Prix

Category (Catégorie)

1

Figure d’action de programmeur

12,95 $

Des

2

Amusez-C# (un jeu de tableau pour toute la famille)

15,85 $

Jeux et Puzzles

3

Diagramme de base de données relationnelle

22,50 $

Art et encadrement

4

Puce informatique magique (500 morceaux)

32,65 $

Art et encadrement

5

Access ! Le jeu !

22,95 $

Jeux et Puzzles

6

Créatures informatiques et créatures marines

78,50 $

Jeux vidéo

7

Exercice pour les Ordinateurs ! Le DVD !

14,88 $

DVD et films

8

Pizza volante ultime

36,75 $

Sports

9

Lecteur de disquette À bascule de 5,25 pouces externe (Échelle 1/4)

65,00 $

Modèles et Hobby

10

Figure d’absence d’action Dans Le Monde

78,88 $

Des

11

Adessus

53,33 $

Jeux vidéo

12

Créer votre propre clavier

77,95 $

Modèles et hobby

Table Détails de la commande

ID de détail

Réf commande

Nom du produit

Réf produit

Prix unitaire

Quantité

taux_escompte

1

1

Créer votre propre clavier

12

77,95 $

9

5 %

2

1

Figure d’absence d’action Dans Le Monde

2

78,88 $

4

7.5%

3

2

Exercice pour les Ordinateurs ! Le DVD !

7

14,88 $

6

4%

4

2

Puce informatique magique

4

32,65 $

8

0

5

2

Créatures informatiques et créatures marines

6

78,50 $

4

0

6

3

Access ! Le jeu !

5

22,95 $

5

15 %

7

4

Figure d’action de programmeur

1

12,95 $

2

6 %

8

4

Pizza volante ultime

8

36,75 $

8

4%

9

5

Lecteur de disquette À bascule de 5,25 pouces externe (Échelle 1/4)

9

65,00 $

4

10 %

10

6

Diagramme de base de données relationnelle

3

22,50 $

12

6,5 %

11

7

Adessus

11

53,33 $

6

8 %

12

7

Diagramme de base de données relationnelle

3

22,50 $

4

9 %

Les étapes suivantes supposent une relation un-à-plusieurs entre les champs ID de produit de la table Commandes et la table Détails des commandes, avec la table Commandes du côté « un » de la relation.

Créer la requête Totaux

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

  2. Sélectionnez les tables avec qui vous voulez travailler, puis cliquez sur Ajouter.

    Chaque table s’affiche sous forme de fenêtre dans la section supérieure du Concepteur de requêtes.

    Si vous utilisez les exemples de tables répertoriées précédemment, vous ajoutez les tables Produits et Détails de la commande.

  3. Double-cliquez sur les champs de table à utiliser dans votre requête.

    En règle générale, vous ajoutez uniquement le champ de groupe et le champ de valeur à la requête. Toutefois, vous pouvez utiliser un calcul au lieu d’un champ de valeur : les étapes suivantes vous expliquent comment faire.

    1. Ajoutez le champ Catégorie de la table Produits à la grille de création.

    2. Créez la colonne qui calcule le montant des ventes pour chaque transaction en tapant l’expression suivante dans la deuxième colonne de la grille :

      Total Sales Value: (1-[Order Details].[ Remise]/100)*([Détails de la commande].[ Prix unitaire]*[Détails de la commande]. [Quantité])

      Assurez-vous que les champs que vous référencez dans l’expression ont les types de données Nombre ou Devise. Si vous faites référence à des champs d’autres types de données, Access affiche le message d’erreur Type de données non-type dans l’expression de critères lorsque vous essayez de basculer en mode Feuille de données.

    3. Sous l’onglet Création, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux.

      La ligne Total apparaît dans la grille de création, et dans cette ligne, La colonne Grouper par apparaît dans les première et deuxième colonnes.

    4. Dans la deuxième colonne, modifiez la valeur de la ligne Total en Somme. La fonction Somme ajoute les chiffres de vente individuels.

    5. Cliquez sur Exécuter Image du bouton pour exécuter la requête et afficher les résultats en affichage Feuille de données.

    6. Gardez la requête ouverte pour une utilisation dans la section suivante.

      Utiliser des critères avec une requête Totaux

      La requête que vous avez créée dans la section précédente inclut tous les enregistrements des tables sous-jacentes. Il n’exclut aucune commande lors du calcul des totaux et affiche les totaux pour toutes les catégories.

      Si vous devez exclure certains enregistrements, vous pouvez ajouter des critères à la requête. Par exemple, vous pouvez ignorer des transactions inférieures à 100 $, ou calculer des totaux pour certaines de vos catégories de produits uniquement. Les étapes de cette section expliquent comment utiliser trois types de critères :

    7. Critères qui ignorent certains groupes lors du calcul de totaux.    Par exemple, vous calculerez les totaux des catégories Jeux vidéo, Images et Encadrement et Sports uniquement.

    8. Critères qui masquent certains totaux après leur calcul.    Par exemple, vous pouvez afficher uniquement les totaux supérieurs à 150 000 $.

    9. Critères qui excluent l’inclusion d’enregistrements individuels dans le total.    Par exemple, vous pouvez exclure les transactions de ventes individuelles lorsque la valeur (Prix unitaire * Quantité) passe en dessous de 100 $.

      Les étapes suivantes expliquent comment ajouter un à un les critères et voir l’impact sur le résultat de la requête.

      Ajouter des critères à la requête

    10. Ouvrez la requête à partir de la section précédente en mode Création. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l’onglet de document de la requête, puis cliquez sur Mode Création.

      - ou -

      Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête, puis cliquez sur Mode Création.

    11. Dans la ligne Critères de la colonne Catégorie ID, tapez =Activités ou sports ou cadres.

    12. Cliquez sur Exécuter Image du bouton pour exécuter la requête et afficher les résultats en affichage Feuille de données.

    13. Revenir en mode Création et, dans la ligne Critères de la colonne Valeur totale des ventes, tapez>100.

    14. Exécutez la requête pour afficher les résultats, puis basculez vers le mode Création.

    15. Ajoutez à présent les critères pour exclure les transactions de ventes individuelles d’un montant inférieur à 100 $. Pour ce faire, vous devez ajouter une autre colonne.

      Remarque : Vous ne pouvez pas spécifier le troisième critère dans la colonne Total Sales Value. Tous les critères que vous spécifiez dans cette colonne s’appliquent à la valeur totale, et non aux valeurs individuelles.

    16. Copiez l’expression de la deuxième à la troisième colonne.

    17. Dans la ligne Total de la nouvelle colonne, sélectionnez et, dans la ligne Critères,>20.

    18. Exécutez la requête pour voir les résultats, puis enregistrez la requête.

      Remarque : La prochaine fois que vous ouvrirez la requête en mode Création, vous remarquerez peut-être de légères modifications dans la grille de création. Dans la deuxième colonne, l’expression de la ligne Champ apparaît entre les valeurs de la fonction Somme et la valeur de la ligne Total affiche l’expression au lieu de Somme.

      Total Sales Value: Sum((1-[Order Details]. Remise/100)*([Détails de la commande]. Unitprice*[Orde r Details]. Quantité))

      Vous verrez également une quatrième colonne. Cette colonne est une copie de la deuxième colonne, mais les critères que vous avez spécifiés dans la deuxième colonne apparaissent réellement dans la nouvelle colonne.

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Addition des données de plusieurs groupes à l’aide d’une requête Analyse croisée

Une requête Analyse croisée est un type spécial de requête qui affiche ses résultats dans une grille similaire à une feuille de calcul Excel. Les requêtesTab croisée résument vos valeurs, puis les groupent en deux ensembles d’informations : l’une définie sur le côté (ensemble d’en-têtes de lignes) et l’autre dans la partie supérieure (ensemble d’en-têtes de colonnes). Cette illustration illustre une partie du jeu de résultats d’un exemple de requête Analyse croisée :

Exemple de requête Analyse croisée.

N’oubliez pas qu’une requête Analyse croisée ne remplit pas toujours tous les champs du jeu de résultats, car les tables que vous utilisez dans la requête ne contiennent pas toujours de valeurs pour chaque point de données possible.

Lorsque vous créez une requête Analyse croisée, vous incluez généralement les données de plusieurs tables et vous incluez toujours trois types de données : les données utilisées comme en-tête de ligne, les données utilisées comme en-tête de colonne et les valeurs que vous voulez additioner ou calculer d’une autre manière.

Les étapes de cette section supposent les tableaux suivants :

Table Commandes

Date de commande

Date d’expédition

Ville d’expédition

Frais d’expédition

11/14/2005

11/15/2005

Jakarta

55,00 $

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

76,00 $

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

87,00 $

11/17/2005

11/18/2005

Jakarta

43,00 $

11/17/2005

11/18/2005

Paris

105,00 $

11/17/2005

11/18/2005

Desso

112,00 $

11/18/2005

11/19/2005

Vienne

215,00 $

11/19/2005

11/20/2005

Miami

525,00 $

11/20/2005

11/21/2005

Vienne

198,00 $

11/20/2005

11/21/2005

Paris

187,00 $

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

81,00 $

11/23/2005

11/24/2005

Jakarta

92,00 $

Table Détails de la commande

Réf commande

Nom du produit

Réf produit

Prix unitaire

Quantité

taux_escompte

1

Créer votre propre clavier

12

77,95 $

9

5 %

1

Figure d’absence d’action Dans Le Monde

2

78,88 $

4

7.5%

2

Exercice pour les Ordinateurs ! Le DVD !

7

14,88 $

6

4%

2

Puce informatique magique

4

32,65 $

8

0

2

Créatures informatiques et créatures marines

6

78,50 $

4

0

3

Access ! Le jeu !

5

22,95 $

5

15 %

4

Figure d’action de programmeur

1

12,95 $

2

6 %

4

Pizza volante ultime

8

36,75 $

8

4%

5

Lecteur de disquette À bascule de 5,25 pouces externe (Échelle 1/4)

9

65,00 $

4

10 %

6

Diagramme de base de données relationnelle

3

22,50 $

12

6,5 %

7

Adessus

11

53,33 $

6

8 %

7

Diagramme de base de données relationnelle

3

22,50 $

4

9 %

Les étapes suivantes expliquent comment créer une requêteTab croisée qui groupe les ventes totales par ville. La requête utilise deux expressions pour renvoyer une date mise en forme et un total des ventes.

Créer une requête Analyse croisée

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

  2. Double-cliquez sur les tables que vous voulez utiliser dans votre requête.

    Chaque table s’affiche sous forme de fenêtre dans la section supérieure du Concepteur de requêtes.

    Si vous utilisez les exemples de tables, double-cliquez sur la table Commandes et sur la table Détails commande.

  3. Double-cliquez sur les champs que vous voulez utiliser dans votre requête.

    Chaque nom de champ apparaît dans une cellule vide de la ligne Champ de la grille de création.

    Si vous utilisez les exemples de tables, ajoutez les champs Ville d’expédition et Date d’expédition de la table Commandes.

  4. Dans la cellule vide suivante de la ligne Champ, copiez et collez ou tapez l’expression suivante : Total Sales: Sum(CCur([Order Details].[ Prix unitaire]*[Quantité]*(1-[Remise])/100)*100)

  5. Sous l’onglet Création, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Analyse croisée.

    La ligne Total et la ligne Analyse croisée apparaissent dans la grille de création.

  6. Cliquez sur la cellule de la ligne Total dans le champ Ville et sélectionnez Grouper par. Faites de même pour le champ Date d’expédition. Changez la valeur dans la cellule Total du champ Total Sales en Expression.

  7. Dans la ligneTab croisée, définissez la cellule du champ Ville sur En-tête de ligne,définissez le champ Date d’expédition sur En-tête de colonne etdéfinissez le champ Total Sales sur Valeur.

  8. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

    Les résultats de la requête apparaissent en affichage Feuille de données.

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Référence des fonctions d’agrégation

Cette table répertorie et décrit les fonctions d’agrégation qu’Access fournit dans la ligne Total et dans les requêtes. N’oubliez pas qu’Access propose davantage de fonctions d’agrégation pour les requêtes que pour la ligne Total. En outre, si vous travaillez avec un projet Access (un extrémité frontale d’Access connectée à une base de données Microsoft SQL Server), vous pouvez utiliser l’ensemble plus vaste de fonctions d’agrégation SQL Server données. Pour plus d’informations sur cet ensemble de fonctions, voir Microsoft SQL Server Livres en ligne.

Fonction

Description

Us e with the data type(s)

Moyenne

Calcule la valeur moyenne d’une colonne. La colonne doit contenir des données numériques, des valeurs monétaires ou des valeurs de date/heure. La fonction ignore les valeurs null.

Nombre, Devise, Date/Heure

Nombre

Compte le nombre d’éléments d’une colonne.

Tous les types de données, à l’exception des données scalaires répétitives, par exemple, une colonne de listes à plusieurs valeurs.

Pour plus d’informations sur les listes à plusieurs valeurs, voir le guide des articles sur les champs à plusieurs valeurs et la création ou la suppression d’un champ à plusieurs valeurs.

Maximum

Renvoie l’élément avec la valeur la plus élevée. Pour les données texte, la valeur la plus élevée est la dernière valeur alphabétique (Access ignore la cas). La fonction ignore les valeurs null.

Nombre, Devise, Date/Heure

Minimum

Renvoie l’élément avec la valeur la plus faible. Pour les données texte, la valeur la plus faible est la première valeur alphabétique (Access ignore la case). La fonction ignore les valeurs null.

Nombre, Devise, Date/Heure

Écart-type

Mesure l’écart de valeurs par rapport à une valeur moyenne (une moyenne).

Pour plus d’informations sur l’utilisation de cette fonction, voir l’article Afficher les totaux de colonne dans une feuille de données.

Nombre, Devise

Somme

Ajoute les éléments d’une colonne. Ne fonctionne que sur les données numériques et monétaires.

Nombre, Devise

Variance

Mesure la variance statistique de toutes les valeurs de la colonne. Vous ne pouvez utiliser cette fonction que sur des données numériques et monétaires. Si la table contient moins de deux lignes, Access renvoie une valeur Null.

Pour plus d’informations sur les fonctions de variance, voir l’article Afficher les totaux de colonne dans une feuille de données.

Nombre, Devise

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