Créer et partager un tableau de bord avec Excel et des groupes Microsoft

Obtenir vos données

1. Vous pouvez copier et coller des données directement dans Excel, ou vous pouvez configurer une requête à partir d’une source de données. Pour cette rubrique, nous avons utilisé la requête Sales Analysis à partir du modèle Northwind Traders pour Microsoft Access. Si vous souhaitez l’utiliser, vous pouvez ouvrir Access et accéder à Fichier > Nouveau > Rechercher « Northwind » et créer la base de données modèle. Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez accéder à l’une des requêtes incluses dans le modèle. Nous avons déjà placé ces données dans le classeur Excel pour vous, il n’est donc pas nécessaire de vous inquiéter si vous n’avez pas Access.

2. Vérifiez que vos données sont correctement structurées, sans lignes ou colonnes manquantes. Chaque ligne doit représenter un enregistrement ou un élément individuel. Pour obtenir de l’aide sur la configuration d’une requête ou si vos données doivent être manipulées, voir Obtenir & Transformer dans Excel.

   

3. Si ce n’est déjà fait, mettez vos données en forme sous forme de tableau Excel. Lorsque vous importez à partir d’Access, les données sont automatiquement importées dans une table.

Créer un tableau croisé dynamique

1. Sélectionnez une cellule de votre plage de données, puis accédez à Insérer > tableau croisé dynamique > Nouvelle feuille de calcul. Pour plus d’informations , consultez Créer un tableau croisé dynamique pour analyser les données de feuille de calcul .

2. Ajoutez les champs de tableau croisé dynamique souhaités, puis mettez en forme comme vous le souhaitez. Ce tableau croisé dynamique sera la base pour d’autres. Vous devez donc passer un certain temps à apporter les ajustements nécessaires au style, à la disposition du rapport et à la mise en forme générale maintenant afin de ne pas avoir à le faire plusieurs fois. Pour plus d’informations, consultez : Concevoir la disposition et le format d’un tableau croisé dynamique.

   Dans ce cas, nous avons créé un résumé de niveau supérieur des ventes par catégorie de produit et trié par le champ Ventes dans l’ordre décroissant.

   

   Pour plus d’informations , consultez Trier des données dans un tableau croisé dynamique ou un graphique croisé dynamique .

3. Une fois que vous avez créé votre master tableau croisé dynamique, sélectionnez-le, puis copiez-collez-le autant de fois que nécessaire pour vider des zones dans la feuille de calcul. Pour notre exemple, ces tableaux croisés dynamiques peuvent modifier des lignes, mais pas des colonnes. Nous les avons donc placées sur la même ligne avec une colonne vide entre chacune d’elles. Toutefois, vous pouvez constater que vous devez placer vos tableaux croisés dynamiques les uns sous les autres s’ils peuvent développer des colonnes.

   Important : Les tableaux croisés dynamiques ne pouvant pas se chevaucher, assurez-vous que votre conception laissera suffisamment d’espace entre eux pour leur permettre de se développer et de se contracter à mesure que les valeurs sont filtrées, ajoutées ou supprimées.

   À ce stade, vous pouvez donner des noms explicites à vos tableaux croisés dynamiques, afin de savoir ce qu’ils font. Sinon, Excel les nommera Tableau croisé dynamique1, Tableau croisé dynamique2, etc. Vous pouvez sélectionner chacune d’elles, puis accéder à Outils de tableau croisé dynamique > Analyser > entrer un nouveau nom dans la zone Nom du tableau croisé dynamique . Cela sera important lorsqu’il sera temps de connecter vos tableaux croisés dynamiques à des segments et des contrôles de chronologie.

   

Créer un graphique croisé dynamique

1. Cliquez n’importe où dans le premier tableau croisé dynamique et accédez à Outils de tableau croisé dynamique > Analyser > graphique croisé dynamique > sélectionner un type de graphique. Nous avons choisi un graphique combiné avec Sales sous forme d’histogramme groupé et % total sous forme de graphique en courbes tracé sur l’axe secondaire.

   

2. Sélectionnez le graphique, puis dimensionner et mettre en forme comme vous le souhaitez dans l’onglet Outils de graphique croisé dynamique . Pour plus d’informations, consultez notre série sur la mise en forme des graphiques.

3. Répétez cette opération pour chacun des tableaux croisés dynamiques restants.

4. C’est également le moment de renommer vos graphiques croisés dynamiques. Accédez à Outils de graphique croisé dynamique > Analyser > entrez un nouveau nom dans la zone Nom du graphique .

Ajouter des segments et une chronologie

Les segments et les chronologies vous permettent de filtrer rapidement vos tableaux croisés dynamiques et graphiques croisés dynamiques, afin de voir uniquement les informations pertinentes pour vous.

1. Sélectionnez un tableau croisé dynamique et accédez à Outils de tableau croisé dynamique > Analyser > Filtrer > Insérer un segment, puis case activée chaque élément que vous souhaitez utiliser pour un segment. Pour ce tableau de bord, nous avons sélectionné Catégorie, Nom du produit, Employé et Nom du client. Lorsque vous cliquez sur OK, les segments sont ajoutés au milieu de l’écran, empilés les uns sur les autres, de sorte que vous devez les organiser et les redimensionner si nécessaire.

   

2. Options du segment : si vous cliquez sur un segment, vous pouvez accéder à Outils de segment > Options et sélectionner différentes options, telles que Style et le nombre de colonnes affichées. Vous pouvez aligner plusieurs segments en les sélectionnant avec Ctrl+Clic gauche, puis utiliser les outils Aligner sous l’onglet Outils de segment.

3. Connexions de segment : les segments ne sont connectés qu’au tableau croisé dynamique que vous avez utilisé pour les créer. Vous devez donc sélectionner chaque segment, puis accéder à Outils de segment > Options > connexions aux rapports et case activée les tableaux croisés dynamiques auxquels vous souhaitez vous connecter. Les segments et les chronologies peuvent contrôler les tableaux croisés dynamiques sur n’importe quelle feuille de calcul, même si la feuille de calcul est masquée.

   

4. Ajouter une chronologie : sélectionnez un tableau croisé dynamique et accédez à Outils de tableau croisé dynamique > Analyser > Filtrer > Insérer une chronologie, puis case activée chaque élément que vous souhaitez utiliser. Pour ce tableau de bord, nous avons sélectionné Date de commande.

5. Options de chronologie : cliquez sur la chronologie, accédez à Outils de chronologie > Options et sélectionnez des options telles que Style, En-tête et Légende. Sélectionnez l’option Connexions aux rapports pour lier les chronologie aux tableaux croisés dynamiques de votre choix.

En savoir plus sur les segments et les contrôles de chronologie .

Étapes suivantes

Votre tableau de bord est maintenant complet sur le plan fonctionnel, mais vous devez probablement le réorganiser comme vous le souhaitez et effectuer les derniers ajustements. Par instance, vous pouvez ajouter un titre de rapport ou un arrière-plan. Pour notre tableau de bord, nous avons ajouté des formes autour des tableaux croisés dynamiques et désactivé les titres et le quadrillage à partir de l’onglet Affichage.

Veillez à tester chacun de vos segments et chronologies pour vous assurer que vos tableaux croisés dynamiques et graphiques croisés dynamiques se comportent correctement. Vous pouvez rencontrer des situations où certaines sélections provoquent des problèmes si un tableau croisé dynamique souhaite ajuster et chevaucher un autre, ce qu’il ne peut pas faire et affiche un message d’erreur. Ces problèmes doivent être corrigés avant de distribuer votre tableau de bord.

Une fois que vous avez terminé de configurer votre tableau de bord, vous pouvez cliquer sur l’onglet « Partager un tableau de bord » en haut de cette rubrique pour savoir comment le distribuer.