Créer une alerte pour être averti de la modification d’un fichier ou dossier dans SharePoint

Pour rester à jour en cas de modification SharePoint documents ou éléments de votre site Microsoft, créez des alertes. Vous pouvez configurer une alerte pour une liste, une bibliothèque, un dossier, un fichier ou un élément de liste. Par exemple, vous pouvez configurer une alerte pour un dossier spécifique dans une bibliothèque, sans recevoir d’alertes en cas de modification dans le reste de la bibliothèque.

Autres façons d’envoyer des notifications :   

Recevez des alertes sur les modifications apportées aux SharePoint

Vous pouvez obtenir une alerte chaque fois qu’un fichier, un lien ou un dossier est modifié dans SharePoint de documents. En fonction de l’élément (fichier, dossier, lien), vous pouvez voir des options différentes lorsque vous définissez une alerte.

  1. Allez à la liste ou à la bibliothèque.

  2. Sélectionnez le fichier, le lien ou le dossier pour lequel vous souhaitez obtenir une alerte.

  3. Dans la liste des options de la liste ou bibliothèque, sélectionnez ... (ellipses), puis m’avertir.

  4. Dans la boîte de dialogue M’avertir lorsque des éléments changent, sélectionnez et modifiez les options de votre choix. 

  5. Pour enregistrer, sélectionnez OK.

Recevez des alertes sur toutes les modifications apportées à une bibliothèque de documents dans SharePoint

  1. Dans la liste ou la bibliothèque, assurez-vous qu’aucun objet n’est sélectionné.

  2. Dans la liste des options de la liste ou bibliothèque, sélectionnez ... (ellipses), puis m’avertir.

  3. Dans la boîte de dialogue M’avertir lorsque des éléments changent, modifiez ou remplissez les options de votre choix.

  4. Sélectionnez OK.

Annuler les alertes dans SharePoint

  1. Pour afficher vos alertes à partir d’une page sur le site, dans la liste des options de la liste ou bibliothèque, sélectionnez ... (trois trois) , puis sélectionnez Gérer mes alertes.

    SharePoint Bouton Gérer les alertes en ligne mis en évidence
  2. Sélectionnez l’alerte à supprimer.

  3. Sélectionnez Supprimer les alertes sélectionnées.

    My Alerts manager with Delete selected alerts highlighted
  4. Pour supprimer un compte, sélectionnez OK.

Consulter les mises à jour sans les alertes par courrier électronique

Si vous préférez ne pas recevoir de courrier électronique, mais que vous voulez suivre les modifications apportées à vos bibliothèques de documents, jetez un coup d’œil à l’activité de fichier dans une bibliothèque de documents.

Important : Pour que vous receviez une alerte par courrier électronique, l’administrateur du serveur doit configurer le courrier électronique sortant dans SharePoint Administration centrale. De même, avant de recevoir une alerte sous la mesure d’un message texte, un administrateur de serveur doit activer les paramètres du service SMS/MMS dans l’Administration centrale.

Définir une alerte dans SharePoint Server 2019, 2016, 2013 ou 2010

  1. Dans la SharePoint ou la liste dans laquelle vous voulez définir l’alerte. Si vous consultez un affichage de la liste ou bibliothèque sur une autre page, vous de pouvez d’abord sélectionner le titre de la liste ou bibliothèque. Par exemple, pour aller à la bibliothèque de documents, vous devez d’abord sélectionner Documents.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour définir une alerte pour l’ensemblede la bibliothèque ou liste, sélectionnez Bibliothèque ou Liste,puis m’avertir, puis sélectionnez Définir une alerte sur cette bibliothèque.

      Onglet Bibliothèque avec l’onglet Définir une alerte sur cette bibliothèque mis en évidence
    • Pour définir une alerte pourun document, sélectionnez le document, sélectionnez Fichiers ou Documents,sélectionnez M’avertir, puis sélectionnez Définir une alerte sur ce document.

      Sous l’onglet Fichiers, avec l’onglet Définir une alerte sur ce document mis en évidence
    • Pour définir une alerte surun élément de liste, sélectionnez l’élément, sélectionnez l’onglet Éléments, m’avertir, puis sélectionnez Définir une alerte sur cet élément.

      SharePoint 2016 Définir une alerte sur un élément avec l’élément sélectionné
  3. Sélectionnez les options de votre choix pour l’alerte. 

Remarque : Les noms exacts des onglets et boutons des étapes 1 et 2 varient si vous êtes dans une bibliothèque ou une liste spécialisée, telle qu’une bibliothèque d’images, une liste de tâches ou une liste de calendriers. Par exemple, une liste de calendriers in trouve des onglets Événements et Calendrier dans lequel vous pouvez trouver l’alerte.

Selon la façon dont votre site et vos serveurs sont configurer, l’utilisateur pour qui vous avez créé une alerte peut recevoir un message électronique confirmant que vous avez créé une alerte. Le message d’alerte peut fournir des liens vers la liste ou la bibliothèque, les paramètres d’alerte, le nom de l’utilisateur qui a créé l’alerte, un affichage mobile, ainsi que d’autres informations et commandes.

Annuler des alertes dans SharePoint 2016, 2013 ou 2010

  1. Dans la SharePoint ou la liste dans laquelle vous voulez définir l’alerte. Si vous consultez un affichage de la liste ou bibliothèque sur une autre page, vous deront tout d’abord sélectionner le titre de la liste ou bibliothèque. Par exemple, il se peut que vous deiez d’abord sélectionner Documents pour pouvoir aller dans la bibliothèque de documents.

  2. Sélectionnez Bibliothèqueou Liste,m’avertir,puis sélectionnez Gérer mes alertes.

    SharePoint bouton Gérer les alertes 2016 mis en évidence

    Remarque : Les noms exacts des onglets varient si vous êtes dans une liste spécialisée, telle qu’une liste de tâches ou une liste de calendriers. Par exemple, une liste de calendriers in trouve des onglets Événements et Calendrier dans lequel vous pouvez trouver l’alerte.

  3. En regard du nom de l’alerte que vous souhaitez supprimer, cochez la case.

  4. Sélectionnez Supprimer les alertes sélectionnées,puis OK.

    My Alerts manager with Delete selected alerts highlighted
  5. Sélectionnez OK.

Configuration des services de messagerie électronique SMS messagerie électronique

Pour plus d’informations sur la configuration du courrier sortant ou du service SMS, voir Configurer le courrier sortant pour une batterie de serveurs SharePoint Server ou configurer un compte mobile (SharePoint Server 2010).

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