Fonctionnement du contrôle de version dans les listes et les bibliothèques

Lorsque le contrôle de version est activé dans une liste ou une bibliothèque, vous pouvez stocker, suivre et restaurer des éléments dans une liste et des fichiers dans une bibliothèque en fonction de leur modification. Le contrôle de version, combiné à d’autres paramètres, tels que l’extraction, vous permet de contrôler le contenu publié sur votre site. Vous pouvez également utiliser le contrôle de version pour afficher ou restaurer une ancienne version d’une liste ou d’une bibliothèque.

Vue d’ensemble du contrôle de version

Toute personne autorisée à gérer des listes peut activer ou désactiver le contrôle de version d’une liste ou d’une bibliothèque. Le contrôle de version est disponible pour les éléments de liste de tous les types de liste par défaut, y compris les calendriers, les listes de suivi des problèmes et les listes personnalisées. Il est également disponible pour tous les types de fichiers pouvant être stockés dans des bibliothèques, y compris les pages de composants WebPart. Pour plus d’informations sur la configuration et l’utilisation du contrôle de version, consultez Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Vous pouvez utiliser le contrôle de version pour :

• Suivre l’historique d’une version Lorsque le contrôle de version est activé, vous pouvez voir quand un élément ou un fichier a été modifié et qui l’a modifié. Vous pouvez également voir à quel moment les propriétés (informations sur le fichier) ont été modifiées. Par exemple, si quelqu’un modifie la date d’échéance d’un élément de liste, cette information apparaît dans l’historique des versions. Vous pouvez également voir les commentaires que les utilisateurs font lorsqu’ils archivent des fichiers dans des bibliothèques de case activée.
• Restaurer une version précédente Si vous avez fait une erreur dans une version actuelle, si la version actuelle est corrompue ou si vous préférez simplement une version précédente, vous pouvez remplacer la version actuelle par une version précédente. La version restaurée devient la nouvelle version actuelle.
• Afficher une version précédente Vous pouvez afficher une version précédente sans remplacer votre version actuelle. Si vous affichez l’historique des versions dans un document Microsoft Office, tel qu’un fichier Word ou Excel, vous pouvez comparer les deux versions pour déterminer quelles sont les différences.

Si votre liste ou votre bibliothèque limite les versions, vous devez vous assurer que les contributeurs savent que les versions antérieures seront supprimées lorsque la limite de version est atteinte.

Lors de la création des versions

Lorsque le contrôle de version est activé, des versions sont créées dans les situations suivantes :

• Lors de la création initiale d’un élément de liste ou d’un fichier, ou lors du chargement d’un fichier.

  Remarque

  Si l’extraction de fichier est requise, vous devez archiver le fichier pour créer sa première version en la case activée.

• Lorsqu’un fichier est chargé et qu’il a le même nom qu’un fichier existant.

• Lorsque les propriétés d’un élément de liste ou d’un fichier sont modifiées.

• Lorsqu’un document Office est ouvert et enregistré. Après la réouverture d’un document, une nouvelle version sera créée après l’enregistrement d’une modification.

• Périodiquement, lors de la modification et de l’enregistrement de documents Office. Toutes les modifications et sauvegardes ne créent pas de nouvelles versions. Lorsque vous enregistrez fréquemment des modifications, par exemple, chaque nouvelle version capture un point dans le temps plutôt que chaque modification individuelle. Cela est courant lorsque l’enregistrement automatique est activé.

• Pendant la co-édition d’un document, lorsqu’un autre utilisateur commence à travailler sur le document ou lorsqu’un utilisateur clique sur Enregistrer pour télécharger les modifications dans la bibliothèque.

Il peut y avoir jusqu’à trois versions actuelles d’un fichier à tout moment : la version extraite, la dernière version mineure ou brouillon et la dernière version publiée ou majeure. Toutes les autres versions sont considérées comme des versions historiques. Certaines versions actuelles sont visibles uniquement par les utilisateurs autorisés à les consulter.

Versions majeures et mineures

Habituellement, une version majeure représente un jalon, tel qu’un fichier soumis pour révision ou publication, tandis qu’une version mineure est un travail en cours qui n’est pas prêt à être lu par tous les participants du site. Selon la façon dont votre équipe travaille, elle peut avoir besoin de ses versions mineures les plus récentes, telles qu’une version qui a été modifiée récemment. Au fil du temps, votre équipe sera moins susceptible d’avoir besoin d’une version mineure plus ancienne.

Certaines organisations suivent les versions majeures et mineures des fichiers dans leurs bibliothèques. D’autres ne suivent que les versions majeures. Les versions principales sont identifiées par des nombres entiers, tels que 5.0 ; Les versions mineures sont identifiées par des nombres décimaux, tels que 5.1.

La plupart des organisations utilisent des versions mineures lorsque les fichiers sont en cours de développement et des versions majeures lorsque certains jalons sont atteints ou lorsque les fichiers sont prêts à être examinés par un large public. Dans de nombreuses organisations, la sécurité du brouillon est définie pour autoriser uniquement le propriétaire d’un fichier et les personnes autorisées à approuver les fichiers. Cela signifie que les versions mineures ne peuvent être vues par personne d’autre tant qu’une version majeure n’est pas publiée.

Les listes ne prennent en charge que les versions principales. Chaque version d’un élément de liste est numérotée avec un nombre entier. Si votre organization nécessite l’approbation d’éléments d’une liste, ceux-ci restent en status en attente jusqu’à ce qu’ils soient approuvés par une personne autorisée à les approuver. En status En attente, ils sont numérotés avec des nombres décimaux et sont appelés brouillons.

Le nombre maximum de versions mineures est de 511, et le nombre de versions majeures peut être ajusté. Pour plus d’informations sur la définition du nombre de versions principales, consultez la section Contrôle du nombre de versions stockées, en case activée.

Si vous utilisez une application en ligne ou la dernière version de bureau et que vous essayez d’enregistrer une autre version mineure au-delà de la quantité maximale, vous écraserez la version mineure la plus récente. Si vous utilisez un ancien client, vous ne pourrez pas enregistrer ou télécharger les modifications. Pour éviter tout remplacement ou continuer à télécharger les modifications, vous devez publier la version majeure suivante. Vous pourrez ensuite publier à nouveau jusqu’au nombre maximum de versions mineures pour cette version principale. Pour savoir comment publier de nouvelles versions, case activée publier ou annuler la publication d’une version d’un fichier.

Pour plus d’informations sur l’activation et la configuration du contrôle de version, y compris les versions principales et mineures, voir Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Numérotation des versions

Les numéros de version sont ajoutés automatiquement chaque fois que vous créez une nouvelle version. Dans une liste ou une bibliothèque pour laquelle la gestion des versions principales est activée, les versions ont des numéros entiers, tels que 1.0, 2.0, 3.0, etc. Dans les bibliothèques, votre administrateur peut activer le contrôle de version pour les versions principales et mineures. Lorsque des versions mineures sont suivies, elles ont des nombres décimaux tels que 1.1, 1.2, 1.3, etc. Lorsque l’une de ces versions est publiée en tant que version majeure, son numéro devient 2.0. Les versions mineures suivantes sont numérotées 2.1, 2.2, 2.3, etc.

Lorsque vous ignorez une extraction, le numéro de version ne change pas. Si la version la plus récente est la version 3.0, elle reste à 3.0 une fois l’extraction ignorée.

Lorsque vous supprimez une version, celle-ci est mise à la Corbeille et son numéro l’accompagne. L’historique des versions affiche les numéros de version restants. Les autres numéros de version ne changent pas. Par exemple, si vous disposez d’un document contenant des versions mineures 4.1 et 4.2 et que vous décidez de supprimer la version 4.1, l’historique des versions obtenu affiche uniquement les versions 4.0 et 4.2. L’image suivante le montre.

Pour plus d’informations sur l’activation et la configuration du contrôle de version, y compris les versions principales et mineures, voir Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque. 

Déterminer qui peut voir les éléments brouillons

Vous pouvez configurer les personnes autorisées à afficher les brouillons des éléments de liste et des fichiers. Les brouillons sont créés dans deux situations :

• Lorsqu’une version mineure d’un fichier est créée ou mise à jour dans une bibliothèque qui effectue le suivi des versions majeures et mineures.
• Lorsqu’un élément de liste ou un fichier est créé ou mis à jour, mais pas encore approuvé dans une liste ou une bibliothèque dans laquelle l’approbation du contenu est requise.

Lorsque vous suivez les versions majeures et mineures, vous pouvez indiquer si les utilisateurs doivent être autorisés à modifier des fichiers avant de pouvoir afficher et lire une version mineure. Lorsque ce paramètre est appliqué, les personnes autorisées à modifier le fichier peuvent travailler sur le fichier, mais celles qui ne sont autorisées qu’à lire le fichier ne peuvent pas voir la version mineure. Par exemple, vous ne souhaitez peut-être pas que tous les utilisateurs ayant accès à votre bibliothèque voient les commentaires ou les révisions pendant la modification d’un fichier. Si les versions majeures et mineures font l’objet d’un suivi et que personne n’a encore publié de version majeure, le fichier n’est pas visible pour les personnes qui n’ont pas l’autorisation de consulter les éléments brouillons.

Lorsque l’approbation du contenu est requise, vous pouvez spécifier si les fichiers en attente d’approbation peuvent être consultés par les personnes autorisées à lire, les personnes autorisées à modifier, ou uniquement l’auteur et les personnes autorisées à approuver les éléments. Si des versions majeures et mineures sont suivies, l’auteur doit publier une version majeure avant que le fichier puisse être soumis pour approbation. Lorsque l’approbation du contenu est requise, les personnes autorisées à lire le contenu mais non autorisées à voir les éléments brouillons verront la dernière version approuvée ou majeure du fichier.

Que les gens aient ou non l’autorisation de modifier un fichier, si les gens recherchent un fichier qui est en version mineure, ils n’obtiendront pas de résultats.

Contrôle du nombre de versions stockées

Certaines organisations autorisent un nombre illimité de versions des fichiers et d’autres appliquent des limitations. Vous pouvez découvrir, après avoir archivé la dernière version d’un fichier, qu’une ancienne version est manquante. Si votre version la plus récente est 101.0 et que vous constatez qu’il n’existe plus de version 1.0, cela signifie que l’administrateur a configuré la bibliothèque de manière à n’autoriser que 100 versions principales d’un fichier. L’ajout de la 101e version entraîne la suppression de la première version. Seules les versions 2.0 à 101.0 subsistent. De même, si une 102e version est ajoutée, seules les versions 3.0 à 102.0 restent.

L’administrateur peut également décider de limiter le nombre de versions mineures à celles d’un certain nombre de versions les plus récentes. Par exemple, si 100 versions majeures sont autorisées, l’administrateur peut décider de conserver les brouillons mineurs uniquement pour les cinq versions majeures les plus récentes. Le nombre maximal de versions mineures entre les versions principales est de 511. Pour plus d’informations sur la publication des versions majeures et mineures et sur ce qui se passe lorsque vous avez plus de versions mineures que le nombre maximal de versions mineures, case activée section Versions majeures et mineures. Pour savoir comment publier de nouvelles versions, case activée publier ou annuler la publication d’une version d’un fichier.

Dans une bibliothèque qui limite le nombre de versions majeures pour lesquelles elle conserve les versions mineures, les versions mineures sont supprimées des versions principales précédentes lorsque la limite de versions est atteinte. Par exemple, si vous conservez des brouillons pour seulement 100 versions principales et que votre équipe crée 105 versions principales, seules les versions principales seront conservées pour les versions les plus anciennes. Les versions mineures associées aux cinq versions majeures les plus anciennes, telles que 1.2 ou 2.3, sont supprimées, mais les versions majeures (1, 2, etc.) sont conservées, à moins que votre bibliothèque ne limite également les versions majeures.

Limiter le nombre de versions est généralement une bonne pratique. Cela signifie que vous pouvez économiser de l’espace sur le serveur et réduire l’encombrement des utilisateurs. En revanche, si votre organisation est tenue d’enregistrer toutes les versions pour des raisons légales ou autres, n’appliquez aucune limite.

Pour plus d’informations sur l’activation et la configuration du contrôle de version, y compris les limites, consultez Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Activation, configuration et utilisation du contrôle de version dans les listes et les bibliothèques

• Si vous êtes un client Microsoft 365, le contrôle de version est activé automatiquement lorsque vous créez une bibliothèque ou une liste. Le contrôle de version peut être désactivé à l’aide de PowerShell ou des API de développement. Remarque : la désactivation du contrôle de version n’est pas recommandée, car elle désactive la protection contre la récupération de version.
• Pour SharePoint Server, le contrôle de version est activé automatiquement lorsque vous créez une bibliothèque, mais pas lorsque vous créez une liste.

Toute personne autorisée à gérer les listes peut activer ou désactiver le contrôle de version. Sur de nombreux sites, il s’agit de la même personne qui gère le site, car les listes et les bibliothèques héritent des autorisations du site. Outre l’activation de la gestion des versions, le propriétaire du site (ou une autre personne gérant la liste ou la bibliothèque) décide s’il faut exiger l’approbation du contenu, qui peut afficher les éléments brouillons et si l’extraction est requise. Chacune de ces décisions a un impact sur le fonctionnement du contrôle de version. Par exemple, si la personne gérant une bibliothèque décide d’exiger une case activée, les numéros de version sont créés uniquement lors de l’archivage d’un fichier. Si l’approbation du contenu est requise, les numéros de version principaux ne sont pas appliqués tant que les fichiers n’ont pas été approuvés par une personne autorisée à le faire.

Pour savoir comment activer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque, voir Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Fonctionnement du contrôle de version avec l’approbation du contenu requis

Si le contrôle de version est activé dans votre bibliothèque, la personne qui le configure détermine s’il faut suivre les versions majeures et mineures et détermine également qui peut voir les versions mineures. Dans la plupart des cas, lorsque l’approbation du contenu est requise, seuls le propriétaire du fichier et les personnes autorisées à approuver les éléments peuvent voir les versions mineures. Dans d’autres bibliothèques, toute personne pouvant modifier des fichiers dans la bibliothèque ou toute personne disposant d’une autorisation de lecture sur la bibliothèque peut voir toutes les versions. Une fois qu’une version est approuvée, tous les utilisateurs disposant d’une autorisation de lecture sur la liste ou la bibliothèque peuvent voir la version.

Bien que les listes n’aient pas de versions majeures et mineures, tout élément dont le statut est En status est considéré comme un brouillon. Dans la plupart des cas, seuls le créateur de l’élément et les personnes disposant des autorisations Contrôle total ou Conception peuvent voir les brouillons. Un brouillon apparaît en état En attente pour ces personnes, mais d’autres ne voient que la version approuvée la plus récente dans l’historique des versions. Si le fichier est rejeté, il reste en status en attente jusqu’à ce qu’une personne disposant des autorisations nécessaires le supprime.

Par défaut, un élément ou un fichier en attente n’est visible que par son créateur et par les personnes autorisées à gérer les listes, mais vous pouvez spécifier si d’autres groupes d’utilisateurs peuvent afficher l’élément ou le fichier. Si votre bibliothèque est configurée pour suivre les versions majeures et mineures, la personne qui modifie le fichier doit d’abord publier une version majeure du fichier.

Pour plus d’informations sur la configuration de l’approbation des documents, voir Exiger l’approbation des éléments dans la liste ou la bibliothèque d’un site.

Fonctionnement du contrôle de version avec l’extraction de fichier

Lors de la case activée d’un fichier à partir d’une bibliothèque dont le contrôle de version est activé, une nouvelle version est créée pour chaque case activée de ce fichier. De plus, si les versions majeures et mineures sont activées, vous pouvez décider, à case activée entrée, du type de version que vous archivez. Dans les bibliothèques où l’extraction est requise, les versions sont créées uniquement lors de l’enregistrement en case activée.

Dans les bibliothèques où le paiement n’est pas requis, une nouvelle version est créée la première fois que vous enregistrez après l’ouverture du fichier. Chaque sauvegarde suivante remplace la version que vous avez créée avec la première sauvegarde. Si vous fermez l’application, puis rouvrez le document, le premier enregistrement produira à nouveau une version. Cela peut entraîner une prolifération très rapide du nombre de versions.

Pour plus d’informations sur les case activée entrantes et sortantes, voir Extraire, case activée ou ignorer les modifications apportées aux fichiers dans une bibliothèque.

Fonctionnement du contrôle de version avec les renommages de fichiers via « Afficher dans l’Explorateur de fichiers »

Lorsque vous utilisez la fonction Afficher dans l’Explorateur de fichiers pour travailler avec des fichiers, il est important de noter qu’il existe une légère différence de comportement par rapport au travail avec le navigateur.

Dans la fonctionnalité Afficher dans l’Explorateur de fichiers, le changement de nom d’un fichier n’est pas considéré comme une modification entraînant la création d’une nouvelle version. Cela signifie que lorsque vous modifiez le nom du fichier via la fonctionnalité Afficher dans l’Explorateur de fichiers, SharePoint ne crée pas une nouvelle version du fichier, mais le renomme.

Cependant, lors de l’utilisation du navigateur (ou du client de synchronisation OneDrive), le changement de nom d’un fichier entraîne la création d’une nouvelle version.

Procédure de case activée (bibliothèques uniquement)

La nécessité d’une case activée peut aider votre équipe à tirer le meilleur parti du contrôle de version, car les personnes désignent spécifiquement quand une version doit être créée. Une version n’est créée que lorsque quelqu’un extrait un fichier, le modifie, puis l’archive à nouveau. Lorsque la case activée n’est pas obligatoire, une version est créée lorsqu’une personne enregistre un fichier pour la première fois et cette version est mise à jour lorsque cette personne le ferme. Si cette personne ou une autre personne ouvre et enregistre à nouveau le fichier, une autre version est créée. Selon la situation, vous ne pouvez pas envisager la création de plusieurs versions, par exemple, si vous devez fermer un fichier pour assister à une réunion avant d’avoir terminé d’apporter des modifications au fichier.

Lorsque la case activée est nécessaire, les utilisateurs ne peuvent pas ajouter de fichiers, modifier les fichiers ou modifier les propriétés du fichier sans extraire d’abord le fichier. Lorsque des personnes case activée des fichiers, elles sont invitées à fournir des commentaires sur les modifications qu’elles ont apportées, ce qui permet de créer un historique des versions plus significatif.

Pour plus d’informations sur la demande d’extraction, voir Configurer une bibliothèque de manière à exiger la case activée des fichiers.

Autorisations de liste ou de bibliothèque

Les listes et les bibliothèques ont des autorisations liées au contrôle de version et à la case activée qui varient en fonction du niveau d’autorisation appliqué à un utilisateur ou à un groupe spécifique. Quelqu’un qui peut modifier les niveaux d’autorisation peut configurer ces autorisations différemment ou créer un groupe avec des niveaux d’autorisation personnalisés.

Ces autorisations permettent une plus grande flexibilité dans la façon dont vous gérez votre bibliothèque. Par exemple, vous pouvez souhaiter que quelqu’un puisse supprimer des versions d’un fichier sans disposer de l’autorisation de suppression du fichier lui-même. L’autorisation de supprimer des versions n’est pas la même chose que l’autorisation de supprimer des éléments, ce qui vous permet de fournir un niveau de contrôle personnalisé.

Le tableau suivant répertorie les autorisations liées au contrôle de version et à la case activée, ainsi que les niveaux d’autorisation par défaut auxquels elles s’appliquent.

Autorisation	Niveau d'autorisation par défaut
Afficher les versions	Contrôle total, conception, contribution et lecture
Supprimer les versions	Contrôle total, conception et contribution
Remplacer l’extraction	Contrôle et conception complets
Approuver les éléments	Contrôle et conception complets

Pour plus d’informations sur les autorisations, consultez Présentation des niveaux d’autorisation.

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