Fonctionnement du système de version dans les listes et les bibliothèques

Fonctionnement du système de version dans les listes et les bibliothèques

Lorsque le suivi de version est activé dans une liste ou une bibliothèque, vous pouvez stocker, suivre et restaurer les éléments d’une liste et les fichiers d’une bibliothèque chaque fois qu’ils changent. Le contrôle de version, associé à d’autres paramètres tels que l’checkout, vous permet de contrôler le contenu publié sur votre site. Vous pouvez également utiliser le service de version pour afficher ou restaurer une ancienne version d’une liste ou bibliothèque.

Vue d’ensemble du vision vision des versions

Toute personne autorisée à gérer des listes peut activer ou désactiver le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque. Le contrôle de version est disponible pour les éléments de liste de tous les types de liste par défaut, y compris les calendriers, les listes de suivi des problèmes et les listes personnalisées. Il est également disponible pour tous les types de fichiers qui peuvent être stockés dans des bibliothèques, y compris les pages de part et d’autre. Pour plus d’informations sur la configuration et l’utilisation du suivi de version, voir Activer et configurer le suivi de version pour une liste ou une bibliothèque.

Remarque : Si vous êtes un client Microsoft 365, le système de version est désormais désactivé par défaut lorsque vous créez une bibliothèque ou une liste et enregistre automatiquement les 500 dernières versions d’un document. Cela vous évitera de perdre des documents ou données importants. Si vous avez des bibliothèques ou des listes existantes sur votre site ou sur votre site d’équipe qui n’ont pas de version activée, vous pouvez activer le système de version pour elles à tout moment.

Vous pouvez utiliser le contrôle de version pour :

  • Suivre l’historique d’une version    Lorsque le changement de version est activé, vous pouvez voir quand un élément ou un fichier a été modifié et qui l’a modifié. Vous pouvez également voir quand les propriétés (informations sur le fichier) ont été modifiées. Par exemple, si quelqu’un modifie la date d’échéance d’un élément de liste, ces informations apparaissent dans l’historique des versions. Vous pouvez également voir les commentaires que les personnes commentent lorsqu’elles archivent les fichiers dans les bibliothèques.

  • Restaurer une version précédente    Si vous avez fait une erreur dans une version actuelle, si la version actuelle est endommagée ou si vous aimez mieux une version précédente, vous pouvez remplacer la version actuelle par une version précédente. La version restaurée devient la nouvelle version actuelle.

  • Afficher une version précédente    Vous pouvez afficher une version précédente sans surtitre votre version actuelle. Si vous affichez l’historique des versions dans un document Microsoft Office, tel qu’un fichier Word ou Excel, vous pouvez comparer les deux versions pour identifier les différences.

Si votre liste ou bibliothèque limite les versions, assurez-vous que les collaborateurs savent que les versions antérieures seront supprimées lorsque la limite de version sera atteinte.

Lorsque le contrôle de version est activé, les versions sont créées dans les situations suivantes :

  • Lorsqu’un élément de liste ou un fichier est créé pour la première fois ou lorsqu’un fichier est téléchargé.

    Remarque : Si l’checkout de fichier est nécessaire, vous devez enregistrer le fichier pour créer sa première version.

  • Lorsqu’un fichier téléchargé a le même nom qu’un fichier existant.

  • Lorsque les propriétés d’un élément de liste ou d’un fichier sont modifiées.

  • Lorsqu’Office document est ouvert et enregistré. Une fois qu’un document est ouvert à nouveau, une nouvelle version est créée une fois qu’une modification est enregistrée.

  • Périodiquement, lors de la modification et de l’enregistrement Office documents. Toutes les modifications et les sauvegardes ne créent pas de nouvelles versions. Par exemple, lors de l’enregistrement fréquent de modifications, chaque nouvelle version capture un point dans le temps plutôt que chaque modification individuelle. Cela est courant lorsque l’autosave est activé.

  • Dans le cadre de la co-auteur d’un document, lorsqu’un autre utilisateur commence à travailler sur le document, ou lorsqu’un utilisateur clique sur Enregistrer pour télécharger les modifications dans la bibliothèque. 

Vous pouvez avoir jusqu’à trois versions actuelles d’un fichier à un moment donné : la version extraite, la dernière version mineure ou brouillon et la dernière version publiée ou majeure. Toutes les autres versions sont considérées comme des versions historiques. Certaines versions actuelles ne sont visibles que pour les utilisateurs qui sont autorisés à les afficher.

En règle générale, une version majeure représente un jalon, tel qu’un fichier soumis à une révision ou à une publication, tandis qu’une version mineure est un travail en cours qui n’est pas prêt pour que tous les participants au site le lisent. En fonction de la façon dont votre équipe travaille, il est possible que votre équipe a besoin de ses versions mineures les plus récentes, par exemple une version récemment modifiée. Au fil du temps, votre équipe aura peut-être moins besoin d’une version mineure plus ancienne.

Certaines organisations s’en sortent pour suivre les versions principales et mineures des fichiers dans leurs bibliothèques. D’autres n’ont suivi que les versions principales. Les versions principales sont identifiées par des nombres entiers, tels que 5.0. Les versions mineures sont identifiées par des nombres décimaux, tels que 5.1.

La plupart des organisations utilisent des versions mineures lorsque des fichiers sont en cours de développement et des versions principales lorsque certains jalons sont atteints ou lorsque les fichiers sont prêts à être pris en revue par un vaste public. Dans de nombreuses organisations, la sécurité de brouillon est définie pour autoriser uniquement le propriétaire d’un fichier et les personnes qui sont autorisées à approuver les fichiers. Cela signifie que les versions mineures ne sont pas visibles tant qu’une version majeure n’est pas publiée.

Les versions principales sont disponibles pour les listes, mais les versions mineures ne le sont pas. Chaque version d’un élément de liste est numéroée avec un nombre entier. Si votre organisation exige l’approbation d’éléments d’une liste, ceux-ci restent en attente jusqu’à ce qu’ils soient approuvés par une personne qui dispose des autorisations pour les approuver. Lorsqu’ils sont dans le statut En attente, ils sont numéro ceux-ci avec des chiffres décimaux et sont appelés brouillons.

Pour plus d’informations sur l’activation et la configuration du suivi des versions, y compris les versions principales et mineures, voir Activer et configurer le suivi de version pour une liste ou une bibliothèque.

Les numéros de version sont ajoutés automatiquement chaque fois que vous créez une version. Dans une liste ou une bibliothèque pour qui le système de version principale est activé, les versions ont des numéros entiers (par exemple, 1.0, 2.0, 3.0, etc.). Dans les bibliothèques, votre administrateur peut activer le système de version pour les versions principales et mineures. Lorsque des versions mineures sont suivis, ils ont des nombres décimaux tels que 1.1, 1.2, 1.3 et ainsi de suite. Lorsque l’une de ces versions est publiée en tant que version majeure, son numéro devient 2.0. Les versions mineures suivantes sont numéroées 2.1, 2.2, 2.3 et ainsi de suite.

Lorsque vous rejetez uneout, le numéro de version ne change pas. Si la version la plus récente était la version 3.0, elle reste sur 3.0 une fois que vous avez ignoré l’out.

Lorsque vous supprimez une version, la version est alors automatiquement récupérée dans la Corbeille. L’historique des versions affiche les numéros de version restants. Les numéros des autres versions ne changent pas. Par exemple, si vous avez un document qui contient des versions mineures 4.1 et 4.2 et que vous décidez de supprimer la version 4.1, l’historique des versions résultant affiche uniquement les versions 4.0 et 4.2. L’image suivante illustre ceci.

Pour plus d’informations sur l’activation et la configuration du suivi des versions, y compris les versions principales et mineures, voir Activer et configurer le suivi de version pour une liste ou une bibliothèque.

Historique des versions avec une version mineure supprimée

Vous pouvez configurer les personnes qui peuvent afficher les brouillons d’éléments de liste et de fichiers. Les brouillons sont créés dans deux situations :

  • Lorsqu’une version mineure d’un fichier est créée ou mise à jour dans une bibliothèque qui suit les versions principales et mineures.

  • Lorsqu’un élément de liste ou un fichier est créé ou mis à jour, mais n’est pas encore approuvé dans une liste ou une bibliothèque dans laquelle une approbation de contenu est requise.

Lorsque vous suivez les versions principales et mineures, vous pouvez spécifier si les personnes doivent être autorisées à modifier des fichiers pour pouvoir afficher et lire une version mineure. Lorsque ce paramètre est appliqué, les personnes autorisées à modifier le fichier peuvent travailler sur le fichier, mais celles qui sont autorisées uniquement à lire le fichier ne peuvent pas voir la version mineure. Par exemple, vous souhaitez peut-être que toutes les personnes qui ont accès à votre bibliothèque voient les commentaires ou les révisions pendant la modification d’un fichier. Si les versions principales et mineures sont suivis et que personne n’a encore publié de version principale, le fichier n’est pas visible aux personnes qui ne sont pas autorisées à consulter les brouillons.

Lorsque l’approbation du contenu est nécessaire, vous pouvez spécifier si les fichiers qui sont en attente d’approbation peuvent être vus par les personnes autorisées à la lecture, par les personnes autorisées à modifier ou uniquement par l’auteur et les personnes autorisées à approuver des éléments. Si le suivi des versions principales et mineures est en cours de suivi, l’auteur doit publier une version principale avant que le fichier ne puisse être soumis pour approbation. Lorsque l’approbation du contenu est nécessaire, les personnes autorisées à lire le contenu, mais qui ne sont pas autorisées à consulter les brouillons, ont accès à la dernière version approuvée ou majeure du fichier.

Que les personnes soient autorisées ou non à modifier un fichier, si elles recherchent un fichier en version mineure, elles n’y trouveront pas de résultats.

Certaines organisations autorisent des versions illimitées des fichiers, tandis que d’autres appliquent des limitations. Après avoir vérifié la dernière version d’un fichier, vous découvrirez peut-être qu’une ancienne version est manquante. Si votre version la plus récente est 101.0 et que vous remarquez qu’il n’y a plus de version 1.0, cela signifie que l’administrateur a configuré la bibliothèque pour autoriser uniquement 100 versions principales d’un fichier. L’ajout de la 101e version entraîne la suppression de la première version. Seules les versions 2.0 à 101.0 sont toujours disponibles. De même, si une version 102nd est ajoutée, seules les versions 3.0 à 102.0 sont toujours disponibles.

L’administrateur peut également décider de limiter le nombre de versions mineures à celles des versions les plus récentes uniquement. Par exemple, si 100 versions principales sont autorisées, l’administrateur peut décider de conserver les brouillons mineurs uniquement pour les cinq versions principales les plus récentes. Le nombre de versions mineures par défaut entre les versions principales est de 511. Si vous tentez d’enregistrer une autre version mineure, un message d’erreur vous indique que vous devez d’abord publier le document.

Dans une bibliothèque qui limite le nombre de versions principales pour qui elle conserve des versions mineures, les versions mineures sont supprimées pour les versions principales précédentes lorsque la limite de versions est atteinte. Par exemple, si vous conservez des brouillons pour 100 versions majeures uniquement et que votre équipe crée 105 versions majeures, seules les versions principales sont conservées pour les versions antérieures. Les versions mineures associées aux cinq versions principales, telles que 1.2 ou 2.3, sont supprimées, mais les versions principales (1, 2, etc.) sont conservées, sauf si votre bibliothèque limite également les versions principales.

Il est généralement pratique de limiter le nombre de versions. Cela signifie que vous pouvez économiser de l’espace sur le serveur et réduire l’encombrement pour les utilisateurs. Toutefois, si votre organisation est tenue d’enregistrer toutes les versions pour des raisons légales ou autres, n’appliquez aucune limite.

Pour plus d’informations sur l’activation et la configuration du suivi des versions, notamment sur les limites, voir Activer et configurer le suivi de version pour une liste ou une bibliothèque.

Remarques : Tant SharePoint dans Microsoft 365 que SharePoint Server, pour bibliothèque Paramètres et liste Paramètres, autorisez jusqu’à 511 versions mineures par version principale. Ce nombre ne peut pas être modifié.

  • Bibliothèques

    • Le fait de   SharePoint dans Microsoft 365 nécessite un sous-version pour les bibliothèques . SharePoint Server vous permet de sélectionner l’option Pas de version.

    • Les versions principales   SharePoint dans Microsoft 365 bibliothèque Paramètres d’une plage de 100 à 50 000 versions majeures . SharePoint Server bibliothèque Paramètres d’une plage de 1 à 5 000 versions majeures.

    • Versions mineures    Tant SharePoint dans Microsoft 365 que SharePoint Server bibliothèque Paramètres autoriser une plage de 1 à 50 000 versions principales autorisées pour les versions mineures.

  • Listes

    • Versioning    Les SharePoint dans Microsoft 365 et SharePoint Server liste Paramètres vous permettent de désactiver le classement des versions.

    • Versions principales    Les SharePoint dans Microsoft 365 et SharePoint Server liste Paramètres une plage de 1 à 50 000 versions majeures.

    • Versions mineures    Les SharePoint dans Microsoft 365 et SharePoint Server liste Paramètres une plage de 1 à 5 000 versions principales autorisées pour les versions mineures.

  • Si vous êtes un Microsoft 365, le classement de version est automatiquement désactivé lorsque vous créez une bibliothèque ou une liste.

  • Par SharePoint Server, le système de version est automatiquement désactivé lorsque vous créez une bibliothèque, mais pas lorsque vous créez une liste.

Toute personne autorisée à gérer les listes peut activer ou désactiver le contrôle de version. Sur de nombreux sites qui sont la même personne qui gère le site, car les listes et bibliothèques héritent des autorisations du site. Outre l’activation du contrôle de version, le propriétaire du site (ou une autre personne qui gère la liste ou la bibliothèque) décide s’il faut obtenir une approbation du contenu, qui peut afficher les éléments de brouillon et si l’activation est nécessaire. Chacune de ces décisions a une incidence sur le fonctionnement du système de version. Par exemple, si la personne qui gère une bibliothèque décide d’exiger l’extrait, les numéros de version sont uniquement créés lors de l’enregistrement d’un fichier. Si l’approbation de contenu est requise, les numéros des versions principales ne sont pas appliqués tant que les fichiers n’ont pas été approuvés par une personne autorisée à le faire.

Important : Si les personnes qui travaillent dans votre bibliothèque ont l’intention de co-auteur des documents, ne configurez pas la bibliothèque de manière à ce qu’elle exige une départ. Les personnes ne peuvent pas travailler en tant que co-auteurs lorsque les documents dont ils ont besoin sont extraits.

Pour savoir comment activer le système de version pour une liste ou une bibliothèque, voir Activer et configurer le système de version pour une liste ou une bibliothèque.

Si le suivi des versions est activé dans votre bibliothèque, la personne qui la définit détermine s’il faut suivre les versions principales et mineures, et détermine également qui peut voir les versions mineures. Dans la plupart des cas, lorsque l’approbation de contenu est nécessaire, seuls le propriétaire du fichier et les personnes autorisées à approuver des éléments peuvent voir les versions mineures. Dans d’autres bibliothèques, toute personne autorisée à modifier les fichiers dans la bibliothèque ou qui dispose de l’autorisation Lecture sur la bibliothèque peut voir toutes les versions. Une fois qu’une version est approuvée, toutes les personnes qui disposent de l’autorisation de lecture sur la liste ou bibliothèque peuvent voir la version.

Bien que les listes n’ont pas de versions principales et mineures, tout élément dans l’état En attente est considéré comme brouillon. Dans la plupart des cas, seul le créateur de l’élément et les personnes qui ont des autorisations Contrôle total ou Création peuvent voir les brouillons. Un brouillon apparaît dans le statut En attente pour ces personnes, mais les autres personnes ne voient que la version la plus récente approuvée dans l’historique des versions. Si le fichier est rejeté, il reste en état en attente jusqu’à ce qu’une personne dispose des autorisations nécessaires le supprime.

Par défaut, un élément ou un fichier en attente n’est visible que pour son créateur et les personnes autorisées à gérer les listes, mais vous pouvez spécifier si d’autres groupes d’utilisateurs peuvent afficher l’élément ou le fichier. Si votre bibliothèque est définie pour suivre les versions principales et mineures, la personne qui modifie le fichier doit d’abord publier une version principale du fichier.

Pour plus d’informations sur la configuration de l’approbation des documents, voir Exiger l’approbation d’éléments dansune liste ou une bibliothèque de site.

Remarque : La sécurité brouillon, dans certaines listes et bibliothèques, est configurée pour autoriser tous les utilisateurs du site à voir les versions en attente et Approuvées.

Lorsque vous consultez un fichier d’une bibliothèque pour qui le contrôle de version est désactivé, une nouvelle version est créée chaque fois que vous l’archivez de nouveau. De plus, si les versions principales et mineures sont mises en place, vous pouvez déterminer, lors de l’enregistrement, le type de version que vous consultez. Dans les bibliothèques où l’enregistrement est nécessaire, les versions sont uniquement créées lors de l’enregistrement.

Dans les bibliothèques où l’ouverture du fichier n’est pas nécessaire, une nouvelle version est créée lors de votre premier enregistrement. Chaque sauvegarde ultérieure est terminée par la version que vous avez créée lors du premier enregistrer. Si vous fermez l’application, puis rouvrez le document, le premier enregistrera une nouvelle fois une version. Cela peut entraîner un prolifère rapide du nombre de versions.

Pour plus d’informations sur les archives et les sorties, voir Archiver, archiver ou ignorer les modifications apportées aux fichiers dans une bibliothèque.

Important : Si vous co-auteurez un document, ne l’ochez pas, sauf si vous avez une bonne raison d’empêcher d’autres personnes de travailler sur le document.

Le fait d’exiger l’départ peut aider votre équipe à utiliser au mieux le contrôle de version, car des personnes indiquent spécifiquement quand une version doit être créée. Une version est créée uniquement lorsqu’une personne vérifie un fichier, le modifie, puis l’vérifie à nouveau. Lorsqu’une sortie n’est pas nécessaire, une version est créée lorsqu’une personne enregistre un fichier pour la première fois, et cette version est mise à jour lorsque la personne le ferme. Si cette personne ou une autre personne ouvre et enregistre à nouveau le fichier, une autre version est créée. Selon le cas, vous n’avez pas l’intention de créer plusieurs versions, par exemple, si vous devez fermer un fichier pour participer à une réunion avant de terminer d’apporter des modifications au fichier.

Lorsque l’check-out est nécessaire, les personnes ne peuvent pas ajouter de fichiers, modifier des fichiers ou modifier les propriétés d’un fichier sans avoir à archiver au début le fichier. Lorsque les personnes archivent des fichiers, elles sont invités à fournir des commentaires sur les modifications qu’elles ont apportées, ce qui permet de créer un historique des versions plus significatif.

Remarque : Si la bibliothèque stockera les Microsoft Project (.mpp) synchronisés avec les listes des tâches sur votre site, la case à cocher Exiger l’enregistrement doit être effacée.

Pour plus d’informations sur la demande d’un chèque, voir Configurer une bibliothèque de sorte qu’elle exige l’enregistrement des fichiers.

Les listes et bibliothèques ont des autorisations liées au contrôle de version et à l’enregistrement qui varient en fonction du niveau d’autorisation appliqué à un utilisateur ou à un groupe spécifique. Les personnes autorisées à modifier les niveaux d’autorisation peuvent configurer ces autorisations différemment ou créer un groupe avec des niveaux d’autorisation personnalisés.

Ces autorisations permettent de savoir comment gérer votre bibliothèque. Par exemple, vous souhaiterez peut-être qu’une personne puisse supprimer des versions d’un fichier sans avoir l’autorisation de supprimer le fichier lui-même. L’autorisation de supprimer des versions est différentes de l’autorisation Supprimer les éléments, vous pouvez donc fournir un niveau personnalisé de contrôle.

Le tableau suivant indique les autorisations liées au contrôle de version et à l’enregistrement, ainsi que les niveaux d’autorisation par défaut qu’ils appliquent.

Autorisation

Niveau d'autorisation par défaut

Afficher les versions

Contrôle total, conception, contribution et lecture

Supprimer les versions

Contrôle total, conception et contribution

Remplacer l’extraction

Contrôle total et conception

Approuver les éléments

Contrôle total et conception

Pour plus d’informations sur les autorisations, voir Comprendre les niveaux d’autorisation.

N’hésitez pas à nous laisser un commentaire

Cet article vous a-t-il été utile ? Si c’est le cas, faites-le nous savoir en bas de cette page. Dans le cas contraire, indiquez-nous quels éléments étaient imprécis ou absents. Pensez à indiquer votre version de SharePoint, votre système d’exploitation et votre navigateur. Nous utiliserons vos commentaires pour vérifier les étapes, corriger les erreurs et mettre à jour cet article.

Besoin d’aide ?

Développez vos compétences dans Office
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

×