Considérations relatives à la conception pour la mise à jour des données

Une base de données bien conçue garantit non seulement l’intégrité des données, mais aussi la maintenance et la mise à jour plus faciles. Une base de données Access n’est pas un fichier au même sens qu’un document Microsoft Word ou un diaporama Microsoft PowerPoint. Il s’agit plutôt d’un ensemble d’objets (tables, formulaires, états, requêtes, etc.) qui doivent fonctionner ensemble pour fonctionner correctement.

Les utilisateurs entrent des données principalement par le biais de contrôles. Ce que vous faites avec un contrôle dépend du type de données du champ de table sous-jacent, des propriétés définies pour ce champ et des propriétés définies pour le contrôle. Enfin, envisagez d’utiliser d’autres techniques de base de données, telles que la validation, les valeurs par défaut, les listes et les recherches, et les mises à jour en cascade. 

Pour plus d’informations sur la mise à jour des données à partir d’un point de vue utilisateur, voir Méthodes pour ajouter, modifier et supprimer des enregistrements.

Contenu de cet article

Impact de la conception d’une base de données sur la saisie de données

Les informations que vous conservez dans une base de données sont stockées dans des tablescontenant des données concernant un sujet particulier, tels que des biens ou des contacts. Chaque enregistrement d’une table contient des informations sur un élément, tel qu’un contact particulier. Un enregistrement est composé de champs(nom, adresse et numéro de téléphone). Un enregistrement est communément appelé ligne, et un champ est communément appelé colonne. Ces objets doivent respecter un ensemble de principes de conception, sans quoi la base de données fonctionne mal ou échouera complètement. Ces principes de conception affectent la façon dont vous entrez les données. Prenez en compte les éléments suivants :

  • Tableaux    Access stocke toutes les données dans une ou plusieurs tables. Le nombre de tables que vous utilisez dépend de la conception et de la complexité de la base de données. Bien que vous pouvez afficher des données dans un formulaire, un état ou dans les résultats renvoyés par une requête, Access stocke les données uniquement dans les tables et les autres objets de la base de données sont intégrés au-dessus de ces tables. Chaque table doit être basée sur un sujet. Par exemple, une table d’informations de contact professionnelles ne doit pas contenir d’informations de vente. Si c’est le cas, il peut être difficile, voire impossible, de trouver et de modifier les informations correctes.

  • Types de données    En règle générale, chacun des champs d’une table n’accepte qu’un seul type de données. Par exemple, vous ne pouvez pas stocker des notes dans un champ jeu pour accepter des nombres. Si vous essayez d’entrer du texte dans un tel champ, Access affiche un message d’erreur. Il ne s’agit toutefois pas d’une règle difficile et rapide. Par exemple, vous pouvez stocker des nombres (tels que des codes postaux) dans un champ dont le type de données est Texte court, mais vous ne pouvez pas effectuer de calculs sur ces données, car Access considère qu’il s’agit d’un élément de texte.

    À quelques exceptions près, les champs d’un enregistrement n’acceptent qu’une seule valeur. Par exemple, vous ne pouvez pas entrer plusieurs adresses dans un champ d’adresse. Ce contraste par rapport à Microsoft Excel vous permet d’entrer un nombre quelconque de noms ou d’adresses ou d’images dans une seule cellule, sauf si vous définissez cette cellule pour accepter des types limités de données. 

  • Champs à plusieurs valeurs    Access propose une fonctionnalité appelée champ à plusieurs valeurs pour joindre plusieurs données à un seul enregistrement et créer des listes acceptant plusieurs valeurs. Vous pouvez toujours identifier une liste à plusieurs valeurs, car Access affiche une case à cocher en regard de chaque élément de liste. Par exemple, vous pouvez joindre un diaporama Microsoft PowerPoint et un nombre quelconque d’images à un enregistrement dans votre base de données. Vous pouvez également créer une liste de noms et en sélectionner autant que nécessaire. L’utilisation de champs à plusieurs valeurs peut sembler enfrent les règles de conception de la base de données, car vous pouvez stocker plusieurs enregistrement par champ de table. Access applique toutefois les règles « en coulisses » en stockant les données dans des tables spéciales masquées.

  • Utilisation de formulaires    Vous créez généralement des formulaires lorsque vous voulez faciliter l’utilisation d’une base de données et vous assurer que les utilisateurs entrent les données correctement. La manière dont vous utilisez un formulaire pour modifier des données dépend de la conception du formulaire. Les formulaires peuvent contenir un nombre quelconque de contrôles, tels que des listes, des zones de texte, des boutons et même des feuilles de données. Par ailleurs, chacun des contrôles figurant sur le formulaire lit des données à partir d’un champ de table sous-jacent ou écrit des données dans un tel champ.

Pour plus d’informations, consultez Les principes de base de la conception de basede données, Créer une table et ajouter des champs.

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Définir une valeur par défaut pour un champ ou un contrôle

Si un grand nombre d’enregistrements partagent la même valeur pour un champ donné, comme une ville ou un pays/une région, vous pouvez gagner du temps en définition d’une valeur par défaut pour le contrôle lié à ce champ ou au champ proprement dit. Lorsque vous ouvrez le formulaire ou la table pour créer un enregistrement, votre valeur par défaut apparaît dans ce contrôle ou ce champ.

Dans un tableau

  1. Ouvrez le tableau en mode Création.

  2. En haut de la vue, sélectionnez le champ.

  3. En bas de l’affichage, sélectionnez l’onglet Général.

  4. Définissez la propriété Valeur par défaut sur la valeur de votre choix.

Dans un formulaire

  1. Ouvrez le formulaire en mode Page ou Création.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le contrôle que vous voulez travailler, puis cliquez sur Propriétés.

  3. Sous l’onglet Données, définissez la propriété Valeur par défaut sur la valeur de votre choix.

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Utilisation de règles de validation pour limiter les données

Vous pouvez valider des données à mesure que vous les entrez dans des bases de données Access de bureau à l’aide de règles de validation. Les règles de validation peuvent être définies en mode Création de table ou Feuille de données de table. Il existe trois types de règles de validation dans Access :

  • Règle de validation de champ    Vous pouvez utiliser une règle de validation de champ pour spécifier un critère que toutes les valeurs de champ valides doivent respecter. Vous ne devez pas spécifier le champ actif comme faisant partie de la règle, sauf si vous l’utilisez dans une fonction. Il peut être plus facile d’appliquer les restrictions relatives aux types de caractères pouvant être entrés dans un champ avec un Masque de saisie. Par exemple, un champ de date peut avoir une règle de validation interdisant des valeurs passées.

  • Règle de validation d’enregistrement     Vous pouvez utiliser une règle de validation d’enregistrement pour spécifier une condition que tous les enregistrements valides doivent remplir. Vous pouvez comparer des valeurs de différents champs à l’aide d’une règle de validation d’enregistrement. Par exemple, un enregistrement avec deux champs de date peut exiger que les valeurs d’un champ précèdent toujours les valeurs de l’autre (par exemple, DateEntré début est avant DateDe Fin).

  • Validation sur un formulaire    Vous pouvez utiliser la propriété Règle de validation d’un contrôle sur un formulaire pour spécifier un critère que toutes les valeurs entrées dans ce contrôle doivent respecter. La propriété de contrôle Valide si fonctionne comme une règle de validation de champ. En général, vous utilisez une règle de validation de formulaire au lieu d’une règle de validation de champ si la règle est spécifique du formulaire et non de la table, quel que soit l’endroit où elle est utilisée.

Pour plus d’informations, voir Restreindre l’entrée de données à l’aide de règles de validation.

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Travailler avec des listes de valeurs et des champs Liste de recherche

Il existe deux types de données de liste dans Access :

  • Listes de valeurs    Celles-ci contiennent un ensemble de valeurs codées en dur que vous entrez manuellement. Les valeurs résident dans la propriété Origine ligne du champ.

  • Champs Liste de choix    Ils utilisent une requête pour extraire des valeurs d’une autre table. La propriété Contenu du champ contient une requête au lieu d’une liste de valeurs codée en dur. La requête récupère les valeurs d’une ou plusieurs tables d’une base de données. Par défaut, le champ Liste de choix vous présente ces valeurs sous la forme d’une liste. Selon la façon dont vous définissez le champ Liste de choix, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs éléments dans cette liste.

    Remarque    Les champs Liste de choix peuvent confondre les nouveaux utilisateurs Access car une liste d’éléments apparaît dans un emplacement (liste créée par Access à partir des données du champ Liste de choix), mais les données peuvent résider à un autre emplacement (la table qui contient les données).

Par défaut, Access affiche les données de liste dans un contrôle de zone de liste déroulante, bien que vous pouvez spécifier un contrôle de zone de liste. Une zone de liste déroulante s’ouvre pour présenter la liste, puis se ferme lorsque vous faites une sélection. En revanche, une zone de liste reste ouverte en permanence.

Pour modifier des listes, vous pouvez également exécuter la commande Modifier les éléments de liste ou modifier les données directement dans la propriété Origine ligne de la table source. Lorsque vous mettez à jour les données d’un champ Liste de recherche, vous mettez à jour la table source.

Si la propriété Origine source de la zone de liste ou de la zone de liste déroulante est définie sur Liste valeurs, vous pouvez modifier la liste de valeurs lorsque le formulaire est ouvert en mode Formulaire. Vous évitez ainsi d’avoir à basculer en mode Création ou en mode Page, à ouvrir la feuille de propriétés et à modifier la propriété Origine source associée au contrôle chaque fois que vous devez apporter des modifications à la liste. Pour modifier la liste des valeurs, la propriété Autoriser les modifications de la liste de valeurs associée à la zone de liste ou à la zone de liste déroulante doit être définie sur Oui.

Pour plus d’informations, voir Créer une liste de choix à l’aide d’une zone de liste ou d’une zone de liste déroulante.

Empêcher la modification de la liste de valeurs en mode Formulaire

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire, puis cliquez sur Mode Création ou sur Mode Page.

  2. Cliquez sur le contrôle pour le sélectionner, puis appuyez sur F4 pour afficher la feuille de propriétés.

  3. Sous l’onglet Données de la feuille de propriétés, définissez la propriété Autoriser les modifications de la liste de valeurs sur Non.

  4. Cliquez sur Fichier, puis sur Enregistrer,ou appuyez sur Ctrl+S Image du bouton .

Spécifier un autre formulaire pour modifier la liste de valeurs

Par défaut, Access fournit un formulaire intégré à des fins d’édition de la liste de valeurs. Si vous disposez d’un autre formulaire que vous préférez utiliser à cette fin, vous pouvez entrer le nom du formulaire dans la propriété Formulaire Modifier les éléments de liste, comme suit :

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire, puis cliquez sur Mode Création ou sur Mode Page dans le menu contextuel.

  2. Cliquez sur le contrôle pour le sélectionner, puis appuyez sur F4 pour afficher la feuille de propriétés.

  3. Sous l’onglet Données de la feuille de propriétés, cliquez sur la flèche de déroulement dans la zone de propriété Formulaire Modifier les éléments de liste.

  4. Cliquez sur le formulaire à utiliser pour modifier la liste de valeurs

  5. Cliquez sur le fichier, puis sur Enregistrer,ou appuyez sur Ctrl+S Image du bouton .

Examiner un champ De recherche dans un formulaire

  1. Ouvrez le formulaire en mode Page ou Création.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le contrôle de zone de liste ou de zone de liste déroulante, puis cliquez sur Propriétés.

  3. Dans la feuille de propriétés, cliquez sur l’onglet Tous et recherchez les propriétés Origine et Originede la ligne. La propriété Origine source doit contenir une liste de valeurs ou une table/requête,et la propriété Contenu doit contenir une liste d’éléments séparés par des points-virgules ou une requête. Pour plus d’espace, cliquez avec le bouton droit sur la propriété, puis sélectionnez Zoom ou appuyez sur Shift+F2.

    En règle générale, les listes de valeurs utilisent la syntaxe de base suivante : «élément» ; élément« ; » élément»

    Dans ce cas, la liste est un ensemble d’éléments entourés de guillemets doubles et séparés par des points-virgules.

    Les requêtes Sélection utilisent la syntaxe de base suivante : SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    Dans ce cas, la requête contient deux clauses (SELECT et FROM). La première clause fait référence à une table ou une requête et un champ dans cette table ou requête. La deuxième clause fait uniquement référence à la table ou à la requête. Voici un point clé à retenir : les clauses SELECT ne doivent pas contenir le nom d’une table ou d’une requête, bien que recommandée, et doivent contenir le nom d’au moins un champ. Toutefois, toutes les clauses FROM doivent faire référence à une table ou à une requête. Par exemple, vous pouvez toujours trouver la table source ou la requête source pour un champ de recherche en lisant la clause FROM.

  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si vous utilisez une liste de valeurs, modifiez les éléments de la liste. Veillez à entourer chaque élément de guillemets doubles et à séparer chaque élément par un point-virgule.

    • Si la requête dans la liste de recherche fait référence à une autre requête, ouvrez cette deuxième requête en mode Création (cliquez avec le bouton droit sur la requête dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création). Notez le nom de la table qui apparaît dans la section supérieure du Concepteur de requêtes, puis allez à l’étape suivante.

      Sinon, si la requête dans le champ Recherche fait référence à une table, notez le nom de la table et allez à l’étape suivante.

  5. Ouvrez la table en vue Feuille dedonnées, puis modifiez les éléments de liste selon vos besoins.

Examiner un champ De recherche dans une table

  1. Ouvrez le tableau en mode Création.

  2. Dans la partie supérieure de la grille de création de requête, dans la colonne Type de données, cliquez ou positionnez le focus sur n’importe quel champ Texte, Nombre ou Oui/Non.

  3. Dans la partie inférieure de la grille de création de table, cliquez sur l’onglet Recherche, puis consultez les propriétés Origine source et Origine de la ligne.

    La propriété Type de source de ligne doit lire Liste de valeurs ou Table/Requête. La propriété Contenu doit contenir une liste de valeurs ou une requête.

    Les listes de valeurs utilisent la syntaxe debase suivante : « élément» ; élément« ; » élément»

    Dans ce cas, la liste est un ensemble d’éléments entourés de guillemets doubles et séparés par des points-virgules.

    En règle générale, les requêtes Sélection utilisent la syntaxede base suivante : SELECT [ table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    Dans ce cas, la requête contient deux clauses (SELECT et FROM). La première clause fait référence à une table ou une requête et un champ dans cette table ou requête. La deuxième clause fait uniquement référence à la table ou à la requête. Voici un point clé à retenir : les clauses SELECT ne doivent pas contenir le nom d’une table ou d’une requête, bien que recommandée, et doivent contenir le nom d’au moins un champ. Toutefois, toutes les clauses FROM doivent faire référence à une table ou à une requête. Par exemple, vous pouvez toujours trouver la table source ou la requête source pour un champ de recherche en lisant la clause FROM.

  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si vous utilisez une liste de valeurs, modifiez les éléments de la liste. Veillez à entourer chaque élément de guillemets doubles et à séparer chaque élément par un point-virgule.

    • Si la requête dans le champ De recherche fait référence à une autre requête, dans le volet de navigation, ouvrez cette deuxième requête en mode Création (cliquez avec le bouton droit sur la requête, puis cliquez sur Mode Création). Notez le nom de la table qui apparaît dans la section supérieure du Concepteur de requêtes, puis allez à l’étape suivante.

      Sinon, si la requête dans le champ Recherche fait référence à une table, notez le nom de la table et allez à l’étape suivante.

  5. Ouvrez la table en vue Feuille dedonnées, puis modifiez les éléments de liste selon vos besoins.

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Suppression des données d’une liste de valeurs ou d’un champ Liste de recherche

Les éléments composant une liste de valeurs résident dans la même table que les autres valeurs d’un enregistrement. En revanche, les données d’un champ De recherche résident dans une ou plusieurs autres tables. Pour supprimer des données d’une liste de valeurs, ouvrez la table et modifiez les éléments.

La suppression des données d’une liste de recherche nécessite des étapes supplémentaires, lesquelles diffèrent si la requête associée aux listes de recherche récupère ses données dans une table ou une autre requête. Si la requête associée à la liste de recherche est basée sur une table, vous devez identifier cette table ainsi que le champ qui contient les données qui s’affichent dans la liste. Vous devez ensuite ouvrir la table source et modifier les données dans ce champ. Si la requête associée à la liste de recherche est basée sur une autre requête, vous devez ouvrir cette deuxième requête, rechercher la table source et le champ à partir desquels la deuxième requête récupère ses données, puis modifier les valeurs dans cette table.

Supprimer des données dans une liste de valeurs

  1. Ouvrez le tableau en mode Création.

  2. Dans la partie supérieure de la grille de création, sélectionnez le champ de table qui contient la liste de valeurs.

  3. Dans la partie inférieure de la grille, cliquez sur l’onglet Rechercher, puis recherchez la propriété Contenu.

    Par défaut, les guillemets doubles entourent les éléments d’une liste de valeurs et les points-virgules séparent chaque élément : "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Si nécessaire, supprimez les éléments de la liste. N’oubliez pas de supprimer les guillemets qui entourent chaque élément supprimé. Par ailleurs, ne laissez pas de point-virgule de début, ne laissez pas de paires de points-virgules (;;), et si vous supprimez le dernier élément dans la liste, supprimez le point-virgule final.

    Important    Si vous supprimez un élément d’une liste de valeurs, et que des enregistrements dans la table utilisent cet élément supprimé, l’élément supprimé fera toujours partie de l’enregistrement tant que vous n’aurez pas modifié ce dernier. Par exemple, supposons que votre entreprise dispose d’un entrepôt dans une ville A et qu’elle vend ce bâtiment. Si vous supprimez « Ville A » de la liste des entrepôts, « Ville A » restera dans votre table tant que vous n’aurez pas modifié ces valeurs.

Supprimer des données d’un champ De recherche

  1. Ouvrez le tableau en mode Création.

  2. Dans la partie supérieure de la grille de création, sélectionnez le champ de recherche.

  3. Dans la partie inférieure de la grille de création, cliquez sur l’onglet Rechercher, puis recherchez les propriétés Origine source et Contenu.

    La propriété Origine source devrait afficher Table/Requête et la propriété Contenu doit contenir une requête qui fait référence à une table ou à une autre requête. Les requêtes pour les champs De recherche commencent toujours par le mot SELECT.

    En règle générale (mais pas toujours), une requête Sélection utilise cette syntaxe de base : SELECT [nom_table_ou_requête].[nom_champ] FROM [nom_table_ou_requête].

    Dans ce cas, la requête contient deux clauses (SELECT et FROM). La première clause fait référence à une table et à un champ dans cette table ; inversement, la deuxième clause fait uniquement référence à la table. N’oubliez pas le point suivant : La clause FROM indique toujours le nom de la table ou requête source. Les clauses SELECT ne contiennent pas toujours le nom d’une table ou d’une requête, bien qu’elles contiennent toujours le nom d’au moins un champ. Toutefois, toutes les clauses FROM doivent faire référence à une table ou à une requête.

  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si la requête dans le champ Recherche fait référence à une autre requête, cliquez sur le bouton Créer (sous l’onglet Données de la feuille de propriétés, cliquez sur Bouton Générateur suivant) pour ouvrir la requête en mode Création. Notez le nom de la table qui s’affiche dans la section supérieure du générateur de requêtes, puis passez à l’étape 5.

    • Si la requête dans le champ Liste de choix fait référence à une table, notez le nom de la table, puis passez à l’étape 5.

  5. Ouvrez la table source en vue Feuille de données.

  6. Recherchez le champ qui contient les données utilisées dans la liste de recherche, puis modifiez les données au besoin.

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Comment les types de données affectent la façon dont vous entrez des données

Lorsque vous créez une table de base de données, vous sélectionnez un type de données pour chaque champ de cette table, un processus qui permet d’assurer une entrée de données plus précise.

Afficher les types de données

Effectuez l’une des opérations suivantes :

Utiliser le affichage Feuille de données

  1. Ouvrez le tableau en modeAffichage Feuille de données.

  2. Dans l’onglet Champs, dans le groupe Mise en forme, recherchez la valeur dans la liste Type de données. La valeur change lorsque vous placez le curseur dans les différents champs de votre table :

    Liste Type de données

Utiliser le mode Création

  1. Ouvrez le tableau en mode Création.

  2. Regardez la grille de création. La partie supérieure de la grille affiche le nom et le type de données de chaque champ de table.

    Champs en mode Création

Comment les types de données affectent la saisie de données ?

Le type de données que vous définissez pour chaque champ de table offre le premier niveau de contrôle sur le type de données autorisé dans un champ. Dans certains cas, comme un champ de type Texte long, vous pouvez entrer toutes les données que vous souhaitez. Dans d’autres cas, comme un champ de type Numéro Automatique, le paramètre de type de données du champ vous empêche d’entrer des informations. Le tableau suivant répertorie les types de données que Access fournit et décrit la manière dont ils affectent la saisie des données.

Pour plus d’informations, voir Types de données pour les bases de données Access de bureau et Modifier ou modifier le paramètre de type de données d’un champ.

Type de données

Effet sur la saisie de données

Texte court

Notez que, depuis Access 2013, les types de données Texte ont été renommés Texte court.

Les champs Texte court acceptent les caractères textuels ou numériques, y compris les listes d’éléments délimitées. Un champ de texte accepte un plus petit nombre de caractères qu’un champ de texte long (de 0 à 255 caractères). Dans certains cas, vous pouvez utiliser les fonctions de conversion pour effectuer des calculs sur les données d’un champ de texte court.

Texte long

Notez que, depuis Access 2013, les types de données Mémo ont été renommés Texte long.

Vous pouvez entrer de grandes quantités de texte et de données numériques dans ce type de champ jusqu’à 64 000 caractères. Par ailleurs, si vous définissez le champ pour prendre en charge la mise en forme de texte enrichi, vous pouvez appliquer les types de mise en forme que vous trouvez normalement dans les programmes de traitement de texte, tels que Word. Par exemple, vous pouvez appliquer différentes polices et tailles de police à des caractères spécifiques de votre texte, les mettre en gras ou en italique, et ainsi de suite. Vous pouvez également ajouter des balises HTML (Hypertext Markup Language) aux données. Pour plus d’informations, voir Insérer ou ajouter un champ de texte enrichi.

En outre, les champs Texte long ont une propriété appelée Ajout uniquement. Lorsque vous activez cette propriété, vous pouvez ajoutez de nouvelles données à un champ Texte long, mais vous ne pouvez pas modifier les données existantes. La fonctionnalité est destinée aux applications telles que les bases de données de suivi des problèmes, où vous devrez peut-être conserver un enregistrement permanent qui ne peut pas être modifiable. Lorsque vous placez le curseur dans un champ De texte long avec la propriétéEnd Only activée, par défaut, le texte dans le champ disparaît. Vous ne pouvez pas appliquer de mise en forme ou autres modifications au texte.

Comme les champs Texte court, vous pouvez également exécuter des fonctions de conversion sur les données d’un champ Texte long.

Nombre

Vous pouvez entrer uniquement des nombres dans ce type de champ et effectuer des calculs sur les valeurs dans un champ numérique.

Grand numéro

Notez que les types de données Grand nombre sont disponibles uniquement dans Microsoft 365 version d’abonnement d’Access.

Vous ne pouvez entrer que des nombres dans ce type de champ et effectuer des calculs sur les valeurs d’un champ Grand nombre.

Pour plus d’informations, voir Utilisation du type de données Grand nombre.

Date et heure

Vous ne pouvez entrer que des dates et des heures dans ce type de champ. 

Vous pouvez définir un masque de saisie pour le champ (une série de caractères littéraux et d’espaces réservés qui apparaissent lorsque vous sélectionnez le champ), vous devez entrer des données dans les espaces et dans le format que fournit le masque. Par exemple, si vous voyez un masque tel que MMM_DD_YYYY, vous devez taper le 11 octobre 2017 dans les espaces fournis. Vous ne pouvez pas entrer de nom de mois complet ou d’année à deux chiffres. Pour plus d’informations, voir Contrôler les formats de saisie de données à l’aide de masques de saisie.

Si vous ne créez pas de masque de saisie, vous pouvez entrer la valeur à l’aide d’un format de date ou d’heure valide. Par exemple, vous pouvez taper 11 octobre 2017, 11/10/17, 11 octobre 2017, etc.

Vous pouvez également appliquer un format d’affichage au champ. Dans ce cas, si aucun masque de saisie n’est présent, vous pouvez entrer une valeur dans pratiquement n’importe quel format, mais Access affiche les dates conformément au format d’affichage. Par exemple, vous pouvez entrer 11/10/2017, mais le format d’affichage peut être réglé de telle sorte qu’il affiche la valeur 11-Oct-2017.

Pour plus d’informations, voir Insérer la date du jour.

Devise

Vous pouvez entrer uniquement des valeurs monétaires dans ce type de champ. De plus, vous n’avez pas à entrer manuellement un symbole monétaire. Par défaut, Access applique le symbole monétaire (¥, £, $, etc.) spécifié dans vos paramètres régionaux Windows. Vous pouvez modifier ce symbole monétaire pour qu’il reflète une autre devise, si nécessaire.

NuméroAuto

Vous ne pouvez pas entrer ou modifier les données de ce type de champ à tout moment. Access incrémente les valeurs d’un champ Numéro Automatique chaque fois que vous ajoutez un nouvel enregistrement à une table.

Calculé

Vous ne pouvez pas entrer ou modifier les données de ce type de champ à tout moment. Les résultats de ce champ sont déterminés par une expression que vous définissez. Access met à jour les valeurs d’un champ calculé chaque fois que vous ajoutez ou modifiez un nouvel enregistrement dans une table.

Oui/Non

Lorsque vous cliquez sur un champ de ce type de données, Access affiche une case à cocher ou une liste drop-down, selon la mise en forme du champ. Si vous appliquez une mise en forme au champ pour afficher une liste, vous pouvez sélectionner Oui ou Non,Vrai ou Faux,ou De nouveau dans la liste en fonction du format appliqué au champ. Vous ne pouvez pas entrer de valeurs dans la liste ou les modifier directement à partir d’un formulaire ou d’une table.

Objet OLE

Ce type de champ est utilisé pour afficher les données d’un fichier créé avec un autre programme. Par exemple, vous pouvez afficher un fichier texte, un graphique Excel ou un jeu de diapositives PowerPoint dans un champ d’objet OLE.

Les pièces jointes offrent un moyen plus rapide, plus facile et plus flexible d’afficher les données d’autres programmes.

Hyperlink

Vous pouvez entrer des données dans ce type de champ et Access les entoure d’une adresse web. Par exemple, si vous tapez une valeur dans le champ, Access entoure votre texte d’http://www.your_text.com. Si vous entrez une adresse web valide, le lien fonctionne. Sinon, votre lien entraîne un message d’erreur.

Par ailleurs, il peut être difficile de modifier des liens hypertexte existants, car le fait de cliquer sur un champ de lien hypertexte avec la souris démarre votre navigateur et vous permet d’accès au site spécifié dans le lien. Pour modifier un champ de lien hypertexte, sélectionnez un champ adjacent, utilisez la touche Tab ou les touches de direction pour déplacer le focus vers le champ lien hypertexte, puis appuyez sur F2 pour activer la modification.

Pièce jointe

Vous pouvez joindre des données provenant d’autres programmes à ce type de champ, mais vous ne pouvez pas taper ni entrer de texte ou de données numériques.

Pour plus d’informations, voir Joindre des fichiers et graphiques aux enregistrements de votre base de données.

Assistant Liste de choix

L’Assistant Recherche n’est pas un type de données. À la place, vous utilisez l’Assistant pour créer deux types de listes drop-down : les listes de valeurs et les champs Liste de recherche. Une liste de valeurs utilise une liste délimitée d’éléments que vous entrez manuellement lorsque vous utilisez l’Assistant Liste de recherche. Ces valeurs peuvent être indépendantes d’autres données ou objets de votre base de données.

En revanche, un champ De recherche utilise une requête pour extraire des données d’une ou plusieurs des autres tables d’une base de données. Le champ Liste de recherche affiche ensuite les données dans une liste drop-down. Par défaut, l’Assistant Recherche définit le champ de table sur le type de données Nombre.

Vous pouvez utiliser des champs De recherche directement dans les tables, ainsi que dans les formulaires et états. Par défaut, les valeurs d’un champ Liste de choix s’affichent dans un type de contrôle de liste appelé zone de liste déroulante (c’est-à-dire, une liste avec une flèche déroulante vers le bas) :

Liste de recherche vide

Vous pouvez également utiliser une zone de liste qui affiche plusieurs éléments avec une barre de défilement pour afficher davantage d’éléments :

Contrôle de zone de liste simple dans un formulaire

Selon la façon dont vous définissez le champ Liste de recherche et la zone de liste déroulante, vous pouvez modifier les éléments de la liste et y ajouter des éléments en 3D en 3D.

Si vous ne pouvez pas modifier directement les valeurs d’une liste, vous devez ajouter ou modifier les données dans votre liste prédéfinfinée de valeurs ou dans la table qui sert de source pour le champ Liste de recherche.

Enfin, lorsque vous créez un champ De recherche, vous pouvez le configurer de manière à prendre en charge plusieurs valeurs. Lorsque vous faites cela, la liste résultante affiche une case à cocher en regard de chaque élément de liste, et vous pouvez sélectionner ou effacer autant d’éléments que nécessaire. Cette illustration illustre une liste à valeurs multiples classique :

Liste Case à cocher

Pour plus d’informations sur la création de champs Liste de recherche à plusieurs valeurs et l’utilisation des listes résultantes, voir Créer ou supprimer un champ à plusieurs valeurs.

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Comment les propriétés d’un champ de table affectent la façon dont vous entrez des données

Outre les principes de conception qui contrôlent la structure d’une base de données et les types de données qui contrôlent ce que vous pouvez entrer dans un champ donné, plusieurs propriétés de champ peuvent également affecter la façon dont vous entrez des données dans une base de données Access.

Afficher les propriétés d’un champ de table

Access permet d’afficher les propriétés d’un champ de table de deux façons.

En affichage Feuille de données

  1. Ouvrez le tableau en modeAffichage Feuille de données.

  2. Cliquez sur l’onglet Champs et utilisez les contrôles du groupe Mise en forme pour afficher les propriétés de chaque champ de table.

En mode Création

  1. Ouvrez le tableau en mode Création.

  2. Dans la partie inférieure de la grille, cliquez sur l’onglet Général si ce n’est pas déjà fait.

  3. Pour voir les propriétés d’un champ De recherche, cliquez sur l’onglet Recherche.

Impact des propriétés sur la saisie de données

Le tableau suivant répertorie les propriétés qui ont le plus fort impact sur la saisie de données et explique comment elles affectent la saisie de données.

Propriété

Emplacement dans la grille de création de table

Valeurs possibles

Comportement lorsque vous essayez d’entrer des données

Taille du champ

Onglet Général

0-255

La limite de caractères s’applique uniquement aux champs du type de données Texte. Si vous essayez d’entrer un nombre de caractères supérieur au nombre spécifié, le champ les supprime.

Obligatoire

Onglet Général

Oui/Non

Lorsque cette propriété est désactivée, vous êtes obligé d’entrer une valeur dans un champ et Access ne vous laisse pas enregistrer de nouvelles données tant que vous n’avez pas terminé d’entrer un champ obligatoire. Une fois désactivé, le champ accepte les valeurs Null, ce qui signifie que le champ peut rester vide.

Une valeur Null n’est pas la même chose qu’une valeur zéro. Zéro est un chiffre et « Null » est une valeur manquante, non définie ou inconnue.

Autoriser les chaînes nulles

Onglet Général

Oui/Non

Lorsque cette fonction est désactivée, vous pouvez entrer des chaînes nulles (chaînes qui ne contiennent aucun caractère). Pour créer une chaîne nulle, entrez une paire de guillemets doubles dans le champ («  »).

Indexé

Onglet Général

Oui/Non

Lorsque vous indexez un champ de table, Access vous empêche d’ajouter des doublons. Vous pouvez également créer un index à partir de plusieurs champs. Dans ce cas, vous pouvez dupliquer les valeurs d’un seul champ, mais pas des deux.

Masque de saisie

Onglet Général

Jeux de caractères littéraux et d’espaces réservé prédéfinés ou personnalisés

Un masque de saisie force la saisie de données dans un format prédéféré. Les masques apparaissent lorsque vous sélectionnez un champ dans une table ou un contrôle sur un formulaire. Par exemple, supposons que vous cliquez sur un champ Date et voyez cet ensemble de caractères : MMM-DD-YYYY. Il s’agit d’un masque de saisie. Il vous oblige à entrer des valeurs de mois sous forme d’abréviations à trois lettres, telles que OCT, et la valeur de l’année sous la forme de quatre chiffres , par exemple OCT-15-2017.

Les masques de saisie contrôlent uniquement la façon dont vous entrez des données, et non la façon dont Access stocke ou affiche ces données.

Pour plus d’informations, voir Contrôler les formats d’entrée de données avec des masques de saisie et Formater un champ de date et d’heure.

Limiter à liste

Onglet Recherche

Oui/Non

Active ou désactive les modifications apportées aux éléments d’un champ de recherche. Les utilisateurs essaient parfois de modifier manuellement les éléments d’un champ De recherche. Lorsqu’Access vous empêche de modifier les éléments d’un champ, cette propriété est définie sur Oui. Si cette propriété est activée et que vous devez modifier les éléments d’une liste, vous devez ouvrir la liste (si vous voulez modifier une liste de valeurs) ou la table qui contient les données sources de la liste (si vous voulez modifier un champ Liste de recherche) et modifier les valeurs qu’elle contient.

Autoriser les modifications de la liste de valeurs

Onglet Recherche

Oui/Non

Active ou désactive la commande Modifier les éléments de liste pour les listes de valeurs, mais pas pour les champs Liste de recherche. Pour activer cette commande pour les champs Liste de recherche, entrez un nom de formulaire valide dans la propriété Formulaire Modifier les éléments de liste. La commande Autoriser les modifications de la liste de valeurs apparaît dans un menu raccourci que vous ouvrez en cliquant avec le bouton droit sur un contrôle de zone de liste ou de zone de liste déroulante. Lorsque vous exécutez la commande, la boîte de dialogue Modifier les éléments de liste s’affiche. Si vous spécifiez le nom d’un formulaire dans la propriété Modifier le formulaire des éléments de liste, Access démarre ce formulaire au lieu d’afficher la boîte de dialogue.

Vous pouvez exécuter la commande Modifier les éléments de liste à partir des contrôles de zone de liste et de zone de liste déroulante situés sur des formulaires et à partir de contrôles de zone de liste déroulante situés dans des tables et des jeux de résultats de requête. Les formulaires doivent être ouverts en mode Création ou en mode Navigation. les tables et les jeux de résultats de requête doivent être ouverts en vue Feuille de données.

Formulaire Modifier les éléments de liste

Onglet Recherche

Nom d’un formulaire de saisie de données

Si vous entrez le nom d’un formulaire de saisie de données comme valeur dans cette propriété de table, ce formulaire s’ouvre lorsqu’un utilisateur exécute la commande Modifier les éléments de liste. Sinon, la boîte de dialogue Modifier les éléments de liste s’affiche lorsque les utilisateurs exécutent la commande.

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Utiliser les mises à jour en cascade pour modifier les valeurs de clé primaire et étrangère

Parfois, vous devrez mettre à jour une valeur de clé primaire. Si vous utilisez cette clé primaire comme clé étrangère, vous pouvez automatiquement mettre à jour vos modifications via toutes les instances enfants de la clé étrangère.

Pour rappel, une clé primaire est une valeur qui identifie de façon unique chaque ligne (enregistrement) d’une table de base de données. Une clé étrangère est une colonne qui correspond à la clé primaire. En règle générale, les clés étrangères résident dans d’autres tables et elles vous permettent de créer une relation (une liaison) entre les données des tables.

Par exemple, supposons que vous utilisez un numéro d’ID de produit comme clé primaire. Un numéro d’identification unique identifie un produit. Vous pouvez également utiliser ce numéro d’ID comme clé étrangère dans les données d’une table des commandes. Ainsi, vous pourrez rechercher toutes les commandes qui impliquent chaque produit, car chaque fois qu’une personne passe une commande pour ce produit, l’ID devient partie intégrante de la commande.

Parfois, ces numéros d’ID (ou d’autres types de clés primaires) changent. Dans ce cas, vous pouvez modifier la valeur de votre clé primaire et faire en sorte que ce changement soit répercuté automatiquement dans tous les enregistrements enfants associés. Vous activez ce comportement en activer l’intégrité referentielle et les mises à jour en cascade entre les deux tables.

Souvenez-vous des règles importantes :

  • Vous ne pouvez activer les mises à jour en cascade que pour les champs de clé primaire définies sur les types de données Texte ou Nombre. Vous ne pouvez pas utiliser les mises à jour en cascade pour les champs définies sur le type de données NuméroAut automatique.

  • Vous pouvez activer les mises à jour en cascade uniquement entre les tables ayant une relation un-à-plusieurs.

Pour plus d’informations sur la création de relations. voir Guide pour les relations entre tables et Créer, modifier ou supprimer une relation.

Les procédures suivantes vont de pair et expliquent comment créer une relation, puis activer les mises à jour en cascade pour cette relation.

Créer la relation

  1. Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Relations.

  2. Sous l’onglet Création, dans le groupe Relations, cliquez sur Ajouter des tables(Afficher la table dans Access 2013 ).

  3. Sélectionnez l’onglet Tables, sélectionnez les tables à modifier, cliquez sur Ajouter,puis sur Fermer.

    Vous pouvez appuyer sur Latx pour sélectionner plusieurs tables, ou ajouter chaque table individuellement. Sélectionnez uniquement les tables des côtés « un » et « plusieurs » de la relation.

  4. Dans la fenêtre Relations, faites glisser la clé primaire de la table du côté « un » de la relation et déposez-la sur le champ Clé étrangère de la table du côté « plusieurs » de la relation.

    La boîte de dialogue Modifier des relations apparaît. La figure suivante illustre la boîte de dialogue :

    Boîte de dialogue Modifier les relations avec une relation existante

  5. Cochez la case Appliquer l’intégrité referentielle, puis cliquez sur Créer.

Activer les mises à jour en cascade dans les clés primaires

  1. Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Relations.

  2. La fenêtre Relations apparaît et affiche les jointeurs (représentés par des lignes de connexion) entre les tables dans la base de données. La figure suivante illustre une relation classique :

  3. Cliquez avec le bouton droit sur la ligne de jointage entre les tables parent et enfant, puis cliquez sur Modifier la relation.

    Relation entre deux tables

    La boîte de dialogue Modifier des relations apparaît. La figure suivante illustre la boîte de dialogue :

    Boîte de dialogue Modifier les relations

  4. Sélectionnez Mettre à jour encascade les champs connexes, vérifiez que la case à cocher Appliquer l’intégrité referentielle est sélectionnée, puis cliquez sur OK.

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Pourquoi les numéros d’ID semblent parfois ignorer un nombre

Lorsque vous créez un champ dont le type de données est Numéro Automatique, Access génère automatiquement une valeur pour ce champ dans chaque nouvel enregistrement. La valeur est incrémentée par défaut, de sorte que chaque nouvel enregistrement reçoit le numéro séquentiel disponible suivant. L’objectif du type de données Numéro Automatique est de fournir une valeur appropriée à une clé primaire. Pour plus d’informations, voir Ajouter, définir, modifier ou supprimer la clé primaire.

Lorsque vous supprimez une ligne d’une table qui contient un champ dont le type de données est Numéro Automatique, la valeur du champ Numéro Automatique pour cette ligne n’est pas toujours réutilisée automatiquement. C’est pourquoi, le nombre généré par Access peut ne pas être le nombre que vous attendiez, et des intervalles peuvent apparaître dans la séquence des numéros d’ID . Vous ne devez vous baser que sur l’unicité des valeurs d’un champ de numéro Automatique, et non sur leur séquence.

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Mise à jour des données en bloc à l’aide de requêtes

Les requêtes Ajout, Mise à jour et Suppression sont de puissants moyens d’ajouter, de modifier ou de supprimer des enregistrements en bloc. Par ailleurs, les mises à jour en bloc sont plus faciles et plus efficaces lorsque vous utilisez les principes de conception de base de données. L’utilisation d’une requête AddEnd, Update ou Delete peut vous faire gagner du temps, car vous pouvez également réutiliser la requête.

Important    Avant d’utiliser ces requêtes, vous devez récupérer vos données. Disposer d’une sauvegarde peut vous aider à résoudre rapidement toutes les erreurs que vous risquez de faire par inadvertance.

Ajouter des requêtes    Celui-ci est utilisé pour ajouter plusieurs enregistrements à une ou plusieurs tables. Une des utilisations les plus fréquentes d’une requête Ajout est l’ajout d’un groupe d’enregistrements d’une ou plusieurs tables d’une base de données source à une ou plusieurs tables d’une base de données de destination. Par exemple, supposons que vous acquérir de nouveaux clients et une base de données contenant une table d’informations sur ces clients. Pour éviter d’entrer ces nouvelles données manuellement, vous pouvez les apposer à la ou les tables appropriées dans votre base de données. Pour plus d’informations, voir Ajouter des enregistrements à une table à l’aide d’une requête Ajout.

Requêtes Mise à jour    Ceux-ci sont utilisés pour ajouter, modifier ou supprimer une partie (mais pas la plupart) de nombreux enregistrements existants. Les requêtes Mise à jour peuvent être considérées comme une forme plus puissante de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Vous entrez un critère de sélection (équivalent approximativement d’une chaîne de recherche) et un critère de mise à jour (équivalent approximativement d’une chaîne de remplacement). Contrairement à la boîte de dialogue, les requêtes Mise à jour peuvent accepter plusieurs critères, vous permettre de mettre à jour un grand nombre d’enregistrements en une fois et vous permettre de modifier des enregistrements dans plusieurs tables. Pour plus d’informations, voir Créer et exécuter une requête Mise à jour.

Supprimer des requêtes    Si vous souhaitez supprimer rapidement un grand nombre de données ou supprimer régulièrement un ensemble de données, une suppression est utile, car les requêtes vous permet de spécifier des critères pour rechercher et supprimer rapidement les données. Pour plus d’informations, voir Méthodes pour ajouter, modifier et supprimer des enregistrements.

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