Convertir un classeur Excel en modèle de formulaire InfoPath

Certaines organisations utilisent des classeurs Microsoft Office Excel comme formulaires pour collecter des données. Ces classeurs contiennent généralement des cellules vides permettant aux utilisateurs de saisir des données. Vous pouvez convertir un classeur en modèle de formulaire Microsoft Office InfoPath à l’aide de l’Assistant Importation dans InfoPath. En convertissant un classeur en modèle de formulaire, vos utilisateurs peuvent bénéficier de fonctionnalités d’InfoPath telles que la validation du schéma, les contrôles dynamiques tels que la répétition de sections et la logique métier telle que la validation des données. En outre, vous pouvez rendre votre modèle de formulaire accessible à un public plus large en créant un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs. Pour créer un modèle de formulaire compatible avec un navigateur, vous devez publier un modèle de formulaire compatible avec un navigateur sur un serveur exécutant InfoPath Forms Services. Les formulaires basés sur des modèles de formulaires compatibles avec les navigateurs peuvent être remplis à l’aide d’un navigateur Web.

Lorsque vous convertissez un classeur Excel en modèle de formulaire InfoPath à l’aide du paramètre par défaut de l’Assistant Importation, le modèle de formulaire obtenu contient la disposition du classeur Excel. En outre, les cellules du classeur Excel qui remplissent certaines conditions sont automatiquement converties en contrôles de zone de texte dans lesquels les utilisateurs peuvent entrer des données. Par exemple, si une cellule est mise en forme de manière à afficher une bordure sur tous les côtés, cette cellule est convertie en contrôle de zone de texte dans le modèle de formulaire obtenu. Si vous décidez de ne pas utiliser le paramètre par défaut dans l’Assistant Importation, vous pouvez choisir d’inclure uniquement la disposition lorsque vous importez le classeur Excel ou de convertir uniquement certains types de cellules en contrôles.

Cet article explique le concept de base et la procédure de conversion d’un classeur Excel en modèle de formulaire InfoPath, y compris les fonctionnalités et paramètres qui ne sont pas pris en charge dans le processus de conversion.

Contenu de cet article

• À propos de la conversion d’un classeur Excel en modèle de formulaire InfoPath
• Fonctionnalités et paramètres qui ne sont pas entièrement pris en charge lors de la conversion
• Convertir un classeur Excel en modèle de formulaire InfoPath

À propos de la conversion d’un classeur Excel en modèle de formulaire InfoPath

Lorsque vous convertissez un classeur Excel en modèle de formulaire InfoPath, le classeur est utilisé comme plan pour créer un modèle de formulaire. La structure du tableau du classeur est recréée sous la forme d’un tableau de disposition dans le modèle de formulaire. Si vous choisissez d’inclure les cellules utilisées pour collecter les données lorsque vous convertissez le classeur, des contrôles de zone de texte sont ajoutés au modèle de formulaire dans les cellules du tableau de disposition qui correspondent à l’emplacement des champs du classeur. La taille et la position des cellules prises en charge, les bordures et l’ombrage des cellules, et si les cellules sont fusionnées ou fractionnées sont conservés dans le modèle de formulaire obtenu.

Si votre classeur contient plusieurs feuilles de calcul, les données et la mise en forme de la première feuille de calcul sont ajoutées à l’affichage par défaut dans le nouveau modèle de formulaire, et les feuilles de calcul supplémentaires sont converties dans les affichages correspondants dans le modèle de formulaire. Les titres de chaque affichage supplémentaire correspondent aux titres des feuilles de calcul.

Pour mieux comprendre la relation entre un classeur que vous convertissez à l’aide de l’Assistant Importation InfoPath et le modèle de formulaire obtenu, imaginez que vous êtes un agent d’assurance avec un classeur nommé Claims.xls qui contient deux feuilles de calcul. La première feuille de calcul s’intitule Accueil et la seconde s’intitule Automobile. Parmi les colonnes de chaque feuille de calcul, il y en a certaines avec les en-têtes Type, Description, Montant du prêt et Prix d’achat. Les colonnes Montant du prêt et Prix d’achat de chaque feuille de calcul sont mises en forme pour utiliser un type de données Devise. Tous les en-têtes de colonne sont mis en forme sous forme de texte bleu gras. La feuille de calcul Accueil contient une formule permettant de calculer un échéancier d’amortissement. Une cellule unique, avec une mise en forme de bordure appliquée sur tous les côtés, est utilisée pour entrer le nom d’un client.

Si vous utilisez l’Assistant Importation pour convertir Claims.xls en modèle de formulaire, vous créez un modèle de formulaire appelé Claims.xsn.

Ce nouveau modèle de formulaire contient deux affichages. L’affichage par défaut, appelé Accueil (par défaut), contient la disposition et la mise en forme de la feuille de calcul Accueil. Le deuxième affichage, appelé Automobile, contient la disposition et la mise en forme de la feuille de calcul Automobile. Chaque affichage comporte un tableau avec les en-têtes de colonne Type, Description, Montant du prêt et Prix d’achat, mis en forme avec du texte bleu gras, comme dans le classeur d’origine. Toutefois, en fonction des paramètres que vous choisissez dans l’Assistant Importation, certaines fonctionnalités peuvent différer dans le modèle de formulaire obtenu :

• Si vous utilisez l’Assistant Importation pour convertir Claims.xls en modèle de formulaire en conservant uniquement la disposition Le modèle de formulaire obtenu contient un tableau de disposition qui correspond au tableau du classeur Excel. Le modèle de formulaire ne contient aucun contrôle de zone de texte.

• Si vous utilisez l’Assistant Importation pour importer Claims.xls en conservant la disposition et en convertissant les cellules en contrôles Le modèle de formulaire obtenu contient une répétition de tableau. Les cellules qui remplissent certaines conditions, telles que la cellule avec une mise en forme de bordure appliquée sur tous les côtés et les cellules qui contiennent ou font référence à une formule de calcul d’un échéancier d’amortissement, sont converties en contrôles de zone de texte.

  Remarque

  Bien que les cellules contenant ou faisant référence à des formules soient converties en contrôles de zone de texte, les formules ne sont pas conservées dans le modèle de formulaire obtenu. Vous devez recréer la fonctionnalité fournie par la formule à l’aide des fonctions appropriées dans InfoPath.

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Fonctionnalités et paramètres qui ne sont pas entièrement pris en charge lors de la conversion

Certains paramètres et certaines mises en forme dans les classeurs Excel ne sont pas pris en charge par InfoPath. Lorsque vous convertissez un classeur qui contient ces paramètres, le modèle de formulaire InfoPath obtenu ne contient pas ces fonctionnalités ou paramètres. Par exemple, si votre classeur possède un en-tête contenant une image, l’image ne sera pas conservée dans le modèle de formulaire InfoPath obtenu, car InfoPath ne prend pas en charge les images dans les en-têtes et les pieds de page.

Voici une liste de fonctionnalités et de paramètres qui ne sont pas conservés lorsque vous convertissez un classeur Excel en modèle de formulaire InfoPath :

• Cellules avec mise en forme « Réduire pour s’ajuster »
• Images d’arrière-plan d’une cellule
• Motifs d’arrière-plan de cellule
• Dégradés de cellules
• Mise en forme conditionnelle
• Validation de données
• Formules
• Macros
• Paramètres d’impression (y compris le redimensionnement du papier A4, le noir et blanc, le centré sur la page, le numéro de première page, l’ordre des pages, les images, le quadrillage d’impression, la qualité d’impression, les en-têtes de ligne et de colonne, les lignes et colonnes sur chaque page, la mise à l’échelle et la définition de la zone d’impression)
• Alignement vertical du texte
• Lignes plus étroites que la hauteur de police par défaut de 10pt
• WordArt

La liste suivante décrit les fonctionnalités et paramètres partiellement pris en charge lors de la conversion d’un classeur Excel en modèle de formulaire InfoPath :

Cellules avec mise en forme des données Les styles ou couleurs appliqués aux cellules avec une mise en forme des données ne sont pas convertis. Par exemple, si une cellule est mise en forme pour afficher des nombres négatifs sous forme de texte rouge, la valeur numérique est convertie, mais pas la mise en forme du texte rouge.

Liens hypertexte qui font référence à des protocoles non pris en charge Tous les liens hypertexte sont convertis, mais s’ils utilisent un protocole autre que http :, https :, ftp : ou mailto :, le lien hypertexte ne fonctionne pas lorsqu’un utilisateur clique sur le lien.

Alignement et mise en forme des en-têtes et pieds de page Un en-tête ou pied de page d’un classeur Excel peut contenir une section de gauche, une section centrale et une section de droite. Elles sont concaténées lors de l’importation dans InfoPath. Par exemple, un classeur dont l’en-tête gauche contient le nom « Wendy Wheeler », un en-tête central contenant le titre « Rapport d’état » et un en-tête droit contenant la date « 13 octobre 2007 » serait converti en un modèle de formulaire InfoPath contenant un seul en-tête avec le texte suivant : « Wendy WheelerRapport d’état13 octobre 2007 ». Si une seule section de l’en-tête ou du pied de page du classeur contient du texte, le texte obtenu dans le modèle de formulaire est aligné en conséquence. Par exemple, si seule la section droite de l’en-tête contient du texte dans le classeur, le texte correspondant dans le modèle de formulaire sera aligné à droite. Sinon, tout le texte de l’en-tête ou du pied de page est aligné à gauche lors de l’importation. Le paramètre de police appliqué à la première section d’en-tête ou de pied de page du classeur est appliqué à l’ensemble de l’en-tête ou du pied de page dans le modèle de formulaire InfoPath obtenu.

Conversion de police Bien qu’InfoPath importe les polices à partir d’un classeur lors de la création d’un modèle de formulaire, si elles ne sont pas disponibles sur l’ordinateur sur lequel vous effectuez l’importation, d’autres polices sont automatiquement sélectionnées pour le modèle de formulaire.

Cellules fusionnées implicitement Dans Excel, si vous tapez plus de texte que ne peut tenir dans la cellule active, le texte apparaîtra au-dessus des cellules suivantes comme si elles avaient été fusionnées. InfoPath ne prend pas en charge cette fonctionnalité. Si une cellule convertie contient plus de texte que la largeur d’une cellule ne peut en accueillir, le texte est renvoyé à la ligne suivante dans InfoPath. Pour éviter cela, avant d’importer votre classeur, sélectionnez la cellule et autant de cellules suivantes que nécessaire pour contenir le texte, puis fusionnez les cellules afin que le texte tienne dans la cellule fusionnée.

Rapports de tableau croisé dynamique Les rapports de tableau croisé dynamique sont convertis en tableaux de disposition.

Tableaux très volumineux InfoPath prend en charge des tables comportant jusqu’à 63 colonnes et 999 lignes. Si un classeur Excel dépasse ces limites, seules les 63 premières colonnes et les 999 premières lignes sont converties.

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Convertir un classeur Excel en modèle de formulaire InfoPath

1. Dans le menu Fichier , cliquez sur Importer le formulaire.

2. Dans la boîte de dialogue de l’Assistant Importation , cliquez sur Importateur InfoPath pour classeurs Excel, puis sur Suivant.

3. Cliquez sur Parcourir.

4. Recherchez et cliquez sur le classeur Excel à convertir, puis cliquez sur Ouvrir.

5. Pour modifier le comportement d’importation par défaut, cliquez sur Options, puis sélectionnez les options souhaitées.

6. Cliquez sur Terminer.

   Remarque

   Selon la disposition et la complexité de votre classeur Excel, certains éléments ou contrôles de disposition peuvent ne pas apparaître comme prévu dans le modèle de formulaire InfoPath obtenu. Par conséquent, vous devrez peut-être apporter des ajustements à votre nouveau modèle de formulaire après sa conversion.

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