Cet article explique comment créer et exécuter une requête Création de table dans Access. Utilisez une requête Création de table lorsque vous devez copier des données de table, archiver des données ou enregistrer les résultats de la requête sous forme de table.
Pour modifier ou mettre à jour certaines données dans un jeu d’enregistrements (dans un ou plusieurs champs, par exemple), utilisez une requête Mise à jour. Pour plus d'informations sur les requêtes Mise à jour, voir Créer et exécuter une requête Mise à jour.
Pour ajouter des enregistrements (lignes) à une table existante, utilisez une requête Ajout. Pour plus d’informations sur les requêtes Ajout, voir Ajouter des enregistrements à une table à l’aide d’une requête Ajout.
Que voulez-vous faire ?
- Comprendre les requêtes Création de table
- Créer une requête Création de table
- En savoir plus sur les critères et expressions de requête
- Empêcher le mode Désactivé de bloquer une requête
Comprendre les requêtes Création de table
Une requête Création de table extrait des données dans une ou plusieurs tables et charge le jeu de résultats dans une nouvelle table. Cette table peut se trouver dans la base de données active ou vous pouvez la créer dans une autre base de données.
En général, vous créez des requêtes de type tableau lorsque vous devez copier ou archiver des données. Par exemple, vous pouvez avoir une ou plusieurs tables de données de ventes passées que vous utilisez dans des rapports. Ces chiffres de vente ne peuvent pas changer car les transactions datent d’au moins un jour. L’exécution d’une requête chaque fois que vous avez besoin des données peut prendre du temps, en particulier si vous exécutez une requête complexe sur un grand magasin de données. Le chargement des données dans une table distincte peut réduire la charge de travail et vous fournir une archive de données pratique. N’oubliez pas que les données de la nouvelle table ne sont qu’un instantané. Il n’a aucune relation avec la ou les tables source.
Les principales étapes à suivre pour créer une requête Création de table sont décrites ci-dessous :
- Activez la base de données si elle n’est pas signée ou si elle ne réside pas dans un emplacement approuvé. Sinon, vous ne pouvez pas exécuter de requêtes d’action telles que l’ajout, la mise à jour et la création de requêtes de table.
- En mode Création de requête, créez une requête sélectionnée, puis modifiez cette requête jusqu’à ce qu’elle renvoie les enregistrements souhaités. Vous pouvez sélectionner des données dans plusieurs tableaux et, dans un sens réel, dénormaliser vos données. Par exemple, vous pouvez placer des données de clients, d’expéditeurs et de fournisseurs dans une seule table, ce que vous ne feriez pas dans une base de données de production avec des tables correctement normalisées. Vous pouvez également appliquer des critères à la requête pour personnaliser ou affiner votre jeu de résultats. Pour plus d’informations sur la normalisation de vos données, voir Notions de base sur la conception d’une base de données.
- Convertissez la requête Sélection en requête Création de table, choisissez l’emplacement de la nouvelle table, puis exécutez la requête pour créer la table.
Ne confondez pas une requête Création de table avec une requête Mise à jour ou Ajout. Une requête Mise à jour est utilisée pour ajouter ou modifier des données dans des champs individuels. Une requête Ajout est utilisée pour ajouter des enregistrements (lignes) à un jeu d’enregistrements dans une table existante.
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Créer une requête Création de table
Vous créez une requête Création de table en créant d’abord une requête sélection, puis en la convertissant en requête Création de table. La requête Sélection peut recourir aux champs calculés et expressions pour renvoyer les données requises. Les étapes suivantes expliquent comment créer et convertir cette requête. Si une requête Sélection existante répond à vos besoins, passez directement aux étapes décrivant comment convertir la requête Sélection et exécuter la requête Création de table.
Créer la requête Sélection
Remarque
Si une requête Sélection fournit les résultats escomptés, passez aux étapes suivantes.
- Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.
- Double-cliquez sur les tables dont vous souhaitez extraire les données. Chaque table s’affiche sous forme de fenêtre dans la section supérieure du Concepteur de requêtes. Cliquez sur Fermer lorsque vous avez terminé d’ajouter les tableaux.
- Dans chaque table, double-cliquez sur les champs que vous souhaitez utiliser dans votre requête. Chaque champ apparaît dans une cellule vide sur la ligne Champ de la grille de création. La figure ci-dessous illustre la grille de création après l’ajout de plusieurs champs.
- Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des expressions sur la ligne Champ.
- Vous pouvez aussi ajouter des critères sur la ligne Critères de la grille de création.
- Cliquez sur Exécuter pour exécuter la requête et afficher les résultats dans une feuille de données.
- Vous pouvez également modifier vos champs, expressions ou critères et relancez la requête jusqu’à ce qu’elle renvoie les données que vous souhaitez placer dans votre nouvelle table.
Convertir la requête Sélection
Ouvrez la requête Sélection en mode Création ou basculez vers le mode Création. Access met à votre disposition plusieurs méthodes pour effectuer cette opération :
- Si votre requête est ouverte dans une feuille de données, cliquez avec le bouton droit sur l’onglet de document, puis cliquez sur Mode Création.
- Si la requête est fermée, cliquez dessus avec le bouton droit dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Type de requête , cliquez sur Créer une table. La boîte de dialogue Création de table s’affiche.
Dans la zone Nom de la table, entrez un nom pour la nouvelle table. -Ou- Cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez un nom de table existant.
Effectuez l’une des opérations suivantes :
Placez la nouvelle table dans une base de données active
Si l’option n’est pas déjà sélectionnée, cliquez sur Base de données active, puis cliquez sur OK.
Cliquez sur Exécuter, puis sur Oui pour confirmer cette opération.
Remarque
Si vous remplacez une table existante, Access commence par la supprimer, puis vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur Oui, puis cliquez sur Oui une deuxième fois pour créer la nouvelle table.
Placez la nouvelle table dans une autre base de données
Cliquez sur Autre base de données.
Dans la zone Nom de fichier, tapez l’emplacement et le nom de l’autre base de données. -ou- Cliquez sur Parcourir, utilisez la nouvelle boîte de dialogue Créer une table pour localiser l’autre base de données, puis cliquez sur OK.
Cliquez sur OK pour fermer la première boîte de dialogue Création de table.
Cliquez sur Exécuter, puis sur Oui pour confirmer cette opération.
Remarque
Si vous remplacez une table existante, Access commence par la supprimer, puis vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur Oui, puis cliquez sur Oui une deuxième fois pour créer la nouvelle table.
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En savoir plus sur les critères et expressions de requête
Les étapes de cet article mentionnent les critères et expressions de requête. Un critère de requête est une règle qui identifie les enregistrements que vous souhaitez inclure dans une requête. Utilisez des critères lorsque vous ne souhaitez pas afficher tous les enregistrements d’un jeu de données. Par exemple, le critère >25 AND <50 renvoie des valeurs supérieures 25 et inférieures à 50. Un critère tel que "Chicago" OR "Paris" OR "Moscow" renvoie uniquement les enregistrements de ces villes.
Pour plus d’informations sur l’utilisation de critères, voir Exemples de critères de requête.
Une expression est une combinaison d’opérateurs mathématiques et logiques, de constantes, de fonctions et de noms de champs, de contrôles et de propriétés dont le résultat est une valeur unique. Une expression vous permet d’utiliser des données qui ne résident pas directement dans une table. Par exemple, l’expression [UnitPrice]*[Quantity] multiplie la valeur du UnitPrice champ par la valeur dans celui-ci Quantity . Vous pouvez utiliser des expressions de plusieurs façons, et leur création et leur utilisation peuvent devenir assez complexes.
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Pour plus d’informations sur la création et l’utilisation d’expressions, voir Créer une expression.
Empêcher le mode Désactivé de bloquer une requête
Par défaut, si vous ouvrez une base de données qui n’est pas enregistrée dans un emplacement approuvé ou que vous n’avez pas choisi d’approuver, Access empêche l’exécution de toutes les requêtes d’action (ajout, mise à jour, suppression ou création de requêtes de table).
Si vous essayez d’exécuter une requête Action et qu’il ne se passe rien, vérifiez que le message suivant n’apparaît pas sur la barre d’état Access :
Le mode Désactivé a bloqué cette action ou cet événement.
Si vous voyez ce message, procédez comme suit :
- Sur la Barre des messages, juste sous le ruban, cliquez sur Activer le contenu.
- Exécutez à nouveau votre requête.
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