Meilleures pratiques pour l’hébergement de réunions et d’événements hybrides dans les salles Microsoft Teams

S’applique à
Teams Microsoft Teams

Un événement hybride est un rassemblement auquel certaines personnes se rejoignent en personne (par exemple, dans une salle de réunion) et d’autres en ligne à l’aide de Microsoft Teams. Ce guide vous aidera à planifier et à exécuter de grands événements hybrides en douceur. Vous trouverez des conseils sur le choix du bon équipement, la configuration de votre espace, des configurations de salle Microsoft Teams simples aux configurations complexes, et pour vous assurer que tout fonctionne bien pour les participants en personne et en ligne.

Illustration d’un événement dans un auditorium avec un présentateur parlant sur scène, des personnes dans le public et des participants à distance.

Illustration d’un événement dans un grand entrepôt avec des participants en personne, des participants à distance et un intervenant distant sur un écran.

Salle Microsoft Teams : autoproduction

La plupart des Salles Microsoft Teams (MTR) fonctionnent bien comme salles de présentation pour un orateur ou un petit groupe, ou comme salles de participants pour les petits groupes de visionnage. Ces salles ont généralement tout l’équipement dont vous avez besoin déjà installé, vous pouvez donc vous attendre à une bonne qualité son et vidéo sans avoir besoin d’équipement supplémentaire. 

Pour obtenir des instructions détaillées, consultez Héberger un événement à partir d’une salle Microsoft Teams.

Capture d’écran d’un diagramme de configuration d’une salle Microsoft Teams

Voici l’équipement que nous recommandons :

Caméras dans la salle

Cette configuration est idéale pour les salles de petite et moyenne taille sans avoir besoin de changer de caméra. Pour de meilleurs résultats, recherchez une qualité d’appareil photo de 1920 x 1080 ou supérieure.  

Affichages dans la salle

Une configuration MTR standard inclut généralement un ou deux écrans, un pour le contenu partagé et un autre pour la vue de la galerie. Cette configuration fonctionne bien pour les réunions de petite et moyenne taille.

Plusieurs options d’affichage sont disponibles ; un téléviseur grand public de haute qualité de marques comme LG, Samsung ou TCL est généralement suffisant. Lors du choix d’un écran, tenez compte de l’éclairage de la pièce et optez pour un écran QLED pour aider à réduire l’éblouissement et améliorer la visibilité.

Microphones dans la salle

Les MTR prennent en charge les microphones intégrés, de table et de plafond qui sont certifiés pour une utilisation Teams. Ces options conviennent aux pièces de petite et moyenne taille, même si l’espace ne dispose pas d’un traitement acoustique particulier. Toutefois, tous les types de microphones peuvent capter des bruits de fond. Pour améliorer la qualité sonore, il est judicieux d’ajouter des panneaux d’insonorisation ou une isolation de la pièce lors de l’installation.

Éclairage de la salle

L’éclairage de salle Standard fonctionne généralement bien pour les appels vidéo de base. Pour donner une apparence optimale aux présentateurs, évitez de placer les lumières directement derrière eux, ce qui peut provoquer des ombres et rendre difficile la vision de leur visage. Un éclairage doux et diffus fonctionne bien et, en général, plus de lumière est préférable, à condition qu’il soit équilibré. Visez un éclairage uniforme dans la pièce et essayez d’éviter les ombres crues.

Scénarios de grandes réunions et d’événements

Les deux exemples suivants montrent comment utiliser une salle Microsoft Teams (MTR) avec un équipement supplémentaire pour les événements plus importants.

Salle Microsoft Teams - Production complète : Pour les réunions et les événements qui nécessitent une configuration plus avancée que l’équipement intégré d’un MTR standard.

Salle Microsoft Teams - Production personnalisée complète : Pour les espaces grands ou complexes, vous devrez peut-être apporter du matériel et du personnel supplémentaires pour répondre à des besoins spéciaux.

Il n’y a pas de règle exacte pour savoir quand vous devez envisager une production personnalisée complète, mais voici quelques éléments à prendre en compte lors du choix de la meilleure configuration :

  • Distance de la caméra (> 30 pieds)
  • Nombre de présentateurs dans la salle et/ou de présentateurs virtuels (>3 présentateurs)
  • Taille de l’audience dans la salle (>50 participants)
  • Complexité de l’engagement et de l’interaction du public (c’est-à-dire allez-vous répondre aux questions du public en direct)
  • Exigences audio (c’est-à-dire micros individuels, cravates, amplification dans la pièce, etc.)
  • Exigences en matière d’accessibilité (interprète ASL, sous-titreur CART, etc.)
  • Complexité de la lecture du contenu (p. ex., vidéo animée)
  • Budget (le scénario #2 peut nécessiter un budget important)
  • Risque (quel niveau de redondance est approprié compte tenu de l’importance de l’événement)

MTR - Production complète

Capture d’écran d’un diagramme de configuration d’une salle de présentation Microsoft

Caméras dans la salle

Vous pouvez configurer plusieurs caméras dans une salle Teams pour rendre votre événement plus dynamique. Cela fonctionne bien pour les tables rondes ou lorsque vous avez plusieurs présentateurs.

Pour passer d’une caméra à l’autre pendant l’événement, vous aurez besoin d’un équipement supplémentaire et d’une personne pour gérer les flux de caméras. Cela permet de créer une expérience plus intéressante et plus professionnelle.

Il existe également des moyens d’utiliser l’IA et d’autres outils pour améliorer les configurations multi-caméras. Pour de meilleurs résultats, utilisez des appareils photo avec une résolution de 1920x1080 ou plus.

Affichages dans la salle

L’utilisation de grands écrans ou de projecteurs dans un MTR permet à tout le monde de voir clairement. Vous pouvez également ajouter des écrans supplémentaires pour afficher des diapositives, des minuteurs ou des présentateurs distants.

La taille et le nombre d’écrans dépendent de votre salle et de la distance entre le public et l’écran. Pour des images claires et lumineuses, les projecteurs laser d’au moins 15 000 lumens sont idéaux dans la plupart des espaces.

Si votre pièce est très éclairée, pensez à utiliser des écrans QLED pour réduire l’éblouissement et améliorer la visibilité.

  • Christie 4K22A-HS-TAA

    • Jusqu’à un écran de 40 pieds
    • Des objectifs spéciaux sont nécessaires en fonction de la distance de l’écran.

  • Epson EB-PQ2220B

    • Jusqu’à un écran de 40 pieds
    • Des objectifs spéciaux sont nécessaires en fonction de la distance de l’écran.

  • Barco UDM-4K15

    • Jusqu’à un écran de 40 pieds
    • Des objectifs spéciaux sont nécessaires en fonction de la distance de l’écran.

  • Samsung Neo QLED QN90A 98 pouces

    • Les présentateurs hybrides surveillent l’interaction sur scène avec les présentateurs en personne.
    • Moniteur ASL pour les besoins d’accessibilité des participants dans la salle.
    • Il est recommandé d’installer des moniteurs de confiance de 50 à 60 pouces en fonction de la distance par rapport au présentateur pour les minuteurs ou les diapositives.

Audio dans la salle

Un bon son est essentiel pour tout événement. C’est ce qu’on appelle PA (Public Address) et comprend des haut-parleurs placés dans la salle afin que tout le monde puisse entendre clairement, sans provoquer de retour des microphones des présentateurs.

  • Les microphones cravate (petits micros à pince) sont parfaits pour les présentateurs qui se déplacent ou qui parlent dans des panels. Ils aident à capter clairement les voix et à réduire le bruit de fond.
  • Les micros cravate sont particulièrement utiles lorsque plusieurs personnes parlent en même temps.
  • Les microphones à main sont utiles dans les grandes pièces lorsque vous devez passer rapidement un micro entre les haut-parleurs. Mais ils peuvent entraîner un son grave s’ils ne sont pas tenus assez près de la bouche.
  • Recommandations supplémentaires concernant l’équipement : Appareils compatibles avec Microsoft Teams

Éclairage de la salle

Un bon éclairage donne aux présentateurs un aspect professionnel et améliore la qualité vidéo, en particulier pour les événements hybrides. Les caméras ont besoin d’un éclairage suffisant pour capturer des vidéos claires. Sans un éclairage approprié, même le meilleur appareil photo ne donnera pas de bons résultats.

Dans les grands espaces, il est important d’éclairer clairement le visage et le corps du présentateur. Si vous avez plus d’un orateur sur scène, utilisez une rangée de lumières pour que tout le monde soit visible.

Utilisez une configuration d’éclairage Three-Point :

  • Lumière principale : brille directement sur le visage du présentateur.
  • Lumière d’appoint : adoucit les ombres.
  • Rétro-éclairage : aide le présentateur à se démarquer de l’arrière-plan.

Cette configuration permet de voir plus facilement les présentateurs et les empêche de se fondre dans la salle.

MTR - Production complète sur mesure

Selon la taille de l’espace, la complexité de votre événement ou le nombre de présentateurs et de participants dont vous disposez, l’équipement intégré peut ne pas être suffisant. Dans ces cas, une équipe de production peut avoir besoin d’apporter du matériel supplémentaire comme des caméras, des microphones, des lumières ou des outils réseau pour s’assurer que tout se passe bien.

Capture d’écran du diagramme d’une salle de présentation Microsoft avec une configuration avancée

Pour décider si cette configuration convient à votre événement, vérifiez les facteurs répertoriés plus haut dans le guide, en case activée. Les détails ci-dessous vous aideront également à comprendre ce qui est nécessaire pour une production réussie.

Caméras multiples, caméras commandées ou distance importante

Pour les grandes salles comme les auditoriums, l’utilisation de plusieurs caméras permet de créer une expérience professionnelle et engageante. Cette configuration inclut à la fois des plans larges pour montrer la salle et des plans serrés pour se concentrer sur le présentateur.

Pour que cela fonctionne, vous aurez besoin de systèmes de caméra spéciaux, d’objectifs et d’une équipe pour les faire fonctionner. Le nombre de présentateurs est un facteur clé lors de la planification de votre configuration.

  • Pour un présentateur, utilisez un plan large pour le contexte et un plan serré pour les détails en gros plan. Deux caméras sont le minimum pour un look soigné.
  • Si vous avez deux personnes ou plus sur scène, prévoyez au moins 3 à 5 caméras.
  • Pour les grands groupes, vous aurez peut-être besoin de 6 caméras ou plus pour couvrir tout le monde.

Placez les caméras à différents endroits de la pièce pour que la vidéo reste intéressante. Utilisez un mélange de caméras grand angle statiques, de caméras mobiles sur des chariots ou des cardans et de trépieds pour un panoramique et une inclinaison fluides.

Affichage dans la salle

L’ajout d’écrans supplémentaires à votre espace peut contribuer à rendre votre événement plus attrayant et accessible. Ces écrans peuvent afficher du contenu, une vue de la galerie, des interprètes ASL, et aider les personnes dans des sièges bondés ou des audiences hybrides à rester connectés.

  • Adapter la configuration à votre espace

Le nombre et le type d’écrans que vous utilisez dépendent de la taille de la salle et de la disposition de votre public. Envisagez d’utiliser un mélange de projecteurs et de téléviseurs placés dans l’espace pour vous assurer que tout le monde peut voir clairement.

  • Le rendre accessible

Pour prendre en charge tous les participants, envisagez d’ajouter des écrans avec des sous-titres ou une interprétation en LSA. Cela contribuera à rendre votre événement plus inclusif et plus facile à suivre.

  • Prise en charge des présentateurs

Pour les grands événements, les présentateurs ont souvent besoin d’un minuteur pour rester sur la bonne voie, d’un écran montrant leurs diapositives afin de pouvoir garder le contact visuel avec le public et d’une vue de tous les présentateurs distants avec lesquels ils interagissent.

Configurations de sonorisation et audio complètes

Pour les grandes salles, un système audio puissant est indispensable. Cela inclut les tables de mixage numériques, les microphones cravate et à main, les moniteurs intra-auriculaires et les configurations de mixage sans retour pour éviter le larsen. Des outils tels que l’égalisation, la compression et le gate permettent de garder un son clair et équilibré.

En ce qui concerne le son, il vaut mieux en avoir plus que ce dont vous pensez avoir besoin. Vous pouvez organiser un bon événement avec moins de caméras, mais si le son n’est pas assez fort, les gens le remarqueront immédiatement. Assurez-vous toujours d’avoir suffisamment de haut-parleurs et de microphones pour couvrir l’espace et prendre en charge vos présentateurs.

Éclairage de la salle

La configuration de l’éclairage à trois points (éclairage d’incrustation, de remplissage et d’arrière-plan) permet aux présentateurs de projeter un aspect professionnel et améliore la qualité vidéo. Cette configuration est idéale pour les événements hybrides où des visuels clairs sont importants.

  • Éclairage pour les grandes productions

Pour des scènes plus grandes ou plus de présentateurs, vous aurez peut-être besoin d’un éclairage supplémentaire. Des panneaux LED et des projecteurs réglables peuvent aider à s’assurer que tout le monde est bien éclairé et facile à voir.

  • Ajoutez de l’excitation visuelle

L’éclairage n’est pas seulement une question de visibilité, c’est aussi un excellent moyen de rendre votre événement plus excitant. Des touches de couleur et des lumières mobiles peuvent ajouter de l’énergie et du style à votre espace. C’est un moyen rentable de faire ressortir votre événement.

Vous avez besoin d’une assistance supplémentaire ?

Les services d’événements Microsoft Teams peuvent vous fournir une assistance supplémentaire pour la planification ou l’exécution de vos réunions et événements de grande taille. Pour en savoir plus, consultez Adoption de Microsoft. 

Ressources supplémentaires