Créez, menez et participez à des réunions tout en utilisant Teams pour l’apprentissage à distance

Créez, menez et participez à des réunions tout en utilisant Teams pour l’apprentissage à distance

La création, participation et tenue de réunions sont des tâches essentielles lorsque vous utilisez une plateforme d’apprentissage à distance. En fonction de votre statut et du scénario que vous essayez d'effectuer, vous trouverez ci-dessous un série d’instructions et d’informations pour la tenue des réunions avec Microsoft Teams. 
 

Remarque : Teams prend en charge les réunions d’un maximum de 300 participants.

Le basculement vers l'apprentissage en ligne peut être une source de nouveaux défis pour votre classe. Microsoft Teams vous permet de créer et de mener des réunions pour votre classe virtuelle. Pour obtenir de l’aide, consultez les différentes rubriques ou notre centre d'apprentissage à distance

Vous pouvez planifier une réunion dans Microsoft Teams de deux façons : Utilisez le calendrier ou l’option Conférence maintenant

Pour planifier une réunion à l’aide du calendrier, procédez comme suit. 

  1. Accédez au Calendrier sur le côté gauche de l’application et sélectionnez Nouvelle réunion dans le coin supérieur droit.

  2. Sélectionnez une plage horaire dans le calendrier. Un formulaire de planification va s'ouvrir.

  3. Le formulaire de planification vous permet d’attribuer un titre à votre réunion, d’inviter des personnes et d’ajouter des détails de réunion. Utilisez l’Assistant Planification pour trouver un horaire qui convienne à tout le monde.

  4. Après avoir rempli les détails, sélectionnez Enregistrer. Le formulaire de planification se ferme et une invitation est envoyée vers la boîte de réception Outlook de tout le monde.

Si vous voulez utiliser la fonctionnalité Conférence maintenant, consultez Créer des réunions instantanées avec Conférence maintenant

Vous pouvez donner à chaque participant un rôle qui détermine ce qu’il peut voir et faire lorsqu’il participe à une réunion. Par exemple, un participant peut utiliser son microphone et sa caméra vidéo, et afficher le contenu partagé par des contacts, mais il ne peut pas partager son propre contenu, ajouter ou supprimer des participants. Pour plus d’informations sur les différents rôles que vous pouvez attribuer aux participants, voir les Rôles dans une réunion Teams

Modifier le rôle d’un participant :

  1. Ouvrez la réunion à partir de votre calendrier, puis sélectionnez Options de réunion.

  2. Utilisez la liste déroulante Qui peut présenter pour choisir les personnes auxquelles vous voulez octroyer une autorisation en tant que présentateur.

Si vous disposez déjà d’un canal pour votre classe virtuelle, vous pouvez créer votre réunion dans le canal. Sélectionnez la liste déroulante Joindre dans le coin supérieur droit de la fenêtre de canal, puis choisissez Planifier une réunion.  

Pour plus d’informations, voir la Réunion de canal.

Conseil : Si vous voulez disposer d’un petit groupe ou de groupes au sein d’une classe spécifique, vous pouvez utiliser un canal privé. Créez un canal privé pour chaque groupe de projets afin de pouvoir vous réunir aisément et rapidement. Pour plus d’informations sur la création d’un canal privé, voir Canaux standard ou privés.  

Il peut être utile d’envoyer des informations sur le fonctionnement des réunions, le comportement attendu et les règles avant le début de la réunion. 

Nous vous conseillons d’utiliser le même ensemble d’instructions et de paramètres pour toutes les réunions avec des étudiants. Cela permet aux étudiants de savoir à quoi s’attendre. 

Par exemple, vous pouvez inclure les instructions suivantes dans votre invitation à une réunion. 

Pour participer à votre cours en ligne :

  1. Cliquez sur le lien Rejoindre à l'aide de Microsoft Teams ci-dessous pour entrer dans votre classe virtuelle.

  2. Désactivez le son de votre microphone et désactivez votre caméra lorsque vous participez.

  3. Sélectionnez le bouton Rejoindre pour participer à la réunion.

  4. Pour ouvrir le panneau latéral de conversation, cliquez sur l’icône de Conversation.

  5. Pour lever votre main au cours d’une leçon, tapez Main en l'air dans le volet de conversation.

  6. Lorsque l’enseignant est prêt à entendre votre question, celui-ci active votre microphone pour vous permettre de poser une question ou de contribuer à la conversation.

    N’oubliez pas : Veuillez respecter les droits d’autres étudiants pour apprendre sans interruption. Toutes les règles de l’école et de la classe s’appliquent en ligne comme c'est le cas à l’école. 

Si vous débutez dans la tenue et la participation à des réunions en ligne, ce guide imprimable vous permet de maîtriser rapidement les concepts de base. 

Ajuster votre affichage dans une réunion

Teams essaye d’anticiper ce que vous voulez voir dans une réunion. Lorsqu'une personne commence à parler, nous les affichons. Lorsqu'une personne partage du contenu, nous l’affichons.

Cependant, si vous préférez voir d’autres informations, plusieurs méthodes s’offrent à vous pour informer Teams.

  • Basculer entre des personnes et du contenu  Lorsque quelqu’un partage une présentation, vous pouvez basculer entre l’affichage du contenu et les personnes dans la salle en cliquant sur la vidéo ou la présentation PowerPoint qui vous intéresse.

  • Épingler une vidéo  Cliquez avec le bouton droit sur une vidéo dans la réunion, puis sélectionnez Épingler. La vidéo s’affiche, quel que soit l’utilisateur ayant actuellement la parole. Vous pouvez épingler plusieurs vidéos ou cliquer avec le bouton droit sur une vidéo épinglée et sélectionner Désépinglerà tout moment.

  • Recadrer une vidéo  Teams peut rogner votre vidéo pour mieux l’adapter à l’écran. Si vous voulez modifier cette option, cliquez avec le bouton droit sur la vidéo, puis sélectionnez Ajuster au cadre pour afficher l’intégralité de la vidéo. Pour afficher un affichage de plus rapproché et rogné, cliquez avec le bouton droit sur la vidéo, puis sélectionnez Remplir l'image.

Les classes en ligne peuvent être nouvelles pour vous. Pour améliorer l’efficacité de votre expérience de classe en ligne, vous pouvez tenir compte des éléments suivants : 

  • Comment allez-vous démarrer la réunion avec les étudiants ? Avez-vous une série d’instructions ? Voulez-vous autoriser la vidéo ? Encouragez-vous les étudiants à discuter avec eux pour répondre à des questions ou ne devraient-ils adresser que des questions directes entre étudiants et enseignants ? Avez-vous introduit un système pour lever la main ?

  • Les étudiants comprennent-ils les règles d’étiquette d'une classe en ligne ? Par exemple, vous pouvez fournir une liste telle que :

    • Pas de contact direct séparé.

    • Les étudiants ne suivant pas les règles peuvent être soustraits de la classe en ligne.

    • Si la vidéo est autorisée, les étudiants peuvent-ils rendre leur arrière-plan flou ?

  • De quelle manière pouvez-vous encourager la participation ?

  • Avez-vous une méthode en place pour faire le point avec les étudiants une fois la session de cours terminée ? Songez à un sondage de sortie ou aux exercices que les étudiants peuvent faire en dehors de la classe en ligne pour vous assurer que les leçons ont été correctement comprises.

    • Si vous voulez créer un ticket de sortie pour les étudiants, car ils quittent la classe en ligne, essayez de créer un questionnaire avec Microsoft Forms.

L’enregistrement d’une réunion peut être une ressource précieuse pour les étudiants et les parents et aider les étudiants à comprendre et retenir les supports présentés. Lorsque vous enregistrez une réunion, une transcription consultable et des sous-titres sont automatiquement créés. 

Pour enregistrer une réunion, une fois la réunion commencée, accédez à Autres options > Démarrer l’enregistrement. Vous pouvez également arrêter l’enregistrement en utilisant Autres options. 

Utilisez les contrôles de réunion pour gérer les paramètres et la conversation.

Une fois la réunion terminée, vous recevrez un message électronique contenant un lien vers l’enregistrement. L’enregistrement sera disponible dans la conversation ou le canal pendant sept jours.

Lorsque la classe en ligne est terminée, vous pouvez quitter la réunion en raccrochant.

Une formation en ligne peut être un défi et une merveille pour les étudiants et les instructeurs. En utilisant Microsoft Teams, vos enseignants peuvent organiser des cours, présentations et groupes de discussion virtuels. 

Consultez les différentes rubriques de cette page pour vous permettre de commencer à utiliser Microsoft Teams dans vos salles de cours virtuelles. 

Vous souhaitez avoir une vue d’ensemble du fonctionnement de Microsoft Teams ? Regardez cette vidéo !

Photo de l’appareil Surface Book

Vous recevrez une invitation à une réunion en ligne par e-mail de l’instructeur ou de l’administrateur de votre établissement scolaire. Pour l’accepter, cliquez simplement sur la coche verte de l’invitation. 

Plusieurs méthodes s’offrent à vous pour joindre votre classe en ligne dès son démarrage. 

  • Si votre Teams est ouvert, une fois que votre instructeur aura commencé la réunion, une notification contextuelle apparaîtra dans le coin inférieur droit de l’écran et annoncera le début de la réunion. Sélectionnez Rejoindre pour participer à la réunion.

  • Vous pouvez également accéder à votre calendrier Teams. Toutes vos réunions en ligne sont répertoriées ici. Pour participer à une réunion, double-cliquez sur la réunion, puis sélectionnez Participer dans le coin supérieur droit.

  • Cliquez avec le bouton droit sur la réunion dans votre calendrier, puis sélectionnez Participer en ligne.

Selon la configuration de la réunion, il se peut que vous deviez patienter pour être admis dans la classe en ligne. Si c’est le cas, un message s’affiche pour vous informer que vous êtes actuellement dans la salle d’attente. Votre instructeur vous admettra sous peu. 

Votre instructeur enverra peut-être un série de recommandations et de règles de classe avant votre premier cours en ligne. 

Voici quelques règles courantes qui vous aideront à procéder sans incident avec votre classe en ligne. 

  1. Lorsque vous rejoignez la réunion, éteignez votre caméra vidéo et votre microphone, sauf si votre instructeur vous a demandé de ne pas le faire. Pour ce faire, cliquez sur les curseurs de microphone et de caméra vidéo de façon pour les désactiver. Vous pouvez toujours les activer pendant la réunion si l’instructeur le demande.

  2. Si votre instructeur souhaite que vous activiez la caméra vidéo, brouillez l’arrière-plan. Cette action permet de créer une expérience d’apprentissage optimale pour l'ensemble de vos collègues. Vous ne vous souciez pas d'éléments extérieurs derrière vous pouvant distraire ou être choquant pour un autre étudiant. Pour rendre votre arrière-plan flou, cliquez sur le curseur du milieu lorsque vous rejoignez la réunion. Un volet s’ouvre alors sur le côté droit de l’écran avec plusieurs options d’arrière-plan. Sélectionnez Flouter pour masquer tout ce qui se trouve derrière vous.

  3. Utilisez la conversation de réunion pour poser des questions. Votre instructeur peut avoir des recommandations sur la meilleure façon de lever la main. Toutefois, vous pouvez cliquer sur l’icône de Conversation dans la réunion, puis tapez Main en l'air ou Lever la main. Attendez ensuite que l’instructeur vous sollicite.

Lorsque vous rejoignez votre classe en ligne, plusieurs contrôles vous permettent d’interagir et de participer avec votre instructeur et d’autres étudiants (si autorisé). 

  • Pour utiliser la conversation de cours en ligne, cliquez sur l’icône Conversation.

  • Vous pouvez taper votre message dans la zone de conversation, insérer du texte ou un emoji et envoyer votre message. Veillez à suivre les règles de votre instructeur pour déterminer les types de messages appropriés pour votre classe en ligne. 

    Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de conversation pendant votre classe en ligne.

Teams essaye d’anticiper ce que vous voulez voir dans une réunion. Lorsqu'une personne commence à parler, nous les affichons. Lorsqu'une personne partage du contenu, nous l’affichons.

Cependant, si vous préférez voir d’autres informations, plusieurs méthodes s’offrent à vous pour informer Teams.

  • Basculer entre des personnes et du contenu  Lorsque quelqu’un partage une présentation, vous pouvez basculer entre l’affichage du contenu et les personnes dans la salle en cliquant sur la vidéo ou la présentation PowerPoint qui vous intéresse.

  • Épingler une vidéo  Cliquez avec le bouton droit sur une vidéo dans la réunion, puis sélectionnez Épingler. La vidéo s’affiche, quel que soit l’utilisateur ayant actuellement la parole. Vous pouvez épingler plusieurs vidéos ou cliquer avec le bouton droit sur une vidéo épinglée et sélectionner Désépingler à tout moment.

  • Recadrer une vidéo  Teams peut rogner votre vidéo pour mieux l’adapter à l’écran. Si vous voulez modifier cette option, cliquez avec le bouton droit sur la vidéo, puis sélectionnez Ajusterau cadre pour afficher l’intégralité de la vidéo. Pour un affichage plus rapproché et rogné, cliquez avec le bouton droit sur la vidéo, puis sélectionnez Remplirl'image.

En tant qu’administrateur, vous pouvez gérer certains paramètres pour les étudiants et les enseignants. Vous pouvez créer des stratégies de réunion pour l’ensemble de votre organisation, ainsi que des paramètres spécifiques qui s’appliqueront à toutes les réunions au sein de votre organisation. 

Les stratégies de réunion sont utilisées pour contrôler les fonctionnalités disponibles pour les participants et les organisateurs de la réunion. Les stratégies que vous pouvez choisir sont les suivantes :

  • Autoriser ou non l’enregistrement sur le cloud

  • Activer ou désactiver la vidéo IP

  • Activer ou désactiver le mode partage d’écran

  • Activer ou désactiver la fonctionnalité tableau blanc

  • Activer ou désactiver la fonctionnalité de notes partagées

Pour plus d’informations sur la définition de stratégies de réunion, voir Gérer des stratégies de réunion

Vous pouvez établir plusieurs paramètres de réunion pour l’ensemble de votre organisation. Ceux-ci sont les suivants :

  • Autoriser ou non les utilisateurs anonymes à participer à des réunions

  • Créer des invitations personnalisées aux réunions. Les invitations à une réunion personnalisées peuvent être conçues de manière à inclure les règles de la classe qui s’appliquent à toutes les classes en ligne, par exemple.

Pour en savoir plus sur la modification des paramètres de réunion pour votre organisation, voir Gérer les paramètres de réunion dans Microsoft Teams

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