Exiger l’approbation d’éléments dans une liste ou une bibliothèque

Exiger l’approbation d’éléments dans une liste ou une bibliothèque

Les listes et bibliothèques Microsoft 365 contiennent souvent des informations sensibles, telles que des budgets de campagne marketing ou des initiatives de ressources humaines. Il est important de disposer uniquement de versions officielles d’éléments ou de fichiers visibles par des utilisateurs spécifiques.

Vous pouvez demander l’approbation d’un élément ou d’un fichier pour que le contenu soit visible pour des utilisateurs spécifiques. En demandant une approbation, les organisations peuvent appliquer un niveau de qualité et de sécurité considérable à son contenu sensible.

Vous pouvez créer des listes dans Microsoft SharePoint, l’application listes dans Microsoft 365 ou Teams. Pour en savoir plus, voir ajouter des éléments de liste. Apprenez à prendre en main les listes dans Microsoft teams.

  1. Accédez à la liste pour laquelle vous voulez exiger une approbation.

  2. Sélectionnez paramètres Paramètres : mettre à jour votre profil, installer le logiciel et le connecter au cloud , puis paramètres de la liste.

  3. Dans la section paramètres généraux , sélectionnez paramètresde contrôle de version.

  4. Dans la section approbation de contenu , sélectionnez Oui en réponse à l' approbation exiger le contenu pour les éléments soumis ? . Dans la section historique des versions de l’élément, indiquez si vous voulez créer des versions chaque fois qu’un élément est modifié. Vous pouvez également choisir de limiter le nombre de versions conservées.

  5. Dans la section sécurité des éléments de brouillon , Déterminez quels sont les utilisateurs qui peuvent voir les éléments de brouillon dans la liste.

    Conseil : Si vous exigez l’approbation de contenu pour une liste ou une bibliothèque contenant déjà des éléments, tous les éléments de la bibliothèque sont marqués comme approuvés.

  6. Vous pouvez choisir l’une des options suivantes :

    • Utilisateurs pouvant lire des éléments dans la liste.

    • Uniquement les utilisateurs pouvant modifier des éléments dans la liste.

    • Uniquement les utilisateurs pouvant approuver des éléments dans la liste et l’auteur de l’élément.

  7. Sélectionnez OK.

Si une personne envoie un élément à une liste ou une bibliothèque qui nécessite une approbation, son statut est en attente jusqu’à ce qu’une personne (qui dispose au moins du niveau d’autorisation gérer les listes) l’approuve. En attente d’approbation, le statut reste en attente .

En règle générale, quand un élément est en attente, seul l’expéditeur de l’élément et les personnes disposant des autorisations pour gérer les listes et les bibliothèques peuvent le voir. Lorsque son statut passe d' en attente à approuvé, il devient visible par les personnes autorisées à afficher la liste ou la bibliothèque.

Les articles rejetés restent dans la liste ou la bibliothèque jusqu’à ce que l’expéditeur (ou une autre personne disposant des autorisations nécessaires) les supprime. Les éléments ou les fichiers qui existent déjà dans la liste ou la bibliothèque disposent automatiquement de l’état approuvé .

Important : Si la sécurité de la bibliothèque de site est configurée pour permettre à un utilisateur de lire des éléments, tous les utilisateurs disposant d’autorisations de lecture sur le site peuvent voir tous les éléments de la liste ou de la bibliothèque, que les éléments soient dans l’état approuvé .

Remarque : Seuls les utilisateurs dotés des autorisations contrôle total ou de création peuvent modifier les paramètres de la bibliothèque SharePoint.

  1. Accédez à la bibliothèque SharePoint dont vous voulez exiger l’approbation.

  2. Sélectionnez paramètres Paramètres : mettre à jour votre profil, installer le logiciel et le connecter au cloud puis paramètres de la bibliothèque.

    Si vous ne voyez pas ces éléments de menu, sélectionnez bibliothèque, puis dans le groupe paramètres, sélectionnez

    Paramètresde la bibliothèque.

  3. Pour ouvrir la page Paramètres de contrôle de version , sous paramètres généraux, sélectionnez Paramètres de contrôle de version.

    Boîte de dialogue Paramètres de la bibliothèque avec le contrôle de version sélectionné.
  4. Dans la section approbation de contenu , sélectionnez Oui en réponse à l' approbation exiger le contenu pour les éléments soumis ? . Dans la section historique des versions du document , indiquez si vous voulez que les SharePoint créent des versions lors de la modification d’un fichier. Vous pouvez également choisir de limiter le nombre de versions conservées.

  5. Dans la section sécurité des éléments de brouillon , Déterminez quels sont les utilisateurs qui peuvent voir les éléments de brouillon dans la bibliothèque de documents.

    Boîte de dialogue choix de contrôle de version

    Conseil : Si vous exigez l’approbation de contenu pour une liste ou une bibliothèque contenant déjà des éléments, tous les éléments de la bibliothèque sont marqués comme approuvés.

  6. Vous pouvez choisir l’une des options suivantes :

    • Utilisateurs pouvant lire des éléments dans la liste.

    • Uniquement les utilisateurs pouvant modifier des éléments dans la liste.

    • Uniquement les utilisateurs pouvant approuver des éléments dans la liste et l’auteur de l’élément.

  7. Sélectionnez OK.

Si une personne envoie un élément ou un fichier à une liste ou une bibliothèque nécessitant une approbation, son statut est en attente jusqu’à ce qu’une personne disposant des autorisations nécessaires puisse l’approuver. En attente d’approbation, le statut reste en attente .

En règle générale, quand un élément ou un fichier est en attente , seul l’émetteur de l’élément ou du fichier et les personnes disposant des autorisations pour gérer les listes et les bibliothèques peuvent le voir. Lorsque son statut passe d' en attente à approuvé, il devient visible par les personnes autorisées à afficher la liste ou la bibliothèque. Les articles rejetés restent dans la liste ou la bibliothèque jusqu’à ce que l’expéditeur (ou une autre personne disposant des autorisations nécessaires) les supprime. Les éléments ou les fichiers qui existent déjà dans la liste ou la bibliothèque disposent automatiquement de l’état approuvé .

Important : Si la sécurité de la bibliothèque de site est configurée pour permettre à un utilisateur de lire des éléments, tous les utilisateurs disposant d’autorisations de lecture sur le site peuvent voir tous les éléments de la liste ou de la bibliothèque, que les éléments soient ou non en état approuvé .

Seules les personnes disposant des autorisations contrôle total ou de création peuvent modifier les paramètres de liste ou de bibliothèque.

Pour configurer l’approbation requise des éléments ou des fichiers

  1. Si la liste ou la bibliothèque de site n’est pas déjà ouverte, dans le volet lancement rapide, sélectionnez son nom.

  2. Dans le ruban, sélectionnez l’onglet bibliothèque dans le groupe outils de bibliothèque ou outils de liste .

  3. Si vous travaillez dans une bibliothèque, sélectionnez Paramètres de la bibliothèque. Si vous travaillez dans une liste, sélectionnez Paramètres de la liste. Dans cet exemple, la page Paramètres de la bibliothèque s’ouvre.

    Page Paramètres de la bibliothèque dans laquelle le lien Paramètres de contrôle de version est affiché

  4. Sous paramètres généraux, sélectionnez paramètresde contrôle de version. La page Paramètres de contrôle de version s’ouvre.

    Page Paramètres de contrôle de version affichant les options d’approbation

  5. Dans la section approbation de contenu , sélectionnez Oui en réponse à la question exiger l' approbation du contenu pour les éléments soumis ? .

  6. Dans la section sécurité des éléments de brouillon , Déterminez quels sont les utilisateurs qui peuvent voir les éléments de brouillon dans la bibliothèque de documents. Dans cet exemple, seuls les utilisateurs qui peuvent approuver des éléments (et l’auteur de l’élément) est sélectionné.

  7. Sélectionnez OK.

    L’exemple suivant montre les éléments approuvés dans une bibliothèque lorsque l’option exiger l’approbation du contenu a la valeur Oui. Dans la mesure où ces fichiers étaient déjà présents dans la bibliothèque, ils ont été approuvés automatiquement.

    SharePoint Libarary une fois l’approbation requise. Les fichiers déjà présents dans la bibliothèque sont dans l’État approuvé.

Il est possible que votre organisation trouve une autorisation inopportune ou inutile pour exiger l’approbation de chaque élément de fichier dans une liste ou une bibliothèque spécifique. Ce critère ne demande pas seulement le temps de l’utilisateur qui a accordé ou refusé une autorisation, mais il évite également aux utilisateurs de collaborer facilement sur un fichier ou un élément. Si vous déterminez que votre organisation ne doit plus avoir approuvé chaque élément ou fichier, vous pouvez supprimer cette exigence.

Pour supprimer l’exigence d’approbation des éléments ou des fichiers dans une liste ou une bibliothèque

  1. Si la liste ou la bibliothèque de site n’est pas déjà ouverte, dans le volet lancement rapide, sélectionnez son nom.

  2. Dans le ruban, sélectionnez l’onglet bibliothèque , dans le groupe outils de bibliothèque ou l’onglet liste , dans le groupe outils de liste .

  3. Si vous travaillez dans une bibliothèque, sélectionnez Paramètres de la bibliothèque. Si vous travaillez dans une liste, sélectionnez Paramètres de la liste. Dans cet exemple, la page Paramètres de la bibliothèque s’ouvre.

    Page Paramètres de la bibliothèque dans laquelle le lien Paramètres de contrôle de version est affiché

  4. Sous paramètres généraux, sélectionnez paramètresde contrôle de version. La page Paramètres de contrôle de version s’ouvre.

  5. Dans la section approbation de contenu , sélectionnez non en réponse à la question exiger l' approbation du contenu pour les éléments soumis ? . Une boîte de dialogue d’avertissement s’affiche.

    Message d’avertissement qui s’affiche lorsque l’option Non est sélectionnée dans la section Approbation de contenu de la boîte de dialogue Paramètres de contrôle de version

  6. Pour fermer le message, sélectionnez OK.

  7. Pour fermer la boîte de dialogue Paramètres de contrôle de version , sélectionnez OK. Lorsque vous revenez à votre liste ou bibliothèque, l' État d’approbation n’est plus disponible sur la page. Tous les utilisateurs qui ont l’autorisation d’afficher la liste ou la bibliothèque peuvent afficher tout le contenu qui y figure.

Pour plus d’informations, voir approuver ou rejeter des éléments ou des fichiers d’une liste ou d’une bibliothèque de site.

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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