Les ordinateurs permettent aux organisations de créer facilement un grand nombre de contenu et de nombreux types de contenu différents. People voulez des informations et ils créent un nombre incroyable de façons de capturer ces informations : documents, e-mails, feuilles de calcul, diagrammes, présentations, vidéos et pages web, pour ne nommer que quelques-unes des façons.
Si ce contenu n’est pas géré, il peut être difficile de trouver ce dont vous avez besoin ou de suivre ce qui se passe. La gestion de contenu d’entreprise (ECM) avec les produits SharePoint vous aide en vous fournissant des outils pour organiser et gérer le contenu tout au long du cycle de vie du contenu, de la création à l’archivage. SharePoint ECM intègre les outils familiers de Microsoft Office System aux fonctionnalités de gestion et de collaboration centralisées des produits et technologies SharePoint.
Contenu de cet article
- Gestion des documents
- Gestion des médias numériques
- Gestion des enregistrements
- Gestion de contenu web
Gestion de documents
Les produits et technologies ECM dans SharePoint améliorent la productivité fournit les fonctionnalités suivantes pour vous aider à gérer une collection de documents :
- Gérer de manière centralisée divers contenus Stockez du contenu dans un référentiel central qui permet aux utilisateurs de trouver, de partager et d’utiliser les informations.
- Utiliser facilement les propriétés du document Le panneau Informations sur le document vous permet de parcourir et de modifier les propriétés du document (métadonnées) directement dans le document.
- Gérer les métadonnées globalement Créer des ensembles de termes et des groupes qui facilitent l’organisation et la recherche de contenu
- Rendre un document unique Les ID de document fournissent un identificateur unique pour chaque ressource de la collection de contenu...
- Gagner du temps et réutiliser les paramètres Les types de contenu vous permettent d’attribuer des paramètres partagés pour un type spécifique de contenu, tel qu’un manuel ou une spécification.
- Contrôler l’accès aux informations. Les autorisations définies de manière unique vous offrent une multitude d’outils pour contrôler l’accès aux informations à n’importe quel niveau, d’un seul document jusqu’au site lui-même
- Simplifier le traitement collaboratif des documents Les workflows de documents intégrés vous permettent de démarrer, de suivre et de collaborer sur des processus orientés document directement à partir de programmes de bureau Office.
Gestion des médias numériques
Les produits et technologies SharePoint disposent de fonctionnalités intégrées permettant de lire et de gérer du contenu multimédia numérique, tel que la vidéo et l’audio. Voici quelques points forts de ces fonctionnalités :
- Lire le contenu multimédia directement Les lecteurs vidéo et audio sont intégrés aux produits SharePoint. Vous pouvez lire de la vidéo et du contenu audio directement à partir d’un portail, d’une équipe ou d’un site de publication, à partir d’un site généré par la communauté et à partir de sites d’apprentissage et de formation managés.
- Utiliser des bibliothèques multimédias optimisées Les bibliothèques de ressources multimédias dans SharePoint Server sont optimisées pour le contenu multimédia. Toutes les fonctionnalités de gestion utiles d’une bibliothèque de documents sont disponibles, telles que les métadonnées, les types de contenu et les ID uniques. En outre, les bibliothèques de ressources multimédias offrent des vues miniatures des images et des vidéos, avec la possibilité intégrée de lire un aperçu d’une vidéo.
gestion d’enregistrements ;
Les fonctionnalités de gestion des enregistrements intégrées dans les produits SharePoint permettent aux organisations de stocker et de protéger les enregistrements professionnels dans leur état final. Les organisations peuvent appliquer des stratégies de gestion des informations aux enregistrements métier. Cela permet de réduire les risques de litige en s’assurant que les informations sont conformes aux réglementations ou aux politiques commerciales de l’entreprise.
- Améliorer la conformité légale et réglementaire Implémentez des stratégies de rétention, de protection et d’audit des informations dans les enregistrements métier afin de garantir que ces enregistrements sont conservés de manière appropriée. Les pistes d’audit fournissent aux auditeurs internes et externes la preuve que les enregistrements ont été conservés de manière appropriée.
- Sécuriser les enregistrements professionnels et importants Un dépôt sécurisé permet de garantir que les enregistrements sont stockés dans un état verrouillé et final.
Garantir une découverte facile des litiges Assurez-vous que vous pouvez récupérer les informations requises pour la découverte légale de manière rentable. Placer une conservation spéciale sur des enregistrements spécifiques pour empêcher la destruction.
Gestion de contenu web
Les fonctionnalités de gestion de contenu web dans vous permettent d’effectuer les opérations suivantes :
- Créer et publier du contenu rapidement et facilement Utilisez des outils familiers pour créer et publier du contenu web en temps voulu.
- Conserver une apparence cohérente sur l’ensemble de vos sites web Créez des master pages approuvées et des mises en page qui permettent de spécifier une fois la personnalisation et la navigation du site et de les réutiliser par les auteurs de contenu.
- Réduire les coûts de déploiement et de gestion de vos sites web Implémentez une infrastructure multiniveau unique pour la publication de contenu sur des sites intranet, extranet et Internet.