Une façon de contrôler la collaboration sur les documents consiste à exiger la case activée des fichiers, en particulier lorsque plusieurs utilisateurs ont accès à la bibliothèque. Si une case activée est nécessaire, d’autres personnes ne peuvent pas l’écraser. Toutefois, vous courez le risque d’empêcher d’autres personnes de voir les dernières modifications ou d’apporter des modifications elles-mêmes. Si d’autres personnes doivent travailler sur le document, il est important que les fichiers soient archivés rapidement.
Remarque
Ne configurez pas votre bibliothèque de sorte qu’elle nécessite une case activée si les utilisateurs envisagent de co-éditer des documents dans la bibliothèque. Les utilisateurs ne peuvent pas travailler simultanément sur des documents lorsque la case activée requise est activée.
Exiger la case activée des fichiers pour modification
Remarque
Seuls les utilisateurs disposant d’autorisations Contrôle total ou Conception peuvent configurer des bibliothèques de façon à exiger la case activée des fichiers.
- Accédez à la bibliothèque dans laquelle vous prévoyez de travailler.
- Sélectionnez Paramètres
>Paramètres de la bibliothèque.
Si vous ne voyez pas ces éléments de menu, sélectionnez Bibliothèque dans le ruban, puis dans le groupe Paramètres, sélectionnez Paramètres de bibliothèque. - Sur la page Paramètres , sélectionnez Autres paramètres de bibliothèque (pour SharePoint Classic, sous Paramètres généraux). Sélectionnez Paramètres de contrôle de version.
- Dans la section Demander une extraction , sous Exiger que les documents soient extraits avant de pouvoir être modifiés ?, sélectionnez Oui.
- Pour enregistrer vos paramètres et revenir à la page Paramètres de la bibliothèque , sélectionnez OK.
Que se passe-t-il lorsqu’une case activée est nécessaire dans une bibliothèque ?
| Si vous faites cela ... | C’est ce qui se passe... |
|---|---|
| Créer ou ajouter un fichier à une bibliothèque | Le fichier est initialement extrait pour vous. Vous devez l’case activée dans la bibliothèque pour que les autres puissent le voir et l’utiliser. |
| Ouvrir un fichier à modifier | Le fichier est automatiquement extrait lorsque vous sélectionnez Modifier. Une boîte de dialogue de message vous avertit que vous êtes sur le point d’extraire le fichier à la case activée et vous offre la possibilité de le modifier dans votre dossier de brouillons local. Une fois la case activée effectuée, l’icône du fichier est recouverte d’une flèche verte pointant vers le bas, indiquant que le fichier est à présent extrait. Personne d’autre ne peut modifier le fichier, et personne d’autre ne peut voir vos modifications, tant que vous l’avez extrait. |
| Apporter des modifications aux informations sur le fichier (propriétés) | Si le fichier n’est pas déjà extrait, vous devez le case activée avant de pouvoir apporter des modifications à ses propriétés, telles que son titre, son nom d’auteur, sa date d’échéance, son nombre de mots, etc. Vos modifications ne prendront effet qu’à la case activée du fichier. |
| Essayez d’ouvrir un fichier qui a été extrait au nom de quelqu’un d’autre | Les options de sortie et de point ne sont pas disponibles. Vous ne pouvez pas extraire de case activée un fichier que quelqu’un d’autre a extrait. Si vous essayez de le faire, une boîte de dialogue de message s’affiche pour vous informer que le fichier a été extrait par quelqu’un d’autre. Pour trouver qui a extrait le fichier, pointez sur l’icône du fichier. Le nom de la personne qui l’a extrait apparaît dans une info-bulle. Vous pouvez contacter cette personne pour demander l’enregistrement de la case activée du fichier si vous en avez besoin rapidement. |
| Archiver le fichier | Vous êtes invité à entrer un commentaire sur les modifications que vous avez apportées. Si votre bibliothèque effectue le suivi des versions, vos commentaires font partie de l’historique des versions. Si des versions majeures et mineures sont suivies, vous êtes invité à choisir le type de version que vous enregistrez. Pour plus d’informations sur le contrôle de version, consultez Voir aussi. |
| Conserver le fichier extrait pendant longtemps | Personne d’autre ne peut voir vos modifications ou modifier le fichier tant que vous l’avez extrait. Bien que cela soit utile pendant que vous apportez des modifications, cela peut également empêcher d’autres personnes d’effectuer les tâches qui leur sont assignées. C’est à la fois une bonne pratique commerciale et une courtoisie courante de case activée le dossier le plus rapidement possible après l’avoir case activée. Dans certains cas, un administrateur peut être amené à forcer une case activée du fichier. |