Créer des relations de liste à l’aide de colonnes uniques et de recherche

Créer des relations de liste à l’aide de colonnes uniques et de recherche

Vous pouvez créer des relations entre les listes Microsoft 365 à l’aide d’une combinaison de colonnes uniques, de colonnes de recherche et de l’application de la relation (en cascade et suppression limitée), qui vous permettent d’améliorer la possibilité de créer des solutions d’entreprise plus sophistiquées et de préserver l’intégrité de vos données.

Vous pouvez créer des listes dans Microsoft SharePoint, l’application listes dans Microsoft 365 ou Teams. Apprenez à prendre en main les listes dans Microsoft teams.

Vue d’ensemble des relations de liste

Les sections suivantes fournissent des informations d’arrière-plan importantes sur la création de relations entre les listes source et cible, la création de colonnes uniques et de recherche, ainsi que l’application d’un comportement de relation de liste. Vous découvrirez comment ajouter des colonnes de recherche principales et secondaires, afficher, modifier et supprimer des éléments dans des relations de liste, et gérer des relations de liste lorsque les listes contiennent beaucoup d’éléments.

Utilisation de colonnes uniques et de recherche pour attribuer des livres aux cours

Liste cources avec des légendes

Liste de lectures avec les légendes à faire correspondre à la liste cours

  1. La liste source est appelée liste de lecture et la liste cible est appelée cours.

  2. Chaque liste contient des colonnes uniques permettant de s’assurer que les données correctes sont mises en correspondance.

  3. La colonne de recherche principale dans la liste source (liste de lectures) « recherche » la colonne ID dans la liste cible (courses) en fonction d’une valeur correspondante.

  4. Une colonne de recherche secondaire dans la liste source insère automatiquement la colonne nom du cours à partir de la liste cible.

Lorsque vous créez une colonne, vous pouvez spécifier qu’elle doit contenir des valeurs uniques. Cela signifie que la liste ne peut pas contenir de valeurs en double dans cette colonne. Vous ne pouvez pas ajouter un élément de liste qui contient une valeur dupliquée, modifier un élément de liste existant qui entraînerait la création d’une valeur dupliquée ou restaurer un élément à partir de la corbeille s’il a pour résultat une valeur en double. Par ailleurs, si vous créez une colonne de recherche dans une liste source et que vous définissez cette colonne comme étant unique, la colonne de la liste cible ne doit pas contenir de valeurs en double.

Remarque : L’unicité n’est pas sensible à la casse. Par exemple, ORD-231 et ORD-231 sont considérés comme des valeurs en double.

Une colonne unique doit également comporter un index. Au moment de la création de la colonne, vous pouvez être invité à créer l’index qui sera automatiquement créé pour vous lorsque vous cliquerez sur OK. Lorsqu’un index est créé pour une colonne unique, il n’est plus possible de le supprimer sauf si vous redéfinissez d’abord la colonne afin d’autoriser les doublons.

Le tableau suivant récapitule les types de colonnes pouvant et ne pouvant pas être utilisés pour créer des colonnes uniques.

Types de colonnes prises en charge

Types de colonnes non prises en charge

Une seule ligne de texte

Plusieurs lignes de texte

Choix (valeur unique)

Choix (valeurs multiples)

Nombre

Calculé

Devise

Lien hypertexte ou image

Date et heure

Colonnes personnalisées

Liste de choix (valeur unique)

Liste de choix (valeurs multiples)

Personne (valeur unique)

Personne (valeurs multiples)

Oui/Non

Pour créer une relation entre deux listes, vous créez dans la liste source une colonne de recherche qui récupère (ou « recherche ») une ou plusieurs valeurs correspondantes d’une liste cible. Une fois que vous avez créé cette colonne de recherche (colonne principale), vous pouvez toujours ajouter des colonnes supplémentaires (colonnes secondaires) de la liste cible à la liste source. Les colonnes secondaires supplémentaires doivent avoir un type de données pris en charge décrit ci-dessous.

Le tableau suivant récapitule les types de colonnes pouvant et ne pouvant pas être utilisés pour créer des colonnes de recherche.

Types de colonnes prises en charge

Types de colonnes non prises en charge

Une seule ligne de texte

Plusieurs lignes de texte

Nombre

Monnaie

Date et heure

Personne ou groupe

Calculé

Lien hypertexte ou image

Colonnes personnalisées

Oui/Non

Choix

Liste de choix

Les deux types de colonnes de recherche que vous pouvez créer sont une colonne de recherche ayant une relation appliquée et une colonne de recherche ayant une relation non appliquée.

Dans une colonne de recherche ayant une relation appliquée (également appelée intégrité référentielle), vous pouvez rechercher des valeurs uniques et préserver l’intégrité de vos données dans la liste cible de deux manières :

Suppression en cascade    Lorsqu’un élément de la liste cible est supprimé, le ou les éléments associés de la liste source le sont aussi. Dans ce cas, votre but est que tous les éléments associés soient supprimés dans le cadre d’une transaction de base de données unique. Ainsi, si vous supprimez une commande dans une liste cible, vous avez la certitude que les éléments de la commande correspondante dans la liste source sont également supprimés. Vous ne voulez pas commander d’éléments sans aucun ordre correspondant, car cela a pour effet de créer des éléments de commande « orphelins » qui pourraient provoquer une confusion plus tard.

Suppression limitée    Lorsque vous tentez de supprimer de la liste cible un élément associé à un ou plusieurs éléments dans la liste source, cette méthode vous empêche de supprimer l’élément dans la liste cible. Dans ce cas, votre but est de préserver l’élément associé dans la liste cible. Par exemple, si quelqu’un tente de supprimer un élément d’une commande dans une liste cible, il est possible que la commande du client soit toujours en attente et vous voulez empêcher la suppression jusqu’au traitement complet de la commande. Vous ne voulez pas que la commande du client soit supprimée accidentellement car vous ne pourriez pas traiter la commande.

Liste de cours qui tente de supprimer deux éléments.

Liste de lectures avec éléments supprimés

  • Une opération de suppression en cascade permet de s’assurer que tous les éléments associés sont supprimés dans une transaction de base de données. Par exemple, si vous avez supprimé l’élément de la liste de cours avec un ID de liste de 1, cela supprime également les éléments de la liste de lectures qui font référence à l’élément supprimé.

  • Une opération de suppression limitée empêche la suppression d’éléments dans la liste cible s’il existe encore des éléments associés dans la liste source. Par conséquent, si vous tentez de supprimer l’élément de la liste de cours avec un ID de liste 3, vous ne pourrez pas le faire, car il est toujours référencé par au moins un élément dans la liste de lectures.

L’application d’un comportement de relation de liste permet de préserver la validité de vos données et d’éviter les incohérences susceptibles de causer des problèmes.

Remarque : Vous devez disposer de l’autorisation Gérer les listes sur une liste pour créer ou modifier une relation appliquée.

Une colonne de recherche appliquant une relation doit également posséder un index. Lorsque vous créez une colonne de recherche qui applique une relation, vous pouvez être invité à créer l’index. Lorsque vous sélectionnez OK, l’index est créé automatiquement. Après avoir effectué une recherche dans une colonne de recherche, vous ne pouvez pas supprimer l’index de cette colonne, sauf si vous supprimez la relation appliquée pour la première fois.

Colonne de recherche ayant une relation non appliquée

Dans une colonne de recherche ayant une relation non appliquée, vous pouvez rechercher des valeurs uniques ou multiples à partir de la liste source dans la liste cible. Lorsque vous disposez des autorisations de suppression d’un élément dans la liste source, il n’y a pas de restrictions de suppression supplémentaires ou d’opérations de suppression qui se produisent dans la liste cible.

L’un des avantages liés à la création de relations de liste est que vous pouvez afficher et modifier des colonnes de plusieurs listes, sur une page. Lorsque vous créez une colonne de recherche dans une liste source, la colonne principale affiche les valeurs provenant de la colonne de liste cible, mais vous pouvez également décider d’afficher les colonnes secondaires supplémentaires provenant de la liste cible en même temps que la colonne principale et les autres colonnes de liste source.

Remarque : Vous devez spécifier l’acceptation de plusieurs valeurs ainsi que les colonnes supplémentaires associées à la colonne principale lors de la création de la colonne principale. Vous pouvez renommer la colonne dans la liste, mais vous ne pouvez pas l’ajouter dans les autres fonctionnalités suivantes. Pour modifier plusieurs valeurs, ajouter des colonnes ou d’autres options une fois que vous avez créé une liste, accédez à paramètres>paramètresde la liste.

Ajout de plusieurs valeurs et de colonnes supplémentaires à une colonne de recherche

La valeur de la colonne principale est un lien que vous pouvez sélectionner pour afficher toutes les valeurs de colonne de cet élément dans la liste cible. Chaque valeur de colonne secondaire provenant de la liste cible s’affiche sous forme de texte dans la colonne de liste source. Si vous créez une colonne de recherche comportant plusieurs valeurs, chaque colonne de la liste cible, qu’elle soit principale ou secondaire, affiche ses valeurs multiples correspondantes séparées par des points-virgules. Vous pouvez manipuler ces colonnes principales et secondaires en mode liste de la même façon que les colonnes de la liste source en effectuant par exemple des opérations d’ajout, de suppression, de filtrage et de tri.

Le nom de colonne principale est un nom que vous indiquez lors de la création de la colonne de recherche. Par défaut, chaque nom de colonne secondaire respecte la convention de dénomination standard <nom de colonne principale de la liste source>: <nom de colonne de la liste cible>. Par conséquent, le changement de nom de la colonne principale change les noms de toutes les colonnes secondaires. Vous pouvez toutefois modifier les noms des colonnes secondaires par défaut ainsi que les descriptions afin de les rendre plus intelligibles.

Liste d’instruments avec ID d’instrument et instrument surligné

liste de musiciens avec ID et titre mis en surbrillance

  1. 1. Colonne de recherche principale à valeurs multiples.

  2. 2. Colonne de recherche secondaire à valeurs multiples.

  3. 3. le nom de la colonne a été remplacé par le nom par défaut instruments : titre en instruments.

Remarque : L’ID de nom de colonne est disponible par défaut, mais il est masqué. Pour l’utiliser, sélectionnez options d’affichage, puis cliquez sur modifier l’affichage actuel. Faire défiler et cocher la case d' affichage .

Lorsque vous créez des relations de liste à l’aide de colonnes de recherche, de colonnes uniques et de listes ayant des relations appliquées, vous pouvez atteindre le seuil ou la limite de ressources et être éventuellement bloqué dans les circonstances suivantes :

  • Vous rendez une colonne unique dans une liste existante comportant un nombre d’éléments supérieur au seuil d’affichage de liste (notez que l’ajout d’un élément à cette liste qui dépasse ainsi le Seuil d’affichage de liste est une opération qui n’est pas systématiquement bloquée).

  • Vous activez l’option Suppression en cascade ou Suppression limitée pour un champ de recherche dans une liste comportant un nombre d’éléments supérieur au seuil d’affichage de liste.

  • Vous avez dépassé le seuil de recherche d’affichage de liste qui, par défaut, est douze colonnes de recherche.

  • Le nombre d’éléments d’une opération de suppression est supérieur à 1 000.

Pour plus d’informations sur la gestion des listes comportant de nombreux éléments, voir gérer des listes et des bibliothèques comprenant beaucoup d’éléments.

Avertissement : Vous ne pouvez pas effectuer les opérations suivantes :

  • Créer une colonne unique dans une liste avec des autorisations au niveau de l’élément définies.

  • Annuler l’héritage des autorisations d’une liste vers un élément de liste, si la liste contient une colonne unique.

  • Créez une colonne unique ou modifiez une colonne pour qu’elle soit unique dans une liste qui contient des éléments dotés d’autorisations uniques ou dont l’approbation du contenu est activée.

Pour ajouter une nouvelle colonne, procédez comme suit :

  1. Accédez au site contenant la liste.

  2. Sélectionnez le nom de la liste sur le site ou sélectionnez paramètres Bouton Paramètres de SharePoint Online , sélectionnez contenu du site, puis sélectionnez le nom de la liste.

  3. Recherchez les en-têtes de colonne en haut de la liste. Sélectionnez + Ajouter une colonne à droite des en-têtes de colonne.

    Ajout d’une colonne dans SharePoint Online.

  4. Une liste déroulante apparaît avec différents types de colonnes que vous pouvez créer. Choisissez l’un des types de colonne suivants :

    • Une seule ligne de texte

    • Plusieurs lignes de texte

    • Localisation

    • Nombre

    • Oui/Non

    • Persona

    • Date

    • Choix

    • Hyperlink

    • Image

    • Devise

    Remarque : Si vous voulez créer une colonne de recherche, sélectionnez plus dans la liste déroulante. Donnez un nom à votre colonne et sélectionnez le type de liste de choix dans l’écran Options de colonne. Vous pouvez ensuite ignorer les étapes 5 et 6.

  5. Ajoutez le nom et les informations de votre colonne dans le volet qui s’affiche dans la partie droite de la page.

  6. Activez l’option appliquer les valeurs uniques à Oui.

    Sélection du renforcement des valeurs uniques

    Si vous sélectionnez un type de données non pris en charge pour une colonne, la mise en œuvre de valeurs uniques ne s’affiche pas.

  • Vous ne pouvez pas supprimer l’index d’une colonne unique. Pour supprimer l’index, vous devez changer la colonne d’une colonne unique pour qu’elle accepte les valeurs en double, puis supprimez l’index.

  • Si vous tentez de convertir une colonne autorisant les doublons en colonne autorisant les valeurs uniques seulement, il se peut que vous n’y parveniez pas en raison de la présence de doublons. Vous devez tout d’abord supprimer toutes les valeurs en double, puis modifier la colonne de telle sorte que les valeurs en double soient autorisées dans une colonne unique.

  • Si vous voulez modifier le type de données de la colonne unique, procédez comme suit :

    • Modification de la colonne pour autoriser les valeurs en double

    • Supprimer l’index

    • Remplacer la colonne par l’autre type de données pris en charge

    • Ensuite, définissez une colonne unique.

Les étapes suivantes vous expliquent comment configurer une colonne de consultation qui affiche la colonne principale et éventuellement une colonne secondaire dans une liste. La colonne primaire peut être indexée, mais dans la mesure où la colonne secondaire (ou le champ) est contrôlée par le principal, elle ne peut pas être unique ou indexée.

  1. Accédez au site contenant la liste.

  2. Sélectionnez le nom de la liste dans la navigation du site, ou sélectionnez paramètres Bouton Paramètres de SharePoint Online , sélectionnez contenu du site, puis sélectionnez le nom de la liste.

  3. Recherchez les en-têtes de colonne en haut de la liste. Sélectionnez + Ajouter une colonne à droite des en-têtes de colonne.

    Ajout d’une colonne dans SharePoint Online.

  4. Dans la liste déroulante, sélectionnez plus.

    Bouton autres options sélectionné

  5. Sous le type d’informations figurant dans cette colonne est, sélectionnez liste de choix (informations déjà présentes sur ce site).

  6. Dans le champ obtenir des informations à partir de , sélectionnez une liste cible.

  7. Dans le champ dans cette colonne , sélectionnez une colonne principale.

  8. Sous Ajouter une colonne pour afficher chacun des champs supplémentaires suivants, activez la case à cocher en regard du nom de la colonne. Seules les colonnes dont les types de données sont pris en charge sont recensées.

  9. Si vous souhaitez ajouter ou supprimer des colonnes secondaires ultérieurement, modifiez la colonne de recherche et effectuez les sélections souhaitées.

    Remarque : Vous ne pouvez pas indexer une colonne secondaire ou rendre une colonne secondaire unique.

  10. Si vous voulez que les colonnes de recherche apparaissent dans l’affichage par défaut, sélectionnez Ajouter à l’affichage par défaut.

  11. Pour créer une relation appliquée, sélectionnez appliquer le comportement des relations , puis sélectionnez limiter la suppression ou effacer en cascade.

  12. Sélectionnez OK.

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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