Attribuer des tâches et les suivre

En plus de créer vos propres tâches, vous pouvez créer des tâches à affecter à d'autres personnes.

Les tâches vous aident à effectuer le suivi de vos tâches. Vous pouvez également attribuer des tâches à d'autres personnes.

  1. Dans la barre de navigation, cliquez surTâches, puis surNouvelle tâche, ou ouvrez une tâche existante.

    Raccourci clavier    Pour créer une tâche, appuyez sur Ctrl+Shift+K.

  2. Cliquez sur Attribuer une tâche.

    Commande Affecter une tâche du ruban

  3. Dans la zone À, entrez un nom ou une adresse de courrier.

  4. Entrez l'objet,la date dedébut et la date d'échéance.

    Propriétés Date de début et Échéance d’une tâche affectée

  5. Si vous souhaitez que la tâche se répète, cliquez surRecurrence (Récurrence), sélectionnez les options de votre choix, puis cliquez sur OK.

  6. Cliquez sur Envoyer.

    Remarque : Si vous affectez une tâche périodique, une copie de cette tâche reste dans votre liste des tâches mais n’est jamais mise à jour. Si vous cochez la case Envoyer un rapport d'état lorsque la tâche est terminée, vous recevez des rapports d'état pour chaque occurrence achevée de la tâche.

Lorsque vous ouvrez une tâche que vous avez attribuée, vous pouvez examiner l'avancement des tâches affectées à l'aide de la zone % achevé que vous ou le destinataire pouvez mettre à jour lorsqu'ils vous envoient un rapport d'état de tâche affecté.

Remarque : Les tâches attribuées par Outlook pour Windows doivent être acceptées ou refusées à l'aide de la Outlook pour Windows'application. Cette expérience n'est pas prise en charge Outlook sur le web. 

Outlook permet de suivre la progression d’une tâche affectée à une seule personne. Si vous souhaitez que plusieurs personnes travaillent sur une tâche, il est bon de scier la tâche en sous-tâches ou d'affecter chaque tâche individuellement. Par exemple, pour effectuer le suivi d'un rapport à rédiger par trois auteurs, créez trois tâches distinctes nommées Rapport d'écriture : Anne,Rapport d'écriture : Carloset Rapport d'écriture : Michiyo,et affectez chaque tâche individuelle à l'auteur approprié.

Effectuer le suivi des tâches que vous avez affectées à quelqu'un d'autre

  1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Tâches.

  2. Cliquez sur Affichage > modifier l'affichage > affecté.

Commande d’affichage des tâches affectées sur le ruban

Les tâches affectées sont manquantes

Si vous ne voyez pas les tâches que vous avez affectées, il Outlook 'être pas en place pour conserver des copies des tâches que vous attribuez.

  1. Cliquez sur Fichier > Options >Tâches.

  2. Sous Options des tâches,cochez la case Conserver ma liste des tâches mise à jour avec des copies des tâches que j'affecte à d'autres personnes.

Case à cocher Conserver ma liste de tâches à jour avec les copies des tâches affectées à d’autres personnes

L'option d'option n'a pas pour effet de suivre les tâches que vous avez déjà affectées, mais elle permet de suivre les nouvelles tâches que vous attribuez.

Une fois que vous avez créé une tâche et que vous l'avez assignée à quelqu'un, vous pouvez avoir certaines tâches de gestion à effectuer jusqu'à ce qu'elle soit terminée. Par exemple, vous souhaitez peut-être des rapports d'état et des mises à jour sur l'avancement de la tâche. Par ailleurs, si la personne à laquelle vous l'affectez refuse, vous pouvez la réattribuer à quelqu'un d'autre.

Pour attribuer une tâche, vous devez d'abord la créer, puis l'envoyer en tant que demande de tâche à quelqu'un. La personne qui reçoit la demande de tâche devient le propriétaire temporaire de la tâche. Cette personne peut refuser la tâche, l'accepter ou l'affecter à quelqu'un d'autre. Si la tâche est refusée, elle vous est renvoyée.

Remarque : Même si une tâche refusée vous est renvoyée, la tâche est toujours propriétaire du destinataire jusqu'à ce que vous récupériez la propriété en renvoyant la tâche à votre propre liste de tâches.

Affecter une tâche à une personne

  1. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • Pour affecter une nouvelle tâche     Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau,puis cliquez sur Demande de tâche.

      Envoyer une demande de tâche à une personne

    • Pour affecter une tâche existante     Dans la liste des tâches, ouvrez la tâche à affecter. Sous l'onglet Tâche, dans le groupe Gérer les tâches, cliquez sur Affecter une tâche.

  2. Dans la zone À, entrez le nom ou l'adresse de courrier de la personne à laquelle vous souhaitez affecter la tâche.

    Pour sélectionner le nom dans une liste, cliquez sur le bouton À.

  3. Dans la zone Objet, tapez un nom pour la tâche.

    Remarque : Pour une tâche existante, la zone Objet est déjà remplie.

  4. Sélectionnez l'échéance et les options d'état de votre choix.

  5. Cochez ou cochez les case Conserver une copie à jour de cette tâche dans ma liste des tâches et la case à cocher Envoyer un rapport d'état quand cette tâche est terminée.

  6. Si vous souhaitez que la tâche se répète, sous l'onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Récurrence, sélectionnez les options de votre choix, puis cliquez sur OK.

  7. Dans le corps de la tâche périodique, tapez toutes les informations que vous voulez inclure dans la tâche.

  8. Cliquez sur Envoyer Image du bouton .

    Remarque : Si vous affectez une tâche périodique, une copie de cette tâche reste dans votre liste des tâches, mais elle n'est pas mise à jour. Si vous cochez la case Envoyer un rapport d'état lorsque la tâche est terminée, vous recevez un rapport d'état pour chaque occurrence achevée de la tâche.

  1. Ouvrez la tâche à envoyer.

  2. Sous l'onglet Tâche, dans le groupe Gérer les tâches, cliquez sur Suivant.

    Raccourci clavier pour le forwardage d'une tâche, appuyez sur Ctrl+F.

  3. Entrez les noms des destinataires ou les adresses de courrier dans les zones À et Cc.

  4. Dans le corps de la tâche, tapez tout message à inclure. Pour envoyer plusieurs tâches, faites glisser les tâches supplémentaires de la liste de tâches vers le corps de la tâche que vous êtes en train de renvoyer.

  5. Cliquez sur Envoyer Image du bouton .

  1. Ouvrez l'e-mail contenant la demande de tâche. Ce message se trouve généralement dans votre dossier Éléments envoyés.

  2. Sous l'onglet Tâche, dans le groupe Gérer les tâches, cliquez sur Revenir à la liste des tâches.

Vous pouvez également récupérer la tâche à partir du message de tâche refusée en cliquant sur Retour à la liste des tâches.

Il existe trois façons de suivre les tâches que vous avez affectées à d'autres personnes :

  • Conserver automatiquement des copies des tâches que vous affectez et recevoir des rapports d'état automatisés    

    1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.

    2. Cliquez sur Options des tâches.

    3. Cochez la case Conserver les copies à jour des tâches affectées dans ma liste des tâches.

    4. Cochez la case Envoyer les rapports d'état lorsque les tâches affectées sont terminées.

  • Afficher les tâches que vous avez affectées à d'autres personnes    

    1. Cliquez sur Tâches.

    2. Dans le menu Affichage, pointez sur Affichage actuel,puis cliquez sur Devoir.

  • Afficher la liste des personnes qui reçoivent des copies mises à jour d'une tâche affectée    

    1. Ouvrez la tâche affectée pour laquelle vous souhaitez afficher la liste.

    2. Sous l'onglet Détails, affichez les noms dans la zone de liste Mettre à jour.

  1. Ouvrez la tâche ou la demande de tâche.

  2. Sous l'onglet Tâche, dans le groupe Gérer les tâches, cliquez sur Accepter ou Refuser.

  3. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • Cliquez sur Modifier la réponse avant de l'envoyer,tapez votre commentaire dans le message, puis cliquez sur Envoyer.

    • Cliquez sur Envoyer la réponse maintenant.

  1. Ouvrez la tâche pour laquelle vous voulez envoyer un rapport d'état ou un commentaire.

  2. Sous l'onglet Tâche, dans le groupe Gérer les tâches, cliquez sur Envoyer le rapport d'état, Répondre ouRépondre à tous.

  3. Entrez les noms des destinataires ou les adresses de courrier dans les zones À et Cc.

    Si la tâche vous est attribuée, les noms des personnes à mettre à jour sont ajoutés automatiquement.

  4. Dans le corps du message, tapez les informations à inclure dans le rapport d'état.

  5. Cliquez sur Envoyer Image du bouton .

Une fois que vous avez créé une tâche et que vous l'avez assignée à quelqu'un, vous pouvez avoir certaines tâches de gestion à effectuer jusqu'à ce qu'elle soit terminée. Par exemple, vous souhaitez peut-être des rapports d'état et des mises à jour sur l'avancement de la tâche. Par ailleurs, si la personne à laquelle vous l'affectez refuse, vous pouvez la réattribuer à quelqu'un d'autre.

Pour attribuer une tâche, vous devez d'abord la créer, puis l'envoyer en tant que demande de tâche à quelqu'un. La personne qui reçoit la demande de tâche devient le propriétaire temporaire de la tâche. Cette personne peut refuser la tâche, l'accepter ou l'affecter à quelqu'un d'autre. Si la tâche est refusée, elle vous est renvoyée.

Remarque : Même si une tâche refusée vous est renvoyée, la tâche est toujours propriétaire du destinataire jusqu'à ce que vous récupériez la propriété en renvoyant la tâche à votre propre liste de tâches.

Affecter une tâche à une personne

  1. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • Pour affecter une nouvelle tâche     Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau,puis cliquez sur Demande de tâche.

      Envoyer une demande de tâche à une personne

    • Pour affecter une tâche existante     Dans la liste des tâches, ouvrez la tâche à affecter. Sous l'onglet Tâche, dans le groupe Gérer les tâches, cliquez sur Affecter une tâche.

  2. Dans la zone À, entrez le nom ou l'adresse de courrier de la personne à laquelle vous souhaitez affecter la tâche.

    Pour sélectionner le nom dans une liste, cliquez sur le bouton À.

  3. Dans la zone Objet, tapez un nom pour la tâche.

    Remarque : Pour une tâche existante, la zone Objet est déjà remplie.

  4. Sélectionnez l'échéance et les options d'état de votre choix.

  5. Cochez ou cochez les case Conserver une copie à jour de cette tâche dans ma liste des tâches et la case à cocher Envoyer un rapport d'état quand cette tâche est terminée.

  6. Si vous souhaitez que la tâche se répète, sous l'onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Récurrence, sélectionnez les options de votre choix, puis cliquez sur OK.

  7. Dans le corps de la tâche périodique, tapez toutes les informations que vous voulez inclure dans la tâche.

  8. Cliquez sur Envoyer Image du bouton .

    Remarque : Si vous affectez une tâche périodique, une copie de cette tâche reste dans votre liste des tâches, mais elle n'est pas mise à jour. Si vous cochez la case Envoyer un rapport d'état lorsque la tâche est terminée, vous recevez un rapport d'état pour chaque occurrence achevée de la tâche.

  1. Ouvrez la tâche à envoyer.

  2. Sous l'onglet Tâche, dans le groupe Gérer les tâches, cliquez sur Suivant.

    Raccourci clavier pour le forwardage d'une tâche, appuyez sur Ctrl+F.

  3. Entrez les noms des destinataires ou les adresses de courrier dans les zones À et Cc.

  4. Dans le corps de la tâche, tapez tout message à inclure. Pour envoyer plusieurs tâches, faites glisser les tâches supplémentaires de la liste de tâches vers le corps de la tâche que vous êtes en train de renvoyer.

  5. Cliquez sur Envoyer Image du bouton .

  1. Ouvrez l'e-mail contenant la demande de tâche. Ce message se trouve généralement dans votre dossier Éléments envoyés.

  2. Sous l'onglet Tâche, dans le groupe Gérer les tâches, cliquez sur Revenir à la liste des tâches.

Vous pouvez également récupérer la tâche à partir du message de tâche refusée en cliquant sur Retour à la liste des tâches.

Il existe trois façons de suivre les tâches que vous avez affectées à d'autres personnes :

  • Conserver automatiquement des copies des tâches que vous affectez et recevoir des rapports d'état automatisés    

    1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.

    2. Cliquez sur Options des tâches.

    3. Cochez la case Conserver les copies à jour des tâches affectées dans ma liste des tâches.

    4. Cochez la case Envoyer les rapports d'état lorsque les tâches affectées sont terminées.

  • Afficher les tâches que vous avez affectées à d'autres personnes    

    1. Cliquez sur Tâches.

    2. Dans le menu Affichage, pointez sur Affichage actuel,puis cliquez sur Devoir.

  • Afficher la liste des personnes qui reçoivent des copies mises à jour d'une tâche affectée    

    1. Ouvrez la tâche affectée pour laquelle vous souhaitez afficher la liste.

    2. Sous l'onglet Détails, affichez les noms dans la zone de liste Mettre à jour.

  1. Ouvrez la tâche ou la demande de tâche.

  2. Sous l'onglet Tâche, dans le groupe Gérer les tâches, cliquez sur Accepter ou Refuser.

  3. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • Cliquez sur Modifier la réponse avant de l'envoyer,tapez votre commentaire dans le message, puis cliquez sur Envoyer.

    • Cliquez sur Envoyer la réponse maintenant.

  1. Ouvrez la tâche pour laquelle vous voulez envoyer un rapport d'état ou un commentaire.

  2. Sous l'onglet Tâche, dans le groupe Gérer les tâches, cliquez sur Envoyer le rapport d'état, Répondre ouRépondre à tous.

  3. Entrez les noms des destinataires ou les adresses de courrier dans les zones À et Cc.

    Si la tâche vous est attribuée, les noms des personnes à mettre à jour sont ajoutés automatiquement.

  4. Dans le corps du message, tapez les informations à inclure dans le rapport d'état.

  5. Cliquez sur Envoyer Image du bouton .

Besoin d’aide ?

Développez vos compétences dans Office
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×