Appliquer des étiquettes de rétention aux fichiers dans SharePoint ou OneDrive

Vous pouvez appliquer des étiquettes de rétention aux SharePoint et OneDrive fichiers, individuellement ou collectivement. 

Les étiquettes que vous voyez ont été personnalisées par votre organisation. Si vous avez des questions sur l’étiquette à appliquer, contactez votre service d’aide ou votre service informatique.  

Appliquer une étiquette de rétention à un élément

Dans OneDrive ou une bibliothèque SharePoint, vous pouvez étiqueter la plupart des fichiers : un document Office créé dans Word, PowerPoint, Excel, etc., ou même un fichierOneNote. vous pouvez également étiqueter des fichiers non-Office tels qu’un fichier PDF.)

Dans une bibliothèque, vous pouvez également étiqueter un dossier. Lorsque vous étiquetez le dossier, cette étiquette de rétention est appliquée à tous les fichiers de ce dossier.

Dans une SharePoint, vous pouvez étiqueter certains types d’éléments.

Appliquer une étiquette dans OneDrive ou SharePoint

  1. Sélectionnez l’élément. 

  2. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Ouvrir le volet d' Information or Open the details pane button

    Bouton Ouvrir le volet Détails mis en évidence

  3. Sous Appliquer l’étiquette,sélectionnez Choisir une étiquette pour ouvrir la liste des options.

    Dans la section Propriétés, sous Appliquer l’étiquette, cliquez pour ouvrir la liste des options.

  4.  Sélectionnez l’étiquette de rétention appropriée pour votre document. (Pour connaître les différences entre les étiquettes, vous pouvez pointer sur chacune d’elles pour en obtenir une description et voir sa période de rétention.)

  5. Si une option Enregistrer s’affiche, sélectionnez-la.

Définir une étiquette de rétention par défaut pour une bibliothèque de documents SharePoint

  1. Ouvrez la bibliothèque de documents.

  2. Dans la partie supérieure droite de la fenêtre, sélectionnez l’icône Paramètres Icône Paramètres dans une bibliothèque ou une liste SharePoint.  

  3. Sélectionnez Paramètres de la bibliothèque.

  4. Dans la page Paramètres, sous Autorisations etgestion, sélectionnez Appliquer l’étiquette aux éléments de cette liste ou bibliothèque.

  5. Dans la page Appliquer l’étiquette, sélectionnez la zone de sélection, puis sélectionnez l’étiquette que vous voulez appliquer.

    L’étiquette que vous sélectionnez sera appliquée à tous les nouveaux fichiers ajoutés à la bibliothèque de documents à partir de maintenant.

  6. Facultatif : Pour appliquer également l’étiquette à tous les fichiers actuellement dans la bibliothèque de documents, sélectionnez Appliquer l’étiquette aux éléments existants dans la bibliothèque.

  7. Sélectionnez Enregistrer.

Remarque : Les étiquettes de rétention peuvent être écrasées au niveau du fichier. En d’autres termes, une fois que vous avez définir une étiquette par défaut pour une bibliothèque, vous pouvez toujours attribuer une étiquette de remplacement à un ou plusieurs éléments dans la bibliothèque, si nécessaire.

Créer un affichage contenant des étiquettes de rétention

Dans SharePoint (et Teams)- mais pas OneDrive ), vous pouvez créer un affichage de la bibliothèque qui contient la colonne Étiquettes ou l’élément est une colonne d’enregistrement. Cet affichage vous permet de voir en un clin d’œil les étiquettes de rétention attribuées à tous les éléments et les éléments qui sont des enregistrements. Notez toutefois que vous ne pouvez pas filtrer l’affichage sur la colonne Item is a Record. Voici comment créer un tel affichage.

Commencez par rendre visible la colonne Étiquette de rétention : 

  1. En haut d’une colonne quelconque, sélectionnez la flèche vers le bas Icône de chevron pour développer les détails. , puis sélectionnez Paramètres des colonnes > afficher/masquer les colonnes.

    The Column settings > Show/hide columns option when a column heading is selected in a modern SharePoint list or library
  2. Dans le volet Modifier les colonnes d’affichage, sélectionnez la zone Étiquette de rétention.

    Sélectionnez « Étiquette de rétention » pour rendre cette colonne visible dans la bibliothèque ou la liste.
  3. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Appliquer.

Si vous le souhaitez, vous pouvez enregistrer l’affichage pour y accéder rapidement ultérieurement :

  1. À l’extrémité droite de la barre de commandes, sélectionnez Options d’affichage >'enregistrer l’affichage sous:

    Sous « Changer d’affichage », sélectionnez « Enregistrer l’affichage sous ».
  2. Attribuez un nom à l’affichage.

  3. Choisissez si vous souhaitez que l’affichage soit public pour les autres personnes.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

Certaines actions ne sont pas autorisées pour les éléments étiquetés

Lorsqu’un élément est étiqueté d’une étiquette de rétention, certaines actions ne sont pas autorisées, selon la configuration et l’emplacement de l’étiquette. Par exemple, vous ne pouvez pas supprimer un élément étiqueté dans SharePoint, mais vous pouvez le faire dans OneDrive.

Si vous voyez dans SharePoint un message vous ne pouvez pas modifier un élément étiqueté, c’est parce qu’il a été étiqueté un enregistrement. Vous pourrez peut-être modifier cet élément si vous le déverrouillez d’abord. Pour obtenir des instructions, voir la section suivante.

Déverrouiller un enregistrement 

Certaines étiquettes de rétention ont la possibilité de « verrouiller » un élément, car il s’agit d’un enregistrement qui doit êtreconservé. Cela permet d’éviter la suppression de l’élément, par exemple. Pour des événements tels que les contrats, il s’agit d’une mesure d’enregistrement importante. Toutefois, vous pouvez déverrouiller les éléments afin qu’ils puissent être modifiés ou mis à jour avec une nouvelle version. 

Remarque : La décision de déverrouiller un élément dépend des paramètres sous le contrôle des administrateurs, notamment de la configuration de l’étiquette, de la configuration du site et des autorisations de contribution.

  1. Dans la bibliothèque ou la liste, sélectionnez l’élément à déverrouiller.

  2. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre, sélectionnez Ouvrir le volet d' Information or Open the details pane button

    Bouton Ouvrir le volet Détails mis en évidence

  3. Dans le volet Détails, sous État de l’enregistrement,sélectionnez Verrouillé.

  4. Un contrôle bascule s’affiche à côté du nom du paramètre. Cliquez sur le bouton bascule pour passer de Verrouillé à Déverrouillé.

    Sélectionnez le bouton bascule pour passer du mode Verrouillé au verrouillé, ou vice versa.

Une fois l’élément déverrouillé, vous pouvez le modifier. Lorsque vous avez terminé la modification, vous pouvez également verrouiller de nouveau l’élément en suivant les étapes ci-dessus et en faisant basculer l’état d’enregistrement à nouveau sur Verrouillé.  

Voir aussi

Pour les administrateurs : Comparer les restrictions relatives aux actions autorisées ou bloquées

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