Vous pouvez connecter une liste externe contenant des clients, des tâches, des rendez-vous ou des publications avec Microsoft Outlook 2013. Une fois connecté, vous pouvez afficher, modifier et imprimer les données à l’aide de l’interface utilisateur d’Outlook familière, comme s’il s’agissait d’informations Outlook natives.
Si les données que vous voulez mettre à jour sont des informations de contact, telles que des informations relatives à vos clients, vous pouvez les appeler, leur envoyer des messages électroniques et formuler des demandes de réunion. La synchronisation des données est bidirectionnelle. Les modifications apportées dans Outlook 2013 sont automatiquement synchronisées avec la source de données externe. Les modifications apportées à la source de données externe sont synchronisées avec les éléments dans Outlook 2013, bien qu’une opération d’actualisation puisse être nécessaire.
Pour plus d’informations, voir Rechercher du contenu sur des données externes.
Que voulez-vous faire ?
Avant de commencer
L’utilisation de données externes nécessite plusieurs tâches préalables pour permettre l’accès sécurisé aux données. Les informations suivantes peuvent vous aider à planifier les étapes suivantes. Par ailleurs, si vous rencontrez des problèmes lors de la tentative d’utilisation de données externes, les informations ci-dessous peuvent vous aider à identifier le problème. Pour accéder aux données externes, un administrateur ou vous-même devez procéder comme suit :
Tâches prérequises courantes
Préparer la source de données externe Un administrateur peut être amené à créer un compte et fournir des autorisations sur la source de données pour s’assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux données et que ces données ne tombent pas dans de mauvaises mains. Dans une base de données externe, l’administrateur peut également créer des tables, des affichages et des requêtes spécifiques pour limiter les résultats aux éléments requis et ainsi améliorer les performances.
Configurer des services et des comptes SharePoint Un administrateur doit activer les services Business Data Connectivity et le service Banque d’informations sécurisé.
Configurer le service Banque d’é sure Un administrateur doit procéder comme suit : déterminer le mode d’accès qui convient pour la source de données externe, créer une application cible et définir les informations d’identification pour l’application cible.
Configurer les services BDC Un administrateur doit s’assurer que l’utilisateur qui crée le type de contenu externe dispose des autorisations nécessaires sur le magasin de métadonnées Business Data Connectivity et que les utilisateurs appropriés ont accès au type de contenu externe sur lequel est basée la liste externe.
Créer un type de contenu externe Un utilisateur doit définir un type de contenu externe qui contient des informations sur les connexions, l’accès, les méthodes d’opération, les colonnes, les filtres et d’autres métadonnées utilisées pour récupérer les données de la source de données externe.
Créer une liste externe Un utilisateur doit créer une liste externe basée sur le type de contenu externe et une ou plusieurs vues de la liste externe, selon les besoins.
S’assurer que les produits Office sont prêts à l’emploi Pour synchroniser des données externes avec des produits Office, vous devez avoir Windows 7 ou version ultérieure, ainsi que les produits logiciels gratuits SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 et WCF Data Services 5.0 pour OData V3 sur chaque ordinateur client (si nécessaire, vous êtes invité automatiquement à télécharger ces logiciels). Vérifiez également que l’option d’installation d’Office Business Connectivity Services est activée (elle l’est par défaut). Cette option installe Business Connectivity Services Client Runtime, qui assure les fonctions suivantes : mise en cache et synchronisation avec les données externes, mappage des données métiers aux types de contenu externe, affichage du sélecteur d’élément externe dans les produits Office et exécution des solutions personnalisées dans les produits Office.
Tâches prérequises spécifiques à Outlook
Activer la fonctionnalité synchronisation hors connexion pour les listes externes La synchronisation hors connexion pour les listes externes dansla batterie de serveurs et la fonctionnalité de site doivent également être actives. Cette fonctionnalité est active par défaut au niveau de la batterie de serveurs, mais elle n’est pas activée par défaut au niveau du site.
Créer un type de contenu externe pris en charge par Outlook Lorsque vous créez un type de contenu externe, un utilisateur doit activer l’option prise en charge de la synchronisation hors connexion et définir le champ type d’élément Office sur l’une des valeurs suivantes : contact, rendez-vous, tâcheou billet.
Mapper les champs correspondants Un utilisateur doit mapper un ou plusieurs des champs de type de contenu externe aux champs Outlook correspondants.
Lorsque vous mappez un type de contenu externe, tel qu’un client, à un type d’élément Outlook, tel qu’un contact, vous devez faire correspondre explicitement les champs individuels du type de contenu externe, tels que le prénom du client, lenom du client, l' adresse du clientet le numéro de téléphone du client, à leurs champs de type d' BusinessAddressélément Outlook respectifs BusinessPhone(par exemple,prénom,
Vous n’avez pas besoin de mapper tous les champs correspondants, mais les champs suivants doivent être mappés.
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Type d’élément Outlook |
Champ d’élément Outlook |
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Contact |
LastName |
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Tâche |
Subject |
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Rendez-vous |
Début, fin et objet |
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Billet |
Subject |
Les champs non mappés, en fonction de leur nombre, sont affichés en tant que propriétés étendues comme suit :
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Adjacente Ajoutées à la zone de formulaire en bas d’une page par défaut de formulaire Outlook (2 à 5 champs).
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Séparer Ajout d’une nouvelle page à un formulaire Outlook (6 champs ou plus).
Si le type de contenu externe ne mappe aucun type d’élément Outlook, vous pouvez mapper les champs à un type d’élément de publication Outlook, qui est le type d’élément le plus générique.
Connecter une liste externe à Outlook 2013
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Naviguez jusqu’au site SharePoint qui contient la liste externe.
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Cliquez sur liste > connexion à Outlook.
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Le cas échéant, Outlook 2013 ouvre et crée un nouveau fichier de données Outlook (BCSStorage. pst), appelé listes externes SharePoint dans le volet de navigation, puis crée un dossier portant le nom <> Site-<liste externe>.
Conseil : Par défaut, les données sont actualisées automatiquement toutes les six heures, mais cette valeur peut être modifiée. Pour vous assurer que vous voyez les données actuelles provenant de la source de données externe, cliquez avec le bouton droit sur le dossier, puis cliquez sur Synchroniser maintenant.
Remarque : Par défaut, Outlook 2013 affiche uniquement les champs qui ont été explicitement mappés aux champs Outlook correspondants par l’auteur du type de contenu externe. Vous pouvez également afficher tous les champs de la liste externe, qu’ils soient mappés ou non, en procédant comme suit :
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Ouvrez un élément dans un formulaire (sous l’onglet contact , dans le groupe Afficher , cliquez sur <nom> détails.)
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Créez un affichage Outlook personnalisé et ajoutez tous les champs de la liste externe.
Pour plus d’informations sur l’affichage de champs et la création d’affichages personnalisés, voir le système d’aide d’Outlook.
