Microsoft Access vous offre plusieurs options pour créer des étiquettes contenant des données stockées dans vos tables Access. Le plus simple consiste à utiliser l’Assistant Étiquette d’Access pour créer et imprimer un état qui est formaté pour s’adapter à vos étiquettes. Les étiquettes peuvent contenir des données stockées dans des tables Access ou des données importées ou liées à partir d’autres sources telles que des feuilles de calcul Microsoft Excel ou des listes de contacts Microsoft Outlook. Vous pouvez créer les étiquettes en tant qu’état dans Access, ou « fusionner » les données avec un document Microsoft Word, puis imprimer les étiquettes à partir de Word. Cet article décrit les étapes à suivre.
Que voulez-vous faire ?
Utiliser Access pour créer et imprimer des étiquettes
Dans Access, vous créez des étiquettes sous la forme d’un état formaté avec une petite taille de page qui s’adapte à l’étiquette souhaitée. Les étiquettes sont le plus courantes à des fins de publipostage, mais toutes les données Access peuvent être imprimées dans un format d’étiquette à diverses fins. Dans le cas d’étiquettes de publipostage, l’état obtient les données d’adresse des tables ou requêtes contenant les adresses. L’impression de l’état fournit une étiquette unique pour chaque adresse de la source d’enregistrement sous-jacente.
Pour plus d’informations sur la liaison ou l’importation de données à partir d’autres sources (telles que Microsoft Excel ou Microsoft Outlook) à utiliser dans vos étiquettes, voir l’article Introduction à l’importation et l’exportation de données.
L’Assistant Étiquette vous pose une série de questions sur vos étiquettes et les données que vous voulez y afficher. L’Assistant crée l’état, que vous pouvez ensuite personnaliser, si nécessaire.
Créer des étiquettes à l’aide de l’Assistant Étiquette dans Access
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Dans le volet de navigation, sélectionnez l’objet qui contient les données à afficher sur vos étiquettes. Il s’agit généralement d’une table, d’une table liée ou d’une requête, mais vous pouvez également sélectionner un formulaire ou un état.
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Sous l’onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur Étiquettes.
Access démarre l’Assistant Étiquette.
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Si vous connaissez le fabricant et le numéro de produit des étiquettes :
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Sélectionnez le fabricant dans la zone Filtrer par fabricant.
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Sélectionnez votre étiquette dans la zone Quelle taille d’étiquette souhaitez-vous ?
Dans le cas contraire, essayez de rechercher un produit dont les valeurs, dans Dimensions et Nombre, correspondent à vos étiquettes.
Si vous ne trouvez pas d’étiquette similaire :
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Cliquez sur Personnaliser, puis sur Nouveau.
La boîte de dialogue Nouvelle étiquette s’affiche.
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Mesurez vos étiquettes et entrez les mesures dans les zones appropriées de la boîte de dialogue Nouvelle étiquette.
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Entrez un nom pour les étiquettes personnalisées dans la zone de texte Nom d’étiquette, choisissez le type d’étiquette et l’orientation de votre choix, puis cliquez sur OK.
Si vous avez déjà créé une étiquette personnalisée et que vous souhaitez la sélectionner :
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Cliquez sur Afficher les tailles d’étiquettepersonnalisées, puis sur l’étiquette personnalisée de votre souhaitez.
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Sélectionnez Alimentation en feuille ou Continu sous Type d’étiquette, puis cliquez sur Suivant.
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Sélectionnez le nom, la taille, l’poids et la couleur de texte de la police que vous souhaitez sur votre étiquette, puis cliquez sur Suivant.
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Dans la page De votre choix sur la page d’étiquettes de publipostage de l’Assistant, sélectionnez les champs de votre choix sur vos étiquettes dans la liste Champs disponibles, puis double-cliquez dessus pour les ajouter à la zone d’étiquette Prototype.
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Pour ajouter de l’espace entre les champs dans la zone d’étiquette Prototype, appuyez sur Espace.
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Pour créer une ligne, appuyez sur Entrée.
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Pour vous déplacer entre les champs et les lignes, utilisez les touches de direction.
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Pour supprimer un champ de la zone, appuyez sur Retour arrière.
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Pour ajouter un autre texte ou un signe de ponctuation (par exemple, une virgule après le nom de la ville), cliquez pour placer le curseur à l’endroit où vous voulez que le texte apparaisse, puis commencez à taper. Ce texte sera identique sur chaque étiquette.
Remarque : Vous pouvez seulement ajouter des champs des types de données suivants à l’aide de l’Assistant Étiquette : Texte court (Texte), Texte long (Mémo), Nombre, Date/Heure, Devise, Oui/Non ou Pièce jointe. Pour ajouter des champs d’autres types de données, ouvrez l’état étiquette en mode Création après avoir terminé l’Assistant Étiquette, puis utilisez le volet Liste des champs pour ajouter les champs. Pour ouvrir le volet Liste des champs alors que l’état est ouvert en mode Création, appuyez sur Alt+F8.
Lorsque les champs sont organisés sur votre étiquette comme vous le souhaitez, cliquez sur Suivant.
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Sur la page suivante, vous pouvez choisir les champs sur lesquels trier vos étiquettes. Par exemple, vous pouvez trier par code postal pour un publipostage de grande taille. Choisissez les champs à trier dans la liste Champs disponibles, puis double-cliquez dessus pour les ajouter à la zone Trier par. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.
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Sur la dernière page, entrez un nom pour vos étiquettes, puis cliquez sur Terminer.
Si vous avez choisi Voir les étiquettes telles qu’elles seront imprimées sur la dernière page de l’Assistant Étiquette, Access affiche les étiquettes en mode Aperçu avant impression. Vous pouvez cliquer sur l’étiquette pour effectuer un zoom avant et arrière, ou utiliser le contrôle de zoom dans la barre d’état.
Si vous avez choisi Modifier la conception d’étiquette sur la dernière page de l’Assistant Étiquette, Access affiche l’état Étiquette en mode Création.
Remarque : L’aperçu avant impression est le seul mode d’affichage dans lequel vous pouvez afficher les colonnes telles que vous les avez disposés. Si vous affichez l’état en affichage État ou Page, Access affiche toutes les données dans une seule colonne.
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Personnaliser l’apparence de l’étiquette
Si l’apparence des étiquettes qui en résulte n’est pas la bonne, vous pouvez personnaliser la disposition en ouvrant l’état en mode Création et en a apporter les modifications nécessaires. Lorsque vous travaillez avec des étiquettes, il est généralement plus facile d’utiliser le mode Création dans lequel vous contrôlez la disposition de façon plus précise. Pour afficher les résultats des modifications que vous a apportées en mode Création, basculez en mode Aperçu avant impression.
Si Access affiche un message sur le fait que l’espace horizontal n’est pas suffisant pour afficher les données
Ce message, lorsqu’il apparaît, est un effet secondaire des mesures de certaines étiquettes. En règle générale, cela se produit lorsque les étiquettes se rapprochent très près des bords droit et gauche de la feuille d’étiquettes. Cela peut entraîner la spécification par l’Assistant de certaines mesures en dehors de la plage d’impression normale, ce qui entraîne l’apparition du message lorsque vous prévisualiser ou imprimer les étiquettes.
Si l’alignement du texte sur les étiquettes vous satisfait et que vous n’avez pas de page vierge sur une autre, vous pouvez quitter la conception de l’état telle qu’elle est, puis cliquer sur OK dans le message chaque fois qu’il apparaît. Sinon, vous pouvez essayer d’ajuster certaines options de mise en page comme décrit dans la section suivante.
Si vos données ne s’alignent pas correctement avec les étiquettes
Dans de nombreux cas, vous pouvez résoudre des problèmes mineurs liés à la mise en page de votre étiquette en ajustant le mode Création. Vous pouvez déplacer les contrôles et ajuster la taille d’étiquette en modifiant la largeur ou la hauteur de la section Détail.
Pour basculer en mode Création, cliquez avec le bouton droit sur l’état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création dans le menu raccourci.
Si vous devez modifier les marges ou l’espacement entre les étiquettes, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Mise en page en mode Création :
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Sous l’onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page, cliquez sur Colonnes.
La boîte de dialogue Mise en page s’affiche avec l’onglet Colonnes sélectionné.
Vous pouvez modifier les paramètres suivants dans les trois sections de la boîte de dialogue Mise en page :
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Section |
Option |
Description |
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Paramètres de la grille |
Nombre de colonnes |
Cette valeur doit être égale au nombre d’étiquettes sur la page. |
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Espacement des lignes |
Entrez une nouvelle valeur pour augmenter ou diminuer l’espace vertical entre les lignes d’étiquettes. |
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Espacement des colonnes |
Entrez une nouvelle valeur pour augmenter ou diminuer l’espace horizontal entre les colonnes d’étiquettes. |
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Taille des colonnes |
Width |
Gardez à l’esprit les paramètres de marge et l’espacement des colonnes lors de la définition de cette valeur. Vous pouvez vérifier et ajuster les marges en cliquant sur Options d’impression dans la boîte de dialogue Mise en page. |
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Hauteur |
Ajustez la hauteur de chaque étiquette selon vos besoins. |
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Comme section Détail |
Permet de donner la largeur et la hauteur aux colonnes et à la hauteur de la section Détails en mode Création. |
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Format des colonnes |
Vers le bas, puis à travers |
Lorsque cette sélection est sélectionnée, vos données d’étiquette impriment la première colonne vers le bas, la deuxième, et ainsi de suite. |
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En travers, puis vers le bas |
Une fois sélectionnées, vos données d’étiquette s’impriment sur la première ligne, sur la deuxième ligne, etc. |
Remarque : Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue Mise en page dans l’aperçu avant impression en cliquant sur Colonnes sous l’onglet Aperçu avant impression. Lorsque vous cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue, vos modifications sont immédiatement reflétées dans Aperçu avant impression.
Imprimer les étiquettes
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Ouvrez l’état dans n’importe quel affichage (ou sélectionnez-le dans le volet de navigation).
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Sous l’onglet Fichier, cliquez surImprimer, puis sur Imprimer.
Access affiche la boîte de dialogue Imprimer.
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Entrez vos choix pour les options telles que l’imprimante, l’étendue d’impression et le nombre de copies.
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Cliquez sur OK.
Imprimer des données Access à l’aide de l’Assistant Fusion et publipostage dans Microsoft Word
Si vos adresses sont stockées dans Access, mais que vous voulez les exporter vers Word afin de pouvoir utiliser ses fonctionnalités de publipostage pour mettre en forme et imprimer vos étiquettes, vous pouvez utiliser l’Assistant Fusion et publipostage dans Word.
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Dans le volet de navigation, sélectionnez la table ou la requête qui contient les données à imprimer.
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Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur Word Fusionner.
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Dans la boîte de dialogue Assistant Fusion et publipostage de Microsoft Word, si vous avez déjà créé un document et que vous voulez lier vos données à celui-ci, cliquez sur Lier vos données à un document Microsoft Word existant. Sinon, cliquez sur Créer un document, puis lier les données à celui-ci.
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Cliquez sur OK.
Si vous choisissez Lier vos données àun document Microsoft Word existant, la boîte de dialogue Sélectionner un document Microsoft Word s’ouvre. Sélectionnez le document de votre choix, puis cliquez sur Ouvrir. Le document sera ouvert dans Word.
Si vous choisissez de créer un document, Word s’ouvre avec un document vierge.
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Dans Word, suivez les instructions du volet Tâches de fusion et publipostage. Lorsque vous arrivez à l’étape 3 du processus de fusion et publipostage de Word (Sélection desdestinataires),la source de données que vous avez choisie à l’étape 1 de cette procédure est déjà sélectionnée.
Pour plus d’informations sur l’Assistant Fusion et publipostage de Word, voir l’aide de Word.
Remarque : Vous pouvez utiliser Word pour imprimer vos adresses, quel que soit l’endroit où elles sont stockées. À partir de Word, vous pouvez vous connecter à des listes d’adresses stockées dans un large éventail de programmes, tels qu’Excel, Outlook et Access. Si vous n’avez pas de liste d’adresses, vous pouvez en créer une dans Word, puis imprimer des étiquettes. Pour plus d’informations, voir l’aide de Word.
