Vous pouvez utiliser les programmes Office pour enregistrer ou convertir vos fichiers au format PDF de manière à les partager ou à les imprimer chez un imprimeur. Et vous n’aurez pas besoin d’autres logiciels ou compléments.
Utilisez le format PDF quand vous voulez que le fichier :
- présente un même aspect sur la plupart des ordinateurs ;
- soit moins volumineux ;
- soit conforme à un format standard.
Les exemples incluent les cv, les documents juridiques, les bulletins d’informations, les fichiers destinés à être lus (non modifiés) et imprimés, et les fichiers destinés à l’impression professionnelle.
Important
- De nombreux programmes, y compris Microsoft Word, ont la possibilité d’ouvrir et de modifier des fichiers PDF. Le simple partage d’un élément au format PDF ne suffit pas pour garantir que le destinataire ne peut pas modifier le fichier.
- Lorsque vous convertissez votre feuille de calcul au format PDF, les liens internes dans la feuille de calcul seront perdus pendant la conversion, de sorte que les liens devront être vérifiés. Toutefois, les liens externes vers d’autres sources seront corrects.
Pour accéder à des instructions détaillées, sélectionnez un programme Office dans la liste déroulante.
Quel programme Office utilisez-vous ?
Access
Ouvrez la table ou l’état à publier en tant que PDF.
Sous l’onglet Données externes , dans le groupe Exporter , sélectionnez PDF ou XPS.
Dans le champ Nom du fichier, entrez ou sélectionnez un nom pour le document.
Dans la liste Type de fichier, sélectionnez PDF (*.pdf) .
- Si le document nécessite une qualité d’impression élevée, sélectionnez Standard (publication en ligne et impression).
- Si la taille du fichier est plus importante que la qualité d’impression, sélectionnez Taille minimale (publication en ligne).
Sélectionnez Options pour définir la page à imprimer, choisir si le balisage doit être imprimé et sélectionner les options de sortie. Sélectionnez OK.
Sélectionnez Publier.
Excel
Remarque
Vous ne pouvez pas enregistrer les feuilles Power View au format PDF.
Sélectionnez l’onglet Fichier.
Sélectionnez Enregistrer sous ou Enregistrer une copie.
Dans la zone Nom du fichier, entrez un nom pour le fichier, si ce n’est déjà fait.
Dans la liste Type de fichier, sélectionnez PDF (*.pdf) .
- Si vous souhaitez ouvrir le fichier dans le format sélectionné après l’avoir enregistré, cochez la case Ouvrir le fichier après publication.
- Si le document nécessite une qualité d’impression élevée, sélectionnez Standard (publication en ligne et impression).
- Si la taille du fichier est plus importante que la qualité d’impression, sélectionnez Taille minimale (publication en ligne).
Sélectionnez Options pour définir la page à imprimer, choisir si le balisage doit être imprimé et sélectionner les options de sortie. Pour plus d’informations sur la boîte de dialogue Options d’Excel, consultez En savoir plus sur les options relatives aux fichiers PDF. Sélectionnez OK lorsque vous avez terminé.
Sélectionnez Enregistrer.
OneNote
- Sélectionnez l’onglet Fichier.
- Sélectionnez Exporter.
- Sous Exporter actuel, sélectionnez la partie du bloc-notes que vous souhaitez enregistrer au format PDF.
- Sous Sélectionner le format , sélectionnez PDF (*.pdf) , puis exporter.
- Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans le champ Nom du fichier, entrez un nom pour le bloc-notes.
- Sélectionnez Enregistrer.
PowerPoint
Sélectionnez l’onglet Fichier.
Sélectionnez Exporter.
Dans la zone Nom du fichier, entrez un nom pour le fichier, si ce n’est déjà fait.
Dans la liste Type de fichier, sélectionnez PDF (*.pdf) .
- Si vous souhaitez ouvrir le fichier dans le format sélectionné après l’avoir enregistré, cochez la case Ouvrir le fichier après publication.
- Si le document nécessite une qualité d’impression élevée, sélectionnez Standard (publication en ligne et impression).
- Si la taille du fichier est plus importante que la qualité d’impression, sélectionnez Taille minimale (publication en ligne).
Sélectionnez Options pour définir la page à imprimer, choisir si le balisage doit être imprimé et sélectionner les options de sortie. Sélectionnez OK lorsque vous avez terminé.
Sélectionnez Enregistrer.
Project
- Sous l’onglet Fichier , choisissez Exporter.
- Choisissez Créer un document PDF/XPS , puis sélectionnez Créer un document PDF/XPS.
- Dans la zone Nom du fichier, entrez un nom pour le fichier, si ce n’est déjà fait.
- Dans la liste Type de fichier, choisissez PDF Files (*.pdf) ou XPS Files (*.xps), puis sélectionnez OK.
- Dans la boîte de dialogue Options d’exportation de document, sélectionnez une plage de publication, indiquez s’il faut inclure des informations de non-impression et la conformité ISO 19500-1 (PDF/A) .
Conseils de mise en forme
Project ne prend pas en charge toutes les fonctionnalités de mise en forme PDF ou XPS, mais vous pouvez toujours utiliser certaines options d’impression pour modifier l’apparence du document final.
Choisissez Impression de> fichier, puis modifiez l’une des options suivantes :
- Dates
- Orientation
- Format du papier
- Mise en page
Dans la boîte de dialogue Mise en page, vous pouvez modifier les options sur les onglets suivants :
- Marges
- Légende
- Affichage
Publisher
Sélectionnez l’onglet Fichier.
Sélectionnez Enregistrer sous.
Dans la zone Nom du fichier, entrez un nom pour le fichier, si ce n’est déjà fait.
Dans la liste Type de fichier, sélectionnez PDF (*.pdf) .
Si vous souhaitez modifier la façon dont le document est optimisé, sélectionnez Modifier. (Sélectionnez Options dans Publisher 2013 ou Publisher 2016.)
- Apportez les modifications souhaitées à la résolution d’image et aux informations non imprimables.
- Sélectionnez Options d’impression pour apporter des modifications aux options d’impression du document.
- Sélectionnez OK lorsque vous avez terminé.
Si vous souhaitez ouvrir le fichier dans le format sélectionné après l’avoir enregistré, cochez la case Ouvrir le fichier après publication.
Sélectionnez Enregistrer.
Visio
Sous l’onglet Fichier , choisissez Exporter.
Choisissez Créer un document PDF/XPS , puis sélectionnez Créer un document PDF/XPS.
Dans la zone Nom du fichier, entrez un nom pour le fichier, si ce n’est déjà fait.
Dans la liste Type de fichier, sélectionnez PDF (*.pdf) .
- Si vous souhaitez que le fichier s’ouvre au format sélectionné après son enregistrement, cochez la case Afficher automatiquement le fichier après enregistrement.
- Si le document nécessite une qualité d’impression élevée, sélectionnez Standard (publication en ligne et impression).
- Si la taille du fichier est plus importante que la qualité d’impression, sélectionnez Taille minimale (publication en ligne).
Sélectionnez Options pour définir la page à imprimer, choisir si le balisage doit être imprimé et sélectionner les options de sortie. Sélectionnez OK.
Sélectionnez Publier.
Word
- Si le fichier a été enregistré précédemment, sélectionnez Fichier>Enregistrer une copie.
Si le fichier n’est pas enregistré, sélectionnez Fichier>Enregistrer sous ou Enregistrer une copie. - Sélectionnez Parcourir pour choisir l’emplacement sur votre ordinateur où vous souhaitez enregistrer le fichier.
- Dans la liste déroulante, sélectionnez PDF.
- Sélectionnez Enregistrer.
Sélectionnez Autres options>options pour personnaliser votre FICHIER PDF.
- Pour créer un fichier PDF uniquement à partir de certaines pages de votre document, sélectionnez une option en dessous de Étendue de pages.
- Pour inclure les marques de révision dans le fichier PDF, sous Contenu à publier, sélectionnez l’option Document avec marques. Autrement, vérifiez que l’option Document est sélectionnée.
- Pour créer un jeu de signets dans le fichier PDF, sélectionnez Créer des signets à l’aide de. Sélectionnez ensuite Titres ou, si vous avez ajouté des signets à votre document, Signets Word.
- Si vous voulez inclure les propriétés du document dans le fichier PDF, vérifiez que l’option Propriétés du document est sélectionnée.
- Pour faciliter la lecture du document avec un logiciel de lecture d’écran, sélectionnez Balises de structure de document pour l’accessibilité.
- Conforme à la norme ISO 19005-1 (PDF/A) Cette option génère le document PDF en tant que version 1.7 PDF, qui est une norme d’archivage. PDF/A permet de s’assurer qu’un document sera identique lorsqu’il sera ouvert ultérieurement sur un autre ordinateur.
- Texte bitmap lorsque les polices ne peuvent pas être incorporées Si les polices ne peuvent pas être incorporées dans le document, le fichier PDF utilise des images bitmap du texte afin que le fichier PDF ressemble au document d’origine. Si cette option n’est pas sélectionnée et que le fichier utilise une police qui ne peut pas être incorporée, le lecteur PDF peut remplacer une autre police.
- Chiffrer le document avec un mot de passe Pour restreindre l’accès afin que seules les personnes disposant du mot de passe puissent ouvrir le fichier PDF, sélectionnez cette option. Lorsque vous sélectionnez OK, Word ouvre la zone Chiffrer le document PDF, où vous pouvez taper et entrer à nouveau un mot de passe.
Ouvrir et copier le contenu d’un fichier PDF dans Word
Vous pouvez copier le contenu de votre choix dans un fichier PDF en l’ouvrant dans Word.
Accédez à Fichier>Ouvrir et accédez au fichier PDF. Word ouvre le contenu PDF dans un nouveau fichier. Vous pouvez copier le contenu de votre choix, y compris les images et les diagrammes.
Le format PDF (Portable Document Format) conserve la mise en forme des documents et active le partage de fichiers. Lorsque le fichier au format PDF est affiché en ligne ou imprimé, il conserve le format prévu. Le format PDF est également très utile pour les documents qui seront reproduits via des méthodes d’impression professionnelles. Le format PDF est accepté comme format valide par de nombreuses organisations et entreprises ; des visionneuses sont également disponibles sur une plus grande variété de plateformes que pour le format XPS.
XML Paper Specification (XPS)est un format de fichier électronique qui préserve la mise en forme du document et permet le partage des fichiers. Le format XPS garantit que, lorsqu’un fichier est affiché en ligne ou imprimé, il conserve le format souhaité et que ses données ne sont pas facilement modifiables.
Important
La plupart des navigateurs web modernes peuvent ouvrir et afficher un fichier PDF. Toutefois, si vous disposez d’un système d’exploitation plus ancien, vous devrez peut-être installer un lecteur PDF sur votre appareil, tel que le lecteur Acrobat, disponible à partir d’Adobe Systems.