Libérez vos rapports Access et distribuez-les à l’échelle de l’étendue. Par exemple, envoyez-les à un ou plusieurs utilisateurs, exportez-les vers des bibliothèques de documents SharePoint et archivez-les dans des dossiers réseau. Lorsque vous distribuez un état Access, vous créez un rapport statique des données à un moment donné, tel que quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Ce faisant, vous avez un seul point de vérité que les travailleurs de l’information peuvent utiliser pour prendre de bonnes décisions professionnelles, répondre à des questions, trouver des alternatives, déterminer les plans les plus améliorés, évaluer les risques et améliorer la qualité.

Distribution de rapports

Conseil    Lorsque vous créez l’état, ajoutez une date de publication. Cela permet aux utilisateurs de confirmer l’heure correcte de création du rapport. Pour plus d’informations, voir Insérer la date et l’heure dans un état ou un formulaire.

Que voulez-vous faire ?

Envoyer un rapport à l’aide de la commande E-mail

L’une des méthodes les plus rapides pour distribuer un rapport consiste à utiliser la commande Courrier électronique. En quelques clics de souris, Access exporte l’état, puis crée un courrier électronique avec le fichier joint.

  1. Dans le volet de navigation, sélectionnez l’état à envoyer.

  2. Sélectionnez Données externes >e-mail.

  3. Dans la boîte de dialogue Envoyer l’objet comme, sélectionnez le format de sortie que vous voulez utiliser (par exemple, PDF),puis cliquez sur OK.

    Remarque    Bien qu’il existe de nombreux formats que vous pouvez sélectionner, envisagez d’utiliser le format PDF (Portable Document Format), qui est devenu une norme de mise en forme, préserve la mise en page et le format de l’état Access d’origine, et offre des méthodes prédéës pour personnaliser les pages pour l’affichage et l’impression. Pour plus d’informations, voir Installer Adobe Reader et Imprimer au format PDF.

    Access ouvre un nouvel e-mail dans Outlook avec le fichier joint.

  4. Tapez les adresses de courrier des destinataires dans les zones À et Cc, une description dans la zone Objet et un message dans la zone du message.

    Conseil    Par défaut, le fichier que vous envoyez à l’aide de cette méthode n’est pas enregistré sur votre ordinateur. Si vous voulez enregistrer une copie du fichier sur votre ordinateur, cliquez avec le bouton droit sur la pièce jointe dans la zone Pièce jointe, puis sélectionnez Enregistrer sous.

  5. Sélectionnez Envoyer.

Remarque    Pour automatiser le processus, vous pouvez utiliser l’action de macro EMailDatabaseObject. Par exemple, vous pouvez créer une macro avec une séquence de ces actions pour envoyer différents rapports à différents utilisateurs.

Haut de page

Exporter un rapport vers un dossier ou une bibliothèque de documents SharePoint

  1. Dans le volet de navigation, sélectionnez l’état à exporter.

  2. Sélectionnez Données externes > PDF ou XPS pour ouvrir la boîte de dialogue Publier au format PDF ou XPS.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Recherchez le dossier à l’aide du volet de navigation.

    • Recherchez le site SharePoint en cliquant sur SharePoint dans le volet de navigation ou en entrant l’URL du site dans la zone d’adresse en haut. Par exemple :

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Pour plus d’informations, voir Découvrir du contenu avec la page d’accueil SharePoint.

  4. Dans la zone Type de fichier, assurez-vous que le type de fichier PDF est sélectionné.

  5. Pour modifier le nom par défaut de l’état, tapez un nouveau nom de fichier dans la zone Nom de fichier.

  6. Pour ouvrir l’état immédiatement après l’avoir exporté, cochez la case Ouvrir le fichier après publication.

  7. Sous Optimiser pour,faites l’une des opérations suivantes :

    • Pour optimiser l’état pour un fichier plus grand et plus haute résolution (recommandé pour l’impression), sélectionnez Standard.

    • Pour optimiser le rapport pour un fichier de faible résolution (recommandé pour la publication en ligne), sélectionnez Taille minimale.

  8. Sélectionnez Publier. Access crée le fichier. Si vous choisissez d’afficher le fichier dans Access après publication, Adobe Reader l’affiche.

  9. Pour enregistrer les étapes de l’opération afin de pouvoir exécuter et planifier la même opération, cochez la case Enregistrer les étapes d’exportation :

    • Entrez un nom et une description pour les étapes.

    • Pour créer une tâche Outlook qui planifiera l’opération d’exportation à une date ultérieure, cochez la case Créer une tâche Outlook.

    Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez Enregistrer les détails d’une opération d’importation ou d’exportation en tant que spécification.

    Remarque    Une autre façon d’automatiser le processus consiste à utiliser l’action de macro ExporterWithFormatting. Par exemple, vous pouvez créer un nom de fichier significatif en fonction du titre de l’état et de la date d’exportation. Cela permet aux utilisateurs de localiser le rapport approprié dans une bibliothèque SharePoint ou dans un dossier de nombreux rapports. Pour ce faire, spécifiez l’expression suivante dans l’argument Fichier de sortie :

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Où RptQC5 est le nom de l’objet d’état, Auto_Header0 est la section d’en-tête d’état et la propriété Légende est le titre de l’état.

Haut de page

En savoir plus sur la création d’un centre de rapports dans SharePoint

Envisagez de créer un centre de rapports dédié dans une bibliothèque de documents SharePoint pour que les utilisateurs retrouvent et visualisent plus facilement les rapports dont ils ont besoin. L’ajout de colonnes, la liaison à la bibliothèque à partir d’Access et la personnalisation de la bibliothèque de documents avec les affichages vous permettent d’offrir à vos utilisateurs une expérience de premier niveau. Voici les étapes de base que vous pouvez suivre.

Créer une bibliothèque de documents    Une bibliothèque de documents est un emplacement de fichier sécurisé qui simplifie la collaboration. Vous pouvez ajouter des colonnes à une bibliothèque, telles que des catégories, des personnes ou des groupes et des colonnes calculées, que vous pouvez ensuite utiliser pour créer des affichages et des filtres.

Affichage en miniature d’une bibliothèque de documents avec aucun document sélectionné.

Pour plus d’informations, voir Qu’est-ce qu’une bibliothèque de documents ?

Mettre à jour des colonnes de bibliothèque à partir d’Access    En liant la bibliothèque à Access, vous pouvez mettre à jour les colonnes de la bibliothèque de documents à partir d’Access pour aider les utilisateurs à trouver les rapports qu’ils recherchent et fournir des informations supplémentaires.

Pour plus d’informations, voir Importer, lier ou déplacer des données vers SharePoint.

Créer des affichages triés et filtrés    Au lieu d’envoyer le rapport à partir d’Access par courrier électronique, envoyez un lien vers l’affichage approprié de la bibliothèque de documents. Par exemple :

  • T triez l’affichage dans l’ordre croissant sur la colonne Modifié de sorte que le rapport le plus courant s’affiche en premier. Pour plus d’informations, voir Utiliser le tri pour modifier un affichage SharePoint.

  • Si vous avez dans la bibliothèque une colonne de choix nommée JobFunction avec trois valeurs : Travail lineworker, Foreman et Supervisor, créez des affichages distincts sur la base d’une expression de filtre pour chaque rôle de poste :

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Lorsque vous envoyez un lien vers l’affichage de surveillance et que l’utilisateur clique dessus, l’affichage affiche les rapports spécifiques pour les responsables. Pour obtenir un lien de l’affichage bibliothèque, affichez l’affichage, puis copiez l’URL à partir de la barre d’adresses.

  • Si vous avez une colonne de personne dans la bibliothèque intitulée OurEmployes, créez une vue basée sur une expression de filtre qui utilise la fonction Moi pour afficher uniquement les rapports de l’utilisateur actuel :

    OurEmployees is equal to [Me]

    Lorsque vous envoyez un lien vers l’affichage et que l’utilisateur clique dessus, l’affichage affiche les rapports spécifiques pour cet utilisateur.

Pour plus d’informations, voir Filtrer pour modifier un affichage SharePoint et Modifier un affichage de liste dans SharePoint.

Connecter des composants Web Parts sur une page moderne   Vous pouvez également créer une page moderne pour afficher un fichier en fonction de ce qu’un utilisateur sélectionne dans une bibliothèque de documents en connectant un élément Web Part Visionneuse de fichiers à un élément Web Part Bibliothèque de documents. Les utilisateurs pouvaient parcourir les rapports pour trouver celui qu’ils cherchent.

Example of a list connected with a List properties web part

Pour plus d’informations, voir Utiliser des composants Web Parts sur des pages SharePoint et Connecter des composants Web Parts dans SharePoint Online.

Tirer parti de Microsoft Flow    Vous pouvez automatiser l’utilisation et la gestion de la bibliothèque à l’aide d’un flux Microsoft. Par exemple, vous pouvez envoyer des notifications, envoyer des rappels quotidiens, créer une tâche du planificateur et archiver des fichiers arrivés à expiration dans un dossier.

Pour un élément sélectionné dans SharePoint, créez une tâche du Planificateur avec un lien vers l’élément SharePoint.

Modèle Microsoft Flow pour SharePoint et planificateur

Pour plus d’informations, voir Créer un flux pour une liste ou une bibliothèque dans SharePoint Online ou OneDrive Entreprise.

Haut de page

Présentation des rapports dans le

pour la conception des rapports

Besoin d’aide ?

Développez vos compétences

Découvrez des formations >

Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première

Rejoindre Microsoft Insider >

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Dans quelle mesure êtes-vous satisfait(e) de la qualité de la langue ?
Qu’est-ce qui a affecté votre expérience ?

Nous vous remercions de vos commentaires.

×