Créer des codes WBS dans le bureau Project

Créer des codes WBS dans le bureau Project

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En résumé, les codes WBS (Work Breakdown Structure) sont des nombres que vous pouvez plan appliquer à des tâches et modifier pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Project fournit automatiquement des numéros de plan de base pour chaque tâche, mais vous pouvez appliquer votre propre modèle de plan personnalisé au projet à tout moment.

Que voulez-vous faire ?

Créer des codes WBS personnalisés

  1. Cliquez surAffichage, puis sélectionnez un affichage sous la feuille, tel que le feuille de tâches ou le feuille de ressources.

  2. Cliquez sur Project. Dans le groupe Propriétés, cliquez sur WBS, puis sur Définir le code.

    Image de l’option Définir le code du bouton WBS.

  3. Vous pouvez créer un code spécifique du projet dans la zone Préfixe du code de projet. Vous pouvez utiliser des chiffres, des majuscules et des minuscules, ainsi que des symboles.

Image de la boîte de dialogue Définition du code WBS

  1. Pour définir le code pour les tâches de premier niveau, dans la première ligne de la colonne Séquence, sélectionnez un type de caractère dans la liste de liste bas. Vous pouvez choisir parmi des nombres, des lettres majuscules ou minuscules, ou un mélange de chiffres, de lettres et d’autres symboles.

  2. Dans la colonne Longueur, définissez le nombre de caractères pour chaque niveau de la chaîne de code. Cliquez sur N’importe quel caractère pour autoriser un nombre quelconque de caractères pour ce niveau.

  3. Dans la colonne Séparateur, sélectionnez un caractère pour séparer le code d’un niveau du code du niveau suivant.

    Le séparateur par défaut est un point. Vous pouvez choisir d’autres personnes ou de ne pas avoir de caractère séparateur du tout.

    Remarque : Le caractère séparateur ne peut pas être utilisé dans un code.

  4. Définissez une chaîne de code pour chaque niveau de tâches en retrait dans votre plan.

    Pour spécifier des codes individuels pour chaque niveau, cliquez sur la ligne suivante et complétez les colonnes Séquence,Longueuret Séparateur.

  5. Si vous ne voulez pas que Project attribue automatiquement un code WBS chaque fois que vous entrez une nouvelle tâche, décochez la case Générer un code WBS pour la nouvelle tâche.

  6. Pour autoriser l’utilisation du même code WBS pour plusieurs tâches, décochez la case Vérifier l’unicité des nouveaux codes WBS.

Codes WBS de renumber

Lorsque vous déplacez ou supprimez des tâches, Project ne renombre pas automatiquement les codes WBS au cas où vous les utiliseriez dans des documents ou d’autres systèmes qui ne sont pas liés à votre fichier Project. Cela signifie que les codes des tâches restantes sont probablement incorrects. Voici comment renombrer les codes WBS pour toutes les tâches ou tâches sélectionnées :

  1. Cliquez surAffichage, puis sélectionnez un affichage sous la feuille (tel que le feuille de tâches) contenant les tâches à renombrer.

  2. Sélectionnez les tâches à renombrer. La première tâche que vous choisissez n’est pas renombreée.

    Pour renumber les codes WBS pour toutes les tâches, ne sélectionnez aucune tâche.

  3. Cliquez sur Project. Dans le groupe Propriétés, cliquez sur WBS, puis sur Renumber.

    Image de l’onglet Projet, du bouton WBS et de la commande Renuméroter du menu déroulant.

  4. Cliquez sur Tâches sélectionnées pour renombrer les codes des tâches que vous avez sélectionnées.

    Cliquez sur Projet entier pour renombrer les codes de toutes les tâches du projet.

    Image de la boîte de dialogue Renumérotation des codes WBS

Utiliser des numéros de plan de base

Si vous n’avez pas besoin de la structure détaillée fournie par les codes WBS, vous pouvez utiliser un plan de base.

Project crée automatiquement un numéro de plan pour chaque tâche, en fonction de l’endroit où la tâche apparaît dans la structure de la liste de tâches. Par exemple, la première tâche de votre liste de tâches est numéroée 1. Si cette tâche a trois tâches subtâches, elles sont numéroées 1.1, 1.2 et 1.3.

Les numéros de plan sont composés uniquement de nombres et vous ne pouvez pas les modifier. Elles changent automatiquement lorsque vous déplacez une tâche vers le haut ou vers le bas dans la liste des tâches, et lorsque vous baissez ou haussez des tâches.

Pour afficher les numéros de plan, ajoutez le champ Numéro de plan à table ou feuille mode Plan. Vous pouvez également ajouter des numéros de plan directement aux noms des tâches :

  1. Allez au Diagramme de Gantt ou à la Feuille des tâches.

  2. Cliquez sur Format,puis dans le groupe Afficher/Masquer, cochez le numéro du plan.

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Cette section s’applique uniquement à Microsoft Project 2007.

Que voulez-vous faire ?

En savoir plus sur les codes WBS

Il existe deux types de codes WBS Microsoft Office Project : les numéros de plan et les codes WBS personnalisés. Pour en savoir plus, lisez les sections suivantes.

Numéros de plan

Les numéros de plan sont le type de codage WBS le plus simple. Microsoft Office Project calcule automatiquement un numéro de plan pour chaque tâche, en s’en baseant sur la structure du plan de la liste de tâches. Par exemple, la première tâche de votre liste de tâches est numéroée 1. Si cette tâche a trois tâches subtâches, elles sont numéroées 1.1, 1.2 et 1.3.

Les numéros de plan sont composés de nombres uniquement (sans lettres) et vous ne pouvez pas les modifier. Cependant, elles changent automatiquement lorsque vous déplacez une tâche vers le haut ou vers le bas dans la liste des tâches, et lorsque vous baissez ou haussez des tâches. Par exemple, si une tâche sous-tâche a actuellement un numéro de plan 3.5.4 et si vous le déplacez d’une ligne vers le haut de la liste, le numéro du plan est automatiquement mis à jour sur 3.5.3. Si vous détâchez ensuite cette même tâche subtâche, le numéro du plan est automatiquement mis à jour sur 3,6.

Conseil : Pour afficher les numéros de plan, vous pouvez ajouter le champ Numéro de plan à un affichage table ou feuille, ou choisir d’afficher les numéros de plan en regard des noms des tâches. Pour afficher les numéros de plan en regard des noms des tâches, dans le menu Outils, cliquez sur Options,puis sur l’onglet Affichage. Sous Options du plan,cochez la case Afficher le numéro du plan.

Codes WBS personnalisés

Si votre projet vous serait bénéfique d’avoir des codes WBS détaillés composés de longueurs, séquences ou ensembles de nombres et de lettres, vous pouvez définir une masque de code WBS personnalisée pour le projet. (Aucun projet ne peut avoir plus d’un masque de code personnalisé.) Le code WBS personnalisé est enregistré dans le champ WBS.

Comme pour les numéros de plan, chaque niveau d’un code WBS personnalisé représente une niveau hiérarchique dans la liste des tâches. Vous pouvez utiliser un format unique pour chaque niveau du code, et chaque niveau est répertorié dans le code en fonction de la hiérarchie des tâches, tâches récapitulatifs et tâches subtâches.

Par exemple, si vous planifiez des projets progressivement conformes aux directives de l’organisation pour l’exercice à venir, vous pouvez créer un masque de code WBS personnalisé représentant chaque tâche à l’aide de la directive, du trimestre et du projet correspondants. En utilisant ce code, vous pouvez avoir une tâche qui a un code WBS personnalisé de CustSat.Q3.CSTools.11, indiquant qu’il s’agit de la tâche 11 dans le projet de mise à niveau des outils de support client, qui commence au troisième trimestre et qui prend en charge la directive de satisfaction client pour l’année fiscale planifiée.

Définir des codes WBS personnalisés

  1. Dans le menu Affichage, cliquez sur un affichage sous la feuille, tel que l’affichage Feuille des tâches.

    Pour utiliser un affichage qui n’apparaît pas dans le menu Affichage, cliquez sur Plus d’affichages, cliquez sur l’affichage à utiliser dans la liste Affichages, puis cliquez sur Appliquer.

  2. Dans le menu Projet, pointez sur WBS,puis cliquez sur Définir le code.

  3. Pour distinguer les tâches de ce projet des tâches d’autres projets, tapez un préfixe de code spécifique au projet dans la zone Préfixe du code de projet.

    Ce préfixe permet d’identifier le projet au niveau le plus élevé du code WBS. Le préfixe peut être utile pour identifier les sous-projets dans un projet maître ou lorsque vous créez des dépendances de tâches entre projets.

    Vous pouvez entrer n’importe quelle combinaison de nombres, de majuscules et de minuscules, ainsi que des symboles pour le préfixe du code de projet.

  4. Pour spécifier la chaîne de code pour les tâches de premier niveau, dans la première ligne de la colonne Séquence, cliquez sur le type de caractère à utiliser pour ce niveau :

    • Cliquez sur Nombres (ordonné) pour afficher un code WBS numérique pour ce niveau (par exemple, 1, 2 et 3 pour les trois premières tâches récapitulatifs du projet).

    • Cliquez sur Lettres majuscules (ordonné) pour afficher les codes WBS alphabétiques majuscules (par exemple, A, B et C pour les trois premières tâches récapitulatifs du projet).

    • Cliquez sur Lettres minuscules (ordonné) pour afficher les codes WBS alphabétiques minuscules (par exemple a, b et c pour les trois premières tâches récapitulatifs du projet).

    • Cliquez sur Caractères (non ordre) pour afficher n’importe quelle combinaison de nombres et de majuscules et de minuscules (par exemple, Arche1, Const1 et Insp1 pour les trois premières tâches récapitulatifs du projet).

      Le choix de cette option vous offre une plus grande flexibilité pour entrer des codes WBS personnalisés. Project affiche un astérisque (*) dans le champ WBS jusqu’à ce que vous tapiez ou entiez une chaîne de caractères pour ce niveau du code WBS.

  5. Dans la colonne Longueur, tapez ou sélectionnez le nombre de caractères pour chaque niveau de la chaîne de code. Vous pouvez soit entrer le nombre exact de caractères, soit sélectionner Tout pour autoriser un nombre quelconque de caractères pour ce niveau de code.

    Par exemple, vous pouvez taper 3 pour rendre trois caractères le nombre obligatoire de caractères à entrer dans un seul niveau du code WBS. La longueur totale d’un code WBS peut être de 1 à 255 caractères.

  6. Dans la colonne Séparateur, tapez ou sélectionnez un caractère pour séparer la chaîne de code pour un niveau de la chaîne de code du niveau suivant.

    Par défaut, le caractère séparateur est un point. Vous pouvez utiliser un caractère de séparation différent à chaque niveau de code.

    Vous pouvez également choisir de ne pas utiliser de caractère de séparation entre les niveaux de code. Dans le champ Séparateur, supprimez le caractère séparateur.

  7. Spécifiez une chaîne de code pour chaque niveau de tâches en retrait dans votre plan.

    Pour spécifier des chaînes de code individuelles pour chaque niveau, cliquez sur la ligne suivante et complétez les colonnes Séquence,Longueur et Séparateur.

  8. Si vous ne voulez pas que Project attribue automatiquement un code WBS chaque fois que vous entrez une nouvelle tâche, videz la case à cocher Générer le code WBS pour les nouvelles tâches.

  9. Pour autoriser l’utilisation du même code WBS pour plusieurs tâches, videz la case à cocher Vérifier l’unicité des nouveaux codes WBS.

    Remarques : 

    • Le caractère que vous utilisez comme séparateur ne peut pas non plus être utilisé dans le code. Par exemple, si vous utilisez un trait d’union comme séparateur, vous ne pouvez pas utiliser de tiret dans le code que vous utilisez pour représenter une tâche.

    • Vous ne pouvez pas définir plusieurs ensembles de codes WBS par projet. Si vous avez besoin d’afficher une structure organisationnelle supplémentaire pour les tâches, vous pouvez utiliser des champs personnalisés pour créer ou appliquer un ensemble distinct de codes.

    • Pour afficher les codes WBS, vous devez ajouter le champ WBS à votre affichage.

    • Pour modifier le code WBS d’un tâche récapitulative et de toutes ses tâches secondaires, vous devez modifier le code existant (ou ensemble d’astérisques) du code WBS de la tâche récapitulatif sur un autre ensemble de caractères.

      Par exemple, votre code WBS pour une tâche subtâche spécifique est Ph3.Prj5.Arch.Task3. « Tâche3 » représente la tâche subtâche « Développer les plans », et « Arche » représente la tâche récapitulatif « Solution d’architecture ». Le nom de la tâche récapitulatif est changé en « Solution de conception », et vous devez mettre à jour le code de la tâche récapitulatif et de toutes ses tâches sous-tâches. Vous modifiez le code WBS de sorte que la tâche récapitulatif soit représentée par « Des » et que le code WBS pour la tâche subtâche « Plans de développement » soit automatiquement mis à jour sur Ph3.Prj5.Des.Task3.

Codes WBS de renumber

Une fois que vous avez déplacer ou supprimé des tâches, leurs codes WBS personnalisés peuvent ne plus être dans l’ordre correct. Project ne renombre pas automatiquement les codes WBS, car vous utilisez peut-être ces codes WBS dans des documents ou d’autres systèmes qui ne sont pas liés à votre fichier Project. Vous pouvez renombrer les codes WBS de toutes les tâches ou tâches sélectionnées :

  1. Dans le menu Affichage, cliquez sur un affichage sous la feuille contenant les tâches à renombreer, telles que le feuille de tâches.

    Pour utiliser un affichage qui n’apparaît pas dans le menu Affichage, cliquez sur Plus d’affichages, cliquez sur l’affichage à utiliser dans la liste Affichages, puis cliquez sur Appliquer.

  2. Sélectionnez les tâches à renombrer. (La première tâche d’une sélection de tâches n’est pas renombreée. Il est utilisé comme point de référence pour renombreer les autres tâches.)

    Pour renumber les codes WBS pour toutes les tâches, ne sélectionnez aucune tâche.

  3. Dans le menu Projet, pointez sur WBS,puis cliquez sur Renumber.

  4. Pour corriger la séquence de code WBS pour les tâches adjacentes sélectionnées uniquement, cliquez sur Tâches sélectionnées.

    Pour corriger la séquence de codes WBS pour toutes les tâches du projet, cliquez sur Projet entier.

    Remarques : 

    • Si votre projet contient des sous-projets, vous pouvez renombrer certaines ou toutes les tâches de chaque sous-projet en affichant toutes les tâches sous-tâches. Cliquez sur Afficher Diaporama , puis sur Toutes les tâches sous-tâches. (Project ne peut pas renombrer les tâches des sous-projets qui ne sont pas affichés.)

    • Le renumberment des sous-projets insérés dans un projet maître modifie également le code qui représente chaque sous-projet au niveau du projet.

    • Pour afficher les codes WBS, vous pouvez ajouter une colonne WBS à un affichage sous la feuille.

    • Pour modifier les codes WBS après les calcule par Project, dans le menu Projet, pointez sur WBS,puis cliquez sur Définir le code. Dans la colonne Séquences, modifiez le type de caractère de n’importe quel niveau du masque de code. Lorsque vous mettez à jour un code au niveau de la tâche récapitulatif, toutes les tâches subtâche pour cette tâche récapitulatif sont automatiquement mises à jour.

  • Si vous avez des difficultés à modifier vos codes WBS, c’est peut-être pour l’une des raisons suivantes :

    • Vous essayez de modifier un code WBS qui dispose d’un masque de code, une fois le code calculé     Si vous avez créé un masque de code WBS et que les codes WBS étaient déjà calculés pour les tâches, vous ne pouvez modifier le code WBS qu’en redéfinissant les niveaux du masque de code. Après avoir redéfini les niveaux du masque de code, vous pouvez modifier n’importe quel niveau de masque de code à partir de numéros commandés, de lettres majuscules commandés, de minuscules commandés ou de caractères non ordonnés vers un autre type.

    • Vous essayez de modifier les codes WBS à un niveau inférieur dans la liste des tâches     Vous ne pouvez pas modifier les caractères du code WBS d’une tâche subtâche uniquement pour la tâche récapitulatif dans laquelle ce niveau du code WBS est défini.

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