Lorsque deux tables dans Access ont un ou plusieurs champs en commun, vous pouvez incorporer la feuille de données d’une table dans une autre. Une feuille de données incorporée, appelée sous-feuille de données, est utile lorsque vous souhaitez afficher et modifier des données liées ou jointes dans une table ou une requête.
Contenu de cet article
- Présentation des sous-feuilles de données
- Ouvrir et fermer une sous-feuille de données
- Ajouter une sous-feuille de données
Présentation des sous-feuilles de données
Une sous-feuille de données est utile lorsque vous souhaitez afficher les informations de plusieurs sources de données dans un affichage unique de feuille de données. Par exemple, dans l’exemple de base de données Les Comptoirs, la table Commandes a une relation un-à-plusieurs avec la table Détails commandes.
Si la table Détails de la commande est ajoutée en tant que sous-feuille de données dans la table Commandes, vous pouvez afficher et modifier des données telles que les produits inclus dans une commande spécifique (chaque ligne) en ouvrant la sous-feuille de données pour cette commande.
Si vous ajoutez des sous-feuilles de données à vos tables, limitez leur utilisation à l’affichage et non à la modification des données métier importantes. Si vous voulez modifier les données d’une table, nous vous recommandons d’utiliser des formulaires pour modifier les données au lieu de sous-feuilles de données, car les erreurs de saisie de données sont plus susceptibles de se produire en mode Feuille de données si les utilisateurs ne prennent pas soin de faire défiler jusqu’à la cellule appropriée. Notez également que l’ajout d’une sous-feuille de données à une grande table peut nuire aux performances de la table.
Microsoft Access crée automatiquement une sous-feuille de données lorsque vous créez une table répondant à l’un des critères suivants :
- La table est dans une relation un-à-un.
- La table est le côté « un » d’une relation un-à-plusieurs, où la propriété SubdatasheetName de la table est définie sur Auto.
Une relation est définie par la correspondance des champs clé primaire et clé étrangère dans les tables associées.
Vous pouvez également ajouter une sous-feuille de données à une table, une requête ou un formulaire d’une base de données. En mode Feuille de données, un formulaire ne peut afficher qu’une seule sous-feuille de données à la fois.
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Ouvrir et fermer une sous-feuille de données
Pour déterminer si une table, une requête ou un formulaire possède déjà une sous-feuille de données, ouvrez l’objet en mode Feuille de données. Si un indicateur de développement (signe +) est présent, la table, la requête ou le formulaire possède une sous-feuille de données. Lorsque la sous-feuille de données est ouverte, l’indicateur passe au signe -. Les sous-feuilles de données peuvent être imbriquées dans une sous-feuille principale pour un maximum de huit niveaux.
- Pour ouvrir la sous-feuille de données, cliquez sur le signe plus en regard de la valeur dont vous souhaitez afficher les enregistrements.
- Pour fermer la sous-feuille de données, cliquez sur le signe moins.
Conseil
Pour développer ou réduire toutes les sous-feuilles de données d’une feuille de données en même temps, sous l’onglet Accueil , dans le groupe Enregistrements , cliquez sur Plus. Sélectionnez ensuite Sous-feuille de données, puis cliquez sur l’option souhaitée.
Vous pouvez également supprimer ou masquer une sous-feuille de données. Pour plus d’informations sur la suppression d’une sous-feuille de données, consultez l’article Supprimer une sous-feuille de données.
Conseil
Pour masquer une sous-feuille de données, ouvrez la table en mode Création, puis, dans l’onglet Création , dans le groupe Afficher/Masquer , cliquez sur Feuille de propriétés. Recherchez la ligne Nom de la sous-feuille de données dans la fenêtre Feuille de propriétés, remplacez-la par [Aucun], puis enregistrez la modification.
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Ajouter une sous-feuille de données
En mode Feuille de données, ouvrez la table ou la requête dans laquelle vous souhaitez ajouter la sous-feuille de données.
Sous l’onglet Accueil , dans le groupe Enregistrements , cliquez sur Plus, pointez sur Sous-feuille, puis cliquez sur Sous-feuille.
Dans la boîte de dialogue Insérer une sous-feuille de données , sélectionnez l’onglet (Tables, Requêtes ou Les deux) correspondant au type d’objet que vous souhaitez insérer comme sous-feuille de données.
Dans la zone Lier les champs fils , cliquez sur le champ à utiliser comme clé étrangère ou champ correspondant qui fournira les données de la sous-feuille de données.
Dans la zone Champs pères , cliquez sur le champ à utiliser comme clé primaire ou champ correspondant pour la table ou requête principale, puis cliquez sur OK.
Par exemple, si vous souhaitez créer une sous-feuille de données pour afficher les commandes associées à chaque enregistrement Client dans la table Clients, sélectionnez la table Commandes, dans la zone Lier les champs enfants , sélectionnez Réf client, puis dans la zone Champs pères , sélectionnez Réf.
Remarque
Les valeurs des zones Champs fils et Champs pères créent une jointure un-à-plusieurs sur les champs spécifiés.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Pour afficher la sous-feuille de données que vous avez ajoutée à votre table, requête ou formulaire, cliquez sur le signe +.
Remarque
Le champ enfant (clé étrangère) n’apparaît pas en tant que colonne de la sous-feuille de données. Lorsque vous ajoutez un nouvel enregistrement dans la sous-feuille de données, Access insère automatiquement la valeur de clé primaire de la table de base sélectionnée.
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