Vous pouvez utiliser les programmes Office pour enregistrer ou convertir vos fichiers au format PDF de manière à les partager ou à les imprimer chez un imprimeur. Vous n’avez pas besoin d’installer de logiciel ou complément supplémentaire.
Utilisez le format PDF quand vous voulez que le fichier :
- présente un même aspect sur la plupart des ordinateurs ;
- soit moins volumineux ;
- soit conforme à un format standard.
Il peut s’agir, par exemple, de CV, de documents légaux, de bulletins d’informations, de fichiers destinés à être lus (et non modifiés) et imprimés, et de fichiers destinés à une impression professionnelle.
Important
- De nombreux programmes, notamment Microsoft Word, permettent d’ouvrir et de modifier des fichiers PDF. Le simple fait de partager un fichier au format PDF ne suffit pas pour garantir que le destinataire ne peut pas modifier le fichier.
- Lorsque vous convertissez votre feuille de calcul en fichier PDF, les liens internes de la feuille de calcul sont perdus pendant la conversion. Les liens doivent donc être vérifiés. Des liens externes vers d’autres sources conviendront, cependant.
Pour accéder à des instructions détaillées, sélectionnez un programme Office dans la liste déroulante.
Quel programme Office utilisez-vous ?
Access
Ouvrez la table ou l’état à publier en tant que PDF.
Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Exporter, sélectionnez PDF ou XPS.
Dans le champ Nom du fichier, entrez ou sélectionnez un nom pour le document.
Dans la liste Type de fichier, sélectionnez PDF (*.pdf).
- Si la qualité d’impression du document doit être irréprochable, sélectionnez Standard (publication en ligne et impression).
- Si la taille du fichier vous importe plus que la qualité d’impression, sélectionnez Taille minimale (publication en ligne).
Sélectionnez Options pour définir la page à imprimer, choisir d’imprimer ou non les marques de révision et sélectionner les options de sortie. Sélectionnez OK.
Sélectionnez Publier.
Excel
Remarque
Vous ne pouvez pas enregistrer les feuilles Power View en tant que fichiers PDF.
Sélectionnez l’onglet Fichier.
Sélectionnez Enregistrer sous ou Enregistrer une copie.
Dans la zone Nom du fichier , entrez un nom pour le fichier, si vous ne l’avez pas déjà fait.
Dans la liste Type de fichier, sélectionnez PDF (*.pdf).
- Si vous souhaitez ouvrir le fichier dans le format sélectionné après l’avoir enregistré, cochez la case Ouvrir le fichier après publication.
- Si la qualité d’impression du document doit être irréprochable, sélectionnez Standard (publication en ligne et impression).
- Si la taille du fichier vous importe plus que la qualité d’impression, sélectionnez Taille minimale (publication en ligne).
Sélectionnez Options pour définir la page à imprimer, choisir d’imprimer ou non les marques de révision et sélectionner les options de sortie. Pour plus d’informations sur la boîte de dialogue Options d’Excel, consultez En savoir plus sur les options relatives aux fichiers PDF. Sélectionnez OK lorsque vous avez terminé.
Sélectionnez Enregistrer.
OneNote
- Sélectionnez l’onglet Fichier.
- Sélectionnez Exporter.
- Sous Exporter actuel, sélectionnez la partie du bloc-notes que vous souhaitez enregistrer au format PDF.
- Sous Sélectionner le format , sélectionnez PDF (*.pdf), puis Exporter.
- Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans le champ Nom du fichier, entrez un nom pour le bloc-notes.
- Sélectionnez Enregistrer.
PowerPoint
Sélectionnez l’onglet Fichier.
Sélectionnez Exporter.
Dans la zone Nom du fichier , entrez un nom pour le fichier, si vous ne l’avez pas déjà fait.
Dans la liste Type de fichier, sélectionnez PDF (*.pdf).
- Si vous souhaitez ouvrir le fichier dans le format sélectionné après l’avoir enregistré, cochez la case Ouvrir le fichier après publication.
- Si la qualité d’impression du document doit être irréprochable, sélectionnez Standard (publication en ligne et impression).
- Si la taille du fichier vous importe plus que la qualité d’impression, sélectionnez Taille minimale (publication en ligne).
Sélectionnez Options pour définir la page à imprimer, choisir d’imprimer ou non les marques de révision et sélectionner les options de sortie. Sélectionnez OK lorsque vous avez terminé.
Sélectionnez Enregistrer.
Project
- Dans l’onglet Fichier , choisissez Exporter.
- Choisissez Créer un document PDF/XPS, puis sélectionnez Créer un fichier PDF/XPS.
- Dans la zone Nom du fichier , entrez un nom pour le fichier, si vous ne l’avez pas déjà fait.
- Dans la liste Type de fichier, choisissez Files PDF (*.pdf) ou XPS Files (*.xps), puis cliquez sur OK.
- Dans la boîte de dialogue Options d’exportation de document, sélectionnez une plage de publication, l’inclusion ou l’inclusion d’informations non imprimables et la conformité à la norme ISO 19500-1 (PDF/A).
Conseils de mise en forme
Project ne prend pas en charge toutes les fonctionnalités de mise en forme PDF ou XPS, mais vous pouvez toujours utiliser certaines options d’impression pour modifier l’apparence du document final.
ChoisissezImprimer le fichier>, puis modifiez l’une des options suivantes :
- Dates
- Orientation
- Format du papier
- Mise en page
Dans la boîte de dialogue Mise en page, vous pouvez modifier les options sur les onglets suivants :
- Marges
- Légende
- Affichage
Publisher
Sélectionnez l’onglet Fichier.
Sélectionnez Enregistrer sous.
Dans la zone Nom du fichier , entrez un nom pour le fichier, si vous ne l’avez pas déjà fait.
Dans la liste Type de fichier, sélectionnez PDF (*.pdf).
Si vous souhaitez modifier le mode d’optimisation du document, sélectionnez Modifier. (sélectionnez Options dans Publisher 2013 ou Publisher 2016.)
- Apportez les modifications souhaitées à la résolution d’image et aux informations non imprimables.
- Sélectionnez Options d’impression pour modifier les options d’impression du document.
- Sélectionnez OK lorsque vous avez terminé.
Si vous souhaitez ouvrir le fichier dans le format sélectionné après l’avoir enregistré, cochez la case Ouvrir le fichier après publication.
Sélectionnez Enregistrer.
Visio
Dans l’onglet Fichier , choisissez Exporter.
Choisissez Créer un document PDF/XPS, puis sélectionnez Créer un fichier PDF/XPS.
Dans la zone Nom du fichier , entrez un nom pour le fichier, si vous ne l’avez pas déjà fait.
Dans la liste Type de fichier, sélectionnez PDF (*.pdf).
- Si vous souhaitez que le fichier s’ouvre au format sélectionné après son enregistrement, cochez la case Afficher automatiquement le fichier après enregistrement.
- Si la qualité d’impression du document doit être irréprochable, sélectionnez Standard (publication en ligne et impression).
- Si la taille du fichier vous importe plus que la qualité d’impression, sélectionnez Taille minimale (publication en ligne).
Sélectionnez Options pour définir la page à imprimer, choisir d’imprimer ou non les marques de révision et sélectionner les options de sortie. Sélectionnez OK.
Sélectionnez Publier.
Word
- Si le fichier a déjà été enregistré, sélectionnez Fichier>,enregistrer une copie.
Si le fichier n’est pas enregistré, sélectionnez Enregistrer>sous fichier ou Enregistrer une copie. - Sélectionnez Parcourir pour choisir l’emplacement sur votre ordinateur où vous souhaitez enregistrer le fichier.
- Dans la liste déroulante, sélectionnez PDF.
- Sélectionnez Enregistrer.
Sélectionnez Autres options>options pour personnaliser votre fichier PDF.
- Pour créer un fichier PDF uniquement à partir de certaines pages de votre document, sélectionnez une option en dessous de Étendue de pages.
- Pour inclure les marques de révision dans le fichier PDF, sous Contenu à publier, sélectionnez l’option Document avec marques. Autrement, vérifiez que l’option Document est sélectionnée.
- Pour créer un jeu de signets dans le fichier PDF, sélectionnez Créer des signets à l’aide de. Sélectionnez ensuite Titres ou, si vous avez ajouté des signets à votre document, Signets Word.
- Si vous voulez inclure les propriétés du document dans le fichier PDF, vérifiez que l’option Propriétés du document est sélectionnée.
- Pour faciliter la lecture du document avec un logiciel de lecture d’écran, sélectionnez Balises de structure de document pour l’accessibilité.
- Conforme à la norme ISO 19005-1 (PDF/A) Cette option produit le document PDF en version 1.7 PDF, qui est une norme d’archivage. PDF/A permet de s’assurer qu’un document aura le même aspect lorsqu’il sera ouvert ultérieurement sur un autre ordinateur.
- Texte bitmap lorsque les polices ne sont pas incorporées Si les polices ne peuvent pas être incorporées dans le document, le PDF utilise des images bitmap du texte afin que le PDF ressemble au document d’origine. Si cette option n’est pas sélectionnée et que le fichier utilise une police qui ne peut pas être incorporée, le lecteur PDF peut lui substituer une autre police.
- Chiffrer le document avec un mot de passe Pour restreindre l’accès afin que seules les personnes disposant du mot de passe puissent ouvrir le PDF, sélectionnez cette option. Lorsque vous sélectionnez OK, Word ouvre la zone Chiffrer le document PDF, dans laquelle vous pouvez taper et ressaisir un mot de passe.
Ouvrir et copier le contenu d’un fichier PDF dans Word
Vous pouvez copier le contenu de votre choix dans un fichier PDF en l’ouvrant dans Word.
Accédez àOuvrir le fichier> et accédez au fichier PDF. Word ouvre le contenu PDF dans un nouveau fichier. Vous pouvez copier le contenu de votre choix, y compris les images et les diagrammes.
Le format PDF (Portable Document Format) conserve la mise en forme des documents et permet le partage de fichiers. Lorsque le fichier au format PDF est affiché en ligne ou imprimé, il conserve le format prévu. Le format PDF est également très utile pour les documents qui seront reproduits via des méthodes d’impression professionnelles. Le format PDF est accepté comme format valide par de nombreuses organisations et entreprises ; des visionneuses sont également disponibles sur une plus grande variété de plateformes que pour le format XPS.
XML Paper Specification (XPS)est un format de fichier électronique qui préserve la mise en forme du document et permet le partage des fichiers. Le format XPS garantit que, lorsqu’un fichier est affiché en ligne ou imprimé, il conserve le format souhaité et que ses données ne sont pas facilement modifiables.
Important
La plupart des navigateurs web modernes peuvent ouvrir et afficher un fichier PDF. Toutefois, si vous avez un système d’exploitation plus ancien, vous aurez peut-être besoin d’installer un lecteur PDF sur votre appareil, tel qu’Acrobat Reader, disponible auprès d’Adobe Systems.