Comment créer un sondage FindTime

FindTime est un complément Outlook pour planifier des réunions. L’organisateur peut envoyer plusieurs options d’heure par le biais de FindTime et réduire les messages électroniques de la planification.

Pour planifier une réunion dans Outlook à l’aide de FindTime :

  1. Créez un courrier électronique ou sélectionnez un courrier auquel vous voulez répondre.

  2. Répertorier les personnes nécessaires à la réunion à l' aide de la réunion et des participants facultatifs dans la fenêtre CC

  3. Dans l’onglet Accueil , sélectionnez répondre avec le sondagede la réunion.

    FindTime > répondre par une interrogation de réunion

  4. Sélectionnez les paramètres de la

    réunion : Durée de la réunion FindTime

    • Durée: sélectionnez une durée dans la liste.

      • Sélectionnez 8 heures pour une réunion d’une journée entière.

      • Sélectionnez personnalisé dans le menu déroulant heure pour définir votre propre temps. La durée maximale est de 23 heures 59 minutes.

    • Heures de travail: permet de limiter les heures consacrées aux réunions suggérées aux jours et heures de travail uniquement.

      Remarque : Les heures de travail utilisées par défaut sont récupérées à partir des paramètres de votre organiseur et ne fonctionnent pas avec ces paramètres Exchange. Les valeurs par défaut sont de 8 heures à 17 Si aucun paramètre n’est trouvé.

    • Fuseau horaire: sélectionnez le menu déroulant fuseau horaire pour changer le fuseau horaire de la réunion.

      Remarques : 

      • Le fuseau horaire utilisé est récupéré à partir des paramètres de votre organiseur, mais vous pouvez en sélectionner un nouveau dans la liste.

      • Les heures d’ouverture de l’heure sont prises en compte et réunions après le changement d’heure du commutateur annuel

  5. FindTime examine les plannings des participants (le cas échéant) et suggère des heures de réunion adaptées.

    Remarque : FindTime utilise votre compte professionnelOffice 365 pour accéder à votre calendrier et aux calendriers des participants au sein de votre organisation afin de déterminer la disponibilité. Les calendriers qui ne sont pas associés à un compte Office 365 ne sont pas pris en charge.

    Utilisez les liens pour trier les options de la réunion.

    FindTime dates de disponibilité et d’heure.

    • Disponibilité: affiche d’abord les meilleures options (le nombre de fois où tous les participants à la réunion sont gratuits). Les facteurs utilisés pour déterminer les meilleures options incluent le nombre de participants, le nombre de participants est gratuit, le nombre de participants requis et les participants facultatifs sont gratuits, que les participants en conflit disposent d’engagements provisoires ou occupés dans leur calendrier.

    • Temps: affiche les options dans l’ordre chronologique.

      Remarque : vous pouvez faire défiler les jours et mois en utilisant les flèches. Les jours disponibles sont soulignés en vert. Le vert foncé indique les jours avec le plus grand gris et le plus clair et le rouge pour indiquer le plus de conflits. Les jours du week-end sont marqués comme disponibles si les heures de travail ne sont pas sélectionnées.

    • Les icônes de personnes indiquent si les participants à la réunion sont requis et leur disponibilité.

      Touche icônes de personnes

      • Souligné: obligatoire

      • Vert: disponible

      • Jaune: il est possible qu’il soit occupé

      • Rouge: occupé

      • Gris: inconnu

    • Vous pouvez utiliser les icônes pour accéder à des informations supplémentaires.

      • Sélectionnez Icône de statut d’invité pour ouvrir le tiroir de statut du participant.

      • Placez le pointeur de la souris sur chaque icône de personne ou consultez ses informations de disponibilité.

      • Pour afficher votre calendrier, sélectionnez Icône Calendrier .

  6. Sélectionnez quelques heures de réunion adaptées.

    • La zone heure devient bleu lorsque la case est sélectionnée.

    • Vous pouvez sélectionner un maximum de 20 fois.

      Options de réunion sélectionnées

  7. Sélectionnez Suivant.

  8. Entrez l’emplacement de la réunion.

    • Les réunions en ligne sont activées par défaut. Cochez la case réunion en ligne pour la désactiver. 

      Capture d’écran du volet de sondage nouvelle réunion

      Lorsque l’option réunion en ligne est activée, FindTime planifie une réunionSkype Entreprise ouMicrosoft Teams. FindTime va utiliser selon la configuration de votre organisation comme canal de réunion en ligne par défaut. 

      Remarque : Si vous avez enregistré un paramètreSkype Entreprise dans votre tableau de bord, FindTime utilisera ce paramètre au lieu de Microsoft Teams. Si vous souhaitez utiliserMicrosoft Teams, supprimez le paramètreSkype Entreprise dans votre tableau de bord.

  9. Sélectionnez paramètres du sondage et activez / désactivez les options.

    • M’avertir des mises à jour de sondage: vous recevez un e-mail chaque fois qu’un participant vote. Le message inclut l’état actuel de la sondages et une option de planification.

    • Planifier le moment où les participants arrivent au consensus: un événement de calendrier est planifié automatiquement si tous les participants requis ont voté au profit d’une option d’heure spécifique. Si plusieurs options sont disponibles, l’option la plus récente est planifiée.

    • Mettre en attente les heures sélectionnées dans mon calendrier : Un événement entative est placé sur votre calendrier pour chaque option de temps que vous proposez. Toutes les conservations sont supprimées lors de la planification ou de l’annulation d’un sondage.

      Remarque : Vous pouvez toujours supprimer des heures de réunion sélectionnées à ce stade en sélectionnant X dans la liste heures sélectionnées .

  10. Sélectionnez insérer dans un courrier électronique.

  11. FindTime insère les heures de réunion suggérées dans votre courrier électronique. Sélectionnez options d’édition pour modifier les paramètres de la réunion, le cas échéant.

    Remarque : Si vous apportez des modifications et réinsérez les heures de réunion, vous devez supprimer manuellement l’invitation d’origine.

  12. Cliquez sur Envoyer pour envoyer les invitations aux réunions et lancer le processus de vote.

  13. Vous recevrez un lien direct vers la page de vote de votre réunion.

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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