Une fois que vous avez terminé un projet, il est probable que vous n’aurez plus besoin d’y accéder immédiatement et que vous souhaiterez peut-être l’empêcher d’être affiché dans le Centre de projets et dans les vues Mes tâches des membres de l’équipe. L’archivage et le masquage des projets terminés réduisent l’encombrement dans ces vues et empêchent les utilisateurs d’apporter des modifications aux projets qui ne sont plus actifs.
Il existe une méthode « standard » pour l’archivage efficace des projets à l’aide de Microsoft Project Server 2010. Si cette méthode ne répond pas à vos besoins, il existe quelques méthodes alternatives qui peuvent être mieux adaptées à votre organisation. Cet article décrit ces méthodes, ainsi que les meilleures pratiques pour l’archivage à long terme.
Contenu de cet article
Archiver un projet à l’aide de la méthode standard
La méthode standard d’archivage d’un projet est un processus en plusieurs étapes :
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Étape 1 : Annuler la publication de toutes les tâches du projet
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Étape 2 : Désactiver les mises à jour dans la tâche récapitulative du projet
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Étape 3 : Configurer un groupe de sécurité pour les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs
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Étape 4 : Configurer une catégorie de sécurité Archive
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Étape 5 : Archiver le site de l’équipe de projet
Ces étapes sont effectuées par le responsable de projet et l’administrateur, comme indiqué dans chacune des sections suivantes.
Étape 1 : Annuler la publication de toutes les tâches du projet
Si le projet a déjà été publié pour les membres de l’équipe et que vous souhaitez maintenant supprimer le projet et ses tâches de leurs vues, le responsable de projet doit annuler la publication de toutes les tâches du projet que vous archivez. Le responsable de projet peut commencer ce processus dans Microsoft Project Web App, mais le processus de publication réel est effectué dans Microsoft Project Professionnel 2010.
Remarque : La publication d’une tâche ne supprime aucun travail accepté et appliqué du projet. Toutefois, tout historique d’approbation de mise à jour associé à une tâche est supprimé.
Pour annuler la publication de toutes les tâches du projet :
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Dans le menu Lancement rapide, sous Projets, cliquez sur Centre de projets.
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Cliquez sur le nom du projet que vous archivez dans la colonne Nom du projet .
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Sous l’onglet Tâche, dans le groupe Projet, cliquez sur la flèche sur le bouton Modifier, puis cliquez sur Dans Project Professionnel.
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Dans Project Professionnel 2010, faites défiler jusqu’à la colonne d’extrême droite dans la partie table de l’affichage Diagramme de Gantt , cliquez sur l’en-tête Ajouter une nouvelle colonne , puis cliquez sur Publier. Si la colonne Publier est déjà affichée dans la vue Diagramme de Gantt, ignorez cette étape.
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Dans la colonne Publier pour chaque tâche du projet, cliquez sur Non.
Conseil : Pour accélérer ce processus pour les projets plus volumineux, définissez la première tâche sur Non. Ensuite, cliquez sur la poignée dans le coin inférieur droit de la cellule et faites-la glisser pour copier le contenu de la cellule dans la colonne Publier .
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Sous l’onglet Fichier , cliquez sur Publier.
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Une fois le projet publié, fermez et vérifiez le projet.
Étape 2 : Désactiver les mises à jour dans la tâche récapitulative du projet
Ensuite, le responsable de projet peut avoir besoin de désactiver les mises à jour dans la tâche récapitulative du projet, afin qu’aucun rapport de feuille de temps ne soit possible.
Pour désactiver les mises à jour dans la tâche récapitulative du projet :
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Dans le menu Lancement rapide, sous Projets, cliquez sur Centre de projets.
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Cliquez sur le nom du projet que vous archivez dans la colonne Nom du projet .
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Sous l’onglet Options , dans le groupe Afficher/Masquer , activez la case à cocher Tâche récapitulative du projet .
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Sous l’onglet Options, dans le groupe Tâches, cliquez sur Fermer pour Mises à jour.
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Dans la section Sélectionner des tâches , cochez la case de la tâche récapitulative du projet (ID est 0), puis cliquez sur Publier.
Étape 3 : Configurer un groupe de sécurité pour les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs
Une fois que le responsable de projet a préparé le projet pour l’archivage, l’administrateur crée un groupe de sécurité qui contient tous les utilisateurs, à l’exception des administrateurs.
Pour créer un groupe de sécurité pour les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs :
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Dans le menu Lancement rapide, sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du serveur.
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Dans la page Paramètres du serveur , sous Sécurité, cliquez sur Gérer les groupes.
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Cliquez sur Nouveau groupe.
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Dans la section Informations sur le groupe, tapez Tous les utilisateurs non Administration dans la zone Nom du groupe.
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Dans la section Utilisateurs , dans la zone Utilisateurs disponibles , sélectionnez les noms de tous les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs, puis cliquez sur Ajouter pour les déplacer vers la zone Utilisateurs sélectionnés .
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Cliquez sur Enregistrer.
Étape 4 : Configurer une catégorie de sécurité Archive
Une fois que l’administrateur a créé le groupe Tous les utilisateurs non Administration, l’étape suivante consiste à créer une catégorie de sécurité Archive. Au cours de ce processus, l’administrateur choisit les projets à archiver en les incluant dans cette catégorie.
Pour créer une catégorie de sécurité Archive :
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Dans le menu Lancement rapide, sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du serveur.
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Dans la page Paramètres du serveur , sous Sécurité, cliquez sur Gérer les catégories.
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Dans la page Gérer les catégories , cliquez sur Nouvelle catégorie.
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Dans la section Nom et Description , tapez Archive dans la zone Nom de catégorie .
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Dans la section Utilisateurs et groupes, sous Utilisateurs et groupes disponibles, cliquez sur Tous les utilisateurs non Administration, puis cliquez sur Ajouter pour déplacer le groupe vers la zone Utilisateurs et groupes disposant d’autorisations.
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Sous Autorisations pour tous les utilisateurs non Administration (groupe), cochez la case Refuser pour toutes les autorisations.
Conseil : Cochez la case Refuser pour chaque nœud d’autorisation de niveau supérieur (Projet et ressource) pour refuser toutes les autorisations mises en retrait sous chaque nœud.
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Dans la section Projets , sélectionnez Uniquement les projets indiqués, puis cliquez sur le nom du projet que vous archivez dans la zone Projets disponibles .
Remarque : Veillez à ne pas cocher les cases répertoriées sous Appliquer les autorisations de sécurité de projet ci-dessus à tous les projets où. Cela peut créer des problèmes d’autorisations sur d’autres projets et ressources.
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Cliquez sur Ajouter pour déplacer le projet vers la zone Projets sélectionnés .
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Cliquez sur Enregistrer.
Étape 5 : Archiver le site de l’équipe de projet
De nombreux projets utilisent le site d’équipe de projet associé pour collecter des informations qui complètent la planification du projet. Vous pouvez vous assurer que ces informations sont également archivées. Microsoft SharePoint Server 2010 active la sauvegarde au niveau du site. Pour plus d’informations sur la façon dont l’administrateur effectue cette étape, consultez Exporter un site, une liste ou une bibliothèque de documents (SharePoint Server 2010).
Une fois le site sauvegardé, l’administrateur peut ensuite supprimer le site.
Pour supprimer un site d’équipe de projet :
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Dans le menu Lancement rapide, sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du serveur.
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Dans la page Paramètres du serveur , sous Stratégies opérationnelles, cliquez sur Sites de projet.
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Cliquez sur la ligne contenant le site d’équipe de projet que vous avez sauvegardé, puis cliquez sur Supprimer le site.
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Cliquez sur OK pour confirmer la suppression.
Archiver un projet à l’aide d’une autre méthode
La méthode standard d’archivage est complète et permet la récupération, si vous en avez besoin. Toutefois, l’archivage étendu n’est pas toujours ce dont une organisation a besoin. Parfois, le simple masquage des projets terminés ou l’enregistrement d’un projet localement suffit pour répondre à vos besoins d’archivage.
Si la méthode standard d’archivage ne semble pas répondre à vos besoins, voici quelques alternatives :
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Masquer le projet dans le Centre de projets Si vous cherchez simplement à masquer les projets terminés dans le Centre de projets, vous pouvez ajouter un indicateur Archive à la page Détails du projet, puis filtrer un affichage Centre de projets pour afficher uniquement les projets où l’indicateur Archive est défini sur Non.
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Supprimer le projet de la base de données Brouillon Une autre option consiste à s’assurer que le projet est sauvegardé dans la base de données Archive , puis à supprimer le projet des bases de données Brouillon, Publiée et Rapports . Si vous avez besoin de données du projet archivé ultérieurement, utilisez l’option Restauration administrative sur la page Paramètres du serveur pour les ramener dans la base de données Brouillon , puis republiez le projet.
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Enregistrez le projet en tant que . Fichier MPP Si vous souhaitez supprimer complètement le projet de Project Server, une autre option consiste à ouvrir le projet à partir de Project Server à l’aide de Project Professionnel 2010, puis à enregistrer le projet en tant que fichier MPP. Pour plus d’informations, consultez la section intitulée « Enregistrer votre projet localement » dans Enregistrer un projet. Nous vous recommandons d’enregistrer le projet avec toutes les données de champ personnalisées afin que le fichier MPP soit isolé des modifications supplémentaires apportées aux champs personnalisés dans Project Server. Une fois que vous avez enregistré et sauvegardé le projet en tant que fichier MPP, il peut être supprimé de Project Server. Si vous devez récupérer le projet à une date ultérieure, vous pouvez ouvrir le fichier MPP dans Project Professionnel 2010 lors de la connexion à Project Server, puis enregistrer le projet sur le serveur.
Remarque : Cette méthode interrompt tous les liens livrables, problématiques et à risque entre le projet et son site d’équipe de projet dans Project Server.
Meilleures pratiques pour l’archivage à long terme
De temps à autre, le format de fichier MPP du projet, les schémas de base de données de contenu Project Server et les schémas de site SharePoint peuvent changer pour refléter les nouvelles fonctionnalités. Cela peut avoir un impact sur la compatibilité descendante dans la mesure où un projet enregistré en tant que fichier MPP, une ancienne sauvegarde d’une base de données de contenu Project Server ou une sauvegarde de site d’équipe de projet peut ne pas être immédiatement utilisable.
Une bonne pratique consiste à toujours planifier l’inclusion de votre contenu archivé dans votre planification de mise à niveau. Cela réduit le temps de récupération d’un ancien projet qui peut nécessiter plusieurs étapes de mise à niveau dans le cas contraire.
