Si vous souhaitez apporter des modifications à un fichier sur un site SharePoint et voulez vous assurer que personne d’autre ne peut le modifier, consultez la case activée le fichier. Une fois le fichier extrait, vous pouvez le modifier en ligne ou hors connexion, puis l’enregistrer, plusieurs fois si nécessaire.
Lorsque vous avez terminé la modification et que vous avez remis le fichier dans la bibliothèque en case activée, d’autres personnes peuvent voir vos modifications et modifier le fichier, si elles en ont l’autorisation. Et, si vous décidez de ne pas apporter ou conserver des modifications dans le fichier, vous pouvez simplement ignorer votre case activée afin de ne pas affecter l’historique des versions.
Conseil
Si vous voulez modifier un document Office en même temps que d’autres personnes (également appelée co-édition), ne consultez pas la case activée le document. Il suffit de l’ouvrir et de le modifier. Nous vous recommandons toutefois d’activer d’abord le contrôle de version pour la bibliothèque, au cas où quelqu’un ferait une erreur ultérieurement et que vous auriez besoin de restaurer une version antérieure du document. Pour plus d’informations sur la co-édition, voir Collaboration et co-édition de documents.
Lorsque vous souhaitez case activée et modifier un document, que ce soit en ligne ou en téléchargement, procédez dans l’ordre suivant :
- Extraire le document
- Ouvrez le document dans une application prise en charge ou téléchargez-le
- Modifier le document
- Enregistrez le document ou chargez-le
- Archiver le document
Sélectionnez un titre de section ci-dessous pour l’ouvrir et afficher des instructions détaillées.
Extraire des fichiers
Certaines bibliothèques sont configurées pour exiger l’extraction des fichiers. Si la validation est requise, vous êtes invité à extraire les fichiers que vous souhaitez modifier à la case activée. Lorsque vous avez terminé avec le fichier, vous devez le réintégrer dans la case activée ou abandonner l’extraction.
Si le prêt n’est pas requis dans la bibliothèque, vous n’avez pas besoin de le faire dans la case activée tant que cela ne vous dérange pas de laisser d’autres personnes modifier en même temps que vous.
Conseil
Si votre équipe envisage d’utiliser la co-édition, nous vous recommandons d’activer au moins la gestion des versions majeures dans la bibliothèque, au cas où quelqu’un ferait une erreur et chargerait un document du même nom dans une bibliothèque où tout le monde est co-auteur. Ainsi, si vous perdez des modifications, vous pouvez restaurer une version précédente du document. Pour plus d’informations, voir Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.
Accédez à la bibliothèque de documents où votre fichier est enregistré. Si vous regardez un affichage de la bibliothèque sur une autre page, vous devrez peut-être d’abord cliquer sur le titre de la bibliothèque. Par exemple, vous devrez peut-être commencer par sélectionner Documents pour accéder à la bibliothèque de documents .
Sélectionnez le ou les fichiers que vous souhaitez case activée.
Au-dessus de la liste Documents , sélectionnez le menu Plus..., puis sélectionnez Extraire.
Lorsque le fichier est extrait, une petite icône
apparaît à droite du nom du fichier. Ce message indique à vous ou à toute autre personne que le fichier est extrait.
Remarque
- Si vous pointez votre souris sur le nom du fichier, vous pouvez voir des détails sur le fichier, y compris le nom de la personne qui l’a extrait.
- Dans l’expérience classique, la validation se trouve sous l’onglet Files du ruban.
Archiver des fichiers
Un fichier que vous avez effectué dans une case activée et toutes les modifications que vous y apportez ne sont pas accessibles à vos collègues tant que vous n’avez pas archivé le fichier dans votre bibliothèque de documents, en fait une case activée.
Si vous avez téléchargé votre document pour travailler localement, vous devez le charger avant de l’archiver. Pour savoir comment procéder, voir Charger des fichiers ou des dossiers dans une bibliothèque.
Vérifier à partir de la bibliothèque de documents SharePoint
Accédez à la bibliothèque de documents où votre fichier est enregistré. Si vous consultez un affichage de la bibliothèque sur une autre page, vous devrez peut-être d’abord sélectionner le titre de la bibliothèque. Par exemple, vous devrez peut-être commencer par sélectionner Documents pour accéder à la bibliothèque de documents .
Sélectionnez le ou les fichiers dans lesquels vous souhaitez case activée.
Au-dessus de la liste Documents , sélectionnez le menu Plus..., puis sélectionnez Archiver.
Remarque
Dans l’expérience classique, vous trouverez l’enregistrement sous l’onglet Files du ruban.
Dans la zone Commentaire , ajoutez un commentaire qui décrit les modifications que vous avez apportées. Cette étape est facultative mais recommandée comme bonne pratique. Les commentaires d’archivage sont particulièrement utiles quand plusieurs personnes travaillent sur un même fichier. En outre, si des versions font l’objet d’un suivi dans votre organisation, le commentaire fait désormais partie de l’historique des versions, ce qui peut être important pour vous à l’avenir, si vous avez besoin de restaurer une version antérieure du fichier.
Sélectionnez OK. La petite icône de case activée disparaît lorsque le fichier est réarchivé.
Archiver à partir d’Excel
Si vous utilisez Excel sur le Web, vous ne pouvez effectuer une case activée qu’à partir de la bibliothèque de documents SharePoint. Une fois que vous avez terminé d’apporter des modifications au classeur, fermez l’onglet du navigateur pour le fichier, basculez vers la bibliothèque de documents, puis suivez les étapes décrites à la section « Archiver à partir de la bibliothèque de documents SharePoint ».
Si vous utilisez une version de bureau d’Excel pour Windows, vous pouvez archiver un classeur à partir de l’application, en case activée.
- SélectionnezInformations sur le>fichier>Archiver.
- Ajoutez une description de vos modifications dans la boîte de dialogue Archiver .
- Sélectionnez OK.
Abandonner une case activée
Si vous avez effectué une case activée sur un fichier et que vous n’y apportez aucune modification, ou si vous apportez des modifications que vous ne souhaitez pas conserver, vous pouvez simplement ignorer l’extraction, plutôt que d’enregistrer le fichier. Si votre organization effectue le suivi des versions, une nouvelle version est créée chaque fois que vous case activée un fichier dans la bibliothèque. En supprimant l’extraction, vous pouvez éviter de créer de nouvelles versions si vous n’avez apporté aucune modification au fichier.
Accédez à la bibliothèque dans laquelle votre fichier est enregistré. (Si vous regardez un affichage de la bibliothèque sur une autre page, vous devrez peut-être d’abord cliquer sur le titre de la bibliothèque. Par exemple, vous devrez peut-être commencer par cliquer sur Documents pour accéder à la bibliothèque Documents .)
Sélectionnez le ou les fichiers pour lesquels vous souhaitez ignorer les modifications.
Au-dessus de la liste Documents, sélectionnez le menu Plus..., puis sélectionnez Ignorer la case activée.
Sélectionnez Oui pour terminer l’abandon de la case activée. La petite icône de case activée disparaît lorsque le fichier est réarchivé.
Remplacer la case activée de quelqu’un d’autre
Si vous en avez l’autorisation, vous pouvez vérifier à nouveau une case activée dans un fichier qui a été extrait par quelqu’un d’autre. Suivez la procédure sous le titre « Archiver des fichiers ».
Lorsque vous case activée dans le fichier, une boîte de dialogue d’avertissement s’affiche indiquant qu’il a été extrait par une autre personne. Si vous souhaitez remplacer la case activée de l’autre personne, sélectionnez OK.
Voir qui a extrait un fichier
Si vous devez accéder à un fichier mais qu’il est extrait, vous pouvez afficher l’utilisateur qui l’a extrait afin de pouvoir le contacter :
Dans votre navigateur web, accédez à la bibliothèque de documents SharePoint dans laquelle le fichier est stocké.
Recherchez votre fichier dans la liste des fichiers.
Avec la souris, pointez sur le nom du fichier. Une petite fenêtre s’affiche et contient des détails sur le fichier, notamment la personne qui l’a extraite.
Pour case activée dans plusieurs fichiers à la fois
Vous pouvez case activée dans les fichiers un par un ou dans un lot. Lorsque vous case activée dans plusieurs fichiers, ils ont tous le même paramètre pour conserver le case activée ou les commentaires. Procédez comme suit.
Dans la bibliothèque de documents, sélectionnez tous les fichiers que vous souhaitez case activée en cliquant à gauche de chaque icône de document.
Au-dessus de la liste Documents , sélectionnez le menu Plus..., puis sélectionnez Archiver.
Remarque
Dans l’expérience classique, vous trouverez l’enregistrement sous l’onglet Files du ruban.
Dans la zone Commentaire , ajoutez un commentaire qui décrit les modifications que vous avez apportées. Ce commentaire sera utilisé sur tous les fichiers que vous archivez.
Sélectionnez OK. La petite icône de case activée disparaît lorsque le fichier est réarchivé.