Gérer les plages de données externes et leurs propriétés

Une plage de données externe est un nom défini ou un nom de table qui définit l’emplacement des données qui sont introduites dans une feuille de calcul. Lorsque vous vous connectez à des données externes, Excel crée automatiquement une plage de données externes. La seule exception à cela est un rapport de tableau croisé dynamique connecté à une source de données : un rapport de tableau croisé dynamique n’utilise pas de plage de données externe. Dans Excel, vous pouvez mettre en forme et disposer une plage de données externe ou l’utiliser dans des calculs, comme avec toutes les autres données.

Propriétés de plage de données externes

Une plage de données externe a des propriétés supplémentaires (à ne pas confondre avec les propriétés de requête ou de connexion) que vous pouvez utiliser pour contrôler les données, telles que la conservation de la mise en forme des cellules et de la largeur de colonne. Vous pouvez modifier ces propriétés de plage de données externes en cliquant sur Propriétés dans le groupe Connections sous l’onglet Données. Apportez ensuite vos modifications en procédant comme suit :

• Pour les plages de données externes créées à partir de Microsoft Query et de l’Assistant Connexion de données, utilisez la boîte de dialogue Propriétés des données externes .

• Pour les plages de données externes créées à partir d’un fichier texte importé ou d’une requête Web qui récupère des données HTML, utilisez la boîte de dialogue Propriétés de plage de données externes .

• Pour les plages de données externes créées à partir d’une requête Web qui récupère des données XML, utilisez la boîte de dialogue Propriétés de la carte XML .

1. Sélectionnez la feuille de calcul dans laquelle vous souhaitez rechercher un plage de données externes.

2. Dans le barre de formule, cliquez sur la flèche en regard de la zone Nom, puis cliquez sur le nom de la plage de données externe souhaitée.

1. Sélectionnez Formules > Gestionnaire de noms.

2. Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de noms, cliquez sur le nom de la plage de données externe, puis cliquez sur Modifier. Vous pouvez également double-cliquer sur le nom.

3. Dans la boîte de dialogue Modifier le nom , tapez le nouveau nom de la référence dans la zone Nom .

Vous pouvez modifier la requête sous-jacente pour une plage de données externe créée à partir de Microsoft Query, d’un fichier texte importé, d’une requête web ou de l’Assistant Connexion de données.

1. Dans la barre de formule, cliquez sur la flèche en regard de la zone Nom, puis sélectionnez le nom de la plage de données externe que vous souhaitez copier.

   Pour un tableau Excel, sélectionnez le nom de la plage, puis appuyez sur Ctrl+A pour sélectionner les en-têtes du tableau.

   Si vous souhaitez inclure des étiquettes de colonne ou des formules qui ne font pas partie de la plage de données externe, sélectionnez les cellules qui contiennent les étiquettes de colonne ou les formules que vous souhaitez copier. Cliquez sur la flèche en regard de la zone Nom dans la barre de formule, puis cliquez sur le nom de la plage de données externe que vous souhaitez copier.

2. Sélectionnez Accueil > Copier.

3. Basculez vers le classeur dans lequel vous souhaitez coller la plage de données externe.

4. Cliquez sur la cellule supérieure gauche du zone de collage.

   Pour vous assurer que le données externes ne remplace pas les données existantes, vérifiez que la feuille de calcul ne contient aucune donnée sous ou à droite de la cellule sur laquelle vous cliquez.

5. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Coller.

Vous pouvez contrôler comment gérer un jeu de données plus petit ou plus grand qui est retourné à Excel lors de l’actualisation des données.

1. Sélectionnez Propriétés> données .

2. Dans la boîte de dialogue Propriétés de la plage de données externe , sous Si le nombre de lignes de la plage de données change lors de l’actualisation, cliquez sur l’une des options suivantes :

   • Insérer des cellules pour les nouvelles données, supprimer les cellules inutilisées

     Remarques : 

     • Lorsqu’une ou plusieurs lignes sont ajoutées dans la source de données, les cellules situées directement sous la plage de données externe sont déplacées vers le bas, mais les cellules situées à droite de la plage de données externe ne se déplacent pas.

     • Quand une ou plusieurs lignes sont supprimées dans la source de données, les cellules situées directement sous la plage de données externe se déplacent vers le haut, mais les cellules situées à droite de la plage de données externe ne se déplacent pas.

   • Insérer des lignes entières pour les nouvelles données, effacer les cellules inutilisées

     Remarques : 

     • Lorsqu’une ou plusieurs lignes sont ajoutées dans la source de données, les cellules situées directement sous et à droite de la plage de données externe sont déplacées vers le bas.

     • Lorsqu’une ou plusieurs lignes sont supprimées dans la source de données, les cellules situées directement sous et à droite de la plage de données externe ne se déplacent pas.

   • Remplacer les cellules existantes par de nouvelles données, effacer les cellules inutilisées

     Remarques : 

     • Lorsqu’une ou plusieurs lignes sont ajoutées dans la source de données, les cellules situées directement sous la plage de données externe sont remplacées, mais les cellules situées à droite de la plage de données externe ne se déplacent pas.

     • Lorsqu’une ou plusieurs lignes sont supprimées dans la source de données, les cellules situées directement sous et à droite de la plage de données externe ne se déplacent pas.

1. Sélectionnez Propriétés> données .

2. Sous Mise en forme et disposition des données, effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :

   • Pour inclure des noms de champs comme première ligne, sélectionnez la zone Inclure les noms de champs case activée.

     Remarque : Cette zone de case activée est disponible uniquement pour une plage de données externes convertie à partir d’un programme Microsoft Office 2003 ou pour une plage de données externe créée par programme.

   • Pour ajouter une colonne de numéros de ligne, sélectionnez la zone Inclure les numéros de ligne case activée.

     Remarque : Cette zone de case activée n’est pas disponible pour un fichier texte, un fichier XML ou une requête web importé.

   • Pour conserver la mise en forme des cellules que vous appliquez, sélectionnez la zone Conserver la mise en forme des cellules case activée.

     Remarque : Pour une requête Web, cette option est automatiquement désactivée lorsque vous sélectionnez Mise en forme HTML complète dans la boîte de dialogue Options . Vous accédez à la boîte de dialogue Options à partir de la boîte de dialogue Modifier la requête .

   • Pour conserver les largeurs de colonne que vous définissez, sélectionnez la zone Ajuster la largeur de colonne case activée.

   • Pour conserver le tri, le filtrage et la disposition des colonnes que vous appliquez, sélectionnez la zone Conserver le tri/filtre/la disposition des colonnes case activée.

     Remarque : Cette zone case activée n’est pas disponible pour une requête Web.

   • Pour conserver le filtrage de colonne que vous appliquez, sélectionnez la zone Conserver le filtre de colonne case activée.

     Remarque : Cette zone de case activée est disponible uniquement pour une requête Web basée sur des données XML.

1. Entrez une formule dans une cellule adjacente à la première ligne de données de la plage de données externe.

   Remarque : La première ligne de données peut être la première ou la deuxième ligne de la plage de données externe, selon que la première ligne contient ou non des en-têtes.

2. Sélectionnez la cellule et double-cliquez sur la poignée de recopie pour copier la formule dans toutes les lignes de la plage de données externe.

3. Cliquez sur une cellule de la plage de données externes.

4. Sélectionnez Propriétés> données .

5. Dans la boîte de dialogue Propriétés de la plage de données externe, sélectionnez la zone Remplir les formules dans les colonnes adjacentes aux case activée de données.

   Remarque : Si la plage de données externes se développe lorsque vous actualisation, Excel copie uniquement les formules qui sont immédiatement adjacentes à la plage de données externe ou dans celle-ci.

Le gel d’une plage de données externe conserve les données, mais pas sa requête sous-jacente, de sorte qu’une plage de données externes figées ne peut pas être actualisée.

1. Insérez une ligne vide au-dessus de la plage de données externe en effectuant l’une des opérations suivantes :

   • Sélectionnez une cellule au-dessus de laquelle vous souhaitez insérer la nouvelle ligne. Ensuite, sous l’onglet Accueil , dans le groupe Cellules , cliquez sur la flèche en regard de Insérer, puis cliquez sur Insérer des lignes de feuille. Étant donné que vous avez sélectionné une cellule, une nouvelle ligne est insérée au-dessus de la ligne actuelle.

   • Cliquez sur le sélecteur de lignes de la ligne au-dessus de laquelle vous souhaitez insérer une nouvelle ligne. Ensuite, sous l’onglet Accueil , dans le groupe Cellules , cliquez sur Insérer. Étant donné que vous avez sélectionné une ligne entière, une nouvelle ligne est insérée au-dessus de la ligne sélectionnée.

2. Tapez les étiquettes souhaitées dans les cellules de la ligne vide.

3. Cliquez sur une cellule de la plage de données externes.

4. Sélectionnez Propriétés> données .

5. Dans la boîte de dialogue Propriétés de plage de données externes, sous Mise en forme et disposition des données, désactivez la zone Inclure les noms de champs case activée, puis cliquez sur OK.

6. Pour supprimer les noms de champs existants et actualiser la plage de données externes, cliquez sur une cellule de la plage de données externe, puis cliquez sur Actualiser les données .

1. Cliquez sur la feuille de calcul qui contient la plage de données externe que vous souhaitez supprimer.

2. Dans la barre de formule, cliquez sur la flèche en regard de la zone Nom, puis cliquez sur le nom de la plage de données externe à supprimer.

   Si la plage de données externes est un tableau Excel, appuyez sur Ctrl+A pour sélectionner l’intégralité du tableau.

3. Pour supprimer la plage de données externe, appuyez sur SUPPR.

4. Pour supprimer la requête sous-jacente, cliquez sur Oui lorsque Excel vous y invite.