Envoyer un courrier électronique avec un rappel de suivi

Les messages que vous envoyez peuvent être marqués pour vous avertir, ou le destinataire, que cette action est requise.

Indicateur pour vous-même

Vous envoyez un message qui nécessite une réponse. Vous devez vous assurer de ne pas oublier la demande et d'obtenir les informations dont vous avez besoin. Un indicateur vous permet de savoir que vous avez demandé une réponse à d'autres personnes. En ajoutant un indicateur, vous verrez une tâche dans Tâches et l'aperçu des tâches.

  1. Cliquez sur Message > Suivi.

    Commande Assurer un suivi sur le ruban

  2. Cliquez sur Aujourd'hui,Demain, Cette semaine,Semaine prochaine,Aucune dateou Personnalisé.

Étant donné que le message sera hors de vue dans votre dossier Éléments envoyés, nous vous recommandons d'ajouter un rappel pour vous-même. Les rappels sont des boîtes de dialogue d'alerte qui s'affichent à l'échéance du suivi, tout comme ceux qui s'affichent pour les réunions ou rendez-vous à venir.

Pour ajouter un rappel à votre place, cliquez sur Suivre > Ajouter un rappel. Entrez la date et l'heure d'apparition de la boîte de dialogue de rappel.

Indicateur pour les destinataires

Un indicateur pour les destinataires d'un message met davantage l'accent. Un indicateur s'affiche dans la liste des messages et le texte au-dessus de la ligne De du message. Si le destinataire utilise également Outlook, un élément est ajouté à sa liste de choses à faire.

  1. Cliquez sur Message > Suivi.

    Commande Assurer un suivi sur le ruban

  2. Cliquez sur Personnalisé.

  3. Cochez la case Indicateur pour les destinataires.

    Case à cocher Indicateur pour les destinataires dans la boîte de dialogue Personnalisé

  4. Dans la boîte de dialogue Personnalisé, nous vous recommandons de remplacer le texte par défaut Indicateur pour par une description ou action. Par exemple, vous pourriez taper Envoyer à Anne une réponse à la question de l’autorisation. Il s'agit du texte que le destinataire verra au-dessus de la ligne De.

Pour améliorer la visibilité, vous pouvez inclure un rappel. Les rappels sont des boîtes de dialogue d'alerte qui s'affichent lorsque le suivi est prévu, tout comme vous le voyez pour une réunion ou un rendez-vous sur le point de démarrer.

Pour ajouter un rappel pour les destinataires, cochez la case Indicateur pour les destinataires, puis entrez la date et l'heure dans laquelle vous souhaitez que la boîte de dialogue de rappel s'affiche pour les destinataires.

Conseil : Utilisez votre discrétion lors de l'ajout d'un rappel à un indicateur pour les destinataires. Demandez-vous si vous devez réellement interrompre le destinataire à l'aide d'une boîte de dialogue de rappel ou si un indicateur suffit.

Comment fonctionnent les dates des indicateurs dans le menu Suivi ?

Utilisez des indicateurs pour marquer des éléments à des fin de suivi et inclure des rappels. Les dates de début, dates d'échéance et heures de rappel par défaut suivantes sont disponibles pour les indicateurs. Vous pouvez personnaliser chacun des paramètres.

Indicateur

Date de début

Échéance

Rappel

Aujourd’hui

Date actuelle

Date actuelle

Une heure avant la fin de la journée de travail du jour

Demain

Date actuelle plus un jour

Date actuelle plus un jour

Heure de début de la journée en cours plus une journée de travail

Cette semaine

Date actuelle plus deux jours, mais pas plus tard que le dernier jour ouo de la semaine

Dernière journée de travail de cette semaine

Heure de début de la journée en cours plus deux jours ou travail

Semaine prochaine

Premier jour de travail de la semaine suivante

Dernière journée de travail de la semaine suivante

Heure de début du premier jour ouo de la semaine suivante

Aucune date

Aucune date

Aucune date

Date actuelle

Personnaliser

La date du jour est affichée ; choisir une date personnalisée si vous le souhaitez

La date du jour est affichée ; choisir une date personnalisée si vous le souhaitez

La date du jour est affichée ; choisir une date personnalisée si vous le souhaitez

Voir aussi

Définir ou supprimer un rappel

Marquer des messages entrants pour le suivi

Ajouter des informations de suivi aux messages électroniques

Indicateur pour vous-même

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Dans la liste de messages, cliquez sur le message de votre souhaitez. Sous l'onglet Message, dans le groupe Balises, cliquez sur Suivi,puis sur le type d'indicateur que vous voulez définir.

  • Dans un message ouvert, dans l'onglet Message, dans le groupe Balises, cliquez sur Suivi,puis sur le type d'indicateur que vous voulez définir.

Si vous souhaitez un rappel sur ce message avec balise, sous l'onglet Message, dans le groupe Balises, cliquez sur Suivi,puis sur Ajouter un rappel. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la date et l'heure du rappel.

Indicateur pour les destinataires

Faites votre choix lorsque vous envoyez des rappels à d'autres personnes. Certains destinataires peuvent ne pas apprécier les rappels pendant qu'ils travaillent. Une autre option consiste à envoyer un message marqué d'un indicateur avec des dates de début et d'échéance et plus d'informations dans la liste Indicateur à. Ainsi, les informations sont disponibles pour les destinataires dans la barre d'informations du message, sans rappel.

Pour envoyer un indicateur afin que d'autres personnes soient invités à faire quelque chose, avant d'envoyer le message, faites-le comme suit :

  1. Dans le message ouvert, sous l'onglet Message, dans le groupe Indicateurs, cliquez sur Suivi,puis sur Indicateur pour les destinataires.

  2. Sous Indicateur pour les destinataires,dans la liste Indicateur à, cliquez sur le type d'indicateur que vous voulez envoyer.

  3. Par défaut, les messages marqués pour les destinataires incluent un rappel. Si nécessaire, modifiez la date et l'heure. Si vous ne voulez pas inclure de rappel, videz la case à cocher Rappel.

Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser un indicateur de suivi pour suivre les réponses.

Comment fonctionnent les dates des indicateurs dans le menu Suivi ?

Utilisez des indicateurs pour marquer des éléments à des fin de suivi et inclure des rappels. Les dates de début, dates d'échéance et heures de rappel par défaut suivantes sont disponibles pour les indicateurs. Vous pouvez personnaliser chacun des paramètres.

Indicateur

Date de début

Échéance

Rappel

Aujourd’hui

Date actuelle

Date actuelle

Une heure avant la fin de la journée de travail du jour

Demain

Date actuelle plus un jour

Date actuelle plus un jour

Heure de début de la journée en cours plus une journée de travail

Cette semaine

Date actuelle plus deux jours, mais pas plus tard que le dernier jour ouo de la semaine

Dernière journée de travail de cette semaine

Heure de début de la journée en cours plus deux jours ou travail

Semaine prochaine

Premier jour de travail de la semaine suivante

Dernière journée de travail de la semaine suivante

Heure de début du premier jour ouo de la semaine suivante

Aucune date

Aucune date

Aucune date

Date actuelle

Personnaliser

La date du jour est affichée ; choisir une date personnalisée si vous le souhaitez

La date du jour est affichée ; choisir une date personnalisée si vous le souhaitez

La date du jour est affichée ; choisir une date personnalisée si vous le souhaitez

Voir aussi

Définir ou supprimer un rappel

Assurer le suivi des messages électroniques qui le nécessitent

Passer en revue les messages électroniques marqués d'un drapeau

Ajouter des informations de suivi aux messages électroniques

Ajouter un indicateur de suivi

Indicateur pour vous-même

  1. Dans le nouveau message, sous l'onglet Message, dans le groupe Options, cliquez sur Suivi Image du bouton .

  2. Dans le menu Suivi, cliquez sur Ajouter un rappel.

  3. Pour choisir le type de rappel, sélectionnez-en un dans la liste Indicateur.

    Par exemple, vous pouvez sélectionner une expression plus spécifique pour vous y rendre avec le rappel, par exemple, Appeler,Ne pas avancer,Pour vos informations ouRéviser. Ces informations apparaissent dans la Barre d’informations dans le message.

  4. Sélectionnez une date et une heure dans les listes à côté de la zone Rappel.

    Une fois que vous avez sélectionné la date et l'heure, le rappel apparaît également dans la barre d'informations.

  5. Pour modifier le son de rappel par défaut, cliquez Image du bouton et recherchez un fichier audio. Cochez la case Lire ce son si elle n'est pas sélectionnée.

Indicateur pour les destinataires

Faites votre choix lorsque vous envoyez des rappels à d'autres personnes. Certains destinataires peuvent ne pas apprécier l'activation des rappels pendant qu'ils travaillent. Une autre option consiste à envoyer un message marqué d'un indicateur avec des dates de début et d'échéance et plus d'informations dans la liste Indicateur à. Ainsi, les informations sont disponibles pour les destinataires dans la barre d'informations du message, sans rappel.

  1. Dans un nouveau message, sous l'onglet Message, dans le groupe Options, cliquez sur Suivi Image du bouton .

  2. Dans le menu Suivi, cliquez sur Indicateur pour les destinataires.

  3. Dans la section Indicateur pour les destinataires, pour choisir le type de rappel(le suivi est le suivi par défaut), sélectionnez l'indicateur que vous souhaitez dans la liste Indicateur.

    Par exemple, vous pouvez sélectionner une expression plus spécifique pour vous y rendre avec le rappel, par exemple, Appeler,Ne pas avancer,Pour vos informations ouRéviser. Ces informations apparaissent dans la barre d'informations du message.

  4. Sélectionnez une date et une heure dans les listes à côté de la zone Rappel.

    Une fois que vous avez sélectionné la date et l'heure, le rappel apparaît également dans la barre d'informations.

    Conseil : Pour inclure un indicateur et un rappel pour vous-même ainsi que pour d'autres personnes, cochez la case Indicateur pour moi, sélectionnez les informations de l'indicateur, puis sélectionnez les options d'un rappel.

Une fois vos messages marqués d'un drapeau, vous pouvez en suivre les destinataires. Si vous utilisez un compte microsoft Exchange, vous pouvez même rechercher et suivre les réponses que vous recevez. En savoir plus sur cette fonctionnalité dans Rechercher les messages avec flagged.

Comment fonctionnent les dates des indicateurs dans le menu Suivi ?

Utilisez des indicateurs pour marquer des éléments à des fin de suivi et inclure des rappels. Les dates de début, dates d'échéance et heures de rappel par défaut suivantes sont disponibles pour les indicateurs. Vous pouvez personnaliser chacun des paramètres.

Indicateur

Date de début

Échéance

Rappel

Aujourd’hui

Date actuelle

Date actuelle

Une heure avant la fin de la journée de travail du jour

Demain

Date actuelle plus un jour

Date actuelle plus un jour

Heure de début de la journée en cours plus une journée de travail

Cette semaine

Date actuelle plus deux jours, mais pas plus tard que le dernier jour ouo de la semaine

Dernière journée de travail de cette semaine

Heure de début de la journée en cours plus deux jours ou travail

Semaine prochaine

Premier jour de travail de la semaine suivante

Dernière journée de travail de la semaine suivante

Heure de début du premier jour ouo de la semaine suivante

Aucune date

Aucune date

Aucune date

Date actuelle

Personnaliser

La date du jour est affichée ; choisir une date personnalisée si vous le souhaitez

La date du jour est affichée ; choisir une date personnalisée si vous le souhaitez

La date du jour est affichée ; choisir une date personnalisée si vous le souhaitez

Voir aussi

Définir ou supprimer un rappel

Assurer le suivi des messages électroniques qui le nécessitent

Rechercher les messages avec indicateur

Ajouter ou supprimer un indicateur de suivi

Ajouter des informations de suivi à votre message électronique

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