Créer des relations de liste à l’aide de colonnes uniques et de recherche

Créer des relations de liste à l’aide de colonnes uniques et de recherche

Vous pouvez créer des relations entre des listes en utilisant une combinaison de colonnes uniques, de colonnes de recherche et d’application de relations (suppression limitée et en cascade), afin de pouvoir créer des solutions métier plus sophistiquées et préserver l’intégrité de vos données.

Vue d’ensemble des relations de liste

Les sections suivantes fournissent des informations de base importantes sur la création de relations entre les listes source et cible, la création de colonnes uniques et de recherche, et l’application du comportement des relations entre les listes. Vous verrez comment ajouter des colonnes de recherche principales et secondaires, afficher, modifier et supprimer des éléments dans des relations de liste et gérer les relations de liste lorsque les listes sont nombreuses.

Utilisation de colonnes uniques et de recherche pour attribuer des livres à des cours

Liste Cources avec des appels

Liste de lectures avec des listes de cours en correspondance avec

  1. La liste source est appelée Liste de lectures et la liste cible est appelée Cours.

  2. Chaque liste possède des colonnes uniques qui vous assurent que les données correctes correspondent.

  3. La colonne de recherche principale dans la liste source (Liste de lectures) « recherche » la colonne ID dans la liste cible (cours) sur la base d’une valeur correspondante.

  4. Une colonne de recherche secondaire dans la liste source insère automatiquement la colonne Nom du cours à partir de la liste cible.

Lorsque vous créez une colonne, vous pouvez spécifier qu’elle doit contenir des valeurs uniques. Cela signifie que la liste ne peut pas avoir de valeurs en double dans cette colonne. Vous ne pouvez pas ajouter un élément de liste qui contient une valeur en double, modifier un élément de liste existant qui entraînerait la création d’une valeur en double ou restaurer un élément à partir de la Corbeille si cela créerait une valeur en double. De plus, si vous créez une colonne de recherche dans une liste source et que vous définissez cette colonne comme unique, la colonne de la liste cible ne doit pas non plus contenir de doublons.

Remarque : L’unicité n’est pas sensible à la cas. Par exemple, ORD-231 et ord-231 sont considérés comme des valeurs en double.

Une colonne unique doit également comporter un index. Au moment de la création de la colonne, vous pouvez être invité à créer l’index qui sera automatiquement créé pour vous lorsque vous cliquerez sur OK. Lorsqu’un index est créé pour une colonne unique, il n’est plus possible de le supprimer sauf si vous redéfinissez d’abord la colonne afin d’autoriser les doublons.

Le tableau suivant récapitule les types de colonnes pouvant et ne pouvant pas être utilisés pour créer des colonnes uniques.

Types de colonnes prises en charge

Types de colonnes non prises en charge

Une seule ligne de texte

Plusieurs lignes de texte

Choix (valeur unique)

Choix (valeurs multiples)

Nombre

Calculé

Devise

Lien hypertexte ou image

Date et heure

Colonnes personnalisées

Liste de choix (valeur unique)

Liste de choix (valeurs multiples)

Personne (valeur unique)

Personne (valeurs multiples)

Oui/Non

Pour créer une relation entre deux listes, vous créez une colonne de recherche dans la liste source qui récupère (ou « recherche ») une ou plusieurs valeurs correspondantes à partir d’une liste cible. Une fois que vous avez créé cette colonne de recherche (la colonne principale), vous pouvez continuer à ajouter des colonnes supplémentaires (colonnes secondaires) de la liste cible à la liste source. Les colonnes secondaires supplémentaires doivent avoir un type de données pris en charge décrit ci-dessous.

Le tableau suivant récapitule les types de colonnes qui peuvent et ne peuvent pas être utilisés pour créer des colonnes de recherche.

Types de colonnes prises en charge

Types de colonnes non prises en charge

Une seule ligne de texte

Plusieurs lignes de texte

Nombre

Monnaie

Date et heure

Personne ou groupe

Calculé

Lien hypertexte ou image

Colonnes personnalisées

Oui/Non

Choix

Liste de choix

Les deux types de colonnes de recherche que vous pouvez créer sont une colonne de recherche ayant une relation appliquée et une colonne de recherche ayant une relation non appliquée.

Dans une colonne de recherche ayant une relation appliquée (également appelée intégrité référentielle), vous pouvez rechercher des valeurs uniques et préserver l’intégrité de vos données dans la liste cible de deux manières :

Suppression en cascade    Lorsqu’un élément de la liste cible est supprimé, le ou les éléments associés de la liste source le sont aussi. Dans ce cas, votre but est que tous les éléments associés soient supprimés dans le cadre d’une transaction de base de données unique. Ainsi, si vous supprimez une commande dans une liste cible, vous avez la certitude que les éléments de la commande correspondante dans la liste source sont également supprimés. Vous ne voulez pas avoir d’éléments de commande sans commande correspondante, car cela créerait des éléments de commande « orphelins » qui pourraient semer la confusion par la suite.

Suppression limitée    Lorsque vous tentez de supprimer de la liste cible un élément associé à un ou plusieurs éléments dans la liste source, cette méthode vous empêche de supprimer l’élément dans la liste cible. Dans ce cas, votre but est de préserver l’élément associé dans la liste cible. Par exemple, si quelqu’un tente de supprimer un élément d’une commande dans une liste cible, il est possible que la commande du client soit toujours en attente et vous voulez empêcher la suppression jusqu’au traitement complet de la commande. Vous ne voulez pas que la commande du client soit supprimée accidentellement car vous ne pourriez pas traiter la commande.

Liste des cours essayant de supprimer deux éléments.

Liste de lectures avec éléments supprimés

  • Une suppression en cascade permet de s’assurer que tous les éléments associés sont supprimés dans une transaction de base de données unique. Par exemple, si vous avez supprimé l’élément dans la liste Des cours avec un ID de liste 1, il supprimerait également les éléments de la liste de lecture qui référencés l’élément supprimé.

  • Une opération de suppression en cours empêche la suppression d’éléments dans la liste cible s’il existe des éléments de liste source associés. Ainsi, si vous tentez de supprimer l’élément dans la liste Des cours avec un ID de liste de 3, vous ne pourront pas le faire, car il est toujours référencé par au moins un élément de la liste de lectures.

L’application d’un comportement de relation de liste permet de préserver la validité de vos données et d’éviter les incohérences qui peuvent entraîner des problèmes par la route.

Remarque : Vous devez disposer de l’autorisation Gérer les listes sur une liste pour créer ou modifier une relation appliquée.

Une colonne de recherche appliquant une relation doit également posséder un index. Lorsque vous créez une colonne de recherche qui applique une relation, vous pouvez être invité à créer l’index. Lorsque vous sélectionnez OK,l’index est créé automatiquement. Après qu’une colonne de recherche qui applique une relation possède un index, vous ne pouvez pas supprimer l’index de cette colonne, sauf si vous supprimez tout d’abord la relation appliquée.

Colonne de recherche ayant une relation non appliquée

Dans une colonne de recherche ayant une relation non appliquée, vous pouvez rechercher des valeurs simples ou multiples dans la liste source de la liste cible. Lorsque vous êtes autorisé à supprimer un élément de la liste source, cela n’a pas pour effet de supprimer des opérations de suppression supplémentaires dans la liste cible.

L’un des avantages de la création de relations de liste est que vous pouvez afficher et modifier des colonnes provenant de plusieurs listes sur une seule page. Lorsque vous créez une colonne de recherche dans une liste source, la colonne principale affiche les valeurs provenant de la colonne de liste cible, mais vous pouvez également décider d’afficher les colonnes secondaires supplémentaires provenant de la liste cible en même temps que la colonne principale et les autres colonnes de liste source.

Remarque : Vous devez spécifier l’acceptation de plusieurs valeurs et des colonnes supplémentaires associées à la colonne principale lorsque vous créez la colonne principale. Bien que vous pouvez renommer la colonne à partir de la liste, vous ne pouvez pas ajouter ces autres fonctionnalités. Pour passer à plusieurs valeurs, ajouter des colonnes ou d’autres options après avoir créé une liste, voir Paramètres>de la liste.

Ajout de plusieurs valeurs et de colonnes supplémentaires à une colonne de recherche

La valeur de colonne principale est un lien que vous pouvez sélectionner pour afficher toutes les valeurs de colonne de cet élément dans la liste cible. Chaque valeur de colonne secondaire provenant de la liste cible s’affiche sous forme de texte dans la colonne de liste source. Si vous créez une colonne de recherche comportant plusieurs valeurs, chaque colonne de la liste cible, qu’elle soit principale ou secondaire, affiche ses valeurs multiples correspondantes séparées par des points-virgules. Vous pouvez manipuler ces colonnes principales et secondaires en mode liste de la même façon que les colonnes de la liste source en effectuant par exemple des opérations d’ajout, de suppression, de filtrage et de tri.

Le nom de colonne principale est un nom que vous indiquez lors de la création de la colonne de recherche. Par défaut, chaque nom de colonne secondaire respecte la convention de dénomination standard <nom de colonne principale de la liste source>: <nom de colonne de la liste cible>. Par conséquent, le changement de nom de la colonne principale change les noms de toutes les colonnes secondaires. Vous pouvez toutefois modifier les noms des colonnes secondaires par défaut ainsi que les descriptions afin de les rendre plus intelligibles.

Liste Instruments avec Instrument ID et Instrument mis en évidence

Liste des contacts avec ID et Titre mis en évidence

  1. 1. Colonne de recherche principale à valeurs multiples.

  2. 2. Colonne de recherche secondaire à valeurs multiples.

  3. 3. Le nom par défaut des instruments : Titre et Instruments a été modifié.

Remarque : L’ID de nom de colonne est disponible par défaut, mais masqué. Pour l’utiliser, sélectionnez Options d’affichage,puis Modifier l’affichage actuel. Faites défiler et cochez la case Afficher.

Lorsque vous créez des relations de liste à l’aide de colonnes de recherche, de colonnes uniques et de listes ayant des relations appliquées, vous pouvez atteindre le seuil ou la limite de ressources et être éventuellement bloqué dans les circonstances suivantes :

  • Vous rendez une colonne unique dans une liste existante comportant un nombre d’éléments supérieur au seuil d’affichage de liste (notez que l’ajout d’un élément à cette liste qui dépasse ainsi le Seuil d’affichage de liste est une opération qui n’est pas systématiquement bloquée).

  • Vous activez l’option Suppression en cascade ou Suppression limitée pour un champ de recherche dans une liste comportant un nombre d’éléments supérieur au seuil d’affichage de liste.

  • Vous avez dépassé le seuil de recherche d’affichage de liste qui, par défaut, est de douze colonnes de recherche.

  • Le nombre d’éléments d’une opération de suppression est supérieur à 1 000.

Pour plus d’informations sur la gestion des listes avec de nombreux éléments, voir Gérer les listes et bibliothèques avec de nombreux éléments.

Avertissement : Vous ne pouvez pas :

  • Créez une colonne unique dans une liste avec des autorisations au niveau de l’élément définies.

  • Rompre l’héritage des autorisations d’une liste vers un élément de liste si la liste contient une colonne unique.

  • Créez une colonne unique ou modifiez une colonne pour qu’elle soit unique dans une liste qui contient des éléments avec des autorisations uniques ou dont l’approbation de contenu est activée.

Pour ajouter une nouvelle colonne, suivez ces étapes :

  1. Accédez au site contenant la liste.

  2. Sélectionnez le nom de la liste sur le site, ou sélectionnez Paramètres Bouton Paramètres de SharePoint Online , sélectionnez Contenu du site,puis sélectionnez le nom de la liste.

  3. Recherchez les en-têtes de colonne en haut de la liste. Sélectionnez +Ajouter une colonne à droite des en-têtes de colonne.

    Ajout d’une colonne dans SharePoint Online.

  4. Une dropdown apparaît avec différents types de colonnes que vous pouvez créer. Choisissez l’un des types de colonne suivants :

    • Une seule ligne de texte

    • Plusieurs lignes de texte

    • Localisation

    • Nombre

    • Oui/Non

    • Personne

    • Date

    • Choix

    • Hyperlink

    • Image

    • Devise

    Remarque : Si vous voulez créer une colonne de recherche, sélectionnez Plus dans la dernière colonne. Nommez votre colonne, puis sélectionnez le type de recherche dans l’écran des options de colonne. Vous pouvez ensuite ignorer les étapes 5 et 6.

  5. Ajoutez le nom de votre colonne et des informations dans le volet qui apparaît sur le côté droit de la page.

  6. Basculez Appliquer des valeurs uniques à Oui.

    Sélection de l’application Appliquer des valeurs uniques

    Si vous sélectionnez un type de données non pris en place pour une colonne, l’application de valeurs uniques n’apparaît pas.

  • Vous ne pouvez pas supprimer l’index d’une colonne unique. Pour supprimer l’index, vous devez modifier la colonne d’une colonne unique en une colonne qui autorise d’abord les valeurs en double, puis supprimer l’index.

  • Si vous tentez de convertir une colonne autorisant les doublons en colonne autorisant les valeurs uniques seulement, il se peut que vous n’y parveniez pas en raison de la présence de doublons. Vous devez d’abord supprimer tous les doublons, puis modifier la colonne de manière à autoriser les doublons en colonne unique.

  • Si vous voulez modifier le type de données de la colonne unique, vous devez :

    • Modifier la colonne pour autoriser les doublons

    • Supprimer l’index

    • Changer la colonne pour l’autre type de données pris en charge

    • Rendez ensuite la colonne unique.

Ces étapes vous indiquent la configuration d’une colonne de recherche qui affiche la colonne principale et éventuellement une colonne secondaire dans une liste. La colonne principale peut être indexée, mais comme la colonne secondaire (ou champ) est contrôlée par la colonne principale, elle ne peut pas être unique ou indexée.

  1. Accédez au site contenant la liste.

  2. Sélectionnez le nom de la liste dans la navigation du site, ou sélectionnez Paramètres Bouton Paramètres de SharePoint Online , sélectionnez Contenu du site,puis sélectionnez le nom de la liste.

  3. Recherchez les en-têtes de colonne en haut de la liste. Sélectionnez +Ajouter une colonne à droite des en-têtes de colonne.

    Ajout d’une colonne dans SharePoint Online.

  4. Dans la dropdown, sélectionnez Plus.

    Bouton Autres options sélectionné

  5. Sous Le type d’informations de cette colonne est, sélectionnez Recherche (informations déjà disponibles sur ce site).

  6. Dans le champ Obtenir des informations, sélectionnez une liste cible.

  7. Dans le champ Dans ce champ de colonne, sélectionnez une colonne principale.

  8. Sous Ajouter une colonne pour afficherchacun de ces champs supplémentaires, pour chaque colonne secondaire que vous voulez ajouter, cochez la case en regard du nom de la colonne. Seules les colonnes dont les types de données sont pris en charge sont recensées.

  9. Par la suite, si vous voulez ajouter ou supprimer des colonnes secondaires, modifiez la colonne de recherche et faites les sélections de votre choix.

    Remarque : Vous ne pouvez pas indexer une colonne secondaire ou rendre une colonne secondaire unique.

  10. Si vous voulez que les colonnes de recherche apparaissent dans l’affichage par défaut, sélectionnez Ajouter à l’affichage par défaut.

  11. Pour créer une relation appliquée, sélectionnez Appliquer le comportement de relation, puis sélectionnez Supprimer en cascade ou Supprimer en cascade.

  12. Sélectionnez OK.

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