Enregistrer des éléments de conception de base de données et les réutiliser

Access vous permet de réutiliser la conception d’une base de données de différentes manières. Vous pouvez enregistrer une base de données entière en tant que modèle, enregistrer une partie d’une base de données en tant que partie d’application, ou enregistrer un champ ou un ensemble de champs en tant que modèle de type de données. Dans chaque cas, Access crée un fichier que vous pouvez ensuite partager avec d’autres personnes. De même, vous pouvez utiliser ces fichiers de tiers.

Cet article explique comment enregistrer différents objets de base de données en tant que modèles, dans certains cas, y compris des données. Il traite également des différents fichiers de modèles et de la façon de les partager. Cet article fournit des détails sur les composants d’application qui sont présents dans Access.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Il peut se peut que vous ne vouliez pas recommencer de zéro. Lorsque vous passez beaucoup de temps à concevoir votre conception, vous souhaitez en faire un maximum, par exemple en la réutilisant. Ou peut-être voulez-vous tirer parti du travail de conception déjà effectué par d’autres personnes. Access offre trois méthodes principales pour réutiliser la conception d’une base de données :

  • Les modèles de base    de données sont des fichiers (type de fichier *.accdt) que vous pouvez utiliser pour créer une base de données. En règle générale, une base de données à partir d’un modèle est prête à l’emploi, mais vous pouvez la personnaliser pour répondre à des besoins spécifiques. Par exemple, le modèle de base de données web Biens offre des fonctionnalités de gestion des biens de base, mais vous pouvez l’étendre en ajoutant des informations concernant le département ou le budget qui concernent votre organisation. Access est livré avec un large éventail de modèles de base de données, que vous pouvez afficher en backstage à l’ouverture d’Access.

  • Les composants d’application    sont des fichiers comme des modèles de base de données, mais vous les utilisez pour ajouter des éléments de conception à une base de données existante, plutôt que pour en servir de base à une nouvelle base de données. Par exemple, le partie application Commentaires fournit une table qui est mise en place pour contenir des commentaires, y compris un champ date/heure. Certains composants d’application démarrent un Assistant pour vous aider à créer une relation pour définir la façon dont le composant d’application s’adapte à vos tables existantes. Access est livré avec plusieurs composants d’application, que vous pouvez voir sous l’onglet Créer.

  • Les modèles de type de    données sont des fichiers que vous pouvez utiliser pour créer des champs et des combinaisons de champs. Par exemple, vous pouvez utiliser les modèles de type de données Dates de début et de fin pour ajouter d’un simple clic une paire de champs date/heure à une table. Les modèles de type de données utilisent un type de fichier différent (*.accft) à partir des modèles de base de données et des composants d’application. Access est livré avec divers modèles de types de données, que vous pouvez afficher sous l’onglet Champs lorsqu’une table est ouverte en mode Feuille de données.

Enregistrement et partage d’éléments de conception de base de données à réutiliser

Créer un modèle de base de données ou un élément d’application   Enregistrez une base de données en tant que fichier *.accdt à l’aide des commandes de l’onglet Fichier. (Pour consulter la procédure, voir la section Enregistrer et réutiliser les éléments de conception d’une base de données.) Vous pouvez ensuite utiliser le modèle pour créer une base de données ou, s’il s’agit d’un élément d’application, ajouter ses fonctionnalités à une base de données existante.

Les modèles de base de données et les composants d’application que vous créez sont stockés par défaut dans votre dossier de modèles de données d’application en itinérance (par exemple, C:\Users\<nom d’utilisateur>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Vous pouvez placer des fichiers modèles dans ce dossier pour les rendre disponibles en tant que modèles de base de données ou composants d’application. De même, vous pouvez copier des fichiers de modèles à partir de ce dossier et les donner à d’autres personnes pour leur propre usage.

Remarque : Comme toujours, faites preuve de prudence lorsque vous utilisez des fichiers de tiers.

Créer un modèle de type de données   Enregistrer une sélection de champs de table en tant que fichier *.accft à l’aide d’une commande sous l’onglet Champs. (Pour consulter les étapes, voir la section Enregistrer et réutiliser les éléments de conception d’unebase de données.)

Les modèles de type de données que vous créez sont stockés par défaut dans votre dossier de modèles de données d’application en itinérance (par exemple, C:\Users\<nom d’utilisateur>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Vous pouvez placer des fichiers de modèles de type de données dans ce dossier pour les rendre disponibles en tant que types de données pour les nouveaux champs. De même, vous pouvez copier des fichiers de modèles à partir de ce dossier et les donner à d’autres personnes pour leur propre usage.

Remarque : Comme toujours, faites preuve de prudence lorsque vous utilisez des fichiers de tiers.

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Enregistrer une base de données en tant que modèle de base de données ou un élément d’application (*.accdt)

Vous enregistrez une base de données en tant que modèle de base de données ou élément d’application à l’aide des commandes de l’onglet & publication en backstage.

  1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer & Publier.

  2. Sous Enregistrer la base de données sous,cliquez sur Modèle.

  3. Dans la boîte de dialogue Créer un modèle à partir de cette base de données, spécifiez les champs suivants :

    • Nom   Obligatoire. Entrez le texte qui identifie le modèle ou le partie de l’application. Access affiche ce nom à côté du modèle ou du partie application.

    • DescriptionEntrez un texte qui décrit le contenu ou l’objectif du modèle ou du pièce d’application. Celui-ci apparaît dans l’outil d’outils du modèle ou du partie application.

    • Category (Catégorie)   Sélectionnez Modèles utilisateur pour que le pièce d’application s’affiche sous Modèles utilisateur sur le ruban (option par défaut). Vous pouvez également ajouter une catégorie en la tapant, puis affecter ce composant d’application et les composants futurs à cette catégorie. La nouvelle catégorie s’affiche dans le ruban.

    • Icône   Spécifiez une icône à afficher pour le modèle ou le partie de l’application. Pour les composants d’application, cette icône s’affiche dans la galerie de composants d’application du ruban.

    • Aperçu   Spécifiez une image plus grande à afficher pour le modèle en backstage. Lorsque vous recherchez un modèle, cette image est ce que vous verrez pour ce modèle.

    • Table primaire   Spécifiez une table qui sera la table primaire pour le partie application. Cette table sera utilisée par défaut pour l’établir avec d’autres tables d’une base de données à laquelle la partie est ajoutée. Lorsqu’une personne utilise le partie application, Access démarre un Assistant pour vous aider à créer la relation. Bien que la table primaire soit utilisée par défaut, vous pouvez sélectionner une autre table lorsque l’Assistant s’exécute.

    • Formulaire Instantiation   Spécifiez un formulaire qui s’ouvrira par défaut lors de l’ouverture des bases de données de ce modèle. Ce formulaire s’ouvre une seule fois par défaut. Le formulaire peut contenir du code qu’il s’exécute à son ouverture, mais la présence de code génère un avertissement de sécurité.

    • Application Part   Cochez cette case pour enregistrer la base de données en tant que partie d’application. Cochez cette case pour enregistrer la base de données en tant que modèle de base de données.

      Remarque : Vous devez cocher cette case pour pouvoir spécifier une valeur pour la table primaire.

    • Inclure des données dans un modèle   Cochez cette case pour enregistrer les données qui se trouve dans la base de données dans le cadre du modèle. Lorsque de nouvelles bases de données sont créées à partir du modèle, elles incluent ces données.

  4. Cliquez sur OK pour enregistrer votre modèle. Par défaut, Access enregistre votre modèle sur C:\Users\<utilisateur actuel>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\.

Enregistrer un champ en tant que modèle de type de données (*.accft)

Pour créer un modèle de type de données, sélectionnez un champ ou une combinaison de champs, puis utilisez une commande du ruban pour les enregistrer en tant que modèle. Avant de commencer, assurez-vous que le ou les champs sont bien configurer comme vous le souhaitez (définissez les propriétés à conserver dans le cadre du modèle de type de données). Par exemple, si vous voulez créer un modèle de type de données « euro », vous pouvez créer un champ de type Devise, puis définir son format sur Euro.

  1. Ouvrez la table qui possède les champs que vous voulez enregistrer en tant que modèle.

  2. Sélectionnez le ou les champs que vous souhaitez enregistrer afin de les réutiliser.

  3. Sous l’onglet Champs, dans le groupe & supprimer des champs, cliquez sur Autres champs,puis sur Enregistrer la sélection en tant que nouveau type de données.

  4. Dans la boîte de dialogue Créer un nouveau type de données à partir des champs, spécifiez ce qui suit :

    • Nom   Obligatoire. Il identifie votre modèle de type de données et s’affiche dans la liste des champs disponibles lorsque vous choisissez un champ dans la liste Plus de champs.

    • DescriptionEntrez un texte qui décrit le contenu ou l’objectif du modèle de type de données. Celui-ci apparaît dans l’information qui apparaît lorsque vous pointez sur le modèle de type de données dans la liste Autres champs.

    • Category (Catégorie)   Sélectionnez la catégorie dans laquelle le modèle de type de données doit être répertorié dans la liste Autres champs. Par défaut, la catégorie est Types définis par l’utilisateur.

    • Formulaire Instantiation   Si vous le souhaitez, spécifiez un formulaire qui s’ouvre par défaut la première fois que le modèle de type de données est utilisé.

  5. Cliquez sur OK pour enregistrer votre modèle de type de données.

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Réutiliser la conception de base de données d’un tiers

Vous pouvez rendre disponible un modèle de base de données ou un élément d’application d’un tiers sur le ruban en copiant le fichier .accdt dans le dossier approprié sur votre ordinateur.

  1. Obtenez le modèle de fichier (son extension doit être .accdt ou .accft).

  2. Placez une copie du fichier dans <System Root>Users\<current user>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\, où :

    • <racine système> est le dossier racine de votre installation de Windows (généralement C:\), et

    • <nom d>'utilisateur actuel est le nom que vous avez utilisé pour vous connecter à Windows.

      Remarque : Si le dossier n’existe pas encore, créez-le.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour utiliser un modèle de base de données, sous l’onglet Fichier, cliquez sur Nouveau,sur Mes modèles,sur le modèle de votre souhaitez, puis sur Créer.

    • Pour utiliser un composant d’application, ouvrez la base de données à laquelle vous souhaitez ajouter le composant, puis sous l’onglet Créer, cliquez sur Composants d’application, puis sur la partie de votre souhaitez.

    • Pour utiliser un modèle de type de données, ouvrez la table dans laquelle vous voulez créer un champ, puis sous l’onglet Champs, dans le groupe Ajouter & Supprimer, cliquez sur Plus de champs,puis sur le modèle de type de données de votre souhaitez.

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