Créer un organigramme hiérarchique automatiquement à partir des données des employés

Créer un organigramme hiérarchique automatiquement à partir des données des employés

Un organigramme hiérarchique est un diagramme qui reflète les relations entre employés, fonctions et groupes.

Si vous disposez de toutes les informations des employés dans un document comme une feuille de calcul Excel ou dans un répertoire Exchange Server, Visio peut générer un diagramme qui ajoute les formes et les liens à votre place. Si vous ne voulez pas générer d’organigramme automatiquement, vous pouvez dessiner un organigramme sans utiliser de source de données externe.

Pour démarrer l’Assistant Organigramme hiérarchique, cliquez sur fichier > nouveau , sur la catégorie organigramme hiérarchique, puis sur créer.

Dans Visio 2016, cliquezsur fichier > nouvelle > entreprise > organigramme, puis cliquez sur créer.

Organigramme hiérarchique

Générer automatiquement un organigramme à partir d’une source de données existante

Lorsque vous cliquez pour créer un organigramme à partir du modèle, l’Assistant Organigramme hiérarchique démarre. Dans la première page de l’Assistant, cliquez sur Informations stockées dans un fichier ou une base de données, puis suivez les instructions de l’Assistant.

Sources de données utilisables

  • Feuille de calcul Microsoft Excel

  • Fichier texte

  • Répertoire Microsoft Exchange Server

  • Source de données compatible ODBC

Colonnes requises dans la source de données

La source de données doit comporter des colonnes pour le nom de l’employé, l’identificateur unique et le nom du supérieur hiérarchique. Les noms des colonnes dans la source de données importent peu, car vous identifiez manuellement dans l’Assistant quelles colonnes (ou noms de champs) contiennent le nom de l’employé et du supérieur hiérarchique.

  • Nom de l’employé    Le nom de l’employé apparaîtra dans les formes d’organigramme comme il apparaît dans ce champ.

  • Identificateur unique     Cette colonne peut être Nom salarié si tous les noms sont uniques. Sinon, incluez une colonne avec une valeur qui identifie de façon unique chaque employé.

  • Nom du supérieur hiérarchique    Ce champ doit contenir l’identificateur unique de chaque responsable, que cet identificateur soit un nom ou un numéro d’identification. Pour la personne située au sommet de l’organigramme, laissez ce champ vide.

Exemple de fichier texte en tant que source de données

Le texte suivant donne un exemple d’un fichier texte délimité par des virgules comportant cinq colonnes et quatre lignes, où la première ligne est une ligne d’en-tête. Visio générera cet exemple de fichier texte pour vous : démarrez l' Assistant Organigramme, sélectionnez les informations entrées dans l’Assistant, puis cliquez sur suivant. Sur la page suivante, sélectionnez texte délimité, tapez un nom de fichier, puis cliquez sur suivant. Visio ouvre un éditeur de texte avec cet exemple de données en tant que guide.

Nom,Supérieur_hiérarchique,Fonction,Service,Téléphone

Joe PatronExpl, directeur général, direction, x5555
Jane Julie DirExpl, Joe PatronExpl, responsable du développement, développement de produits
, x6666 Jean PosteExpl, Jane Julie DirExpl, développeur de logiciels, développement de produits, x6667

Créer un organigramme hiérarchique à partir d’un nouveau fichier de données

Si vous n’avez pas déjà vos données dans un autre programme mais que vous souhaiteriez qu’elles y soient, Visio ouvrira Excel ou un éditeur de texte avec des données d’exemple dans un exemple de format approprié. Remplacez les données d’exemple par vos données réelles et terminez l’Assistant pour générer l’organigramme hiérarchique.

  1. Pour démarrer l’Assistant Organigramme hiérarchique, cliquez sur fichier > nouveau , sur la catégorie organigramme hiérarchique, puis sur créer.

    Dans Visio 2016, cliquezsur fichier > nouvelle > entreprise > organigramme, puis cliquez sur créer.

  2. Dans la première page de l’Assistant, sélectionnez Informations saisies à l’aide de l’Assistant, puis cliquez sur Suivant.

  3. Sélectionnez Excel ou Texte délimité, tapez le nom du nouveau fichier, puis cliquez sur Suivant.
    Si vous sélectionnez Excel, une feuille de calcul Microsoft Excel s’ouvre avec un exemple de texte. Si vous sélectionnez Texte délimité, une page du Bloc-notes s’ouvre avec un exemple de texte.

  4. Lorsqu’Excel ou le Bloc-notes s’ouvre, utilisez le texte proposé comme un exemple d’informations à inclure dans l’organigramme et remplacez-le par vos données. Les colonnes Nom de l’employé et Nom du supérieur hiérarchique sont obligatoires, mais vous pouvez ajouter ou supprimer d’autres colonnes.

  5. Quittez Excel ou le Bloc-notes, puis complétez les étapes de l’Assistant.

Modifier la mise en page, modifier les formes et insérer des images

Le modèle Organigramme hiérarchique ajoute un onglet Organigramme au ruban. Utilisez les outils de cet onglet pour apporter d’importantes modifications à l’aspect du diagramme.

Les groupes Mise en page et Organiser disposent d’outils pour modifier la mise en page et la hiérarchie des formes.

Utilisez la galerie Formes pour choisir le style de formes dans l’organigramme. Utilisez les outils du groupe Image pour insérer une image dans la forme sélectionnée, supprimer l’image d’espace réservé et modifier l’image après qu’elle ait été insérée dans une forme. Si vous n’avez pas ajouté d’images à toutes les formes à l’aide de l’Assistant, vous pouvez les ajouter maintenant. Sous l’onglet Organigramme, cliquez sur Insérer > Plusieurs images. Les images doivent toutes se trouver dans un dossier unique, avec le nom de fichier au format « Nom employé.TypeFichier », par exemple Jonathan Foster.jpg (le nom doit correspondre exactement à celui de la source de données).

Le groupe Données d’entreprise contient des outils pour importer des données à partir d’une source externe à l’aide de l’Assistant, exporter des données d’entreprise vers Excel ou un fichier texte, et comparer les données dans le diagramme avec une source de données externe.

Afficher les équipes en utilisant le Cadre d’équipe ou les lignes pointillées

Après avoir créé un organigramme, vous pouvez réorganiser les informations pour illustrer les relations de l’équipe virtuelle. Déplacez les formes apparentées vers l’autre, puis ajoutez des liens en pointillés pour afficher des structures de rapport secondaires. Vous avez la mise en évidence d’une équipe virtuelle à l’aide d’un cadre d’équipe. Faites glisser la forme cadre de l’équipe à partir de la fenêtre formes sur le dessin, puis utilisez les poignées de redimensionnement des côtés pour la faire comprendre aux personnes de l’équipe virtuelle.

Cadre d’équipe

Mettre à jour un organigramme qui utilise une source de données externes

Pour illustrer les changements dans la structure d’une organisation, vous pouvez actualiser les données d’organigramme ou mettre jour l’organigramme hiérarchique manuellement :

  • Cliquez sur Données > Données externes > Actualiser tout.

Si les nouvelles données ne correspondent pas exactement aux données sur lesquelles l’organigramme a été créé, vous devrez peut-être déplacer les personnes manuellement.

Si vous avez un nouvel organigramme, utilisez Visio pour le comparer avec votre ancien organigramme et vous dire ce qui a changé.

  1. Ouvrez la nouvelle version ou l’ancienne version de l’organigramme hiérarchique.

  2. Cliquez sur Organigramme hiérarchique > Données d’entreprise > Comparer. Dans la zone Comparer les données d’entreprise, recherchez la version avec laquelle faire la comparaison.

  3. Sous Type de comparaison, sélectionnez la situation en fonction de la version que vous avez ouverte.

  4. Sous Type de rapport, choisissez l’option souhaitée.

  5. Cliquez sur OK.

Si vous parvenez toujours pas à mettre à jour l’organigramme comme vous le souhaitez, vous devrez probablement le recréer.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Rechercher des exemples de modèles et de diagrammes Visio dans un organigramme

Voir aussi

Créer un organigramme dans Visio Web App

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

Développez vos compétences dans Office
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×