Déplacer des données d’Excel vers Access

Étape 1 : Importer des données d’Excel vers Access

L’importation de données est une opération qui peut se passer beaucoup plus facilement si vous prenez un certain temps pour préparer et propre vos données. L’importation de données revient à migrer vers une nouvelle maison. Si vous propre et organiser vos biens avant de déménager, s’installer dans votre nouvelle maison est beaucoup plus facile.

Nettoyer vos données avant l’importation

Avant d’importer des données dans Access, dans Excel, il est judicieux de :

• Convertissez les cellules qui contiennent des données non atomiques (autrement dit, plusieurs valeurs dans une cellule) en plusieurs colonnes. Par exemple, une cellule d’une colonne « Compétences » qui contient plusieurs valeurs de compétence, telles que « Programmation C# », « Programmation VBA » et « Conception web » doit être divisée en colonnes distinctes qui contiennent chacune une seule valeur de compétence.

• Utilisez la commande TRIM pour supprimer les espaces de début, de fin et de plusieurs espaces incorporés.

• Supprimez les caractères qui ne sont pas imprimables.

• Recherchez et corrigez les fautes d’orthographe et de ponctuation.

• Supprimez les lignes en double ou les champs dupliqués.

• Assurez-vous que les colonnes de données ne contiennent pas de formats mixtes, en particulier des nombres au format texte ou des dates mises en forme en tant que nombres.

Pour plus d’informations, consultez les rubriques d’aide Excel suivantes :

• Les dix meilleures solutions pour nettoyer vos données

• Filtrer des valeurs uniques ou supprimer des doublons

• Convertir les nombres stockés en tant que texte en nombres

• Convertir les dates stockées en tant que texte en dates

Choisir le meilleur type de données lors de l’importation

Pendant l’opération d’importation dans Access, vous souhaitez faire de bons choix afin de recevoir peu (le cas échéant) d’erreurs de conversion qui nécessitent une intervention manuelle. Le tableau suivant récapitule la façon dont les formats numériques Excel et les types de données Access sont convertis lorsque vous importez des données d’Excel vers Access, et fournit des conseils sur les meilleurs types de données à choisir dans l’Assistant Importation d’une feuille de calcul.

Une fois les données dans Access, vous pouvez supprimer les données Excel. N’oubliez pas de sauvegarder d’abord le classeur Excel d’origine avant de le supprimer.

Pour plus d’informations, consultez la rubrique d’aide d’Access Importer ou lier des données dans un classeur Excel.

Ajouter automatiquement des données de manière simple

Un problème courant rencontré par les utilisateurs d’Excel est l’ajout de données avec les mêmes colonnes dans une grande feuille de calcul. Par exemple, vous disposez peut-être d’une solution de suivi des ressources qui a démarré dans Excel, mais qui s’est maintenant développée pour inclure des fichiers provenant de nombreux groupes de travail et services. Ces données peuvent se trouver dans des feuilles de calcul et des classeurs différents, ou dans des fichiers texte qui sont des flux de données provenant d’autres systèmes. Il n’existe aucune commande d’interface utilisateur ni moyen simple d’ajouter des données similaires dans Excel.

La meilleure solution consiste à utiliser Access, où vous pouvez facilement importer et ajouter des données dans une table à l’aide de l’Assistant Importation d’une feuille de calcul. En outre, vous pouvez ajouter un grand nombre de données dans une table. Vous pouvez enregistrer les opérations d’importation, les ajouter en tant que tâches Microsoft Outlook planifiées et même utiliser des macros pour automatiser le processus.

Étape 2 : Normaliser les données à l’aide de l’Assistant Analyseur de table

À première vue, le processus de normalisation de vos données peut sembler une tâche ardue. Heureusement, la normalisation des tables dans Access est un processus beaucoup plus facile grâce à l’Assistant Analyseur de table.

1. Faire glisser les colonnes sélectionnées vers une nouvelle table et créer automatiquement des relations

2. Utilisez les commandes de bouton pour renommer une table, ajouter une clé primaire, faire d’une colonne existante une clé primaire et annuler la dernière action

Vous pouvez utiliser cet Assistant pour effectuer les opérations suivantes :

• Convertissez une table en un ensemble de tables plus petites et créez automatiquement une relation de clé primaire et de clé étrangère entre les tables.

• Ajoutez une clé primaire à un champ existant qui contient des valeurs uniques, ou créez un champ ID qui utilise le type de données NuméroAuto.

• Créez automatiquement des relations pour appliquer l’intégrité référentielle avec des mises à jour en cascade. Les suppressions en cascade ne sont pas ajoutées automatiquement pour empêcher la suppression accidentelle des données, mais vous pouvez facilement ajouter des suppressions en cascade ultérieurement.

• Recherchez dans de nouvelles tables des données redondantes ou dupliquées (par exemple, le même client avec deux numéros de téléphone différents) et mettez-les à jour comme vous le souhaitez.

• Sauvegardez la table d’origine et renommez-la en ajoutant « _OLD » à son nom. Ensuite, vous créez une requête qui reconstruit la table d’origine, avec le nom de la table d’origine afin que tous les formulaires ou états existants basés sur la table d’origine fonctionnent avec la nouvelle structure de table.

Pour plus d’informations, consultez Normaliser vos données à l’aide de l’analyseur de table.

Étape 3 : Se connecter aux données Access à partir d’Excel

Une fois que les données ont été normalisées dans Access et qu’une requête ou une table a été créée pour reconstruire les données d’origine, il s’agit simplement de se connecter aux données Access à partir d’Excel. Vos données se trouvent désormais dans Access en tant que source de données externe et peuvent donc être connectées au classeur via une connexion de données, qui est un conteneur d’informations utilisé pour localiser, ouvrir une session et accéder à la source de données externe. Les informations de connexion sont stockées dans le classeur et peuvent également être stockées dans un fichier de connexion, tel qu’un fichier ODC (Office Data Connection) (extension de nom de fichier .odc) ou un fichier nom de source de données (extension .dsn). Après vous être connecté à des données externes, vous pouvez également actualiser (ou mettre à jour) automatiquement votre classeur Excel à partir d’Access chaque fois que les données sont mises à jour dans Access.

Pour plus d’informations, consultez Importer des données à partir de sources de données externes (Power Query).

Obtenir vos données dans Access

Cette section vous guide tout au long des phases suivantes de normalisation de vos données : cassage des valeurs dans les colonnes Salesperson et Address en leurs éléments les plus atomiques, séparation des sujets connexes dans leurs propres tables, copie et collage de ces tableaux d’Excel dans Access, création de relations clés entre les tables Access nouvellement créées et création et exécution d’une requête simple dans Access pour retourner des informations.

Exemples de données sous forme non normalisée

La feuille de calcul suivante contient des valeurs non atomiques dans la colonne Salesperson et la colonne Address. Les deux colonnes doivent être divisées en deux colonnes distinctes ou plus. Cette feuille de calcul contient également des informations sur les vendeurs, les produits, les clients et les commandes. Ces informations doivent également être fractionnées, par objet, dans des tables distinctes.

Vous avez besoin d’une aide supplémentaire ?

Vous pouvez toujours poser des questions à un expert de la Communauté technique Excel ou obtenir une assistance dans la Communauté de support.