Configurer une bibliothèque de manière à ce qu’elle exige l’extraction des fichiers

Configurer une bibliothèque de manière à ce qu’elle exige l’extraction des fichiers

L’une des façons de contrôler la collaboration sur des documents est d’exiger l’extraction des fichiers, en particulier lorsque plusieurs utilisateurs ont accès à la bibliothèque. Si une extraction de bibliothèque est nécessaire, les autres utilisateurs ne peuvent pas la remplacer. Néanmoins, vous courez le risque d’empêcher d’autres personnes d’afficher les dernières modifications ou d’y apporter des modifications. Si d’autres personnes doivent travailler sur le document, il est important que les fichiers soient de nouveau archivés rapidement.

Remarque : Ne configurez pas votre bibliothèque pour exiger l’extraction si les utilisateurs prévoient de co-éditer des documents dans la bibliothèque. Les utilisateurs ne peuvent pas travailler simultanément sur des documents lorsque l’option obligatoire est activée.

Demander l’extraction des fichiers pour modification

Remarque : Seuls les utilisateurs dotés des autorisations contrôle total ou de création peuvent configurer des bibliothèques de manière à ce qu’elles exigent l’extraction des fichiers.

  1. Accédez à la bibliothèque que vous envisagez d’utiliser.

  2. Sélectionnez paramètres Paramètres : mettre à jour votre profil, installer le logiciel et le connecter au cloud > paramètresde la bibliothèque.

    Si vous ne voyez pas ces éléments de menu, sur le ruban, sélectionnez bibliothèque, puis dans le groupe paramètres, sélectionnez Paramètres de la bibliothèque.

  3. Dans la page paramètres , sous paramètres généraux, sélectionnez paramètresde contrôle de version.

  4. Dans la section exiger l’extraction , sous exiger l’extraction des documents avant de pouvoir les modifier ?, sélectionnez Oui.

  5. Pour enregistrer vos paramètres et revenir à la page Paramètres de la bibliothèque , sélectionnez OK.

Si vous procédez comme suit...

Voici ce qui se passe...

Créer ou ajouter un fichier à une bibliothèque

Le fichier est initialement extrait pour vous. Vous devez l’archiver dans la bibliothèque pour que d’autres personnes puissent la voir et l’utiliser.

Ouvrir un fichier en vue de le modifier

Le fichier est automatiquement extrait pour vous lorsque vous sélectionnez modifier. Une boîte de dialogue de message vous avertit que vous êtes sur le présent du fichier et que vous avez la possibilité de le modifier dans votre dossier Brouillons local.

Après l’extraction, l’icône de fichier est recouverte d’une flèche verte, vers le bas, indiquant que le fichier est désormais extrait. Personne d’autre ne peut modifier le fichier, et personne d’autre ne peut voir vos modifications, même si elle est extraite.

Apporter des modifications aux informations relatives au fichier (propriétés)

Si le fichier n’a pas été extrait pour vous, vous devez le faire avant de pouvoir apporter des modifications à ses propriétés, telles que son titre, le nom de l’auteur, la date d’échéance, le nombre de mots, etc. Les modifications ne prennent effet qu’à la réintégration du fichier.

Essayer d’ouvrir un fichier extrait pour quelqu’un d’autre

Les options extraire et Archiver ne sont pas disponibles. Vous ne pouvez pas extraire un fichier qu’une autre personne a extrait. Si vous tentez de le faire, un message s’affiche pour vous informer que le fichier est extrait par un autre utilisateur.

Pour savoir qui a extrait le fichier, pointez sur l’icône de fichier. Le nom de la personne qui l’a récupérée apparaît dans une info-bulle. Vous pouvez contacter cette personne pour demander la vérification du fichier si vous en avez besoin rapidement.

Archiver le fichier

Vous êtes invité à entrer un commentaire concernant les modifications que vous avez apportées. Si votre bibliothèque effectue le suivi des versions, votre commentaire devient partie intégrante de l’historique des versions. Si les deux versions principales et secondaires sont suivies, vous êtes invité à choisir le type de version que vous archivez. Pour plus d’informations sur le contrôle de version, voir Voir aussi.

Conserver le fichier extrait pendant une longue période

Personne d’autre ne peut voir vos modifications, ni modifier le fichier lorsque vous l’avez extrait. Même si cela s’avère utile pendant la période que vous apportez des modifications, cela peut également empêcher d’autres personnes d’effectuer les tâches qui leur sont affectées. C’est aussi bien que possible dans le cadre d’une bonne pratique commerciale et d’une aimable autorisation. Dans certains cas, un administrateur doit éventuellement imposer une extraction du fichier.

Comment configurer une bibliothèque de sites de manière à ce qu’elle nécessite une extraction ?

Seules les personnes disposant des autorisations contrôle total ou de création peuvent configurer des bibliothèques de manière à ce qu’elles exigent l’extraction des fichiers.

Pour exiger l’extraction des fichiers

Remarque : Si ces informations ne correspondent pas à ce que vous voyez, il est possible que vous utilisiez Microsoft 365 après la mise à niveau du service. Pour trouver les informations qui vous concernent, sélectionnez l’onglet Online, 2016, 2013 .

  1. Accédez à la bibliothèque que vous envisagez d’utiliser. Si le nom de la bibliothèque n’apparaît pas dans le volet lancement rapide , sélectionnez tout le contenu du site, puis sélectionnez le nom de votre bibliothèque.

  2. Dans le ruban, dans le groupe outils de bibliothèque , sélectionnez l’onglet bibliothèque .

  3. Sélectionnez Bouton Paramètres de la bibliothèque du ruban de la bibliothèque SharePoint Foundation des paramètres de la bibliothèque .

  4. Dans la page Paramètres de la bibliothèque , sous paramètres généraux, sélectionnez Paramètres de contrôle de version.

  5. Dans la section exiger l’extraction , sous la section exiger l' extraction des documents avant de pouvoir les modifier ? , sélectionnez Oui.

  6. Pour fermer la boîte de dialogue et revenir à la page Paramètres de la bibliothèque , sélectionnez OK.

Comment supprimer l’exigence d’extraction d’une bibliothèque de site ?

Si, au bout d’un certain temps, votre organisation décide que l’extraction requise n’est pas réellement nécessaire, vous pouvez supprimer cette exigence si vous disposez des autorisations de contrôle total ou de création.

Pour supprimer l’exigence d’extraction de fichiers

Remarque : Si ces informations ne correspondent pas à ce que vous voyez, il est possible que vous utilisiez Microsoft 365 après la mise à niveau du service. Pour trouver les informations qui vous concernent, sélectionnez l’onglet Online, 2016, 2013 .

  1. Accédez à la bibliothèque que vous envisagez d’utiliser. Si le nom de la bibliothèque n’apparaît pas dans le volet lancement rapide , sélectionnez tout le contenu du site, puis sélectionnez le nom de votre bibliothèque.

  2. Dans le ruban, dans le groupe outils de bibliothèque , sélectionnez l’onglet bibliothèque .

  3. Sélectionnez Bouton Paramètres de la bibliothèque du ruban de la bibliothèque SharePoint Foundation des paramètres de la bibliothèque .

  4. Dans la page Paramètres de la bibliothèque , sous paramètres généraux, sélectionnez Paramètres de contrôle de version.

  5. Dans la section exiger l’extraction , sous la section exiger l' extraction des documents avant de pouvoir les modifier ? , sélectionnez non.

  6. Pour fermer la boîte de dialogue et revenir à la page Paramètres de la bibliothèque , sélectionnez OK.

Que se passe-t-il lorsqu’une bibliothèque de site a une exigence d’extraction ?

L’une des façons de contrôler la collaboration sur des documents consiste à exiger l’extraction des fichiers, en particulier lorsque plusieurs utilisateurs ont accès à la bibliothèque. Si un fichier est extrait, vous pouvez vous assurer que d’autres personnes ne peuvent pas le remplacer. Néanmoins, vous empêchez également d’autres personnes d’afficher les dernières modifications ou d’y apporter des modifications, il est donc important de réactiver les fichiers rapidement.

Important : Ne configurez pas votre bibliothèque de site pour demander à l’utilisateur si les utilisateurs envisagent de co-éditer des documents dans la bibliothèque. Les utilisateurs ne peuvent pas travailler simultanément sur des documents lorsque l’option obligatoire est activée.

Lorsque vous travaillez dans une bibliothèque qui exige l’extraction des fichiers, il peut s’avérer utile de comprendre l’impact de vos actions.

Si vous procédez comme suit...

Voici ce qui se passe...

Créer ou ajouter un fichier à une bibliothèque de site

Le fichier est initialement extrait pour vous. Vous devez l’archiver dans la bibliothèque pour que d’autres personnes puissent la voir et l’utiliser.

Ouvrir un fichier en vue de le modifier

Le fichier est automatiquement extrait lorsque vous sélectionnez modifier dans <nom de l’application>. Une boîte de dialogue de message vous avertit que vous êtes sur le présent du fichier et que vous avez la possibilité de le modifier dans votre dossier Brouillons local.

Message d’extraction de fichier SharePoint

Après l’extraction, l’icône de fichier est recouverte d’une flèche verte, en pointant vers le bas icon image , indiquant que le fichier est désormais extrait. Personne d’autre ne peut modifier le fichier, et personne d’autre ne peut voir vos modifications, même si elle est extraite.

Apporter des modifications aux informations relatives au fichier (propriétés)

Si le fichier n’a pas été extrait pour vous, vous devez le faire avant de pouvoir apporter des modifications à ses propriétés, telles que son titre, le nom de l’auteur, la date d’échéance, le nombre de mots, etc. Les modifications ne prennent effet qu’à la réintégration du fichier.

Essayer d’ouvrir un fichier extrait pour quelqu’un d’autre

Les options extraire et Archiver ne sont pas disponibles. Vous ne pouvez pas extraire un fichier qu’une autre personne a extrait. Si vous tentez de le faire, une boîte de dialogue de message vous indique que le fichier est extrait par un autre utilisateur.

Message vous indiquant que le fichier est verrouillé par quelqu’un d’autre

Pour savoir qui a extrait le fichier, pointez sur l’icône de fichier. Le nom de la personne qui l’a récupérée apparaît dans une info-bulle.

Info-bulle qui s’affiche sous l’icône de fichier extrait. Il permet à l’utilisateur de connaître le nom du fichier et de l’avoir extrait.

Vous pouvez contacter cette personne pour demander l’archivage du fichier si vous en avez besoin rapidement.

Archiver le fichier

Vous êtes invité à entrer un commentaire concernant les modifications que vous avez apportées. Si votre bibliothèque effectue le suivi des versions, votre commentaire devient partie intégrante de l’historique des versions. Si les deux versions principales et secondaires sont suivies, vous êtes invité à choisir le type de version que vous archivez. Pour plus d’informations sur le contrôle de version, voir Voir aussi.

Conserver le fichier extrait pendant une longue période

Personne d’autre ne peut voir vos modifications, ni modifier le fichier lorsque vous l’avez extrait. Même si cela s’avère utile pendant la période que vous apportez des modifications, cela peut également empêcher d’autres personnes d’effectuer les tâches qui leur sont affectées. C’est aussi bien que possible dans le cadre d’une bonne pratique commerciale et d’une aimable autorisation. Dans certains cas, un administrateur doit éventuellement imposer une extraction du fichier.

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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